牛明艷

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和推廣，一卡通系統(tǒng)在校園的普及，使得高校的財(cái)務(wù)管理從電算化走向網(wǎng)絡(luò)化。一卡通的賬務(wù)處理就顯得尤為重要，文章著重從三個(gè)方面提出目前一卡通在賬務(wù)處理中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：一卡通 資金清算 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）01-138-01

一、前言

美國(guó)FLORID大學(xué)于1996年夏天首先推出校園職能卡，同時(shí)也是首所通過(guò)校園卡為學(xué)生發(fā)放獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金的學(xué)校，該卡可用于查閱資料，購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)，在娛樂(lè)廳、洗衣房、游泳池、快餐廳等收費(fèi)場(chǎng)所消費(fèi)，信息反饋顯示，不僅教職工和學(xué)生對(duì)新卡的功能非常滿(mǎn)意，而且明顯提高了管理效率。英國(guó)各院校也對(duì)一卡通表現(xiàn)出了濃厚的興趣，并積極籌備實(shí)施。20世紀(jì)末我國(guó)高校也相繼實(shí)行校園一卡通。

一卡通所具有的強(qiáng)大功能，不僅為高校師生提供了優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，也對(duì)高校管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，其中一卡通電子錢(qián)包功能使得高校的財(cái)務(wù)管理由“電算化管理”逐漸向“網(wǎng)絡(luò)化管理”方式轉(zhuǎn)變，給高校管理工作者特別是財(cái)務(wù)管理工作提出了許多新的課題，比如如何進(jìn)行校園一卡通的資金清算與數(shù)據(jù)核對(duì)就存在諸多方面的問(wèn)題。

二、目前校園一卡通資金清算存在的問(wèn)題

1.兩個(gè)系統(tǒng)的銜接問(wèn)題。目前一卡通的賬務(wù)處理，需要運(yùn)用財(cái)務(wù)系統(tǒng)和一卡通系統(tǒng)兩個(gè)系統(tǒng)軟件銜接在一起使用。我校使用的是復(fù)旦天翼財(cái)務(wù)軟件，而校園IC卡依附于eCard2007一卡通管理軟件。兩個(gè)是完全獨(dú)立的軟件，根據(jù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定，凡是涉及資金活動(dòng)的業(yè)務(wù)，必須進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理；但是一卡通系統(tǒng)以卡戶(hù)、商戶(hù)和銀行為主要數(shù)據(jù)處理對(duì)象，而會(huì)計(jì)系統(tǒng)以會(huì)計(jì)科目為處理對(duì)象，此時(shí)兩者間就存在數(shù)據(jù)的不一致。為了達(dá)到記賬的目的，就必須將一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)系統(tǒng)能識(shí)別的形式，再傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中去。

2.一卡通系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的核對(duì)。一卡通系統(tǒng)中存在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核對(duì)關(guān)系，實(shí)體關(guān)系主要包括“學(xué)生—銀行”、“學(xué)生—一卡通”、“一卡通—銀行”，“一卡通—商戶(hù)”。保證一卡通財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的客觀真實(shí)，是系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)該遵循的基本原則，也是經(jīng)營(yíng)管理對(duì)系統(tǒng)的基本要求。系統(tǒng)各個(gè)實(shí)體之間的往來(lái)關(guān)系，是經(jīng)過(guò)自動(dòng)采集、處理、嚴(yán)格審核程序，然后正式記錄下來(lái)，應(yīng)該說(shuō)是能夠正確反映系統(tǒng)運(yùn)行的真實(shí)情況，系統(tǒng)各實(shí)體之間的數(shù)據(jù)應(yīng)該是一致的。但是實(shí)際工作中往往存在著不一致，究其原因，主要在于圈存和消費(fèi)兩個(gè)方面。從圈存記錄來(lái)看，往往由于一卡通系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換時(shí)間差會(huì)導(dǎo)致漏記和錯(cuò)計(jì)；從消費(fèi)來(lái)看，大多是人為原因造成數(shù)據(jù)的不一致。

3.虛擬電子貨幣使用安全問(wèn)題。一卡通系統(tǒng)不能完全排除一些高技術(shù)人員進(jìn)入個(gè)人賬戶(hù)，竊取個(gè)人秘密的可能，因此存在著資金使用是否安全和保密的風(fēng)險(xiǎn)。此外一卡通在操作上高度電子化，不是資金真實(shí)的流入與流出，只需在相關(guān)的電子設(shè)備上刷卡輸入數(shù)據(jù)即可完成，因而不能留下書(shū)面財(cái)務(wù)證據(jù)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，損失就可能無(wú)法追回。

三、一卡通資金清算對(duì)策

1.兩個(gè)系統(tǒng)銜接問(wèn)題對(duì)策。目前我校使用的一卡通系統(tǒng)中主要包括管理系統(tǒng)、客戶(hù)系統(tǒng)、結(jié)算中心、集控平臺(tái)、門(mén)禁系統(tǒng)、會(huì)議簽到、學(xué)生考勤及聯(lián)網(wǎng)水、電、表等。其中結(jié)算中心在資金清算處理中起到關(guān)鍵作用，結(jié)算中心下面包括的子系統(tǒng)有補(bǔ)助管理、收費(fèi)管理、結(jié)算報(bào)表、圈存管理、未決賬目、平衡報(bào)表及明細(xì)查詢(xún)等。對(duì)于一卡通賬務(wù)處理，我們需要關(guān)注的是資金平衡表里的內(nèi)容，因?yàn)橘Y金平衡表反映了一卡通卡系統(tǒng)整個(gè)收支情況。反映進(jìn)出卡里的資金來(lái)源主要有以下三項(xiàng)：現(xiàn)金存入IC卡；通過(guò)圈存機(jī)，學(xué)生將自己銀行卡賬戶(hù)里的款項(xiàng)劃轉(zhuǎn)到自己的IC卡系統(tǒng)；學(xué)校通過(guò)一卡通中心發(fā)放到教職工IC卡賬戶(hù)的午餐補(bǔ)貼?？ɡ镔Y金的去向主要是師生消費(fèi)，目前我校師生的消費(fèi)去向主要有超市消費(fèi)、食堂消費(fèi)、上機(jī)、購(gòu)買(mǎi)水、電、醫(yī)務(wù)室看病等。如何將卡里的資金走向與會(huì)計(jì)系統(tǒng)科目銜接是一卡通賬戶(hù)清算首要解決的問(wèn)題。目前我們利用會(huì)計(jì)科目“暫收暫付—一卡通”來(lái)對(duì)卡里電子貨幣進(jìn)行量的控制，通過(guò)設(shè)置“現(xiàn)金”、“補(bǔ)助”、“圈存”等項(xiàng)目對(duì)相應(yīng)進(jìn)入卡里的數(shù)額進(jìn)行匯總，通過(guò)設(shè)置“商戶(hù)名字”、“水”、“電”、“機(jī)房”等項(xiàng)目對(duì)資金流出的金額進(jìn)行控制。另外再設(shè)計(jì)“一卡通結(jié)算”項(xiàng)目，在月末結(jié)賬時(shí)將資金的流出、流入都結(jié)轉(zhuǎn)到“一卡通結(jié)算”項(xiàng)目下，這樣月末卡里的余額就可以清楚的顯示出來(lái)，通過(guò)這種會(huì)計(jì)處理就可以有效的將兩個(gè)系統(tǒng)銜接上。

2.一卡通系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核對(duì)對(duì)策。因?yàn)橐豢ㄍê怂闵婕皟蓚€(gè)系統(tǒng)，如果相關(guān)系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)不能同步進(jìn)行，就必然造成會(huì)計(jì)獲得的數(shù)據(jù)與一卡通系統(tǒng)軟件所反映的數(shù)據(jù)兩者之間的不一致，這種不一致產(chǎn)生的原因既有客觀因素也有主觀因素。主觀因素有當(dāng)天收取的現(xiàn)金沒(méi)及時(shí)入賬；學(xué)校補(bǔ)助發(fā)放時(shí)，有部分員工因?yàn)橹T多原因沒(méi)有及時(shí)刷卡，導(dǎo)致錢(qián)還沒(méi)有進(jìn)卡，但是會(huì)計(jì)入賬金額是以后勤資產(chǎn)處提供的全額數(shù)據(jù)入賬的，這樣就會(huì)導(dǎo)致兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致。不過(guò)這些主觀因素是可以控制的，只要通過(guò)制定相應(yīng)的規(guī)章制定督促出納及時(shí)入賬就可以；在發(fā)放補(bǔ)助金額方面，一卡通中心通過(guò)校園平臺(tái)及時(shí)提醒教職工盡快刷卡，以免補(bǔ)助不能及時(shí)入卡而導(dǎo)致教職工消費(fèi)不便。

客觀原因無(wú)法避免，通常有如下幾種情況：（1）商戶(hù)的機(jī)器終端故障而使得消費(fèi)數(shù)據(jù)難以讀取。（2）由于通訊線(xiàn)路故障使得商戶(hù)機(jī)器終端的卡消費(fèi)信息難以及時(shí)傳遞到一卡通服務(wù)器中。（3）發(fā)生意外事故，如突然斷電、系統(tǒng)癱瘓等。（4）由于磁卡遺失造成卡上電子小錢(qián)包的失效所引起的數(shù)據(jù)不符。

上述原因就會(huì)造成未達(dá)賬項(xiàng)，只能通過(guò)期末編制余額調(diào)節(jié)表來(lái)解決。必須通過(guò)數(shù)據(jù)核對(duì)，對(duì)各個(gè)實(shí)體之間進(jìn)行定期或不定期的清查和核對(duì)來(lái)控制，以便掌握有關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)情況，防止有意無(wú)意的錯(cuò)誤。為此我們需要在月末編制兩個(gè)余額調(diào)節(jié)表，卡戶(hù)余額調(diào)節(jié)表和銀行余額調(diào)節(jié)表。除了一卡通系統(tǒng)內(nèi)部核對(duì)外，月末我們還需要對(duì)一卡通的商戶(hù)進(jìn)行結(jié)賬，如收繳商戶(hù)管理費(fèi)和水電費(fèi)等業(yè)務(wù)，這些與一卡通業(yè)務(wù)相關(guān)的，但在一卡通系統(tǒng)之外反映的資金進(jìn)出狀況，在月末還要與銀行進(jìn)行核對(duì)，如有不符的還要編制銀行存款余款調(diào)節(jié)表。

3.一卡通資金安全對(duì)策。校園一卡通每日消費(fèi)流水賬往往在二萬(wàn)條以上，在校學(xué)生數(shù)多的高?？赡芨摺榱吮ＷC校園一卡通的穩(wěn)定性安全性，除了在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)、軟件設(shè)計(jì)方面采取安全控制措施，專(zhuān)業(yè)的維護(hù)員及時(shí)處理故障外，還必須加強(qiáng)校園一卡通在系統(tǒng)管理上的安全控制。管理無(wú)法代替技術(shù)，技術(shù)同時(shí)也無(wú)法代替管理，許多不安全的因素常常是由于管理問(wèn)題產(chǎn)生的，安全問(wèn)題的重要解決方法就是制定相應(yīng)的管理制度和規(guī)范。如在一卡通系統(tǒng)的管理人員選擇上，要選派有較高思想素質(zhì)和責(zé)任心，工作細(xì)致認(rèn)真的員工。涉及安全工作，要有相應(yīng)的審批權(quán)限，要有兩個(gè)以上人員共同處理相互控制，并做好相關(guān)記錄，與安全管理有關(guān)的崗位和職務(wù)要實(shí)行定期輪換制度，并定期進(jìn)行培訓(xùn)，使得安全管理責(zé)任落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇蘇州 215137）

（責(zé)編：呂尚）