朱少華

（山東省地震局，濟(jì)南250014）

地震系統(tǒng)檔案庫房建設(shè)的思考＊

朱少華

（山東省地震局，濟(jì)南250014）

檔案庫房是收藏保管檔案的專門用房，在檔案的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮了極其重要的作用。本文通過對(duì)目前地震系統(tǒng)檔案庫房實(shí)際情況的分析，提出了今后檔案庫房建設(shè)的發(fā)展方向。

地震系統(tǒng)；檔案庫房；建設(shè)

近年來，隨著國家對(duì)防震減災(zāi)事業(yè)投入的增加，各類地震科研項(xiàng)目、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目持續(xù)增多，由此而產(chǎn)生的地震檔案數(shù)量快速增長，檔案門類和收集范圍不斷擴(kuò)大。為加強(qiáng)檔案管理，發(fā)揮檔案的重要作用，檔案管理工作力度逐步加強(qiáng)，中國地震局制定了一系列檔案工作的規(guī)范性文件，地震檔案的軟件管理水平得到了明顯的提升。

與此同時(shí)，檔案硬件建設(shè)發(fā)展水平卻不盡相同。一些省、市地震局建設(shè)辦公大樓和應(yīng)急指揮中心時(shí)，把檔案庫房建設(shè)放在重要位置，不僅考慮到檔案庫房的面積，還考慮樓層位置的合理性，有的單位還設(shè)立了獨(dú)立的檔案館。但還有部分單位在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中忽略了檔案庫房的建設(shè)，對(duì)地震檔案管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃考慮不足，使檔案的保管存放面臨窘境，與事業(yè)發(fā)展不相匹配。

地震系統(tǒng)各單位在新建基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案庫房的建設(shè)從長計(jì)議。地震工作者，新老交替，不斷變換，但檔案是唯一不變的真實(shí)記錄防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的歷史見證。保存好它們，就等于保護(hù)了歷史真實(shí)，保護(hù)了我們每一代地震工作者所付出的心血和努力，保護(hù)了防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的歷程記錄。

檔案庫房是存放檔案的場所，其保管方法和技術(shù)手段的優(yōu)劣直接決定了檔案的壽命及安全。當(dāng)前，檔案信息化和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、新型檔案載體的大規(guī)模出現(xiàn)對(duì)檔案庫房的建設(shè)提出了更高的要求。傳統(tǒng)意義上的庫房，如利用普通房舍或一般的辦公用房，面積小，條件差，極不適宜檔案的安全保管，已不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。智能化、現(xiàn)代化的新型檔案庫房已成為各個(gè)單位建設(shè)的目標(biāo)。2000年，國家修訂了《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，要求檔案庫房在設(shè)計(jì)時(shí)要用發(fā)展的眼光，認(rèn)真規(guī)劃好庫房建設(shè)面積，至少留出有20年的檔案進(jìn)館（室）空間。同時(shí)，為了使現(xiàn)代化設(shè)備發(fā)揮更大的作用，應(yīng)盡可能使用大開間庫房。因此，檔案庫房建設(shè)已成為地震系統(tǒng)檔案管理工作中不能忽視的重要問題之一。筆者認(rèn)為在新建檔案庫房時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

1 對(duì)檔案庫房進(jìn)行合理設(shè)計(jì)和長遠(yuǎn)規(guī)劃

隨著地震系統(tǒng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)不斷提高，管好檔案、改善檔案保管條件，已經(jīng)擺到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。地震系統(tǒng)各單位在新辦公樓建設(shè)時(shí)應(yīng)當(dāng)將檔案用房建設(shè)作為改善檔案工作基本條件的主要措施納入到新辦公樓的設(shè)計(jì)、建設(shè)計(jì)劃之中，并在確定檔案用房面積、功能和安全措施等方面要有長遠(yuǎn)打算。鑒于檔案在防高溫、防潮、防火、防污染等方面的特殊要求，檔案庫房既不能選擇在辦公樓的頂層或底層，又不能靠近食堂或其他光源、污染源的場所，也不能讓水管等管線通過；檔案庫房應(yīng)減少裝設(shè)外窗，確有必要，應(yīng)避免在東、西面開窗，并應(yīng)加裝窗簾、遮陽板等遮陽設(shè)備。按照檔案庫房建筑規(guī)范的要求，檔案庫房應(yīng)選在辦公樓的中間層次，既減少了樓房頂層高溫、易滲漏、底層潮濕等不利環(huán)境因素對(duì)庫房保管條件的影響，也減少了樓房東、西側(cè)太陽輻射熱及光線對(duì)檔案的影響。

檔案管理部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)庫房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范及檔案安全管理規(guī)范等要求，加強(qiáng)檔案庫房設(shè)計(jì)、庫房選層、添置及選購設(shè)備等工作的指導(dǎo)，根據(jù)實(shí)際情況和需要，提出合理的建議。同時(shí)，基建部門應(yīng)主動(dòng)與檔案管理部門聯(lián)系，以獲取有關(guān)的建設(shè)信息和工作建議。

2 檔案庫房的安全防護(hù)要求

（1）重視檔案庫房的溫濕度監(jiān)控。檔案庫房溫度控制在14～24℃，每晝夜波動(dòng)幅度不大于±2℃；相對(duì)濕度控制在45%～60%之間，每晝夜波動(dòng)幅度不大于±5%。檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、溫濕度測記儀器（或溫濕度自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)），這些儀器設(shè)備的安裝和使用能夠保證檔案的保管條件。2011年8—9月份，筆者曾到山東省部分省直單位進(jìn)行檔案庫房的調(diào)研工作，走訪了山東省工商局、山東省氣象局和山東省高級(jí)人民法院等單位。山東省高級(jí)人民法院新辦公樓的檔案庫房設(shè)在辦公樓的二、三層，總面積為2324m其中包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、磁介質(zhì)檔案、專門檔案等8個(gè)專用檔案庫房。閱檔室面積為16m2，辦公室面積為120m2，機(jī)房面積為90m2，密集架151組，復(fù)印機(jī)2臺(tái)，縮微機(jī)1臺(tái)。檔案庫房實(shí)現(xiàn)了安全保護(hù)智能化綜合管理。具有溫濕度自動(dòng)測控功能、自動(dòng)防盜報(bào)警功能、自動(dòng)防火報(bào)警及滅火功能、自動(dòng)消毒滅菌功能等多項(xiàng)自動(dòng)調(diào)控功能。將檔案庫房的“八防”（防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防溫、防蟲、防塵）措施落到實(shí)處，實(shí)行了集中、統(tǒng)一、立體化、智能化綜合控制、管理，庫房檔案得到及時(shí)、有效的安全保護(hù)，同時(shí)又大大降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，真正實(shí)現(xiàn)了庫房檔案現(xiàn)代化安全保護(hù)。

（2）防日光直射和紫外線照射。采用人工照明時(shí)，宜選乳白色燈罩的白熾燈。當(dāng)采用熒光燈時(shí)，應(yīng)有過濾紫外線和安全防火措施。

（3）防有害生物。檔案庫房應(yīng)盡量將溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍，檔案箱柜內(nèi)應(yīng)放置防蟲、防霉藥品，并及時(shí)更換。有條件的庫房可配備臭氧發(fā)生器，凈化庫房空氣。為防蟲和防鼠，管道通過墻面或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí)。其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施。

（4）防塵、防污染。檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵，進(jìn)出庫房要更換鞋子，箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔。嚴(yán)禁將其他用品與檔案一同存放。

（5）防火。首先，檔案室各類用房平面布局和功能分區(qū)必須符合消防要求，內(nèi)部裝飾材料應(yīng)采用非燃燒或難燃燒材料，庫門應(yīng)做成甲級(jí)防火門。其次，要加強(qiáng)電氣安全管理，電氣線路應(yīng)用銅芯導(dǎo)線，配電線路宜采取穿金屬管暗敷，檔案庫內(nèi)禁止設(shè)置配電盤，做到人離庫時(shí)必須切斷電源?？照{(diào)、去濕機(jī)應(yīng)單獨(dú)設(shè)置電線路，庫內(nèi)一般采用白熾燈，燈泡與檔案資料間應(yīng)保持50cm以上的距離，庫內(nèi)不準(zhǔn)使用電爐、電熱棒等電器設(shè)備。第三，檔案室內(nèi)必須配置固定的消防滅火設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查、檢測、保養(yǎng)和維護(hù)。滅火器的配備按照消防要求，每100m2不少于4只，定期檢測，充氣換藥，以確保其安全有效。有條件的單位庫房可設(shè)火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)及安防監(jiān)控系統(tǒng)，但庫房不得采用水噴淋滅火系統(tǒng)。

（6）防盜。檔案庫房、箱、柜門應(yīng)及時(shí)上鎖，鑰匙由檔案管理人員保管，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫房。離開庫房應(yīng)及時(shí)關(guān)燈、關(guān)門、關(guān)窗。檔案庫房一般應(yīng)安裝防盜報(bào)警器。

3 檔案庫房管理設(shè)備配置、裝具質(zhì)量的要求

（1）合理選擇檔案裝具。檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)［1］，適合放置A4、B5、會(huì)計(jì)檔案、基建圖紙等各種類型檔案。宜采用不燃燒材料或難燃燒材料制成。裝具排列的各部分尺寸應(yīng)該達(dá)到以下要求：主通道凈寬不應(yīng)小于1.00m，兩行裝具間凈寬不應(yīng)小于0.80m，裝具端部與墻的間隔不應(yīng)小于0.60m。庫房內(nèi)檔案裝具應(yīng)成行垂直于有窗的墻面，外墻采光窗宜與檔案裝具間的通道相對(duì)應(yīng)，當(dāng)無窗時(shí)應(yīng)與管道通風(fēng)孔開口方向相對(duì)應(yīng)。

對(duì)于新建的檔案庫房應(yīng)該安裝質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量充足、能存放10年左右的檔案密集架［2］。密集架能增加庫房使用面積，利于防火、防光、防塵，但造價(jià)高，調(diào)閱和保護(hù)檔案不便，對(duì)庫房承載能力有較高要求；開放式檔案架結(jié)構(gòu)簡單，空間利用率高，防護(hù)檔案性能不如檔案箱、柜。各單位應(yīng)根據(jù)檔案庫房條件、檔案的規(guī)格、特點(diǎn)，合理選用，而特殊載體檔案因?qū)貪穸扔休^高要求，宜存放在專門的裝具內(nèi)。

（2）加強(qiáng)特殊載體檔案的管理。地震系統(tǒng)經(jīng)過“十五”數(shù)字網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目后，地震臺(tái)網(wǎng)測震數(shù)據(jù)全部改為數(shù)字化記錄，每天的記錄均刻錄成光盤。新型載體檔案的出現(xiàn)對(duì)檔案庫房的建筑和保管條件提出了更高要求。

光盤、磁盤等載體檔案對(duì)保管條件要求較高，如環(huán)境溫度一般要保持在17～20℃，相對(duì)濕度保持在35%～45%；環(huán)境磁場干擾強(qiáng)度不大于2400A／m，防灰塵防有害氣體，正確存放等。若環(huán)境磁場強(qiáng)度大于規(guī)定值時(shí)應(yīng)設(shè)專用防磁柜；光盤、磁盤正確擺放，確保不被擠壓；灰塵是磁盤、光盤的大敵，必須保持環(huán)境的清潔，做好庫房空氣的過濾工作。

4 自動(dòng)化檔案庫房建設(shè)的前景

現(xiàn)在越來越多的單位（部門）實(shí)現(xiàn)了檔案庫房的自動(dòng)化管理［3］。一是智能密集架控制系統(tǒng)：利用計(jì)算機(jī)與電動(dòng)式密集架結(jié)合，空間利用率高、容量大，保密封閉防鼠防火防塵，并且能夠準(zhǔn)確檢索定位打開檔案所在的柜子，找出所需的檔案文件，既能提高檔案的利用率，又能減少人為操作的繁瑣失誤。二是條形碼數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)：把實(shí)體檔案、電動(dòng)式密集架和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)連接起來，通過條形碼數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行上架，檔案條形碼就會(huì)與密集架柜子的條形碼對(duì)應(yīng)起來，實(shí)體檔案就會(huì)與電動(dòng)式密集架和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)連接起來，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案在密集架上的定位。三是庫房恒溫恒濕系統(tǒng)：采用數(shù)控芯片為數(shù)據(jù)處理器，與中心計(jì)算機(jī)相連，接收傳達(dá)各類信息，通過庫房的溫度傳感器采集實(shí)時(shí)的庫房信息，傳遞到計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)根據(jù)溫濕度的數(shù)值，自動(dòng)控制除濕機(jī)、加濕機(jī)、紫外及臭氧滅菌等設(shè)備的運(yùn)行。這些先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在檔案庫房中的應(yīng)用，改善了傳統(tǒng)檔案庫房的工作環(huán)境，提高了工作效率，減輕了工作強(qiáng)度，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

5 結(jié)語

總之，目前檔案庫房的建設(shè)是地震系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)高度重視的問題，我們不能在提高了檔案管理軟件的同時(shí)，降低了對(duì)檔案硬件管理的要求。對(duì)檔案庫房設(shè)施設(shè)備建設(shè)的基本要求和檔案的防護(hù)措施，要從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，不要生搬硬套。檔案部門在新建和修建檔案庫房時(shí)，應(yīng)對(duì)本地區(qū)的自然條件、氣候特點(diǎn)、檔案數(shù)量等方面進(jìn)行調(diào)研，選取最適宜、最安全、最科學(xué)的方案，提升檔案在防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展中的重要作用。

（作者電子信箱，朱少華：zhushaohua1967＠sina.com）

［1］DA／T6-1992.檔案裝具.1992

［2］DA／T7-1992.直列式檔案密集架.1992

［3］姬曉鵬，趙紅.淺談自動(dòng)化檔案庫房的建設(shè).城建檔案，2011（9）：71-73

Some thoughts on the construction of archival repository in the seismological sector

Zhu Shaohua
（Earthquake Administration of Shandong Province，Jinan 250014，China）

Archival repository refers to special storeroom of archives，which plays an important role in the development of archival undertaking.This paper presents some suggestions for the development of archives storeroom construction after an analysis of the status quo regarding archives storeroom construction in the seismological sector.

seismological sector；archival repository；construction

P315；G278；

A；

10.3969／j.issn.0235-4975.2012.04.005

2011-12-13；

2012-02-07。