張東

隨著當(dāng)今社會(huì)的不斷發(fā)展，人事檔案作為我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，在人們的工作、生活等各個(gè)方面都產(chǎn)生了重要影響，起到了積極的作用。正因?yàn)槿绱?，各部門對(duì)人事檔案管理工作的要求也就越來(lái)越高，為了適應(yīng)新的形勢(shì)，更好的完成人事檔案管理工作，我們必須嚴(yán)格遵守規(guī)范化這一重要原則。

所謂人事檔案，辭書的定義是，人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。

所謂規(guī)范化，辭書的定義是，指在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)及管理等社會(huì)實(shí)踐中，對(duì)重復(fù)性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)(規(guī)范、規(guī)程、制度等)達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會(huì)效益。

很顯然，人事檔案管理與規(guī)范化之間的關(guān)系為，人事檔案管理是根本，規(guī)范化是其完成依據(jù)和執(zhí)行的保證。二者相互作用就構(gòu)成了人事檔案管理中最重要的一環(huán)。

一、檔案整理的規(guī)范化

1.收集人事檔案的收集是所有工作的基礎(chǔ)

其大致可分為二類。1、檔案中的現(xiàn)有材料。檔案員需對(duì)此類材料進(jìn)行認(rèn)真的整理，保證材料齊全、完整。2、工作中不斷補(bǔ)充的材料。檔案員需對(duì)此類材料進(jìn)行認(rèn)真的鑒別，歸檔的材料必須真實(shí)、完整齊全、文字清晰、對(duì)象明確、手續(xù)完備。人事部門亦可根據(jù)具體情況對(duì)檔案中缺少的內(nèi)容，如干部履歷表、鑒定等進(jìn)行補(bǔ)充。

2.分類收集完后檔案員就必須按照規(guī)定對(duì)人員資料進(jìn)行分類

人事檔案按規(guī)定分為十大類，包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料、政審材料、加入黨團(tuán)的材料、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）材料、干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等材料、任免材料、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料等。這些規(guī)定為檔案材料排序的基本方式。在此基礎(chǔ)上，不同的分類在排序時(shí)也有不同的標(biāo)準(zhǔn)，這就要求檔案員在整理檔案時(shí)需要認(rèn)真，仔細(xì)。同時(shí)必須做到不漏放，不多放，不重復(fù)。能嚴(yán)格按照要求完成人事檔案分類整理工作。

3.制作制作人事檔案必須使用專用檔案夾

對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料進(jìn)行技術(shù)加工，按規(guī)定尺寸進(jìn)行裁剪，粘貼。每個(gè)人事檔案，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄放卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用，資材料完整規(guī)范。

4.存放人事檔案的存放要嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，要成立專門的檔案室

能做到檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室三室分開，同時(shí)要為以后的新進(jìn)檔案預(yù)留一定的空間。檔案庫(kù)房要完成“三鐵”：鐵門、鐵窗、鐵柜(架)，達(dá)到“八防”要求：攻水、防匪、防光、防潮、防塵、防低溫、防無(wú)害氣體、防無(wú)利死物(蟲、霉、鼠等)。按要求配備空調(diào)、去濕、滅火等相關(guān)設(shè)備。保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)事宜的溫、濕度（要求：溫度14℃—24℃，相對(duì)濕度45—65%）。同時(shí)還要加強(qiáng)安全措施和檢查力度。

二、管理制度規(guī)范化

良好的人事檔案管理離不開嚴(yán)格的管理制度。人事檔案管理規(guī)范化必需從源頭開始，它是一個(gè)至上而下的過程。管理上必需高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，必須根據(jù)各單位自身的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行又便于操作的管理制度和審核制度。管理制度要嚴(yán)格，資料審核制度要詳細(xì)，以保證管好用好，以保證查（借）閱人事檔案手續(xù)；轉(zhuǎn)遞手續(xù)的齊全，以保證各種登記資料翔實(shí)準(zhǔn)確。

進(jìn)行規(guī)范化管理，還有很重要的一點(diǎn)是，定期對(duì)新增材料進(jìn)行歸檔，從而保證檔案資料的延續(xù)性、完整性，不缺失，不遺漏，從整體上到達(dá)一個(gè)新的高度。如條件允許最好能安排專職檔案員管理人事檔案。在有條件的單位可運(yùn)用先進(jìn)的信息系統(tǒng)來(lái)管理人事檔案，提高工作效率。同時(shí)增強(qiáng)單位人員的意識(shí)、加強(qiáng)教育力度，使得單位的工作人員能從根本上重視人事檔案并且積極的配合人事檔案的修整工作。

對(duì)人事檔案實(shí)行規(guī)范化管理是由它的重要性所決定的，這種重要性涉及到很多方面，從宏觀上看，主要表現(xiàn)有兩大點(diǎn)，試分析如下：

1.對(duì)單位的重要性

人事檔案是單位人力資源管理工作的重要組成部分，人事檔案規(guī)范化是一個(gè)單位人事工作順利運(yùn)作的根本條件，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，有了規(guī)范化管理，就能為單位的人力資源管理提供更真實(shí)可靠的信息，為單位的一些重大決策提供重要的依據(jù)，保證單位決策的科學(xué)化、合理化。規(guī)范有序的人事檔案工作，可以使單位方便快捷地查閱每個(gè)員工的人事檔案，迅速了解每個(gè)員工的詳細(xì)資料，能做到清晰明了，更好地對(duì)人員進(jìn)行管理、如人事任免及組織發(fā)展、人員的晉升、薪資增減等將起到十分重要的作用。不僅如此，有序的人事檔案工作，更便于發(fā)現(xiàn)人才、認(rèn)識(shí)人才、培養(yǎng)人才，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享,科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，優(yōu)化人力資源的合理配置。在最大程度上發(fā)揮人力資源的作用。

2.對(duì)個(gè)人的重要性

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的權(quán)威證明。人事檔案對(duì)每一人而言都是至關(guān)重要的，因?yàn)樗侨藗儗W(xué)習(xí)工作的真實(shí)反映，同時(shí)也是人們學(xué)習(xí)、工作、晉升、組織關(guān)系等內(nèi)容的重要依據(jù)。例如：在人員辦理調(diào)動(dòng)時(shí)，首先條件就是要求檔案齊整，人員履歷表、職稱晉升表、年度考核表、工資表等必要資料缺一不可。交接時(shí)材料數(shù)目必須認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，雙方核查無(wú)誤時(shí)方可接收。接收單位將根據(jù)個(gè)人的檔案資料來(lái)確定你的職務(wù)、工資等相關(guān)待遇。假設(shè)如果沒有了這些資料，調(diào)動(dòng)人員將會(huì)大大影響其個(gè)人的晉升、待遇等問題，更甚者將對(duì)以后的工作造成巨大影響。同時(shí)，很多證明材料都是以人事檔案為依據(jù)來(lái)辦理。科學(xué)規(guī)范化的管理，可以使個(gè)人的檔案更加完整、有序，更加容易查找，同時(shí)又不會(huì)出現(xiàn)失誤，既能做到對(duì)單位負(fù)責(zé)，又能做到對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)。

規(guī)范化的管理是如此的重要，我們必須花大力氣去推行。在推行過程中，有這樣幾點(diǎn)值得引起重視。

一是重視數(shù)字化建設(shè)。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的今天，人事檔案管理規(guī)范化一定要跟上時(shí)代的步伐，引入先進(jìn)的技術(shù)手段，做好個(gè)人信息數(shù)字化的工作。例如：在檔案整理時(shí)，我們可先將人員姓名科學(xué)的編號(hào)，同時(shí)將檔案柜進(jìn)行編號(hào)并進(jìn)行標(biāo)識(shí)別。之后將人名及其所在位置制成電子版本，甚至可將人員資料掃描之后歸檔。當(dāng)我們需要查找單位員工的個(gè)人資料時(shí)可在電腦上進(jìn)行查詢，然后迅速的查找到該同志的檔案。這樣既大大的節(jié)省了人力、物力，又加快了檔案員工作的的速度及效率，能給單位的人力資源管理提供快捷有效的服務(wù)。

二是要提高管理水平，檔案管理作為專門的一門學(xué)科，是具有極強(qiáng)的專業(yè)性的。隨著當(dāng)今社會(huì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也是在不斷的發(fā)展。新標(biāo)準(zhǔn)，新政策的出臺(tái)促使我們要經(jīng)常的學(xué)習(xí)。多看相關(guān)書籍，多選派人員參加上級(jí)部門組織的培訓(xùn)，多和其他單位相互交流，以便開闊視野，取長(zhǎng)補(bǔ)短。更快更好的吸收新的政策，新的知識(shí)，爭(zhēng)取在理論上有所創(chuàng)新，在具體工作時(shí)有板有眼，只有這樣，才能保證規(guī)范化的管理落到實(shí)處。

三是要有人力、財(cái)力、物力支持。檔案管理工作絕非可有可無(wú)的工作，尤其是要做到規(guī)范化，離開人力、財(cái)力、物力支持將會(huì)是困難重重。所以一定爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)，配備好相關(guān)人員，添置好各種相關(guān)設(shè)備，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)投入，抓好硬件與軟件兩方面的建設(shè)，打牢基礎(chǔ)，通盤考慮，分步實(shí)施，進(jìn)而達(dá)到規(guī)范化的要求。