解放區(qū)各級人民政府的檔案工作是在邊區(qū)各級抗日民主政府秘書工作的基礎上發(fā)展起來的。抗日戰(zhàn)爭勝利后，各級抗日民主政府改為人民政府，政府機關職能加強了，因而建立與健全了一系列的秘書及檔案工作機構。特別是陜甘寧、晉察冀、晉冀魯豫、中原地區(qū)、華南地區(qū)、東北地區(qū)又成立了許多新的人民政府機構，使檔案工作在組織上、思想上、制度上和工作機構上發(fā)生了較大變化。各級人民政府的檔案工作是在黨的方針政策、在黨的機關秘書工作的業(yè)務指導下進行工作的。
　　檔案工作的組織機構。從1946年起，在各大區(qū)的人民政府內(nèi)先后設立了秘書廳，行署一級的人民政府設有秘書處或辦公室，專員公署和縣人民政府設有秘書處或秘書科。在政府系統(tǒng)的一些部委、廳、局等也設有秘書科、文書股，再小的單位一般的也有秘書、技術書記或文書?？梢哉f，在政府系統(tǒng)從上而下已經(jīng)形成縱橫交錯的秘書網(wǎng)。秘書廳中設有秘書處，秘書處在處長或主任領導下，秉承政府領導人的意志，負責秘書工作，處理例行公文，負責校對、監(jiān)印、保管檔案、會務工作和行政事務工作等等。秘書處內(nèi)設機構主要有秘書室、文書科、收發(fā)科、議事科、檔案科和人事科。依照分工檔案科負責文件、電報的校對、監(jiān)印和檔案的保管工作。除此之外，秘書室配備若干秘書，主要負責文件電報的起草和處理工作；收發(fā)科負責文件的收發(fā)、登記、運轉工作；議事科主要負責會務和會議記錄工作；人事科和行政科分別承擔行政事務和人事管理工作。
　　文書處理的主要特點。政府系統(tǒng)的文書處理環(huán)節(jié)有文件起草、送審、繕印、監(jiān)印、傳遞、登記、歸檔等等。其中檔案的歸類整理是其中必不可少的一個環(huán)節(jié)，因為任何一個環(huán)節(jié)出了問題都會直接影響整個文書處理工作的進行，所以，各級政府秘書部門都比較注意文書處理的環(huán)節(jié)。有些地方政府的秘書部門把文書處理的各個環(huán)節(jié)制成圖表，照圖辦事。政府系統(tǒng)公文處理是比較講究規(guī)格化和程序化的。各大區(qū)人民政府一般都規(guī)定了公文格式和處理程序。比如，1948年東北行政委員會發(fā)布有《關于保存公文》的決定，1948年華北人民政府企業(yè)部有《公文制度》的規(guī)定，1949年2月制定有《華北人民政府公文處理暫行辦法》等。這些規(guī)章制度中除了規(guī)定檔案保管制度外，還規(guī)定了辦文制度并對公文的名稱、格式等各個方面都做了要求。從現(xiàn)存的檔案來看，當時的公文用紙大小要求是一致的，每頁長為25生，寬為18.5生。書寫的文字要除去四邊，一般上下邊為3生，左右邊為2.5生。公文一律采取自右而左直行豎寫形式，每一行的行距為1.25生，其余的要求基本與現(xiàn)在的公文書寫無異。
　　中國人民解放軍的檔案工作是在軍事建設、軍事行動、戰(zhàn)役組織、政治思想、后勤供應等項工作中一直起著助手作用、參謀作用和上下級密切聯(lián)系的樞紐作用。在中國人民解放軍譜寫的不朽史冊中，秘書、檔案工作占有光輝的一頁。
　　檔案工作的組織機構。中國人民解放軍的檔案工作在當時也沒有獨立出來，也是秘書工作的一部分。中國人民解放軍的秘書工作機構是逐步健全的，到解放戰(zhàn)爭后期，已發(fā)展成為中國人民解放軍的秘書工作系統(tǒng)。這個系統(tǒng)在中共中央軍委秘書長領導下設有中共中央軍委辦公廳；軍委各級機關、中國人民解放軍總部以及兵團以上司令部和政治部的辦公廳、辦公室、秘書處；軍以下的機關也都建立了秘書科、機要科、保密室、秘書股、機要股等等。部隊秘書工作人員職務有秘書長、辦公廳主任、辦公室主任、處長、科長、股長、秘書、技術書記和文書。每一個機構都有明確的職能和任務。比如，1949年第一野戰(zhàn)軍政治部秘書處在《關于政治機關秘書處工作建設意見》（草案）中對秘書工作的職能和范圍作了詳細的規(guī)定。秘書處負責全部秘書工作業(yè)務，并“負責處理本機關某些日常業(yè)務問題”。秘書處的工作分對內(nèi)對外兩部分，對外負責上下行文的處理、業(yè)務指導和上下級機關的聯(lián)絡工作；對內(nèi)根據(jù)首長的指示，負責文書處理，特別是“慎重、仔細審閱下邊送呈的文件與報告，并提供處理意見”。同時還要負責文件的保管、收發(fā)和傳遞工作。
　　除了日常往來的公文檔案外，戰(zhàn)時還有大部分的電報檔案在機要工作部門進行保管。中國人民解放軍從中央軍委到各野戰(zhàn)軍都設有機要處，兵團和軍一般設有機要科。各野戰(zhàn)軍和大軍區(qū)的機要處一般的都與各中央局的機要處聯(lián)合辦公，或者是一套人馬兩個牌子。由于實行黨政軍機關一元化的領導，各野戰(zhàn)軍的首長，一般都兼任中共中央局的書記或副書記或常委，黨政軍首長常在一起辦公，所以，機要處也聯(lián)合在一起。比如，華東野戰(zhàn)軍司令部和中共中央華東局聯(lián)合組成的機要處，簡稱“華機”，經(jīng)常跟隨中共中央華東局行動，但全部承擔華東野戰(zhàn)司令部一切電訊業(yè)務。1949年5月上海解放，中共中央華東局去上海，第三野戰(zhàn)軍司令部留住南京，才分別成立了中共中央華東局辦公廳機要處和華東野戰(zhàn)軍和華東軍區(qū)機要處。其他大區(qū)機要工作與中共中央華東局和第三野戰(zhàn)軍機要處的離合幾乎是一樣的，只不過合與分的時間稍有先后而已。各中央局和各野戰(zhàn)軍的機要處的這種特殊地位除了它們是負責本地區(qū)黨政軍機關與上下級之間來往電報收發(fā)登記和重要電報檔案管理工作之外，機要處的特殊性還反映在，統(tǒng)一制訂全區(qū)使用的密碼及統(tǒng)一管理電臺等重要工作上。隨著戰(zhàn)時發(fā)展的需要，解放戰(zhàn)爭中后期，軍用和民用電訊工作逐漸分開。比如，1948年11月2日中共中央軍委給劉伯承、陳毅、鄧小平發(fā)去《統(tǒng)一成立中原電訊管理局》的電報，同年12月，中央軍委又發(fā)出《成立華北電訊局》的電報。電訊局負責接收和管理新解放區(qū)各種無線電器材公司、器材倉庫、電訊器材廠和其他電訊設備；組織民用電訊網(wǎng)，開展民用電訊業(yè)務和發(fā)展與國外的電訊聯(lián)絡工作。電訊局與機要處分工是：黨政軍內(nèi)部的電訊業(yè)務由機要處負責，民用電訊業(yè)務以及財政、鐵路等系統(tǒng)的電訊業(yè)務逐漸與部隊機要處脫離，由電訊局承擔。這對開展國家的電訊事業(yè)和保證我黨政軍的機密都起了極大的作用，同時，電報檔案中的非機密及民事檔案也從黨政軍電報檔案中分離出了很大一部分。
　　文書處理的主要特點。中國人民解放軍機關的文書處理工作是在緊張的軍事活動中進行的，一切要以迅速、準確、機密為準。自從楊尚昆同志擔任軍委秘書長之后，人民軍隊的秘書及檔案工作在組織上得到了加強，文書處理的質(zhì)量要求也大大提高了。戰(zhàn)爭時期由于局勢復雜和戰(zhàn)爭的緊迫性，許多簡單的問題往往以口頭指示的形式向下傳達，但凡是涉及方針政策等比較復雜的重大問題，僅憑口頭指示是不夠的，因為，口頭指示、口頭傳達三傳兩傳就走了樣，也不夠具體，而且使下級缺少文字依據(jù)。為此，1949年4月30日在《中共中央軍委關于高級領導機關應加強文字領導給華東、總前委的指示》中強調(diào)指出：“關于政策及工作方法的指示在你們高級領導機關方面來說，主要依靠寫報告，發(fā)通令，而不是依靠開干部會，不是依靠口講”。這樣，在中央軍委的統(tǒng)一要求下，以文件形式的指令大大增多了，形成的檔案數(shù)量也隨之與日俱增。在中央軍委下達了有關加強文字領導的指示后，中國人民解放軍總部和各野戰(zhàn)軍部隊的司令部、政治部、后勤部一般的都下達了文件對加強文字領導提出了具體的要求。除了要求部隊上傳下達要以文件形式轉發(fā)外，還強調(diào)文書處理工作的統(tǒng)一性、紀律性和技術性。這包括書寫公文的文字要求、文件紙張要求、文號要求、印章要求等等諸多方面。
　　對電訊人員的基本要求。檔案的管理工作在戰(zhàn)時不可能僅靠秘書處的同志全部承擔，由于環(huán)境的特殊性，電報檔案、機要檔案當時是由電訊、機要人員分別負保管職責的。中共中央和中央軍委在與各部隊相互聯(lián)絡、指揮作戰(zhàn)和進行軍事建設中經(jīng)常運用電報形式下達指示和命令，已達到預期目的。由于來往電報的形成、運轉、傳遞方式與文件不同，因而在承辦電報方法上與文書處理也不盡相同。同時，由于電報傳遞非常迅速，特別適用于軍事行動。所以，敵我雙方都在使用電報指揮作戰(zhàn)，也都想運用各種手段偵破對方密電，以獲取情報。這樣隨著電報檔案的增多，作為電報承辦環(huán)節(jié)之一的電報檔案保管也凸顯了其越發(fā)的重要性。由于電訊業(yè)務是我軍相互聯(lián)絡的重要手段，因此，對電訊工作、電訊人員也提出了更高的要求。據(jù)1947年9月15日《中央軍委關于情報保密辦法的幾項補充規(guī)定》記載：國民黨軍方已經(jīng)得到了我方來往電報的工作格式。比如，電報的格式、電臺的聯(lián)絡用語、電報密碼使用和變化以及電報的署名者“用姓不用名”等等。國民黨的國防部得到了這些情報，并已通令其隸屬各部隊。為防止敵軍進一步破壞，中共中央軍委接連向我軍各部隊和各中央局、分局發(fā)出一系列的指示和決定，要求各部隊、各機關所有辦報人員特別注意保密，警惕敵人盜竊情報，并對承辦電報的工作人員提出以下幾點基本要求。
　　
　　首先，加強對辦報工作的領導。中國人民解放軍各機關各辦報人員必須在部隊首長、秘書長或參謀長直接領導下進行辦報工作。各級作戰(zhàn)部門和機要部門的負責人必須認真負起處理電報的工作責任。在周恩來親筆起草的《中央軍委關于情報保密辦法的幾項補充規(guī)定》中要求各部隊領導人對機要人員和承辦電報的參謀人員加強政治教育，提倡階級氣節(jié)，嚴密軍事行動，注意電報的安全。要求全軍必須把電臺分成公開電臺和秘密電臺。電報也必須分密碼電報、普遍機密電報和明碼電報三種。電報的機密等級要由部隊各級首長批示確定。參謀長對通報、收電、密碼的使用、電臺的工作、電報檔案的管理等“應負領導、監(jiān)督、檢查和保證之責”。其次，參謀人員處理文電的守則。各野戰(zhàn)軍部隊來往電報，除了部分由首長親拆親辦外，大部分電文由參謀人員直接處理。為使參謀人員準確、及時處理電報，以利部隊工作的進行，1948年12月15日中國人民革命軍事委員會總參謀長周恩來再次命令公布《機要規(guī)則》，其中有以下幾條主要內(nèi)容：一是，承辦電報的參謀人員，必須提高政治覺悟，接收黨組織的政治審查，執(zhí)行《機要規(guī)則》，遵守保密紀律。對政治上不符合做機要工作的人員，應調(diào)離機要工作崗位；凡違反《機要規(guī)則》者，要視情節(jié)輕重給予處理。二是，所有承辦電報的參謀人員，對自己承辦的機密文電“均需嚴密保管，不得遺失；對其所知之機密問題，均需嚴守秘密，不得外泄”。各部隊的機要處、機要科、機要室和作戰(zhàn)室也必須指定專人管理機密文件和電報，“進一步研究科學分類方法，建立檔案”。三是，參謀人員和機要人員，收到機密文電后，立即進行詳細登記，然后送領導審閱，根據(jù)領導的批示分別處理。在處理電報過程中不僅要有登記手續(xù)，而且要有交接手續(xù)，以便責任分明。每個承辦電報的參謀人員，必須將自己手頭上的機密文電編制兩份目錄，一份自己保存，一份交直接領導者存查。四是84c9686f44d205f72ca5743107747df8，一切承辦電報的人員，只能在辦公室內(nèi)承辦，不得將機密文電隨身攜帶到辦公室外。辦理完畢后，要立即將電報退還機要部門保管。五是，各級承辦電報的參謀人員不論是寫文章，發(fā)信件，都必須保守軍事秘密。個人的日志不能記錄機密事項，個人保管的機密文電不得私自給別人閱讀。承辦機要文件和電報的參謀人員和機要人員在調(diào)離本職工作時，必須將自己經(jīng)手辦理的保管的文電檔案向領導移交，移交不清不得調(diào)離。
　　在中央軍委發(fā)出《機要規(guī)則》后，為嚴格按制度辦事，1949年1月1日中共中央軍委又發(fā)布了《機要制度》，其中對機要、電報檔案管理方面的補充規(guī)定主要有以下幾點：一是，集中管理密碼和處理電報。各部隊已經(jīng)使用的密碼由電臺隊長集中管理，準備使用的密碼由機要科長或機要處長管理，機密的業(yè)務材料由機要部門負責人親自管理。為了集中統(tǒng)一管理電報檔案，中央軍委同意各野戰(zhàn)軍和兵團的機要處增設一機要秘書，負責管理電報工作。二是，不必留存的電報檔案實行嚴格登記和監(jiān)燒制。一切作廢的密電碼，一切不需保存的來往電報必須詳細登記號數(shù)、時間、內(nèi)容等等，然后經(jīng)首長批準銷毀。一切作廢的電報底稿也可以銷毀，但要“實行二人監(jiān)燒”。此外，還規(guī)定了逐級檢查制定、定期報告制度等等?？傊?，中央軍委對全體機要人員和所有辦報人員，在政治上關心、生活上愛護，工作上嚴格要求，使電訊工作有層次、有秩序、準確、及時、安全的開展起來，保證了黨中央、中央軍委與各部隊、各地方聯(lián)絡暢通，嚴守了黨的各項機密，確保了各種檔案的安全，完成了人民軍隊所擔負的重要使命。