段煉

摘要： 網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來，對學(xué)校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。隨著信息社會化的發(fā)展，電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，本文擬通過對學(xué)校電子檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，探尋適合學(xué)校檔案管理的有效方法。

關(guān)鍵詞： 網(wǎng)絡(luò)信息電子檔案規(guī)范管理

電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等優(yōu)點，正逐步代替紙質(zhì)文件，這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。筆者針對學(xué)校檔案管理的工作特點及存在的問題，強(qiáng)調(diào)加快電子檔案建設(shè)對在學(xué)校檔案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代電子檔案管理的環(huán)境，已成為目前學(xué)校檔案工作者越來越關(guān)注的話題。

一、學(xué)校檔案現(xiàn)狀及存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。

檔案管理人員大多不是專職的，對檔案工作精力投入不足。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文檔的事務(wù)性工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)代教育管理需求。

（二）制度不完善，管理隨意性強(qiáng)。

學(xué)校部門多，教育教學(xué)管理工作繁雜，如涉及教務(wù)方面的工作有：教學(xué)計劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績管理、學(xué)籍管理，等等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門在計算機(jī)上起草制作的文件，經(jīng)常被忽視，沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使其與打印出來的紙質(zhì)文件不相同，從而失去歸檔保存的意義。

（三）歸檔程序不明確，存儲載體不安全。

目前很多學(xué)校對電子文件的歸檔程序要求不夠明確，存儲過于分散，計算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件就會丟失；一些學(xué)校的電子文件只是簡單地保存在計算機(jī)硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質(zhì)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題?；蜍洿疟P遭到損壞，極有可能造成電子文件遭到破壞，甚至出現(xiàn)資料全部丟失的嚴(yán)重后果。

（四）歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e。

歸檔電子文件的真假與價值，需要做辨別及鑒定，如果電子存檔只是將計算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件淹沒在價值不大的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來諸多不便。

二、電子檔案管理的利弊

（一）電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性。

1.依靠計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計、存儲都需要耗費大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，同時也具有很高的可靠性。

2.通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索煩瑣，對于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段及高效的辦公自動化軟件可以實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。

3.以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔成本要低。因為傳統(tǒng)檔案存儲媒質(zhì)為紙張，自然環(huán)境中的溫度濕度壽命短，所以在存放過程中對環(huán)境的要求較高，防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時，大量的數(shù)據(jù)消耗紙張，不利于環(huán)境保護(hù)。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲方式多樣，儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（二）電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中存在的問題。

一是電子檔案的安全性。在電子檔案使用過程中，因為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機(jī)病毒及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題，在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的受影響。此外，文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時，可能造成信息丟失。另外，電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。

三、學(xué)校電子檔案管理對策及思考

（一）健全規(guī)章制度，完善管理體系。

1.明確分工，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校檔案要實事求是地記錄學(xué)校各項工作、活動，記錄教師工作業(yè)績、學(xué)生情況等，這些是學(xué)?？偨Y(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進(jìn)行決策、處理各種問題最有價值的參考資料，是教師評先晉級的憑證，學(xué)生成長的記錄。因此學(xué)校要明確學(xué)校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成科學(xué)的檔案管理體系，發(fā)揮檔案的積極作用，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。

2規(guī)范電子文件收集工作。在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為文件的收集歸檔有序規(guī)范，不僅會影響檔案的完整性，而且影響今后的開發(fā)利用。對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，因為不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動檢索的要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)志關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。并應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。

3.健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求，等等。

4嚴(yán)格查閱制度。學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用，學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，寫明查閱目的，明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。

（二）加大投入力度，充實硬件設(shè)備。

加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，保障存儲設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時進(jìn)行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲設(shè)備的良好狀態(tài)；定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防及檔案及時備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

學(xué)校要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級。搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。

（三）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，加強(qiáng)人員的技能培訓(xùn)。

提高管理人員素質(zhì)。學(xué)校檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識和實際能力，還要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。組織檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞，使檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。

積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立借閱檔案登記簿，檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到檔案的依據(jù)作用。并積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。

總之，要使學(xué)校電子檔案管理工作有新的進(jìn)展和突破，就要加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，打破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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