【摘要】 隨著我國政治經(jīng)濟體制改革的不斷深入，信息化建設(shè)已經(jīng)成為全社會發(fā)展的必然趨勢。作為高校信息化建設(shè)重要組成部分的高校財務(wù)檔案，盡管其信息化建設(shè)取得了一定成就，但受管理人員業(yè)務(wù)水平不高、意識不強、管理機構(gòu)不完善等客觀因素的影響，當(dāng)前我國高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)進程中尚存諸多不足之處。文章針對高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題作一深入思考及建議。
　　【關(guān)鍵詞】 新時期；高校；財務(wù)檔案；信息化；建設(shè)；思考
　　
　　一、高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)勢在必行
　　
　　《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確將檔案信息化建設(shè)作為一項戰(zhàn)略性任務(wù)。作為誕生“科技生產(chǎn)力”的搖籃、傳播先進文化主要陣地的高等學(xué)校，盡管在檔案信息化工作中取得了一定的成績，但與《規(guī)劃》要求尚有很大距離，“隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及在高校管理中的應(yīng)用，高校電子文件呈現(xiàn)出無序性、易逝性、更新快等特點?！边@就要求高校檔案管理人員要深入研究高校檔案信息化建設(shè)中遇到的一些實際問題，找出切實可行的解決辦法。高校財務(wù)檔案是高校檔案管理中的重要組成部分，高校財務(wù)檔案的信息化進程對整個高校檔案信息化建設(shè)有著舉足輕重的作用。全面實現(xiàn)檔案管理信息化，是高校財務(wù)檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化與社會發(fā)展的必然要求，也是提升財務(wù)檔案服務(wù)水平的必然要求。高校財務(wù)檔案的含義是在高校教學(xué)工作、科研工作、教學(xué)管理和學(xué)校的發(fā)展建設(shè)中，學(xué)校各級部門和其下屬單位形成的有著保存價值的各項財務(wù)收入與支出的資料。通過使用信息化的設(shè)備、手段和財務(wù)檔案管理人員的努力，現(xiàn)在高校財務(wù)檔案管理已基本實現(xiàn)了利用計算機進行處理和存儲，實現(xiàn)了財務(wù)檔案的電子化，不但實現(xiàn)了高速的信息傳遞，也提高了檔案使用和管理的效率。但因種種主客觀因素，高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)并非一帆風(fēng)順。面對當(dāng)前我國高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，我們應(yīng)從加強組織領(lǐng)導(dǎo)，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘、整理和采集，提高檔案使用效率，建立健全高校財務(wù)管理制度，加強財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)，提升財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)等方面來完善財務(wù)檔案信息化建設(shè)。
　　
　　二、阻礙高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化進程的主要因素
　　
　?。ㄒ唬└叩葘W(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)沒有得到足夠重視
　　由于思想觀念等因素的影響，部分高等學(xué)校負責(zé)人沒有真正從思想上認識到財務(wù)檔案信息化工作的重要性，領(lǐng)導(dǎo)信息化意識不強，勢必影響到高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的進度、深度和力度。一些領(lǐng)導(dǎo)對科學(xué)管理觀念的理念與意識的薄弱，導(dǎo)致在資金、人才、設(shè)施等方面的支持力度不夠，使高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化這項工作得不到應(yīng)有的保障，從某種意義上來講，一定程度上消弱了這項工作的有力進展。
　　（二）高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范
　　高校財務(wù)檔案信息化概念的提出雖然已經(jīng)十幾年了，一些相關(guān)主管部門盡管也曾零敲碎打地制訂了并不系統(tǒng)的規(guī)章制度，但檔案信息化建設(shè)畢竟是一個新興事物，人們對舊的理念和觀念已經(jīng)有了很深的根基，因而在實際工作中，財務(wù)檔案信息化的理論并沒有與實踐有機結(jié)合。幾乎所有的高等學(xué)校財務(wù)信息化工作都是從一張白紙開始的，缺乏可以照搬的經(jīng)驗和標(biāo)準(zhǔn)范例，使得高等學(xué)校的財務(wù)人員產(chǎn)生畏難情緒，一定程度上阻礙了這項工作的有力推進。
　?。ㄈ└叩葘W(xué)校財務(wù)檔案管理人員缺乏相應(yīng)知識
　　毋庸置疑，經(jīng)過漫長的變革與發(fā)展，高等學(xué)校財務(wù)管理人員的素質(zhì)已經(jīng)有了很大改觀，在學(xué)歷、職稱等方面已經(jīng)基本符合崗位要求。但是，長期以來所形成的工作慣性，使得他們在業(yè)務(wù)上僅僅重視財會理論與實踐的學(xué)習(xí)與研究，而對檔案業(yè)務(wù)特別是檔案信息化這項工作的重視程度沒有提升到一定的高度。導(dǎo)致一些財會從業(yè)人員觀念陳舊，對高校財務(wù)檔案信息化工作認識簡單化、隨意化、粗放化。另外，因為職責(zé)不清，相關(guān)部門對高校財務(wù)人員缺乏培訓(xùn)和指導(dǎo)，對高校財務(wù)人員檔案信息化管理人才的培養(yǎng)顯得滯后。因為學(xué)科交叉的客觀因素，既熟悉財務(wù)和檔案，又能將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化、信息化處理的復(fù)合型人才更加匱乏。
　?。ㄋ模└叩葘W(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)模糊
　　高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)看似簡單，似乎僅僅是財務(wù)管理部門自己的事情，頂多把檔案管理部門牽涉進來。有些學(xué)校財務(wù)檔案信息化的管理缺乏學(xué)校黨委和行政的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校各黨群機構(gòu)和管理部門以及院系在財務(wù)檔案信息化進程中沒有盡到應(yīng)盡義務(wù)，配合工作不到位，行動上拖拖拉拉，甚至于上至黨委書記、校長，下至師生員工對財務(wù)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)非常模糊。
　　
　　三、高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化構(gòu)建策略
　　
　　（一）建立健全高校財務(wù)檔案信息化管理制度
　　要站在科學(xué)發(fā)展觀的高度，建立健全高校財務(wù)檔案信息化管理制度。俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”，“安全保障，制度先行”。要以財務(wù)管理部門和檔案管理部門為主，相關(guān)部門與單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結(jié)合實際，從實踐中來，到實踐中去，制訂一系列切實可行的高校財務(wù)檔案信息化管理制度。比如對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)備份制度、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)要實現(xiàn)物理隔離制度等等。類似的如國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中“至少一式兩套，一套封存，一套供查閱使用”的要求等等。
　?。ǘ┣袑嵧晟片F(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　檔案信息化過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是重中之重，它決定了檔案信息化建設(shè)的成敗與水平。我們所謂的基礎(chǔ)設(shè)施包括計算機、存儲器、操作系統(tǒng)、路由器、交換機、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包含硬件平臺建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而成功的關(guān)鍵在于軟件建設(shè)。這里的軟件指系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件是用計算機本身的邏輯功能，來方便使用者管理和使用計算機系統(tǒng)中各項資源的程序，它包括計算機監(jiān)控管理程序、語言翻譯程序、調(diào)試程序、數(shù)據(jù)庫管理程序、存儲與安全管理程序、操作系統(tǒng)等。而應(yīng)用軟件是指能夠方便使用者解決具體應(yīng)用問題的程序，它包括電子文件管理系統(tǒng)軟件、檔案信息管理軟件等。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，應(yīng)在硬件建設(shè)與軟件建設(shè)之間形成平衡，特別是設(shè)計和開發(fā)應(yīng)用軟件時，要力求完美，做到精益求精。只有完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能使檔案信息化工作健康、穩(wěn)步、高效地向前推進。
　　（三）進一步做好檔案網(wǎng)站的建設(shè)
　　建設(shè)檔案網(wǎng)站是實現(xiàn)檔案信息化的重要一步，也是高校檔案面向社會、共享信息的重要渠道。在建設(shè)檔案網(wǎng)站時，要注意突出檔案網(wǎng)站的專業(yè)職能。第一，完善服務(wù)功能。檔案網(wǎng)站應(yīng)設(shè)計專項服務(wù)，便于社會公眾查詢檔案信息，使相關(guān)用戶能夠利用便捷的網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息，并在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)檔案信息的下載與傳輸。第二，突出宣傳功能。檔案網(wǎng)站要著力宣傳檔案工作、檔案機構(gòu)的職業(yè)形象，擴大檔案工作的社會影響力，提高群眾對檔案工作的認識，推動檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。第三，加強交流功能。檔案網(wǎng)站要設(shè)計用戶專區(qū)，拉近檔案機構(gòu)與群眾的距離，及時收集了解群眾對檔案信息的需求，有針對性地提高檔案服務(wù)水平和檔案管理能力。
　?。ㄋ模┘訌娯攧?wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)
　　采集財務(wù)檔案信息并建立網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道，最終是要讓各級領(lǐng)導(dǎo)、管理部門、財務(wù)人員來進行具體運用。由于信息多，對保障提出的要求也高，僅靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗來管理效率較低，必須形成一個以先進的且較高智能化的輔助決策系統(tǒng)。這種決策系統(tǒng)以計算機科學(xué)、行為科學(xué)、管理科學(xué)、控制論為理論基礎(chǔ)，以經(jīng)濟數(shù)學(xué)、人工智能技術(shù)、計算機技術(shù)為手段，對檔案管理中遇到的問題提出多種解決方案，并提供各種方案的對比分析與優(yōu)化建議，把定性分析與定量分析有機結(jié)合在一起，讓財務(wù)保障的決策水平和質(zhì)量得到有效提高，為高校繁重的檔案管理工作提供有力保障。
　　
　　（五）強化財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育工作
　　根據(jù)業(yè)務(wù)需求，本著分階段、分層次的原則，特別是對財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)和使用新設(shè)備、新技術(shù)、新方法的培訓(xùn)更要重點加強，以提高財務(wù)檔案人員運用信息技術(shù)和信息手段的意識和能力。首先，要注重培養(yǎng)更加專業(yè)的信息研究與分析、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與維護、信息處理、數(shù)字化加工與管理、數(shù)據(jù)庫維護、信息服務(wù)等方面的高層次人才。其次，隨著信息技術(shù)的日新月異，檔案工作中新的問題、新的技術(shù)不斷出現(xiàn)，這些都要求檔案工作人員要不斷補充與更新自身的專業(yè)知識，完善自己的知識體系。另外，要針對財務(wù)檔案管理人員的工作特點制定相關(guān)的績效考核評價標(biāo)準(zhǔn)，及時表彰在財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作中表現(xiàn)突出的單位和個人。同時，還要為專職提供計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息化技術(shù)支持的工作人員進行檔案工作、財務(wù)工作的知識和技術(shù)的基本培訓(xùn)，幫助他們了解、掌握財務(wù)檔案工作的基本規(guī)律和常識，以便更好地為財務(wù)檔案信息化建設(shè)中提供更加有效的技術(shù)支持。
　?。┰谛畔⒒ㄔO(shè)進程中做好技術(shù)防范
　　信息化建設(shè)中涉及的新技術(shù)如同雙刃劍，既支撐了信息化的應(yīng)用和發(fā)展，也帶來了不少難解決的問題。檔案的最大特點之一就是其保密性，高校財會檔案也無法超越這個范疇，所以，在高校財務(wù)檔案信息化進程中，做好技術(shù)防范是重中之重的頭等大事。在網(wǎng)絡(luò)運行中，要加強措施，運用有效手段和技術(shù)，防范各類計算機病毒、網(wǎng)上黑客等不良因素的干擾和破壞。檔案信息化進程中，各類新技術(shù)、新手段更新變化比較快，運用這些新技術(shù)和新手法，使工作進度加快，既方便又快捷。但同時，也面臨著使用者對信息的歸宿關(guān)心不夠等問題，導(dǎo)致信息化過程中造成電子文檔或者電子文件丟失現(xiàn)象，為高校財務(wù)工作者帶來不必要的麻煩，甚至嚴重的，還會給高等學(xué)校自身帶來一定的經(jīng)濟損失。
　　建立檔案的目的在于利用，實現(xiàn)高校財務(wù)檔案管理信息化可以讓財務(wù)檔案得到充分有效的利用。將高等學(xué)校原來存放的紙質(zhì)檔案通過信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入至數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫，既增強了高等學(xué)校財務(wù)檔案信息的完整性和安全性，又有效降低了財務(wù)和檔案等相關(guān)管理人員的勞動強度。另外，可以向?qū)?yīng)群體提供遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索等有效的服務(wù)，還可以利用電子郵件等對財務(wù)檔案信息的咨詢服務(wù)。檔案信息化水平的高低，是衡量高等學(xué)校檔案管理是否邁上現(xiàn)代化管理快車道的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化工作，是高等學(xué)校檔案管理信息化工作的重要組成部分。在高等學(xué)校負責(zé)人及全體師生的共同努力下，高校財務(wù)管理部門和檔案管理部門要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，把高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作打造成為高校檔案信息化建設(shè)中的一個亮點，在實際工作中，積極探索出一條“收集渠道暢通、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效”的檔案管理服務(wù)模式，努力為高等教育事業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
　　
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