■陶醉

基建檔案是學(xué)校檔案系統(tǒng)的重要組成部分，是學(xué)?；窘ㄔO(shè)過(guò)程中所產(chǎn)生的不可替代的原始記錄和重要憑證。只有遵循檔案建設(shè)的基本原則，符合檔案建設(shè)的內(nèi)在要求才能達(dá)到建檔的初衷。

學(xué)?；n案是指學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目從最初醞釀、開工建設(shè)到工程竣工過(guò)程中形成與發(fā)生的具有重要保存及查閱的各種文字材料、圖表和聲像資料等，學(xué)?；n案客觀反映著學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀，它是學(xué)校發(fā)展的見證，因此，基建檔案建設(shè)與學(xué)?；窘ㄔO(shè)及學(xué)校整體規(guī)劃有著同等重要的地位。

1 學(xué)?；n案工作中存在問(wèn)題

1.1 檔案人員意識(shí)淡薄

學(xué)校建設(shè)符合社會(huì)基本建設(shè)的諸多特征，包括建設(shè)工程周期長(zhǎng)、覆蓋階段豐富、涉及部門眾多，這意味著學(xué)?；n案建設(shè)也必然呈現(xiàn)著多樣性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，而施工單位盲目趕工期、逐利益，造成了狹隘工程觀，忽視基建檔案的建設(shè)與管理，導(dǎo)致施工過(guò)程中頻頻發(fā)生與工程建設(shè)有關(guān)的文件資料始終處于凌亂、分散狀態(tài)，偶有的建檔行為往往也只是為應(yīng)付工程竣工時(shí)檢查驗(yàn)收的需要草草而為，從而給學(xué)校檔案部門的建設(shè)帶來(lái)負(fù)面影響。學(xué)校檔案人員缺乏必要的工程建設(shè)方面的基本認(rèn)知，而且工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)。諸如，基建檔案紙張大小不一；用筆復(fù)雜，既有鋼筆、圓珠筆，也有鉛筆等。基建檔案工作人員素質(zhì)參差不齊，同時(shí)，基建檔案人員對(duì)于基建項(xiàng)目的流程也只是一般了解，因此，很難根據(jù)基建檔案要求主動(dòng)與施工單位保持密切聯(lián)系與溝通，無(wú)論從建設(shè)單位還是從學(xué)校檔案部門角度都難以達(dá)成一致目標(biāo)，知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)無(wú)法共享，導(dǎo)致學(xué)?；n案建設(shè)一直處于低位徘徊狀態(tài)。

1.2 檔案工作草率了事

在學(xué)?；n案工作所存在的諸多問(wèn)題中，工程竣工圖編制缺乏科學(xué)性、規(guī)范性是一個(gè)突出問(wèn)題，造成這種問(wèn)題的原因是多方面的，一方面，建設(shè)部分及具體施工單位往往只顧眼前既得利益，缺乏大局觀念與合作意識(shí)；另外一方面，學(xué)校檔案部門工作乏力，不能及時(shí)介入并根據(jù)基建檔案管理的工作目標(biāo)向?qū)Ψ教岢龊献饕螅Y(jié)果造成工程雖結(jié)束，但是工程竣工圖的編制、規(guī)范與檔案要求甚遠(yuǎn)。學(xué)校任何基建項(xiàng)目從最初的可行性研究到施工地點(diǎn)的確立、勘探、設(shè)計(jì)、開工到完工本來(lái)是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及面廣、工作環(huán)節(jié)多，但是學(xué)校檔案部門對(duì)如此嚴(yán)密的工程缺乏正確認(rèn)識(shí)，更有甚者從心底里排斥這種細(xì)致入微的工作，造成檔案收集工作馬虎，特別對(duì)于本應(yīng)該及時(shí)收集和整理的檔案能拖則拖，這樣不僅增加了竣工時(shí)基建檔案收集整理的工作難度，而且也容易造成相關(guān)檔案的丟失，因此，為確?；n案工作萬(wàn)無(wú)一失，學(xué)?；n案工作人員必須從工程開始時(shí)就及時(shí)參與其中，督促施工單位與其一起做好相關(guān)檔案的收集與整理，保證檔案工作與建設(shè)工作的同步進(jìn)行，避免工作被動(dòng)與疏漏。

1.3 檔案管理方式相對(duì)落后

隨著以計(jì)算機(jī)為主要載體的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及，檔案軟件的開發(fā)與利用對(duì)傳統(tǒng)檔案工作模式產(chǎn)生著不少?zèng)_擊，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，學(xué)?；n案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化是工作實(shí)踐中不可抗拒的趨勢(shì)，學(xué)?；n案建設(shè)必須從以往手工方式向信息化、自動(dòng)化方式轉(zhuǎn)變。但是由于學(xué)校檔案建設(shè)的滯后性，基建檔案還沒(méi)有廣泛實(shí)現(xiàn)數(shù)字化目標(biāo)。誠(chéng)然，學(xué)?；n案的可持續(xù)發(fā)展的支撐性因素是多方面的，其中少不了必要的基建檔案工作環(huán)境，既包括硬環(huán)境，也包括軟環(huán)境，就軟環(huán)境而言它一直是學(xué)?；n案發(fā)展的軟肋，諸如，基建檔案電子化、信息化程度不高，計(jì)算機(jī)手段在工作中的運(yùn)用仍然停留在字符的簡(jiǎn)單輸入階段，沒(méi)有充分發(fā)揮其超強(qiáng)的交互功能，從而不能適應(yīng)學(xué)校基建檔案的發(fā)展需要，同時(shí)，基建檔案現(xiàn)代化程度低下，造成了基建檔案信息的查詢只能達(dá)到目錄級(jí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)基建檔案具體電子信息的獲得，從而給基建檔案的查閱和借閱工作帶來(lái)諸多不便，因此，基建檔案建設(shè)必須審時(shí)度勢(shì)，積極應(yīng)用更為科學(xué)、先進(jìn)的軟件進(jìn)行檔案信息的保存與利用。

2 學(xué)校基建檔案工作的有效開展

2.1 管理部門的有力領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理部門要通過(guò)制定明確的檔案管理制度，引導(dǎo)基建檔案工作人員有條不紊地開展工作，在宏觀上確立基建檔案工作的基本思路，包括將基建檔案工作融入工程建設(shè)系統(tǒng)；將基建檔案納入崗位責(zé)任平臺(tái)；確立明確的考核計(jì)劃，包括考核基建檔案工作是否與工程項(xiàng)目立項(xiàng)同步進(jìn)行；考核基建檔案工作是否與工程建設(shè)同步進(jìn)行；考核基建檔案工作是否與工程竣工同步進(jìn)行等，確保基建檔案階段性工作有條不紊地開展。高等學(xué)校隨著網(wǎng)絡(luò)覆蓋面的不斷推進(jìn)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化趨勢(shì)明顯，事實(shí)上，學(xué)校基建檔案工作只有從傳統(tǒng)粗放型、經(jīng)驗(yàn)型向科學(xué)技術(shù)型轉(zhuǎn)變，才能有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，包括工作人員過(guò)大工作量的問(wèn)題、檔案保存不便的問(wèn)題、檔案查找繁瑣的問(wèn)題等?；n案的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化無(wú)疑可以打破基建檔案工作過(guò)程中的瓶頸。

2.2 檔案人員的素質(zhì)提升

作為學(xué)校基建檔案工作人員不僅需要體現(xiàn)專業(yè)理論知識(shí)，還需要表現(xiàn)出扎實(shí)的工作作風(fēng)，這樣才能達(dá)到理論與實(shí)踐相互結(jié)合的目的。結(jié)合基建檔案工作實(shí)際，檔案人員應(yīng)做到如下幾點(diǎn)，首先，正確認(rèn)識(shí)檔案材料。學(xué)校基建檔案中的各種材料，諸如建設(shè)憑證、施工圖紙、預(yù)算記錄等等都是學(xué)校工程建設(shè)中所發(fā)生的重要資料，它們?cè)趯W(xué)校發(fā)展過(guò)程中的參考作用不容置疑，基建檔案工作人員對(duì)工程開始時(shí)起的各種有價(jià)值的文字、圖紙等資料要有所甄別，確保所有有價(jià)值的歷史記錄全部歸檔。其次，實(shí)事求是的工作態(tài)度。由于學(xué)?；n案客觀反映著學(xué)校規(guī)劃與建設(shè)過(guò)程，基建檔案不僅需要強(qiáng)化統(tǒng)一管理，檔案工作人員還應(yīng)該體現(xiàn)事無(wú)巨細(xì)的工作態(tài)度，大到學(xué)校建設(shè)整體規(guī)劃文獻(xiàn)，小到學(xué)校維修工程的資料都必須整理歸檔，并確保所有資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。再次，銳意進(jìn)取的精神。只有檔案人員表現(xiàn)出良好的工作作風(fēng)和工作態(tài)度，高度責(zé)任感，只有具備高超的檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和超強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能勝任自己的工作，因此，基建檔案工作人員必須按照檔案工作的現(xiàn)代化需要，不斷拓寬自己知識(shí)面，主動(dòng)學(xué)習(xí)和鉆研基建檔案技能和管理方法。

2.3 相關(guān)部門的必要聯(lián)動(dòng)

相關(guān)部門的通力合作是有效完成建檔工作的重要一環(huán)。工程建設(shè)的持久性特征表明了基建檔案工作的構(gòu)建需要各參建單位積極參與其中，工程建設(shè)單位也必須成立本部門基建檔案機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)做好工程建設(shè)工作中所產(chǎn)生的各種資料的收集與整理，這樣不僅可以為內(nèi)部建設(shè)管理提供強(qiáng)有力的支撐，也可以為學(xué)?；n案的建設(shè)提供各種有價(jià)值的一手資料。毋庸置疑，學(xué)?；n案工作正從單一的學(xué)校特色向社會(huì)化方向邁進(jìn)，檔案工作人員必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)學(xué)?；n案的重要性，自覺(jué)改變工作模式，從被動(dòng)接檔為主動(dòng)建檔，積極思考如何加強(qiáng)與相關(guān)部門，諸如工程建設(shè)部門、工程設(shè)計(jì)部門、工程施工單位等職能部門的溝通與聯(lián)系，達(dá)到共同建檔、相互促進(jìn)的目的。

3 結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校基建檔案從形式上講只是對(duì)學(xué)校過(guò)去和現(xiàn)在各類建設(shè)的真實(shí)記錄和客觀呈現(xiàn)，但是，其重要意義不僅在于此，它也是學(xué)校后續(xù)諸如項(xiàng)目改造、項(xiàng)目維修以及項(xiàng)目重?cái)U(kuò)建等的參考依據(jù)。因此，基建檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變工作觀念，端正工作態(tài)度，自覺(jué)貫徹和執(zhí)行國(guó)家關(guān)于基建檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章、制度，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求開展基建檔案工作。

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[2]丁華東,尹雪梅.檔案部門參與社會(huì)記憶建構(gòu)的能力及其培育[J].檔案管理,2010(1):4-6.

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