□夏獻民

近期到美國接受國外政府及企業(yè)電子文件管理知識培訓。先后與美國聯(lián)邦政府部門、西雅圖市政府以及波音、微軟等公司就電子文件管理情況進行交流學習，深感美國電子文件管理起步早，理論研究成果豐，制度標準相對完備，應用領域和范圍廣，共享程度高，保密意識強，值得學習借鑒。

美國起步早。上世紀60年代，計算機開始應用于美國聯(lián)邦政府機構，政府部門電子文件隨之產生。70年代初，聯(lián)邦政府第一批電子文件移交至美國國家檔案和文件署。80年代后期，美國文件檔案機構和學術界開始研究電子文件管理問題，聯(lián)邦國家檔案和文件署建立了全球第一個電子文件中心，接收國會、法院、總統(tǒng)辦公室及聯(lián)邦政府部門電子文件，并于90年代末建立了整個電子文件生命周期都可以跟蹤和使用的自動化系統(tǒng)，保存聯(lián)邦政府任何部門產生的電子文件并提供利用。2011年，美國國家檔案和文件署分批次培訓聯(lián)邦政府部門人員，幫助他們熟練使用電子文件管理系統(tǒng)和傳送電子文件。

我國電子文件管理起步晚，近年發(fā)展迅速。上世紀80年代，電子文件生成和運作網(wǎng)絡環(huán)境初具規(guī)模，電子文件應用領域不斷擴大。近年來，政府部門普遍開通電子公文系統(tǒng)，80%采用辦公自動化或電子政務系統(tǒng)，電子公文擁有了廣泛的應用基礎。約1.5 萬家國有大中型企業(yè)中的80%～90%建立了計算機輔助管理系統(tǒng)，機械、電子、航空、石化等行業(yè)中80%～90%的主要產品采用CAD 設計，電子文件數(shù)量快速增加。單從電子文件的產生領域與規(guī)?？矗壳拔覈雅c美國相差無幾。

美國電子文件管理更全面。美國電子文件管理參照文件生命周期管理模式，分為文件形成機構管理階段、文件中心保存階段和進館永久保管利用階段。美國國家檔案和文件署統(tǒng)一制定聯(lián)邦機構文件、檔案管理的政策和指南，負責現(xiàn)行文件登記、集中存儲和發(fā)布，并集中公布所有聯(lián)邦機構的法規(guī)條例和政務信息。我國電子文件管理模式主要為文件形成機構管理階段和進館永久保存利用階段，文件中心保存環(huán)節(jié)不明顯。目前電子文件管理的基本情況是，電子文件歸檔前由形成機構負責管理，歸檔后由檔案部門管理。

制度建設各有千秋。美國沒有制定專門針對電子文件管理的法律,而是將其規(guī)定融入相關法律規(guī)定中，如《電子政府法案》、《政府紙量減少法案》、《文件處置法》、《信息自由法》等。美國電子文件管理的理念、原則、要求等與傳統(tǒng)紙質文件基本一致，對紙質文件的一些法令、政策和標準規(guī)范適用于電子文件管理。我國電子文件管理的制度正在不斷健全，已制定的法律法規(guī)有國家層面的，也有部委層面的。如《中華人民共和國電子簽名法》、《中華人民共和國政府信息公開條例》，國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，國務院辦公廳的《電子公文傳輸管理辦法》等。

我國電子文件標準規(guī)范的制定相對滯后。美國政府不制定電子文件標準，電子文件標準推行方主要是行業(yè)協(xié)會和美國國防部。行業(yè)協(xié)會是制定電子文件標準的重要力量，很多標準都是行業(yè)協(xié)會制定后向政府推薦，政府根據(jù)實際采用。也有個別企業(yè)因其產品強大的實力，通過市場將自己產品的標準強制推行全行業(yè)，如PDF 格式。美國國家檔案和文件署還直接采用國際標委ISO15489 等標準。我國目前在電子文件的格式上，主要采用西方國家生產商提供的產品格式。在電子文件管理的標準方面，國家檔案局制定了部分標準，但仍不完備。實踐中，企業(yè)根據(jù)業(yè)務發(fā)展實際，制定本單位或本行業(yè)的標準，但少有上升到國家標準的層面?？偟膩砜?，我國電子文件標準規(guī)范的制定相對滯后，在實踐中涉及現(xiàn)行電子文件管理的體制、機制和保障等方面還缺乏政策依據(jù)。

共享利用有差距。美國聯(lián)邦政府發(fā)布的電子文件公開信息面向公眾開放，各州、部分高校檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)和美國國家檔案與文件署相連，在任一州檔案館通過聯(lián)網(wǎng)能夠查閱聯(lián)邦政府公開信息、其他州的公開信息。美國國家檔案與文件署編輯出版《聯(lián)邦登記》日報，集中公布所有聯(lián)邦機構的法規(guī)條例、政務信息等。我國電子文件管理工作重視保存，偏重于電子文件歸檔和歸檔后的事后管理，在共享利用方面雖然有了很大進步，但與美國等電子文件管理發(fā)達國家比較，仍有加大共享利用的空間。