許惠石羨

(廈門市圖書館，福建 廈門 361012)

圖書館照片檔案是圖書館在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄。傳統(tǒng)照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。而數(shù)碼照片是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲取的以數(shù)字形式存儲于光盤、磁盤等載體上，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。它既是同傳統(tǒng)照片一樣的光學(xué)照片，延續(xù)傳統(tǒng)檔案的特性，又是電子文件的一個(gè)分支學(xué)科，但又異于純文字的電子文件。目前國家還沒有出臺數(shù)碼照片的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，沒有形成一個(gè)得到廣泛認(rèn)可的數(shù)碼照片檔案管理方法。因此當(dāng)前只能遵循已有的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)，以有利于檔案的完整成套、有利于安全管理、有利于利用為原則，簡化整理、深化檢索，思考、實(shí)踐適用于圖書館的有效措施，以加強(qiáng)圖書館數(shù)碼照片檔案管理工作。

1 數(shù)碼照片檔案的收集和歸檔

1.1 收集、歸檔范圍

由于數(shù)碼照片具有拍攝簡單、成像迅速、處理快捷、傳輸范圍廣、編輯手段豐富等特點(diǎn)，其收集歸檔范圍比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片更為廣泛。目前可以參照國家《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)的要求，凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。各單位可以從成本、效率、科學(xué)、規(guī)范性等方面進(jìn)行考量，制定本單位數(shù)碼照片管理規(guī)則，設(shè)定門檻。檔案移交時(shí)，有些形成者認(rèn)為具體歸檔范圍應(yīng)由檔案員定，把照片一股腦發(fā)給檔案員。這是一個(gè)誤區(qū)。實(shí)際上應(yīng)由各個(gè)形成者提出具體歸檔范圍，形成者決定哪些要入檔，最后形成每個(gè)單位自己的歸檔范圍規(guī)范。形成由形成者、承辦者進(jìn)行整理、刪減后再移交檔案室的流程。

1.2 收集、歸檔要求

1.2.1 數(shù)碼照片的篩選

由于數(shù)碼相機(jī)的普及，攝影模式和拍攝方法也高度智能化和自動(dòng)化。存儲載體的大容量及可重復(fù)使用，使得數(shù)碼照片拍攝的隨意性很大。我們不可能把這些大量內(nèi)容重復(fù)、場景相近、質(zhì)量參差不齊的數(shù)碼照片都予以歸檔，必須對收集來的數(shù)碼照片進(jìn)行篩選。大多數(shù)拍攝者在拍攝完畢后直接將數(shù)碼照片卸載轉(zhuǎn)存于計(jì)算機(jī)上，如果在檔案移交時(shí)，不加整理，全盤托出地發(fā)送或復(fù)制給檔案室，檔案管理員對拍攝者的拍攝主題、拍攝意圖不了解，容易致使大批移交的數(shù)碼照片因?yàn)椤芭臄z人未知、主要人物不明、拍攝主題不詳”等原因成為一堆電子垃圾，影響后期照片檔案利用的效果。因此拍攝者要負(fù)責(zé)對自己所拍的照片進(jìn)行鑒定篩選，同一場景、同一內(nèi)容的數(shù)碼照片只選一張，選擇內(nèi)容確定、文字說明完整且有典型性和代表性的主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。如全景、近景、特寫、開幕、結(jié)束等幾個(gè)重要場景，其他重復(fù)的、主題不突出的一律刪除。相比2009年照片檔案，2010年我館數(shù)碼照片實(shí)行該方法后，移交的照片檔案量就由原來的23.5G減少到16.8G。不僅減少了檔案管理員不必要的勞動(dòng)，也在一定程度上提高了照片檔案利用的效率。

1.2.2 文字說明的編寫

文字說明是確保在任意時(shí)間范圍內(nèi)，照片信息的確定性。說明與圖像信息起到相互印證及補(bǔ)充說明的作用，同時(shí)便于查找利用。沒有文字說明的照片是“盲片”，經(jīng)過一段時(shí)間后會失去利用與保存價(jià)值。文字說明要求用簡潔的語言概括出照片所反映的內(nèi)容。編寫文字說明應(yīng)注意可靠性與簡明性。可靠性要求準(zhǔn)確、真實(shí)、無差錯(cuò)。簡明性要求文字說明要依據(jù)“事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者”等六要素，概括揭示照片影像所反映的內(nèi)容?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》要求文字說明做到“文字簡潔、語言通順、一般不超過200字”，但總說明或特殊情況時(shí)可超過。文字說明應(yīng)以“張”為單位編寫，每一張照片都要撰寫說明，一組照片要撰寫總說明。照片和文字說明必須互為參見，文圖配套齊全。筆者認(rèn)為具體操作方法可按如下程序進(jìn)行：首先照片收集要成組、成套，每個(gè)拍攝專題形成一組照片，建立獨(dú)立的文件夾。其次將文件夾和文件名稱與文字說明結(jié)合起來。對每個(gè)文件夾進(jìn)行命名，包括時(shí)間和所拍攝主題(如：20110500圖書館服務(wù)宣傳周活動(dòng))，形成標(biāo)題，作為成組照片的說明。最后將文件夾名稱中未盡的成組照片說明文字，在文件夾內(nèi)用記事本或?qū)懽职宓冉y(tǒng)一格式(word，因軟件存在長期可讀性問題，不推薦使用)對成組照片進(jìn)行補(bǔ)充說明。例如標(biāo)注參見號、照片版權(quán)、來源等信息。同樣單張照片的說明也可以文件名的形式體現(xiàn)，未盡的補(bǔ)充說明可在數(shù)碼照片的“屬性—摘要—高級”所包含的數(shù)據(jù)項(xiàng)，錄入標(biāo)題、主題、作者、關(guān)鍵字、備注等進(jìn)行描述?？傊还苁浅山M照片的文件夾名或者單張照片的文件名說明都要注意關(guān)鍵詞的使用，用詞簡潔、準(zhǔn)確，以方便查看、瀏覽及通過文件名進(jìn)行檢索利用。

1.2.3 數(shù)碼照片存檔格式的統(tǒng)一

數(shù)碼照片在拍攝照片時(shí)有多種格式可供選擇。如TIFF、BMP、RAW、JPEG等。掃描儀生成的數(shù)碼照片格式更為豐富?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》中規(guī)定描述型圖像的存檔格式為JPEG和TIFF兩種。參考《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，也可以將數(shù)碼照片采用JPEG、TIFF兩種格式進(jìn)行歸檔。無論采用什么格式，在一個(gè)單位內(nèi)必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。對于圖書館應(yīng)用較多的展覽和海報(bào)，JPEG格式就足夠了。因此筆者認(rèn)為圖書館數(shù)碼照片可以JPEG作為存檔標(biāo)準(zhǔn)，對個(gè)別專業(yè)、有特殊用途數(shù)碼照片再采用TIFF或RAW格式存檔。

2 數(shù)碼照片的審核

2.1 質(zhì)量審查

質(zhì)量審查包括真實(shí)性鑒定、可讀性鑒定、病毒性檢查與攝影質(zhì)量審查。真實(shí)性鑒定主要鑒定是否是攝影原件，數(shù)碼照片有沒有用相關(guān)軟件修改、編輯或修飾過。當(dāng)然對于存在技術(shù)缺陷而又無法重拍的數(shù)碼照片可以進(jìn)行如光線調(diào)整等的技術(shù)處理，但必須以不損害照片的真實(shí)性為原則。可讀性鑒定指對歸檔移交(介質(zhì)移交與網(wǎng)絡(luò)移交)的數(shù)碼照片進(jìn)行可還原與可恢復(fù)性閱讀。檢查介質(zhì)是否損壞與變質(zhì)、照片是否在檔案部門的計(jì)算機(jī)平臺上能夠正常打開，是否符合歸檔指定格式。同時(shí)數(shù)碼照片無論通過介質(zhì)歸檔還是通過網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，都有可能在歸檔前和歸檔過程中感染病毒，因此必須對歸檔數(shù)碼照片進(jìn)行全面的病毒鑒定，以免造成毀滅性的破壞。攝影質(zhì)量審查就是從攝影要素上予以把握，要求符合攝影質(zhì)量的基本要求。

2.2 元數(shù)據(jù)檢查與補(bǔ)錄

數(shù)碼照片的元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)字圖像的數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，主要描述數(shù)碼照片拍攝信息(如相機(jī)數(shù)據(jù)、相機(jī)生產(chǎn)商、型號等)、攝影參數(shù)(如攝影時(shí)間、快門速度、光圈數(shù)、焦距等)和照片的縮略圖信息，在技術(shù)上一般稱為Exif元數(shù)據(jù)以及照片的文字說明。由于數(shù)碼照片屬于電子文件，而元數(shù)據(jù)對于電子文件的管理非常重要。出于對數(shù)碼照片長期保存的可讀性與真實(shí)性的需要，檔案管理員必須對移交的數(shù)碼照片的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查與補(bǔ)錄。首先要確定需要保管哪些元數(shù)據(jù)，然后對數(shù)碼照片進(jìn)行元數(shù)據(jù)檢查，檢查元數(shù)據(jù)是否修改過，文字說明與照片內(nèi)容是否相符、是否詳盡。如果文字說明或者屬性對話框中的元數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤或不夠完整，必須進(jìn)行修改和補(bǔ)錄。

3 數(shù)碼照片檔案整理

3.1 數(shù)碼照片檔案的分類

數(shù)碼照片的管理模式一般為獨(dú)立管理模式，即從電子文件中分離出來，設(shè)置獨(dú)立的數(shù)碼照片類，將所有的數(shù)碼照片單獨(dú)保管。管理形式可以采用分類文件夾和數(shù)據(jù)庫的形式。我館采用的是分類文件夾的形式，即在電腦中(除系統(tǒng)盤外)層層建立文件夾的形式進(jìn)行分類和整理。由于照片檔案載體的原始性、歷史性、珍貴性和唯一性，照片檔案保管期限一般均可視為永久。照片檔案分類方法主要有三種：一是年度-機(jī)構(gòu)-問題;二是機(jī)構(gòu)-年度-問題;三是年度-問題。圖書館通常一個(gè)問題涉及多個(gè)部門，所以我館采用的是“年度-問題”的分類方法，并且在分管副館長的指導(dǎo)下將“問題”分為十個(gè)類目，包括：場館照片、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)建設(shè)、榮譽(yù)、會議、精神文明建設(shè)、參觀、讀者活動(dòng)、黨支部學(xué)習(xí)活動(dòng)、對外宣傳等。每個(gè)類目均設(shè)立單獨(dú)文件夾，在方便劃分管理的同時(shí)，提高了照片檔案的利用效率。

3.2 數(shù)碼照片檔案的編號

數(shù)碼照片分類完畢后，必須將分類的秩序固定下來，同時(shí)也便于管理、檢索利用與統(tǒng)計(jì)。編號必須反映分類與排列的秩序。主要針對文件夾內(nèi)的每幅照片文件進(jìn)行排序、編號，位置放在單張照片文件名之前，我館目前的使用方法為序號+年月日時(shí)間+單張照片主題等文字說明。如“20110500圖書館服務(wù)宣傳周”文件夾內(nèi)照片的排序、編號方式：120110528啟動(dòng)儀式全景，220110528文化局李云麗副局長講話。

3.3 數(shù)碼照片檔案的編目

數(shù)碼照片的編目主要是指編制數(shù)碼照片內(nèi)目錄、總目錄、分類目錄與專題目錄。數(shù)碼照片的目錄與其他檔案文件目錄的編制并無不同，可以采用Excel或Word表格制作。數(shù)碼照片的內(nèi)目錄置于數(shù)碼照片文件夾內(nèi)，著錄項(xiàng)目有：編號、主題、拍攝時(shí)間、攝影者、大小、參見號、主題詞、分類號、備注等?？梢愿鶕?jù)本單位實(shí)際情況適當(dāng)進(jìn)行增減。內(nèi)目錄可作為文件夾內(nèi)的第一個(gè)文件存放。以內(nèi)目錄為基礎(chǔ)，還可以編制數(shù)碼照片的總目錄、分類目錄等。同時(shí)在文件夾內(nèi)還需建立備考表，同樣用純文本文件編制，作為文件夾的最后一個(gè)文件。內(nèi)容同普通紙質(zhì)檔案的備考表，主要包括：本文件夾情況說明、文件夾的創(chuàng)建人、檢查人、創(chuàng)建時(shí)間等，填寫文件夾內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，以及對以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行備注。

4 數(shù)碼照片檔案的保管

我館以往采用雙套制歸檔，不僅數(shù)碼照片要沖印，目錄、元數(shù)據(jù)表也要打印出來。近兩年考慮到經(jīng)濟(jì)成本，我館只保存電子版照片。因此，如何充分保證數(shù)碼照片檔案的安全與穩(wěn)定就顯得至關(guān)重要。數(shù)碼照片必須要備份，備份除必要的在線備份外，還必須要脫機(jī)備份，即把數(shù)碼照片保存在脫機(jī)介質(zhì)，不同載體分別保管，多套、異地、異質(zhì)保管。我館設(shè)檔案專用電腦，定期將包括文書檔案目錄、電子檔案、照片檔案轉(zhuǎn)存到檔案用機(jī)，脫機(jī)保存。同時(shí)進(jìn)行光盤刻錄保存。光盤刻錄最好一式兩份，一套封存保管，一套供利用。光盤目前市面上除經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的VCD、CD盤外，還有質(zhì)量較高、存儲量較大的DVD等光盤。在經(jīng)濟(jì)允許的情況下，盡量選用高質(zhì)量的DVD-R光盤，其容量為4.7G，相當(dāng)于CD-R光盤容量的6.7倍。數(shù)碼照片光盤刻錄的內(nèi)容包括DATA數(shù)碼照片文件夾(可以一個(gè)或多個(gè))，光盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄以及光盤說明文件。光盤說明文件指以下幾項(xiàng)：光盤的命名與編號;光盤刻錄的時(shí)間、人員;光盤刻錄的格式(如CD-R、DVD+R或者DVD-R)與刻錄的軟硬件;光盤刻錄完成的容量以及光盤刻錄過程中存在的問題及其下次拷貝的時(shí)間。光盤一般4～5年轉(zhuǎn)存一次，轉(zhuǎn)存后的載體與原載體同樣編號保存，并在光盤說明文件中做好檢查記錄?？啼浲瓿珊?，給光盤命名、編號，并把它印刷或書寫在油漆面上，禁止粘貼任何標(biāo)簽?？啼浐蠊獗P用光盤盒裝，在光盤盒側(cè)面用油性筆寫上與內(nèi)光盤相同的編號。我館目前每年刻錄光盤不到20片，數(shù)量不大，因此直接采用流水號，在光盤一側(cè)側(cè)脊左邊寫上流水號，右邊標(biāo)注年份。然后將做標(biāo)注的一側(cè)朝上按流水號立放在光盤專用消磁柜中，縱列整齊排放，以方便檢索。

［1］向澤紅.數(shù)碼時(shí)代對高校照片檔案管理的再認(rèn)識［J］.云南檔案，2010(11)：58-59.

［2］國家檔案局.照片檔案管理規(guī)范［Z］.2002-12-04.

［3］章笑梅，王艷明.數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范與原則［J］.湖北檔案，2009(5)：13-14.

［4］章笑梅，王艷明.數(shù)碼照片檔案的收集與審核［J］.湖北檔案，2009(12)：23-24.