宋百千 張聯(lián)

歸檔文件整理是一項實踐性很強的活動，然而，人們對于實踐的態(tài)度與方法決定著實踐的效率和結果。如果實踐是機械教條的、被動盲目的、毫無進取精神的，這種實踐便沒有意義。如果實踐是主觀能動并遵循客觀規(guī)律的、有著明確目標的、可以實現創(chuàng)新的，則是真正意義上的實踐。歸檔文件整理實踐也是這樣。

一、簡約實踐

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）與傳統(tǒng)的文書立卷相比，彰顯了簡略工作程序、簡化工作內容的簡約精神。而《規(guī)則》出臺之后的背景，便是相當數量的機關、企事業(yè)檔案部門被撤銷、檔案管理人員大幅度精減，許多單位檔案管理崗位成為兼職。一些檔案人員除本職工作外還要擔負秘書、打字、機要甚至信訪、接待等許多工作，再按傳統(tǒng)的文書立卷方法整理歸檔文件，客觀上已變成不可能的事情。為了適應變化的形勢，大多數單位不得不采取見縫插針、化整為零的方法整理歸檔文件。在歸檔文件整理實踐中，采用了文件簡易分類、取消文件裝訂、文件張?zhí)栁矓迪嗉雍土⒑窬淼群啙嵜骺斓墓ぷ鞣椒?，每年用于歸檔文件整理的時間，由過去的2-3個月縮短為2-3周，工作效率大幅度提高，集中進行歸檔文件整理業(yè)已成為可能。筆者認為，從實際工作需要出發(fā)對傳統(tǒng)方法刪繁就簡，才是領略了歸檔文件整理實踐的真諦，它使得歸檔文件整理活動變成簡約的實踐活動。

二、簡約實踐實現“三節(jié)省”

簡約化歸檔文件整理實踐，同時又是“三節(jié)省”（省人力、省物力、省時間）實踐。實行職能簡約分類方法，不僅使過去費時耗力并令大多數人頭痛的文件分類成為輕松愉快的工作，更在于它將用于文件分類的時間縮短到原來的1/3-1/5。而歸檔文件不再線訂，只是加固，除了取消拆釘、縫紉機扎邊這些繁瑣的反復的簡單枯燥的勞動之外，還避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經意間發(fā)生的文件合訂問題。這是既省時間又省人力物力的工作方法。過去，編寫文件張?zhí)栆彩羌荣M時費力又惱人的勞動，現在，采用了文件尾號相加的辦法，變成了省時省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁總數相加，即是該份文件張數總和。收文是將文件末尾號加上辦文單即可。采用此種工作方法，可將編注文件張?zhí)栍蛇^去的兩周縮短到現在的一至兩天。立厚卷過去被稱作懶人之舉，但這個方法如果達到省時省事的目的，又利于文件檢索利用，就可以采用，同樣可以達到縮短歸檔文件整理時間的最終目的。

三、優(yōu)化歸檔文件整理方法

《規(guī)則》和傳統(tǒng)文書立卷相比優(yōu)越性是明顯的，它是對于傳統(tǒng)歸檔文件整理觀念與方法的改革，但是，任何改革都是繼承與創(chuàng)新并舉，尤其是在新的工作方案尚未完善、成熟階段，人們對于舊的工作方法應當是取舍相兼，可以將過去行之有效的方法取代《規(guī)則》中某些（與今后文件檢索需要）不相適應的方法。

在實踐了《規(guī)則》兩三年之后，筆者發(fā)現了“文件大流水編號”、“歸檔文件目錄”、定期“三分法”等若干方面存在著的問題：歸檔文件按份數一年采用一個連貫的大流水編號，數百份、上千份文件編號相互串聯(lián)在一起，除了文件編號時容易出錯（如漏號、重號）之外，漏編的文件號或以后新補充的文件號只能在最后接續(xù)，而這些文件又必須按類別、按保管單位插進其間，便使得相關類別、相關保管單位原有文件編號被打亂。這種文件編號方法，也不利于對保管單位內文件的齊全完整狀況進行監(jiān)控與識別（尤其在沒有“卷內文件目錄”的情況下更甚），卷盒內文件短缺不易被察覺。針對這些弊病，還是按保管單位編獨立的文件流水號方法比較合適。在恢復“卷內文件目錄”的同時，還可以編制類似“案卷目錄”的歸檔文件保管單位目錄，并將二者合訂為類似“全引目錄”的新形式新內容的歸檔文件目錄。這個目錄的特點，主要是以醒目的分類標識和簡單概要的文件主題詞而便于歸檔文件的手工查找利用。

2006年，國家檔案局以局長8號令頒發(fā)了《機關文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，公布了歸檔文件保管期限永久、定期“兩分法”，同時規(guī)定定期文件再具體劃分為10年、20年、30年三個不等期限。事實上，可以將“定期”文件確定為整體概念，不再劃分若干具體年限。這個方法排除了“定期文件自身存在著的具體年限不易區(qū)別，期限細分操作困難”問題，避免了部分定期文件由于具體期限劃分不準確給日后檔案鑒定帶來的麻煩，同時為“立厚卷”奠定了基礎。立厚卷，在不打亂文件類別和期限的情況下，盡可能減少歸檔文件保管單位數量，它對于增加室藏密度，減輕檔案庫房空間擁擠狀況也具有積極意義。

執(zhí)行《規(guī)則》不刻板、不教條，一切從實際出發(fā)，實現新舊方法兼容并蓄、優(yōu)化組合，使歸檔文件整理工作方案日趨完善。

四、完善歸檔文件整理方案

人們在歸檔文件整理實踐中實現新與舊兩種方法的整合，是遵循客觀實際需要的實事求是精神，是為了更加突出新方法的合理性和實用性。而對于歸檔文件整理實踐具有更大意義之處，是在歸檔文件整理實踐中大膽嘗試改革，深化改革，才能使歸檔文件整理實踐具有自身特色，才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要。

《規(guī)則》是對傳統(tǒng)文書立卷的重大變革，可是，它終究不會終結歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀點看問題，任何既有的事物都不會是十全十美的，如果使它更加完美，必須進一步改革。在實施《規(guī)則》過程中持續(xù)改革，可以使得本系統(tǒng)的工作方案日臻完善。職能簡易分類方法，就是綜合機構、問題和職能三種分類方法，取其長而避其短，優(yōu)化組合，從適應中小企事業(yè)、機關歸檔文件分類需要出發(fā)，經過多年實踐探索出的一種新的分類方法。這種分類方法因其具有簡便快捷、簡單易行特點，已經在越來越多的中小企事業(yè)、機關得到普及推廣?！耙晕覟橹?、為我所用”的文件價值鑒定方法，更是對繁雜冗長主觀隨意性很強的傳統(tǒng)文件價值鑒定方法的改革，它使得人們關于文件價值的觀念得到更新，使人們認識到，文件價值的認知在力求客觀準確的基礎上，還應當有一個主導思想，就是在為自己（本單位）今后工作查考利用來保存文件。除此以外的其他主導思想，都會誤導文件價值鑒定者的行為而發(fā)生工作上的偏差。