摘 要： 在Office套件中的各個(gè)應(yīng)用軟件之間都存在互動(dòng)的關(guān)系，在各個(gè)應(yīng)用程序之間可以互相傳遞信息，合理巧妙運(yùn)用各種辦公軟件，可以大大提高工作效率和工作質(zhì)量。本文針對(duì)考題中的多余空行的刪除給出解決方案。
　　關(guān)鍵詞： Word Excel Access 多余空行
　　
　　1.提出問(wèn)題
　　小王是一個(gè)積極上進(jìn)的青年，參加了黨課學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)了一張光盤(pán)，是與黨課教材配套的一個(gè)考試系統(tǒng)，以幫助復(fù)習(xí)相關(guān)知識(shí)，光碟里自帶1000道選擇題，500道填空題，113道簡(jiǎn)答題，21道論述題。小王苦于沒(méi)有電腦，無(wú)法經(jīng)常使用考試系統(tǒng)。小王想能將考試系統(tǒng)中的題目轉(zhuǎn)換成Word的格式，然后打印出來(lái)。這樣即使沒(méi)有電腦，也能學(xué)習(xí)和復(fù)習(xí)。
　　打開(kāi)光盤(pán)，其中有一個(gè)執(zhí)行文件，雙擊這個(gè)執(zhí)行文件，就可運(yùn)行考試系統(tǒng)，可以進(jìn)行各類題型的考試。光盤(pán)中還有一個(gè)data文件夾，其中的文件沒(méi)有后綴，無(wú)從得知文件類型，但可用Word和Excel打開(kāi)，所有的考題及答案都在這個(gè)data文bf62baa59eec20bba92a0693a607c9b3件夾中，這可把小王樂(lè)壞了。誰(shuí)知打開(kāi)data/file1文件一看，每?jī)深}之間留有一些空行，有的留有2、3行空行，有的留有4、5行空行，空行行數(shù)不等，沒(méi)有規(guī)律，也沒(méi)有題號(hào)，如圖1所示。如何快速去除多余的空行，并給題加上序號(hào)呢？
　　2.解決問(wèn)題
　　2.1存為Excel文件格式
　　將data文件夾中的“file1”文件用Excel打開(kāi)，只有一張工作表file1，在工作表file1中，在第一題上插入一行，在A1單元格輸入字段名“考題”，另存為xls格式的工作簿文件“file1.xls”。
　　2.2去掉空行
　　方法一：利用高級(jí)篩選去掉空行
　　在第一行的上面插入2行，用于鍵入篩選條件。在A1單元格輸入“考題”，在A2單元格輸入“=""”。如圖2所示。
　　單擊【數(shù)據(jù)】|【篩選】|【高級(jí)篩選】命令，打開(kāi)【高級(jí)篩選】對(duì)話框，【方式】選擇默認(rèn)選項(xiàng)，表示在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果；【列表區(qū)域】和【條件區(qū)域】都可以通過(guò)拾取按鈕 ，在數(shù)據(jù)清單中選定相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域。單擊【確定】按鈕。
　　插入一個(gè)工作表，名為“選擇題”，從file1工作表的A3單元格開(kāi)始，將篩選結(jié)果復(fù)制到“選擇題”工作表中。此時(shí)，多余的空行已刪除了。
　　在“選擇題”工作表的A列的左邊插入一列，字段名為“序號(hào)”。
　　方法二：利用Access的刪除查詢?nèi)サ艨招?br/>　　將Excel文件導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫(kù)中。打開(kāi)Access，建立一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)，在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中右擊鼠標(biāo)，在出現(xiàn)的快顯菜單中選擇“導(dǎo)入……”，打開(kāi)“導(dǎo)入”對(duì)話框。在導(dǎo)入對(duì)話框的“文件類型”框中選擇“Micrsoft Excel（*.xls）”文件類型，在“查找范圍”框中找到導(dǎo)入的文件。單擊“導(dǎo)入”按鈕，打開(kāi)“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谝粋€(gè)對(duì)話框，在該對(duì)話框中選中“第一行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，單擊“完成”。得到數(shù)據(jù)庫(kù)表“file1”，其中有“ID”和“考題”兩個(gè)字段。如圖3所示。
　　將數(shù)據(jù)庫(kù)表中的考題字段中值為空值的記錄刪除。打開(kāi)查詢“設(shè)計(jì)”視圖，將“file1”表添加到查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖上半部分的窗口中。單擊工具欄上的“查詢類型”按鈕 右側(cè)向下箭頭按鈕，然后從下拉列表中選擇“刪除查詢”選項(xiàng)。雙擊字段“考題”，在“考題”字段的“條件”行中鍵入“IsNull”，如圖4所示。單擊工具欄上的“運(yùn)行”按鈕 ，在出現(xiàn)的提示框中選擇“是”。
　　將數(shù)據(jù)庫(kù)表“file1”導(dǎo)出成Excel表。在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中右擊數(shù)據(jù)庫(kù)表“file1”，在出現(xiàn)的快顯菜單中選擇“導(dǎo)出…”，打開(kāi)“將file1文件導(dǎo)出為”對(duì)話框。在此對(duì)話框的“保存類型”框中選擇“MicrsoftExcel97-2003（*.xls）”文件類型，確定導(dǎo)出文件保存的位置，單擊“全部導(dǎo)出”。
　　2.3為考題加上序號(hào)
　　由于選擇題的題目和A~D四個(gè)答案各占一行，也就是共占5行。因此，可在A2單元格輸入公式“=IF(MOD(ROW()，5)=2，INT(ROW()/5)+1，"")”，然后向下填充，則在每題的題目前加上了序號(hào)。
　　2.4將文件另存為file1.txt的文件
　　在Word中打開(kāi)file1.txt文件，略作編輯就可打印了。
　　3.結(jié)語(yǔ)
　　文中介紹的刪除多余空行的解決方案非常適合于純文本的形式，但對(duì)于文中有圖、文、表格混排的就不適用了。
　　Office的每一個(gè)組件各有所長(zhǎng)，Word在處理文字方面有著超強(qiáng)的功能，Excel在處理數(shù)值方面有著獨(dú)特的功能，Access在處理數(shù)據(jù)方面又有其獨(dú)到之處。合理巧妙地將這些組件結(jié)合在一起工作，共享數(shù)據(jù)資源，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，能使許多復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，并可以大大地提高工作效率。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
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　?。?］教育部考試中心.全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí)教程——Access數(shù)據(jù)庫(kù)程序設(shè)計(jì)2010版［M］.北京：高等教育出版社，2009.10.