葉小卉

摘要：在高校學(xué)生事務(wù)管理工作中,通過對學(xué)生信息的采集、傳遞、儲存、加工、維護(hù)和使用,來規(guī)范高校學(xué)生信息管理,將會大大提高學(xué)校學(xué)生工作管理水平。在前期針對A大學(xué)學(xué)生獎(jiǎng)懲管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)基礎(chǔ)上，該文采用Microsoft office Access 2007軟件系統(tǒng)建立“學(xué)生獎(jiǎng)懲數(shù)據(jù)管理”的小型數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)學(xué)生獎(jiǎng)懲過程及結(jié)果的記錄、查詢及統(tǒng)計(jì)等工作的規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)生獎(jiǎng)懲管理信息系統(tǒng)；Access2007

中圖分類號：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2012)23-5661-03

1學(xué)生獎(jiǎng)懲管理信息系統(tǒng)的任務(wù)分析

1.1數(shù)據(jù)庫需解決的問題

在前期對A大學(xué)學(xué)生獎(jiǎng)懲管理系統(tǒng)的以研究中，通過與各學(xué)院獎(jiǎng)懲工作負(fù)責(zé)人交流溝通，依據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際需要，對該數(shù)據(jù)庫進(jìn)行需求分析，設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)庫的功能模塊。在實(shí)現(xiàn)的過程中，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫需要解決的具體問題如下：

1)每學(xué)期一份評選結(jié)果匯總表（Excel表），無統(tǒng)一格式以及所有數(shù)據(jù)的匯總，導(dǎo)致依學(xué)生、就業(yè)單位及上級部門需要，進(jìn)行查詢及各類統(tǒng)計(jì)時(shí)操作重復(fù)繁雜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；

2)違紀(jì)處分記錄雖是統(tǒng)計(jì)于一張Excel表格中，但是由于處分類別等字段的表述比較雜亂、院系名稱因?qū)W校機(jī)構(gòu)調(diào)整而前后有所不同等原因，也無法滿足校內(nèi)其他部門（如教務(wù)處、保衛(wèi)處）依據(jù)處分類別、處理或解除時(shí)間等分類查詢及統(tǒng)計(jì)的需要。

1.2數(shù)據(jù)庫功能具體任務(wù)分析

針對以上問題，著手開發(fā)了“學(xué)生獎(jiǎng)懲數(shù)據(jù)管理”的小型數(shù)據(jù)庫，完善學(xué)生獎(jiǎng)懲過程及結(jié)果的記錄、查詢及統(tǒng)計(jì)等管理工作。此數(shù)據(jù)庫的建立采用Microsoft office Access 2007軟件系統(tǒng)，主要實(shí)現(xiàn)了以下功能：

1)原始數(shù)據(jù)的導(dǎo)入（Excel表格導(dǎo)入），充分利用現(xiàn)有教務(wù)系統(tǒng)中的已有相關(guān)基本數(shù)據(jù)信息（如學(xué)院、專業(yè)、班級及學(xué)生等基本信息）直接導(dǎo)入所建數(shù)據(jù)庫中；

2)依需（如根據(jù)學(xué)生姓名、時(shí)間段、處分類型、獲獎(jiǎng)?lì)悇e等）進(jìn)行各類查詢及統(tǒng)計(jì)；3)對查詢及統(tǒng)計(jì)結(jié)果生成報(bào)表，并實(shí)現(xiàn)導(dǎo)出和打印功能；

4)能夠成為一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)，應(yīng)有一個(gè)啟動(dòng)窗口，將各個(gè)功能統(tǒng)一控制；

5)應(yīng)具有一定的權(quán)限與加密。系統(tǒng)可使用表間關(guān)系中的完整性約束，以保證數(shù)據(jù)的正確性，另外還要為系統(tǒng)設(shè)置密碼；6)為不同用戶設(shè)定不同級別，保證數(shù)據(jù)維護(hù)的統(tǒng)一性，同時(shí)方便各部門依工作需要進(jìn)行相關(guān)查詢及統(tǒng)計(jì)。

2“學(xué)生獎(jiǎng)懲數(shù)據(jù)管理”數(shù)據(jù)庫的實(shí)施步驟

根據(jù)上述具體的問題及任務(wù)分析，構(gòu)建“學(xué)生獎(jiǎng)懲數(shù)據(jù)管理”數(shù)據(jù)庫的實(shí)施步驟與內(nèi)容如下：

1)建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的實(shí)體模型；

2)統(tǒng)一規(guī)范原始數(shù)據(jù)（如綜合獎(jiǎng)學(xué)金及各類榮譽(yù)稱號評選結(jié)果匯總表），包括字段名稱及內(nèi)容、格式等，將各表中字段名稱與現(xiàn)有教務(wù)系統(tǒng)字段名稱修訂為一致，方便數(shù)據(jù)的正確導(dǎo)入；

3)以“關(guān)系規(guī)范化”理論作為指導(dǎo)，對組成數(shù)據(jù)庫的各個(gè)二維表的結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，將實(shí)體模型轉(zhuǎn)換成關(guān)系數(shù)據(jù)模型；

4)應(yīng)用關(guān)系的“完整性規(guī)則”（實(shí)體完整性、參照完整性、用戶定義完整性）的約束機(jī)制，保證各類數(shù)據(jù)的正確性與相容性，極大提高該項(xiàng)工作的規(guī)范性與正確性；

5)設(shè)計(jì)編輯各個(gè)表的窗體，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)各類查詢及查詢窗體，以及統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

6)創(chuàng)建主窗體，使整個(gè)系統(tǒng)聯(lián)系在一起；

7)為系統(tǒng)設(shè)計(jì)權(quán)限及密碼等。

3“學(xué)生獎(jiǎng)懲數(shù)據(jù)管理”數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)的各功能模塊示意

3.1表間關(guān)系示意

如圖1所示。

3.2各部分功能窗體及報(bào)表輸出示意

1)啟動(dòng)窗體、子功能窗體

用戶啟動(dòng)Access系統(tǒng)后，直接進(jìn)入“學(xué)生獎(jiǎng)懲數(shù)據(jù)管理”，即此窗體為啟動(dòng)窗體。

2)信息編輯窗體

編輯學(xué)生基本信息的窗體如下：

3)查詢窗體

如根據(jù)班級查詢獲獎(jiǎng)信息

圖6

4)報(bào)表輸出

獲獎(jiǎng)信息輸入報(bào)表

圖7

3.3操作說明

1)用戶啟動(dòng)Access系統(tǒng)，出現(xiàn)啟動(dòng)窗體（見圖2）；

2)按照所需功能選擇啟動(dòng)窗體上對應(yīng)按鈕，如選擇“系統(tǒng)維護(hù)”，進(jìn)入“系統(tǒng)維護(hù)”界面（見圖3）；

3)在“系統(tǒng)維護(hù)”窗體中繼續(xù)選擇所需操作點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕，如“學(xué)生信息管理”，進(jìn)入“學(xué)生信息管理”的編輯界面（見圖4）；

4)若需使用查詢功能，退回至啟動(dòng)窗體，繼續(xù)使用切換面板的方法實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)功能的層層調(diào)用，如選擇“獎(jiǎng)學(xué)金評選功能”下的參數(shù)查詢“獲獎(jiǎng)情況查詢”，系統(tǒng)則彈出相應(yīng)的“輸入?yún)?shù)值”對話框（見圖5），輸入對應(yīng)參數(shù)后，顯示出查詢結(jié)果（見圖6）；

5)系統(tǒng)提供的報(bào)表輸出打印功能，如選擇“報(bào)表打印”下的“獲獎(jiǎng)情況統(tǒng)計(jì)表”，則可顯示出所需信息的報(bào)表（見圖），經(jīng)使用“打印預(yù)覽”查看報(bào)表設(shè)計(jì)效果后，打印該報(bào)表。

4結(jié)束語

此數(shù)據(jù)庫的實(shí)施極大地提高了學(xué)生獎(jiǎng)懲管理工作效率及準(zhǔn)確率，并將在以后的使用中進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化和完善，為高校學(xué)生管理工作的現(xiàn)代化起到積極的推進(jìn)作用。

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