曲媛

摘要：隨著我國(guó)改革開放的不斷深化，信息革命的不斷發(fā)展,檔案管理工作越來越不能在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)水平以及制度上更好地服務(wù)于社會(huì)。只有堅(jiān)持改革，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理思路、管理模式、管理機(jī)制、管理服務(wù)的創(chuàng)新，才能更好地完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)新機(jī)制

在社會(huì)主義不斷發(fā)展完善的今天，我國(guó)的檔案管理事業(yè)取得了一定的成績(jī)。然而，在信息全球化的現(xiàn)代社會(huì)，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理在體制、技術(shù)方法等方面存在著明顯的不足。傳統(tǒng)理論的許多論述和觀點(diǎn)帶有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的局限性，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的檔案工作難以適應(yīng)；傳統(tǒng)理論主要建筑在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對(duì)當(dāng)前迅速發(fā)展的檔案館工作實(shí)踐難以適應(yīng)；傳統(tǒng)理論重點(diǎn)注重檔案收集、整理、分類、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等檔案保管的諸環(huán)節(jié)，對(duì)不斷拓寬的檔案利用工作難以適應(yīng)；傳統(tǒng)理論研究的對(duì)象主要是手工操作的檔案實(shí)體管理，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理難以適應(yīng)；傳統(tǒng)理論注重揭示檔案工作的內(nèi)在聯(lián)系，而對(duì)日益拓展的檔案工作與社會(huì)的外在聯(lián)系揭示不夠。在體制方面也存在一定缺陷，檔案行政管理部門的法定地位還沒有真正確立，國(guó)家綜合檔案館的主體地位也沒有真正確立。面對(duì)這些問題，要知難而上，積極應(yīng)對(duì)，明確目標(biāo)，找準(zhǔn)方向，努力推進(jìn)檔案工作管理思路創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、管理機(jī)制創(chuàng)新、管理服務(wù)創(chuàng)新。

一、管理思路的創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來,檔案工作者沿襲傳統(tǒng)的管理辦法。日常工作滿足于每年立卷歸檔多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建檔、管檔、看家守?cái)?你查我找的水平上。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,服務(wù)對(duì)象需要哪些方面的檔案資料,知之甚少。更談不上主動(dòng)超前服務(wù),使得花費(fèi)大量人力物力,歷經(jīng)千辛萬苦得來的檔案資料成為“死”信息。要形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的檔案管理工作新理念。檔案工作人員要密切聯(lián)系實(shí)際,以開放的視角,在較高層面上來籌劃?rùn)n案工作的建設(shè)方略。

二、管理模式的創(chuàng)新

我國(guó)有悠久的檔案歷史,檔案工作已經(jīng)形成了傳統(tǒng)的管理模式。不同時(shí)期的檔案工作曾起到過積極作用。但一些傳統(tǒng)的做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要,必須進(jìn)行改革創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作手段的創(chuàng)新,包括立卷改革,在工作手段上的改進(jìn),盡量縮短立卷歸檔周期,也便于推行部門立卷工作。目前許多部門都已將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理,但多數(shù)僅局限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索,而對(duì)于檔案的其他方面的應(yīng)用則較少。因此必須進(jìn)行革新,比如運(yùn)用電子掃描技術(shù)對(duì)紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進(jìn)行微縮處理、采用條形碼來代替檔號(hào),既安全可靠,又方便快捷,以減輕檔案工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì),提高檔案管理效率。

三、管理機(jī)制的創(chuàng)新

一直以來,檔案管理工作均以經(jīng)驗(yàn)管理居多,工作人員的選配也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件。這從某種程度上制約了人才引進(jìn),形成了檔案部門的“鐵飯碗”現(xiàn)象。工作人員“混”的思想比較嚴(yán)重。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,從源頭上解決創(chuàng)新的基礎(chǔ)問題。積極推行全員聘任制,科學(xué)設(shè)崗,公平競(jìng)爭(zhēng),擇優(yōu)上崗,真正做到優(yōu)勝劣汰,增強(qiáng)檔案工作者的危機(jī)感。逐步建立起人得其事、事納其人、人盡其才、才盡其用、奮發(fā)有為、充滿活力的用人機(jī)制。通過競(jìng)爭(zhēng)激發(fā)每個(gè)人的工作熱情,最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力。同時(shí),要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制,如鼓勵(lì)創(chuàng)新的考核辦法、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等,努力營(yíng)造一個(gè)鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍。

四、服務(wù)職能的創(chuàng)新

服務(wù)是檔案工作的根本職能。要從“保管存留”的目的向“服務(wù)利用”的目的轉(zhuǎn)變,就要實(shí)現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)變,而要實(shí)現(xiàn)這種工作模式的轉(zhuǎn)變就要有具備“服務(wù)創(chuàng)新”的理念。首先在確保各類檔案的查準(zhǔn)率、查全率的前提下,要做到有預(yù)見性的超前服務(wù),有目的地針對(duì)服務(wù)及有始有終的跟蹤服務(wù)。它還包括如何培訓(xùn)部門專兼職檔案員、如何指導(dǎo)部門檔案工作等。檔案人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案館(室)是學(xué)校各項(xiàng)工作管理的信息中心,檔案工作人員是這些信息的管理人員;不僅管理檔案實(shí)體,還要管理這些檔案實(shí)體反映的各種信息。通過對(duì)這些信息進(jìn)行深入細(xì)致的加工、整理、分析,可以從更深層次研究檔案所包含的一些實(shí)質(zhì)問題。參與學(xué)校各項(xiàng)工作管理,加強(qiáng)服務(wù)職能,進(jìn)而豐富服務(wù)的形式,擴(kuò)大服務(wù)的范圍,提高服務(wù)的效率和質(zhì)量,充分實(shí)現(xiàn)服務(wù)的價(jià)值。這些是檔案館(室)拓寬自己工作思路的新舉措。

在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，機(jī)遇與挑戰(zhàn)是并存的。在檔案管理過程中，只有用發(fā)展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機(jī)遇，促進(jìn)檔案管理技術(shù)的全面創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展與完善。只有時(shí)刻注意創(chuàng)新，有可能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和法制化。筆者相信，當(dāng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中有所注重，必定能更好地完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

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