劉曉艷

(北京工業(yè)大學(xué) 100022)

黨中央、國(guó)務(wù)院高度重視水利工作，2011年中央先后出臺(tái)一號(hào)文件、召開(kāi)中央水利工作會(huì)議，對(duì)水利改革發(fā)展作出了全面部署。伴隨著水利事業(yè)的蓬勃發(fā)展，近年來(lái)水利檔案數(shù)量激增，水利工作對(duì)水利檔案管理和利用要求不斷提高。而與此不相適應(yīng)的是，水利檔案管理水平不高，管理手段比較落后。加快推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè)特別是數(shù)字水利檔案館建設(shè)已迫在眉睫。

1 建設(shè)數(shù)字水利檔案館的必要性

水利檔案是指水利系統(tǒng)各單位，在從事水利工作及相關(guān)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種歷史記錄，是水資源管理、防洪抗旱和水利工程建設(shè)等的重要依據(jù)，也是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。

數(shù)字水利檔案館則是指收集電子水利檔案并將紙質(zhì)、照片、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的館藏水利檔案數(shù)字化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行管理和利用，是傳統(tǒng)水利檔案館功能的延伸。數(shù)字水利檔案館具有館藏?cái)?shù)字化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息共享化、形式多樣化等特征。

1.1 數(shù)字水利檔案館是信息時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果

20世紀(jì)50年代末，由于計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)并逐步普及，信息的數(shù)量、傳播速度、處理能力和應(yīng)用程度等都以幾何級(jí)數(shù)的方式增長(zhǎng)，信息在社會(huì)發(fā)展中所起的作用越來(lái)越大，和能源、原材料并列為自然界的第三大資源。人類由此進(jìn)入了信息時(shí)代。20世紀(jì)末互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及更是引發(fā)了前所未有的信息革命和產(chǎn)業(yè)革命，信息爆炸時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。今后，隨著以下一代通信網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)、三網(wǎng)融合、新型平板顯示、高性能集成電路和云計(jì)算為代表的新一代信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)全面信息化必將走向高潮。水利檔案作為一種重要的信息資源，不可避免的受到時(shí)代的沖擊。隨著水利電子檔案數(shù)量激增，以及對(duì)水利電子檔案利用需求的迅猛增長(zhǎng)，如何管理水利電子檔案并為用戶提供快捷服務(wù)成為重大難題。傳統(tǒng)水利檔案館顯然已經(jīng)無(wú)法滿足信息時(shí)代的要求，只有擴(kuò)展傳統(tǒng)水利檔案館功能，加快建設(shè)數(shù)字檔案館才能解決上述難題。

1.2 建設(shè)數(shù)字水利檔案館是水利事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要

我國(guó)水利事業(yè)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了新的歷史時(shí)期，水利工作逐步從傳統(tǒng)水利向現(xiàn)代水利和可持續(xù)發(fā)展水利轉(zhuǎn)變。水利信息化建設(shè)步伐不斷加快，水文站網(wǎng)、水資源自動(dòng)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、國(guó)家防汛抗旱指揮系統(tǒng)、水土保持監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)都取得了可喜的成績(jī)。隨著水利事業(yè)的發(fā)展，信息量不斷增大，傳統(tǒng)的水利檔案管理方式很難保證檔案的利用效率和管理質(zhì)量。水利工作的快速發(fā)展要求水利檔案工作必須逐步改變過(guò)去傳統(tǒng)的工作手段與工作方式，大力興建數(shù)字水利檔案館，統(tǒng)一管理水利工作中產(chǎn)生的大量電子信息，并將其他介質(zhì)水利檔案數(shù)字化，為水利現(xiàn)代化工作提供便捷的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

1.3 建設(shè)數(shù)字水利檔案館是做好水利檔案工作的必由之路

水利檔案利用頻繁，水資源管理、水政監(jiān)察、水行政執(zhí)法、水利建設(shè)、防洪抗旱等都離不開(kāi)水利檔案。傳統(tǒng)水利檔案館管理模式下，檔案利用時(shí)間、精力耗費(fèi)多，利用門檻相對(duì)較高。用戶必須到檔案館借閱檔案，借閱手續(xù)較為繁瑣，檢索效率準(zhǔn)確率較低。借閱檔案前，必須明確查詢線索，然后檢索相應(yīng)目錄才能查到所需的檔案實(shí)體。如果查詢線索稍有出入，要查到所需信息即如大海撈針。檢索到檔號(hào)后，查找實(shí)體方法專業(yè)而復(fù)雜，需要由專職檔案管理人員完成。而目前水利檔案專職管理人員普遍較少，加之水利檔案種類多、數(shù)量大，于是大量水利檔案利用需求與水利檔案管理人力不足之間的矛盾日益激化。此外，傳統(tǒng)水利檔案管理主要對(duì)水利檔案實(shí)體進(jìn)行管理，所以每次檔案利用大多提供檔案原件。隨著檔案利用的增多，檔案原件的損害程度日益嚴(yán)重。建設(shè)數(shù)字水利檔案館，可以克服水利檔案利用在時(shí)空上的障礙并簡(jiǎn)化檔案利用業(yè)務(wù)流程，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)直接到數(shù)字水利檔案館中快速、準(zhǔn)確地查找所需檔案信息進(jìn)行利用。

2 數(shù)字水利檔案館應(yīng)實(shí)現(xiàn)的功能

數(shù)字水利檔案館是數(shù)字水利檔案信息資源高度整合、網(wǎng)絡(luò)利用便捷的現(xiàn)代化服務(wù)型檔案館，應(yīng)該具備收集、管理、保存、利用數(shù)字水利檔案信息的功能。

2.1 水利檔案數(shù)字化和電子文件采集功能

傳統(tǒng)水利檔案資源大部分是以紙張、膠片、膠卷等為載體。這些檔案信息完全依附在檔案載體上，無(wú)法與載體分離。對(duì)于這類水利檔案信息，數(shù)字水利檔案館必須借助掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)、聲卡等信息處理設(shè)備，將館藏紙質(zhì)檔案，照片、圖紙及音、視頻檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息。隨著水利工作現(xiàn)代化，水利業(yè)務(wù)信息化日益普遍，直接形成了大量具有保存價(jià)值的電子信息。這些電子信息屬于數(shù)字水利檔案的收集范圍。數(shù)字水利檔案館應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，利用ERP數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔接口、OA數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔接口、MES數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔接口、PDM數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔接口、移動(dòng)載體聯(lián)機(jī)歸檔接口、多媒體聯(lián)機(jī)歸檔接口及時(shí)采集需歸檔的水利電子信息，經(jīng)審核、檢驗(yàn)、原文批量封裝后，歸檔到檔案服務(wù)器中，實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔。

2.2 數(shù)字檔案存儲(chǔ)功能

數(shù)字水利檔案館一般應(yīng)配置數(shù)據(jù)庫(kù)管理服務(wù)器、數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器(主要指全文數(shù)據(jù))等計(jì)算機(jī)服務(wù)器，以及大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、服務(wù)器操作系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)。數(shù)字水利檔案館應(yīng)能全面有序管理元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)水利檔案不同形態(tài)、基本屬性集、背景屬性集、關(guān)聯(lián)屬性集等元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理;可以長(zhǎng)久獨(dú)立保存水利檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源庫(kù)脫離系統(tǒng)軟件和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，依然可以查閱和管理;可以全方位監(jiān)控系統(tǒng)中連接的計(jì)算機(jī);有詳細(xì)的管理權(quán)限控制;可以全方位跟蹤日志痕跡，詳細(xì)記載系統(tǒng)用戶在系統(tǒng)中的操作痕跡;可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份恢復(fù)和格式批量封裝、數(shù)字水印功能。

2.3 數(shù)字檔案信息服務(wù)

數(shù)字水利檔案館相對(duì)傳統(tǒng)水利檔案館，利用更加便捷、服務(wù)更加人性化。數(shù)字水利檔案館借助網(wǎng)絡(luò)為用戶提供多層次、多渠道的數(shù)字檔案信息服務(wù)。數(shù)字水利檔案館應(yīng)提供網(wǎng)上檢索、查閱、借閱和統(tǒng)計(jì)功能。網(wǎng)絡(luò)檢索功能應(yīng)包括全文檢索、跨檔案類檢索、模糊檢索、高級(jí)檢索、常規(guī)檢索等。網(wǎng)絡(luò)查閱功能應(yīng)實(shí)現(xiàn)用戶通過(guò)一站式登錄到數(shù)字水利檔案網(wǎng)絡(luò)中異地查詢信息資源，在操作權(quán)限內(nèi)下載、打印所需信息。網(wǎng)絡(luò)借閱功能應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化借閱，并實(shí)時(shí)掌握檔案借出、已歸檔、超期未歸檔情況。統(tǒng)計(jì)功能是統(tǒng)計(jì)當(dāng)前有庫(kù)存總數(shù)、總頁(yè)數(shù)、總卷數(shù)、原文數(shù)目、無(wú)原文數(shù)據(jù)、檔案的借閱率等。

3 建設(shè)數(shù)字水利檔案館建議

目前我國(guó)數(shù)字水利檔案館建設(shè)尚處于起步階段，已經(jīng)建設(shè)投入使用的數(shù)字水利檔案館寥寥無(wú)幾。關(guān)于數(shù)字水利檔案館的研究也很少，筆者以“數(shù)字水利檔案館”、“水利數(shù)字檔案館”、“數(shù)字檔案館、水利”為關(guān)鍵字，在中文期刊網(wǎng)中檢索，未能找到符合項(xiàng)目。根據(jù)已建數(shù)字檔案館的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)及其他行業(yè)數(shù)字檔案館的研究成果，結(jié)合水利檔案工作的特點(diǎn)和實(shí)際需要，建議建設(shè)數(shù)字水利檔案館應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作:

3.1 建立健全規(guī)章制度

“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，建立健全數(shù)字檔案館各項(xiàng)規(guī)章制度是數(shù)字水利檔案館健康發(fā)展的必要保障。數(shù)字水利檔案館不同于傳統(tǒng)水利檔案館，它既要做到管理規(guī)范化，又要實(shí)現(xiàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化。首先要根據(jù)《檔案法》、《檔案館條例》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理辦法》等管理辦法，結(jié)合水利系統(tǒng)的實(shí)際情況，研究制定數(shù)字水利檔案館的《數(shù)字水利檔案立卷歸檔制度》、《數(shù)字水利檔案保管制度》、《數(shù)字水利檔案保密制度》、《數(shù)字水利檔案人員崗位責(zé)任制》?！稊?shù)字水利檔案立卷歸檔制度》應(yīng)當(dāng)明確數(shù)字水利檔案的歸檔范圍和歸檔期限、接收方法、元數(shù)據(jù)采集規(guī)范、數(shù)據(jù)整理規(guī)范等?！稊?shù)字水利檔案保管制度》應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)據(jù)安全管理辦法、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全辦法、計(jì)算機(jī)機(jī)房管理辦法等?！稊?shù)字水利檔案利用制度》應(yīng)當(dāng)明確信息利用權(quán)限規(guī)定、信息發(fā)布規(guī)定、軟件操作管理規(guī)定等。

另外，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、《電子公文歸檔與管理辦法》、《靜態(tài)影像壓縮標(biāo)準(zhǔn)(JPEG)》《動(dòng)態(tài)圖像編碼標(biāo)準(zhǔn)(MPEG)》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等，制定《數(shù)字水利檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范》、《數(shù)字水利檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存格式規(guī)范》、《數(shù)字水利檔案數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范》、《數(shù)字水利檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸規(guī)范》、《數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)》等技術(shù)規(guī)程規(guī)范。

3.2 加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是建設(shè)數(shù)字水利檔案館的必備條件。水利數(shù)字檔案館建設(shè)的基本保障包括:?網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，包括水利數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字水利檔案館與公共網(wǎng)絡(luò)的對(duì)接建設(shè)、數(shù)字水利檔案館對(duì)外網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與維護(hù);?硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要有服務(wù)器、交換機(jī)、海量?jī)?chǔ)存設(shè)備、檔案數(shù)字加工設(shè)備、電子信息采集設(shè)備、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀、光盤記錄設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)及安全保密設(shè)備等硬件設(shè)施建設(shè);?數(shù)字檔案需要的系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，系統(tǒng)管理平臺(tái)應(yīng)滿足數(shù)字水利檔案信息化功能需求并適應(yīng)水利工作發(fā)展需要。

3.3 提高數(shù)字檔案的安全防范水平

與傳統(tǒng)水利檔案館相比，數(shù)字水利檔案館的安全問(wèn)題尤為重要。數(shù)字水利檔案信息的易逝性、易變性和可操作性極大地威脅著檔案信息的安全。數(shù)字水利檔案館極易出現(xiàn)安全隱患主要有:服務(wù)器的非正常停機(jī);數(shù)據(jù)信息泄密、復(fù)制、篡改、丟失、刪除;數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理失控或破壞。目前，由于技術(shù)限制，上網(wǎng)的信息在不同程度上存在安全隱患，所以凡是需要保密的非公開(kāi)信息都應(yīng)確保不上傳至網(wǎng)絡(luò)。

數(shù)字水利檔案館對(duì)于上網(wǎng)的信息必須做好安全防范。?要確保物理安全，建立符合要求的機(jī)房，配備門控系統(tǒng)、監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)以及磁帶備份系統(tǒng)、光盤刻錄系統(tǒng)、斷電保護(hù)UPS系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，使用符合技術(shù)要求的電子檔案柜架，加強(qiáng)介質(zhì)使用、傳遞、保存、報(bào)廢管理，確保介質(zhì)安全。二要保證數(shù)據(jù)安全;?按照數(shù)據(jù)分布模式和用戶級(jí)別劃分用戶和權(quán)限。進(jìn)行功能模塊授權(quán)，區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)管理權(quán)限;應(yīng)用系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)，不能直接對(duì)對(duì)方數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，本地存放兩份，異地存放一份。制定系統(tǒng)恢復(fù)預(yù)案、系統(tǒng)應(yīng)急計(jì)劃和響應(yīng)策略;?保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，配備交換機(jī)、路由器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)支撐設(shè)備，設(shè)置系統(tǒng)備份、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等安全管理功能。實(shí)施對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并制定嚴(yán)格的防毒制度。采用通過(guò)國(guó)家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題必將徹底解決，屆時(shí)所有的水利數(shù)字信息必將能夠全部上網(wǎng)。

3.4 不斷完善數(shù)字檔案利用工作

圍繞水利工作的實(shí)際，數(shù)字水利檔案館應(yīng)廣泛收集檔案信息，盡力提供信息服務(wù)，讓檔案信息從水利工作中來(lái)，再服務(wù)于水利工作中去，最終實(shí)現(xiàn)水利檔案資源共享和信息利用便捷。不同水利檔案利用群體所需的檔案信息服務(wù)各不相同，要最大程度地發(fā)揮水利檔案信息的作用，必須以用戶為中心，對(duì)用戶進(jìn)行分析，最大限度地滿足用戶個(gè)性化需求，切實(shí)用活水利檔案信息。數(shù)字水利檔案館首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)最基本的一次信息服務(wù)，即目錄查詢服務(wù)。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)進(jìn)一步提供知識(shí)型、智能型等高端服務(wù)，開(kāi)展二次信息或三次信息服務(wù)。將收集的水利檔案信息資源進(jìn)行重新分類、組織、分析后形成的專門化知識(shí)服務(wù)，根據(jù)用戶的實(shí)際問(wèn)題和具體工作環(huán)境，提供有助于用戶的個(gè)性化的、有效的知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)。實(shí)現(xiàn)用戶查閱檔案信息時(shí)，數(shù)字水利檔案館不僅應(yīng)提供其所需的直接信息，還能提供相關(guān)優(yōu)質(zhì)信息。

1 廉香娟.數(shù)字檔案館建設(shè)的內(nèi)涵及策略研究［J］.山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)(高等教育版)，2010(4)，59-61.

2 張曉波.淺談如何做好水利檔案工作［J］.黑龍江檔案，2010(5)，51.

3 趙金鳳.淺議水利檔案的價(jià)值和意義［J］.水利發(fā)展研究，2011(6)，70-71.

4 劉維秦.數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全保障［J］.西安文理學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2011(14)，90-92.