王成浩

上海交通大學(xué)，上海 200001

淺析工程公司采購管理系統(tǒng)選擇中的溝通管理

王成浩

上海交通大學(xué)，上海 200001

關(guān)于在工程設(shè)計類公司采購管理系統(tǒng)選擇中，如何建立良好的溝通管理以幫助更好的完成項目的實施和管理。

物料采購管理系統(tǒng)；工程設(shè)計；項目實施管理；SPMAT

引言

SPMAT采購管理系統(tǒng)是屬于鷹圖公司的一款管理采購申請、采購訂貨、貨品檢驗、倉庫收料、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統(tǒng)用于完善企業(yè)物料采購信息管理。其整個系統(tǒng)的設(shè)計對于工程設(shè)計類公司做了針對性的設(shè)計，因為工程設(shè)計內(nèi)容的不斷變化，整個采購流程的各個環(huán)節(jié)內(nèi)容都會發(fā)生變化，所以怎樣建立一個高效的、適應(yīng)性強(qiáng)的系統(tǒng)，并成功在在企業(yè)中實施該系統(tǒng)項目，溝通管理是項目實施中的一個關(guān)鍵因素。

1.系統(tǒng)的選擇

作為具有設(shè)計，采購和施工管理能力的工程設(shè)計類公司來說，采購是公司經(jīng)營的一個重要組成部分。我們知道，要保證好四個基本的因素，即質(zhì)量，成本，交付和服務(wù)。那么對于工程公司來說，如何保證這四個因素，就需要一個良好的制度和信息系統(tǒng)來輔助和改善。

首先，我們需要選擇一個適合于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的采購管理系統(tǒng)。對于工程設(shè)計類公司來說，一般的工程項目業(yè)務(wù)流程是這樣的。

1） 工程項目設(shè)計

2） 工程設(shè)備清單

3） 根據(jù)清單設(shè)備索取技術(shù)參數(shù)

4） 技術(shù)參數(shù)確認(rèn)

5） 詢價采購

6） 項目經(jīng)理確認(rèn)

7） 采購確認(rèn)

8） 設(shè)備發(fā)貨/貨品質(zhì)量檢驗

9） 變更管理

10) 供應(yīng)商管理

可以看出，這個流程不僅僅涉及采購部門的人員，也涉及設(shè)計人員和工程現(xiàn)場的技術(shù)和管理人員，而且還需要各部門的人員之間互相配合，及時的傳遞信息資料。對于出現(xiàn)的突發(fā)情況，還需要及時地做出變更處理，避免采購中出現(xiàn)不必要的損失。

那么我們就需要針對這一類公司業(yè)務(wù)的經(jīng)營特點，選擇或者開發(fā)出相對應(yīng)的適合的信息系統(tǒng)來實施來改善和管理業(yè)務(wù)流程。

工程設(shè)計類的公司對系統(tǒng)的要求相對于通用的采購管理系統(tǒng)來說，因為其公司業(yè)務(wù)和工作流程的特點，需要對其采購管理做一些設(shè)計和改進(jìn)，以更加適合此類公司實際的需要。

首先，傳統(tǒng)通用的采購系統(tǒng)功能比較單一，就是為了最終完成訂單和發(fā)貨，還有一些附加一些簡單的倉管和貨品檢驗記錄功能。基本不能照顧到在進(jìn)入采購流程的工作業(yè)務(wù)，不能起到互動的作用。而專業(yè)的工程設(shè)計類項目需要與采購流程有著接口，能夠及時得知上游工作的狀態(tài)和變化，能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)計確認(rèn)后，設(shè)計中所確認(rèn)的需要采購的設(shè)備，能夠及時的自動反映到采購系統(tǒng)中，即進(jìn)入采購流程。而且我們知道，工程項目與傳統(tǒng)的單一的采購流程不同，不可能在設(shè)計完全結(jié)束以后才進(jìn)入采購流程，這樣的話，效率會大大地降低，也必然會延長項目的整個工期，不能達(dá)到效率最大化。所以，及時的自動的信息系統(tǒng)接口是非常必要的。

其次，一般的采購系統(tǒng)在拿到請購單以后直接憑著請購單上的貨品參數(shù)，進(jìn)行詢價，比較和確認(rèn)下單。但是在工程設(shè)計中，設(shè)計師不光要承擔(dān)設(shè)計的責(zé)任，同時也要負(fù)責(zé)供貨商提供的設(shè)備是否能夠確實滿足設(shè)計的需要，即技術(shù)的二次確認(rèn)，必要的時候甚至需要去廠家進(jìn)行現(xiàn)場的設(shè)備審核和確認(rèn)。所以，在工程設(shè)計類的采購系統(tǒng)中，需要增加技術(shù)的二次確認(rèn)這樣一個步驟，同時確認(rèn)廠家所能提供的服務(wù)能力。而且因為技術(shù)人員一般不參與采購的詢價能環(huán)節(jié)以避免出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象，所以系統(tǒng)中需要特別設(shè)置，設(shè)計人員只能看到詢價階段供貨商提供的設(shè)備技術(shù)參數(shù)，而不能看到價格能保密信息。

再有因為項目經(jīng)理是整個項目的負(fù)責(zé)人，需要對整個項目的進(jìn)展和費用負(fù)責(zé)。所以在詢價結(jié)束后，在訂單確認(rèn)之前，需要項目經(jīng)理確認(rèn)訂購的設(shè)備既能夠得到技術(shù)人員的確認(rèn)，也能夠在價格費用上是合理范圍內(nèi)的。

接下來的步驟就是發(fā)貨管理和設(shè)備檢驗過程，這個也是確保工程項目成功的必需環(huán)節(jié)，直接影響到項目的質(zhì)量。

我們在前面提到過，因為基本上設(shè)計和采購在時間上有重疊的過程，所以必然會產(chǎn)生之前的設(shè)計發(fā)生變更，導(dǎo)致采購的設(shè)備的技術(shù)參數(shù)或者數(shù)量上發(fā)生變化，這些都是對采購的成本有很大的影響。所以除了及時有效的數(shù)據(jù)接口外，良好的變更管理是必需的。其主要管理技術(shù)資料的版次和詢價資料的版次，是整個流程不會產(chǎn)生不一致的錯誤。在技術(shù)參數(shù)資料發(fā)生變化升版的同時，詢價流程也必須自動升版以適應(yīng)之前的變化，避免出現(xiàn)錯誤的訂單，造成損失。

另外，供貨商管理也是非常重要的問題，不僅僅給采購人員提供歷史參考的作用。在技術(shù)上也給設(shè)計人員同樣起著參考的作用，可以在設(shè)計的時候，有選擇性的選擇以往質(zhì)量較好的設(shè)備和供貨商，回避不合格的或者被黑名單的。

2.溝通管理

所謂溝通管理，就是管理溝通的過程。通過了解客戶的需求，整合各種資源，創(chuàng)造出好的產(chǎn)品和服務(wù)來滿足客戶，從而為企業(yè)創(chuàng)造價值和財富。而且，溝通管理也是項目管理中九大知識領(lǐng)域之一，具有非常重要的作用。

同樣的，對于采購系統(tǒng)項目來說，溝通管理是一定且必需的。在前一節(jié)，分析對于工程設(shè)計類公司采購系統(tǒng)的選型時，列出了較為詳細(xì)的工作流程和任務(wù)。而且也提到，這些流程需要涉及除采購部門之外的如設(shè)計部門，項目管理部門等等。

所以在采購系統(tǒng)的選擇階段，不能簡單的只考慮到采購人員的意見，更要通盤考慮所有干系人的意見和利益。一般來說，對于企業(yè)組織內(nèi)部的項目管理者，我們將干系人溝通分為以下幾個情況并給出不同的溝通建議，

a) 與最高管理者決策層溝通，明確企業(yè)的現(xiàn)狀和需要達(dá)到的戰(zhàn)略目標(biāo)；

同時項目的實施必然需要最高管理者給予充分支持，需要提供必要的資源，如財力，人力，物力等。

b) 和管理層溝通，了解企業(yè)的詳細(xì)運營流程和各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容流程；

及時反饋項目進(jìn)展的信息，包括項目的設(shè)計階段，讓管理層了解系統(tǒng)是否充分符合業(yè)務(wù)的流程，否則如果到實施、收尾階段才發(fā)現(xiàn)問題，必然會大大影響項目的工期，甚至浪費大力的資源進(jìn)行變更。

c) 與最終用戶溝通，了解最主要使用人員的工作內(nèi)容和操作習(xí)慣，否則項目失敗的大部分原因和障礙都是來自經(jīng)常使用的人員。

作為系統(tǒng)使用最頻繁的人員，良好的操作方式和界面是能否被快速并最終接受的關(guān)鍵。否則本來為了改善工作效率的系統(tǒng)，會達(dá)不到原先的設(shè)計預(yù)計效果，甚至負(fù)面效果和項目失敗

d) 與項目提供商溝通，因為項目提供商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)是項目的最基本組成部分，項目的質(zhì)量和時間管理等等都決定項目的成敗。

3.結(jié)語

通過上述對工程設(shè)計類公司業(yè)務(wù)的特點和工作流程的分析，我們可以看出，不同的行業(yè)在選擇和實施信息系統(tǒng)改善公司業(yè)務(wù)流程的同時，需要在啟動選型階段就要與采購流程有關(guān)系的干系人取得充分的溝通，只有充分了解了干系人的需求，選擇對了正確的方向和產(chǎn)品，并與干系人建立良好的互動，才能為一個成功的項目實施建立一個良好的開端。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.118