摘 要： 怎樣把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是檔案人應(yīng)該思考的問題。作者就公司的檔案制度陳舊、管理不規(guī)范、收檔難等問題進(jìn)行分析，并提出了解決措施。以完善的檔案制度作為基礎(chǔ)、準(zhǔn)則，以各部門檔案人員網(wǎng)絡(luò)為手段，采取多種方式宣傳貫徹檔案知識，以及使用項目作業(yè)的模式進(jìn)行收檔，可以更好地提高檔案歸檔率，并為檔案室接受檔案打下基礎(chǔ)；使用信息化手段能夠使檔案的信息流通快捷并最大化。
　　關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案 檔案管理工作 規(guī)范化 歸檔率 信息流通使用最大化
　　
　　作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)信息資源的基本形式，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的性質(zhì)其實(shí)就是知識管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實(shí)體安全的同時，有效開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的歷史查考、管理經(jīng)驗積累與法律憑證作用，更好地為公司業(yè)務(wù)開展及客戶提供檔案信息服務(wù)。但是怎樣能把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問題。我對本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進(jìn)行剖析，與大家共享。
　　我在檔案統(tǒng)計中發(fā)現(xiàn)，檔案保管和收集整理存在諸多問題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時。歸檔范圍里面明確提到的應(yīng)歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現(xiàn)3年的斷檔，運(yùn)營管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規(guī)范化工作做得不夠。以前已入庫檔案有些未作規(guī)范整理；檔案的頻繁翻閱對原件會造成較大破損，借出信息不全面，導(dǎo)致原件歸還時錯位；對檔案庫房也缺乏檔案安全防護(hù)措施和實(shí)施規(guī)范，導(dǎo)致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時間，但是在利用信息這一塊占的時間也與整理占有同樣的比重，因為檔案保管均為紙質(zhì)的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費(fèi)了時間，又給檔案的保管帶來了隱患。用百分比來說明：公司的人員一般要用80%時間來收集信息，20%時間用于決策。
　　為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規(guī)范化和歸檔率提升計劃。結(jié)合文件規(guī)范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內(nèi)分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經(jīng)過近一年的持續(xù)努力，檔案規(guī)范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來，我們的經(jīng)驗主要有以下幾點(diǎn)。
　　一、明確目標(biāo)，堅持信念，突破重點(diǎn)。
　　原始檔案具有維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和法律權(quán)益，同時檔案是承載企業(yè)信息、提供精準(zhǔn)經(jīng)營數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)拓展、科技活動的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以說檔案管理無小事，任何一點(diǎn)缺失，對某一特定事件來講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進(jìn)中始終堅守著要把這項重要工作做好的信念。根據(jù)現(xiàn)狀設(shè)定了非常明確、具體的目標(biāo)，充分設(shè)想到了各種困難，劃定了工作重點(diǎn)，并為此做了精心的任務(wù)分解。我們首先解決了其中最為關(guān)鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問題，成功地打開了工作的突破口。
　　二、完善檔案制度。
　　由于公司負(fù)責(zé)檔案分級管理的人員并非專業(yè)檔案人員，往往對于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和公司的架構(gòu)體系重新完善了《檔案管理程序》等多個檔案制度。為了使制度既有指導(dǎo)性和實(shí)用性，又符合公司的架構(gòu)體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構(gòu)、職位、文件產(chǎn)生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經(jīng)理和檔案人員溝通確認(rèn)，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來。事實(shí)證明，擬定更全面的《檔案密級分類》《檔案歸檔范圍》和《庫房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學(xué)及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫房的隱患降到了最低，同時也讓檔案管理人員在操作時有了準(zhǔn)確的依據(jù)。
　　三、建立充分的組織保障。
　　這樣的檔案庫存量，這樣大的檔案問題，只靠一個檔案部門、一個專業(yè)檔案管理員的力量，是無法應(yīng)對的。為此我們組建了檔案規(guī)范化和歸檔率提升的項目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進(jìn)小組，發(fā)動、建立起了一個覆蓋全公司各個檔案使用、搜集部門的項目推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)。這為我們下一步推進(jìn)實(shí)施工作奠定了充分的人力基礎(chǔ)。
　　四、充分理解各部門的難處，在推進(jìn)過程中，更多采用的是培訓(xùn)、幫扶的辦法，而不是簡單地跟催。
　　在檔案管理的整個過程中，最難的是收集。我在收集的過程中，充分了解各部門的收集和整理的難點(diǎn)，按照實(shí)際的難度系數(shù)來制訂檔案收集整理計劃，遵循計劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進(jìn)行。同時采取比、學(xué)、趕、幫的工作方法，充分調(diào)動每個參與者的積極性，讓檔案基礎(chǔ)較弱的同事到檔案室參觀學(xué)習(xí)，逐一分步講解，對已移交的檔案反復(fù)核查指導(dǎo)。短短不到一年的時間，接收檔案500卷（不含財務(wù)檔案），整理檔案共334卷。這些成績是檔案室有史以來接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
　　五、整個檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業(yè)務(wù)部門帶來增益服務(wù)的原則來實(shí)施。
　　結(jié)合5S概念，將各部門堆積無序的文件重新整理。對于經(jīng)常查閱的合同檔案和工程檔案都按規(guī)范模式整理，減少了查詢文件的時間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達(dá)到了增益的效果，同時也贏得了各部門的重視和大力配合。
　　六、加強(qiáng)交流與溝通。
　　千方百計建立交流溝通渠道。例如通過檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對檔案知識、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對檔案工作推進(jìn)進(jìn)度及情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤公布，進(jìn)一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識；組織分級檔案管理員去做得好的分級管理部門學(xué)習(xí)參觀，分享他們的檔案整理經(jīng)驗，讓大家在相互交流中互幫互學(xué)，形成良好的比、學(xué)、趕、幫的工作氛圍。
　　七、建立檔案信息化平臺。
　　建立完善的檔案信息系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行信息化，使用電子檔案軟件管理檔案。通過有效的授權(quán)和審批管理，檔案查閱者坐在自己的電腦前，就可以方便地查閱到準(zhǔn)確的檔案信息。既減少了檔案的耗損，又節(jié)省了檔案查閱者的時間，從而提高了檔案的利用率，提升了整個檔案管理工作的效率，對移動辦公的實(shí)現(xiàn)也是一個很大的推進(jìn)。憑借這一良好的信息建設(shè)基礎(chǔ)，員工可以用最快捷的方法獲得其工作所需要的信息資料，讓員工潛力的發(fā)揮再也不受到信息資料缺乏的限制，同時讓檔案的信息流通最大化。
　　正是運(yùn)用這些方法，公司檔案制度得以完善，檔案歸檔工作效率突飛猛進(jìn)，檔案工作步入正軌，同時檔案的大批量收集和信息流最大化流通讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案的重要性，并得到了領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。