郭 欣

GUO Xin

（武漢理工大學(xué) 管理學(xué)院，武漢 430070）

0 引言

信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了科技、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，而科技、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步又為信息工作實(shí)現(xiàn)技術(shù)的變革創(chuàng)造了有利條件。近年來(lái)，人們不斷的把新技術(shù)引入信息領(lǐng)域，使全社會(huì)的信息管理、信息檢索、信息分析達(dá)到了新的境界，推進(jìn)了人類文明和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有力地促進(jìn)了社會(huì)的進(jìn)步。實(shí)踐證明，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)技術(shù)的利用能夠帶來(lái)龐大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，但是開發(fā)一個(gè)信息系統(tǒng)，必須有一定的基礎(chǔ)，即必須具備一定的條件和合理的應(yīng)用這些系統(tǒng)的條件。否則的話，這不僅不能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，反而會(huì)造成企業(yè)資源的極大浪費(fèi)。對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，尤其是中小企業(yè)，這些是必須考慮的。

1 企業(yè)需要管理信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)是一種進(jìn)行組織和管理的手段，它是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的。信息系統(tǒng)可以從不同側(cè)面滿足企業(yè)單位各個(gè)管理層次的信息需求，以使企業(yè)的管理活動(dòng)更加科學(xué)有效。信息是正確經(jīng)營(yíng)決策的基礎(chǔ)，管理人員要做出正確的決策，除了憑借個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和理性判斷外，還需要大量正確、及時(shí)、可靠的信息。信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以提高管理決策的準(zhǔn)確性，而且可以加強(qiáng)預(yù)測(cè)功能。

首先，我們可以看出信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以節(jié)省時(shí)間成本，時(shí)間成本是信息化時(shí)代的概念。節(jié)省時(shí)間成本可以加快資金的周轉(zhuǎn)，信息系統(tǒng)可以大大壓縮企業(yè)單位與市場(chǎng)的時(shí)間和空間，能夠提高產(chǎn)出受益。原本要花費(fèi)幾小時(shí)或者幾天的查詢的資料以及分析上千份資料的工作，現(xiàn)在通過(guò)信息系統(tǒng)幾秒就能完成。

其次，信息系統(tǒng)可以使企事業(yè)單位獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。近年來(lái)許多管理者都意識(shí)到信息管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)收集到提高銷售和市場(chǎng)技巧方面的數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)降低內(nèi)部成本、防止客戶流失、緊固供應(yīng)商。信息管理系統(tǒng)是可以使公司具有強(qiáng)力競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的優(yōu)勢(shì)工具。

再者，信息管理系統(tǒng)改變了人們的工作方式，使管理體制更加合理化。管理者可以直接通過(guò)信息系統(tǒng)直接收集數(shù)據(jù)，減少了不必要的時(shí)間花費(fèi)。而且信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)資料能夠保證質(zhì)量和數(shù)量，增強(qiáng)了決策者的決策能力。信息系統(tǒng)的引入使管理的分散化向集中管理轉(zhuǎn)化。使得組織的機(jī)構(gòu)扁平化。很明顯的企業(yè)部門組織的層次減少了，形成了部門間有機(jī)的結(jié)合。管理人員的權(quán)利再分配，信息系統(tǒng)改變了組織的管理層次，保證高層管理者能夠迅速對(duì)決策后果進(jìn)行評(píng)價(jià)和取舍。

總的來(lái)說(shuō)，信息系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)對(duì)于信息處理的要求，可以使企業(yè)管理人員從繁瑣、重復(fù)的事物中解脫出來(lái)，去從事信息分析判斷和決策等真正的信息處理工作，其結(jié)果必定提高各級(jí)管理人員的素質(zhì)和管理水平。從以上我們可以看出，信息系統(tǒng)可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，雖然有時(shí)這些要過(guò)好一陣才能反映出來(lái)，但是直接的經(jīng)濟(jì)效益是顯著的。

2 企業(yè)信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的必要基礎(chǔ)

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，業(yè)務(wù)人員對(duì)此積極

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人能否對(duì)信息管理系統(tǒng)準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)及對(duì)信息系統(tǒng)的重視程度是信息系統(tǒng)開發(fā)的關(guān)鍵。當(dāng)然這也是信息系統(tǒng)能否在管理中發(fā)揮其真正實(shí)效的關(guān)鍵所在。信息系統(tǒng)涉及到管理體制，管理方法的改革，人員的調(diào)配，機(jī)構(gòu)的調(diào)整，各業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)等等重大問(wèn)題。如果這些事情沒有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的同意和決定，許多事情是很難決定的。國(guó)內(nèi)外的許多企業(yè)實(shí)踐表明，如果企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)直接重視信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，那么信息系統(tǒng)便會(huì)在企業(yè)的各個(gè)管理層次發(fā)揮作用，企業(yè)能得到較好的實(shí)效。但是如果僅僅是中層的人員參與，那么這個(gè)信息系統(tǒng)只能會(huì)淪為作業(yè)層的管理工具，很難獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。

業(yè)務(wù)人員的積極性也是非常重要的因素，系統(tǒng)開發(fā)階段需要他們介紹業(yè)務(wù)，提供數(shù)據(jù)，積極配合并且他們也是新系統(tǒng)的檢驗(yàn)者，在新系統(tǒng)建立之后他們將是使用者和操作者。他們的業(yè)務(wù)水平，工作習(xí)慣和對(duì)這個(gè)新系統(tǒng)的積極性都將直接影響系統(tǒng)的使用效果和生命力。為此必須對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳，使他們能積極配合。

2.2 完整準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和規(guī)范化的基礎(chǔ)工作

信息系統(tǒng)將大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行高速準(zhǔn)確的加工處理，變?yōu)閷?duì)企業(yè)有用的信息。但是只有準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)輸入才能反映出企業(yè)的客觀情況，得到具有重要意義的結(jié)果。如果經(jīng)營(yíng)管理不善，數(shù)據(jù)輸入不準(zhǔn)確，不完整，那么輸入的就是一堆垃圾數(shù)據(jù)，其結(jié)果也不會(huì)是好的。因此信息管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)需要管理工作程序化，業(yè)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化，報(bào)表等各項(xiàng)數(shù)據(jù)格式規(guī)范化統(tǒng)一化。不過(guò)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，在信息系統(tǒng)中對(duì)于基礎(chǔ)工作的要求也會(huì)不斷發(fā)展變化，完善和提高。

2.3 專業(yè)的高質(zhì)量技術(shù)人才

信息系統(tǒng)的開發(fā)需要具有管理知識(shí)、情報(bào)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和系統(tǒng)分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)能力的專業(yè)技術(shù)人員。同樣的投資由于開發(fā)人員的水平和素質(zhì)不一樣，得到的系統(tǒng)差別很大。專業(yè)技術(shù)人員的結(jié)構(gòu)也是很重要的，一般由系統(tǒng)分析員、程序設(shè)計(jì)員和操作維護(hù)人員組成。我國(guó)目前的情況是總體分析設(shè)計(jì)的人員奇缺，多數(shù)是由計(jì)算機(jī)軟件人員承擔(dān)系統(tǒng)分析和總體設(shè)計(jì)工作。這些人缺乏管理專業(yè)和情報(bào)學(xué)方面的知識(shí)。因此企業(yè)需要自己培養(yǎng)既懂計(jì)算機(jī)又熟悉專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)開發(fā)人才。但是這種復(fù)合型的人才絕非是短期內(nèi)就能培養(yǎng)起來(lái)的。需要在開發(fā)建立系統(tǒng)，維護(hù)系統(tǒng)的過(guò)程中慢慢培養(yǎng)和使之成熟。

2.4 項(xiàng)目資金

實(shí)現(xiàn)一個(gè)信息管理系統(tǒng)所需要的計(jì)算機(jī)硬件和軟件及通信設(shè)備都是很昂貴的，因此，開發(fā)所需資金一定要到位。各種設(shè)備的種類繁多，功能各異。因此企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際需要和資金條件，然后根據(jù)系統(tǒng)的可行性分析以及論證之后再確定購(gòu)買所需設(shè)備。此外還需要考慮的就是計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)展很快，更新?lián)Q代時(shí)間非常短，而信息系統(tǒng)的開發(fā)周期比較長(zhǎng)，所以系統(tǒng)的投資和設(shè)備應(yīng)該是分期進(jìn)行投入的，不然會(huì)造成購(gòu)買的設(shè)備還未使用便已過(guò)時(shí)。

2.5 關(guān)于項(xiàng)目管理

信息系統(tǒng)的開發(fā)是一個(gè)具體的軟件產(chǎn)品開發(fā)過(guò)程，實(shí)際表明，大型軟件項(xiàng)目的失敗率是比較高的。其失敗原因有很多，但是組隊(duì)模式不合適勢(shì)必會(huì)造成開發(fā)的失敗，所以，一支高效的開發(fā)團(tuán)隊(duì)是成功的關(guān)鍵。需要有經(jīng)驗(yàn)的負(fù)責(zé)人，他需要整體把握開發(fā)的全過(guò)程。還需要有團(tuán)隊(duì)精神的組員，這是軟件開發(fā)人員所必須的。組隊(duì)的時(shí)候還不能忘記培訓(xùn)用戶的角色。要確保所有組隊(duì)人員都能夠勝任自己的工作。

3 企業(yè)管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的步驟

3.1 可行性研究

軟件項(xiàng)目的重要部分是前期的分析研究等前期工作，代碼的編寫只占整個(gè)項(xiàng)目的一部分，前期的可行性和需求分析是非常重要的。

可行性研究的目的是在開發(fā)之前對(duì)所要開發(fā)的項(xiàng)目進(jìn)行必要性可能性以及對(duì)各種方案進(jìn)行分析和研究。主要任務(wù)是了解客戶的要求及實(shí)現(xiàn)環(huán)境，從經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和社會(huì)等各方面因素論證研究本項(xiàng)目的可行性，編寫初步報(bào)告并制定初步的開發(fā)計(jì)劃。主要步驟：

3.1.1 初步調(diào)查

對(duì)本系統(tǒng)有關(guān)的資源和系統(tǒng)的目標(biāo)要求和限制條件等進(jìn)行調(diào)查。對(duì)于每一個(gè)系統(tǒng)都有一個(gè)開發(fā)目標(biāo)，要明確了解企業(yè)單位的目標(biāo)，才能把握好系統(tǒng)設(shè)計(jì)的方向。要調(diào)查所開發(fā)系統(tǒng)的各種基本要求，包括各種功能、性能、輸入輸出要求、處理流程、和數(shù)據(jù)流程、安全性以及保密性等各項(xiàng)事宜。還要調(diào)查與系統(tǒng)相關(guān)的各種資源，系統(tǒng)的各種信息是隨著人、財(cái)、物、設(shè)備等產(chǎn)生的。當(dāng)建立業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)的時(shí)候各種資源都需要用到，而當(dāng)建立情報(bào)檢索系統(tǒng)的時(shí)候，則重點(diǎn)調(diào)查文獻(xiàn)資源情況。最后是調(diào)查企業(yè)對(duì)系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行的投入，經(jīng)費(fèi)投入及限制、軟硬件條件，可利用的信息資源和各種期限。

3.1.2 可行性分析

首先是從經(jīng)濟(jì)上估計(jì)是否具有可行性。要進(jìn)行費(fèi)用估計(jì)和收益估計(jì)，要看系統(tǒng)所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益是否能夠超過(guò)其開發(fā)和維護(hù)所需的費(fèi)用，還有一部分的社會(huì)效益需要憑經(jīng)驗(yàn)去估計(jì)。還要研究組織機(jī)構(gòu)在系統(tǒng)中的操作方式是否具有可行性。還有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的可用性分析。技術(shù)上的可行性分析。這些都是必須予以考慮的。

3.1.3 制定方案

根據(jù)可行性研究分析制定可實(shí)行是幾個(gè)方案，然后交由專家審核，通過(guò)的話進(jìn)入下一輪的工作。否則，中斷項(xiàng)目。

3.2 需求分析

需求分析，需求分析是解決系統(tǒng)需要做什么的問(wèn)題。為此系統(tǒng)需求分析是由軟件人員和用戶共同完成的。經(jīng)過(guò)可行性研究確認(rèn)系統(tǒng)具有可行性條件后，可進(jìn)入系統(tǒng)需求分析階段，開發(fā)的正式工作開始。光靠可行性研究階段的分析調(diào)查是不夠的，還需要更多的詳細(xì)調(diào)查，來(lái)完成軟件的具體需求。主要進(jìn)行的調(diào)查分析包括以下幾點(diǎn)：

業(yè)務(wù)流程的分析，在對(duì)調(diào)查分析和收集到的材料進(jìn)行整理后，進(jìn)一步畫出現(xiàn)行的系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程圖。作圖的過(guò)程也是系統(tǒng)分析人員理解現(xiàn)行系統(tǒng)的過(guò)程，作圖完成后要讓業(yè)務(wù)人員審核，避免系統(tǒng)分析人員的錯(cuò)誤理解。然后對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)的分析，分析其有沒有重復(fù)的不合理的環(huán)節(jié)或?yàn)榱擞欣谟?jì)算機(jī)的處理需要修改的工序。同時(shí)還必須考慮用戶提出的對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)的改進(jìn)方面。最后確定新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程。

系統(tǒng)功能的分析，其目的是要通過(guò)具體細(xì)節(jié)分析出本質(zhì)的東西，功能分析的過(guò)程是一個(gè)由具體到抽象的過(guò)程。用由上而下或者由下而上的功能分析方法畫出現(xiàn)行系統(tǒng)的功能層次結(jié)構(gòu)。然后進(jìn)行新系統(tǒng)的目標(biāo)分析，提出改進(jìn)方案，最后形成新的目標(biāo)系統(tǒng)。當(dāng)確定了新系統(tǒng)的功能層次結(jié)構(gòu)之后就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)流程的分析了。

各層次的功能之間存在著信息數(shù)據(jù)的交換，每個(gè)功能之間不是相互孤立的，而是有著相互聯(lián)系的。信息流程分析主要包括對(duì)信息的流動(dòng)、處理、存儲(chǔ)等的分析。我們通常用數(shù)據(jù)流程圖來(lái)表示，它表示我們求解某一問(wèn)題的數(shù)據(jù)通路，與此同時(shí)規(guī)定了處理各階段和所用的數(shù)據(jù)媒體，所以它能表達(dá)系統(tǒng)各功能和信息相關(guān)的情況。通過(guò)對(duì)信息系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)流程圖的初步分析，可以得到新系統(tǒng)的功能模塊和數(shù)據(jù)流程圖。

3.3 模型設(shè)計(jì)

在通過(guò)前期的各種準(zhǔn)備分析工作之后是建立新的系統(tǒng)模型。主要進(jìn)行業(yè)務(wù)處理功能的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)設(shè)計(jì)、輸入輸出的設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)流的設(shè)計(jì)。

業(yè)務(wù)處理功能的設(shè)計(jì)主要實(shí)現(xiàn)確定計(jì)算機(jī)處理完成的功能，確定處理功能模塊以及功能模塊的設(shè)定。存儲(chǔ)設(shè)計(jì)進(jìn)行時(shí)有可能對(duì)數(shù)據(jù)流程圖進(jìn)行修改，這些都是必要的。當(dāng)然，之后的輸入輸出的設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)流的設(shè)計(jì)自然要根據(jù)改動(dòng)的數(shù)據(jù)流程圖進(jìn)行。根據(jù)修改后的功能模塊圖和數(shù)據(jù)流程圖基本確定系統(tǒng)的原始模型。

在得到原始模型之后，要對(duì)系統(tǒng)中各要素的命名規(guī)則做出規(guī)定，方便統(tǒng)一和團(tuán)隊(duì)合作。在此之后就是進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，即將總體設(shè)計(jì)的的各部分組成進(jìn)行詳細(xì)化，其中考慮每一模塊內(nèi)具體采用什么算法是關(guān)鍵。

3.4 系統(tǒng)實(shí)施

到最后獲得了軟件的系統(tǒng)設(shè)計(jì)書，此時(shí)才進(jìn)入程序的編寫階段。程序編寫是將每個(gè)模塊上的算法改造成易于閱讀和理解的程序。人們意識(shí)到讀程序的時(shí)間要比寫程序的時(shí)間多。所以這就要求程序員在編寫的過(guò)程中要注意思路清晰準(zhǔn)確，要有條理，這樣不僅易于讀還利于在編寫過(guò)程中發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并及早排除。

然后是軟件開發(fā)的最后一個(gè)階段，軟件測(cè)試，測(cè)試階段是為了確認(rèn)信息系統(tǒng)是否達(dá)到了需求說(shuō)明書的要求。在開發(fā)過(guò)程中測(cè)試工作量占總工作量的百分之四十到百分之五十。測(cè)試階段是較花時(shí)間的一個(gè)階段。

最后是用戶守則和操作手冊(cè)的編寫，有了這些，同時(shí)經(jīng)過(guò)用戶培訓(xùn)，使用戶具有使用該系統(tǒng)的能力，到這里開發(fā)工作完成。接下來(lái)進(jìn)入運(yùn)行階段，運(yùn)行過(guò)程中要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

在軟件開發(fā)的整個(gè)過(guò)程中，必須經(jīng)過(guò)前期的分析和用戶的需求分析，并進(jìn)行新系統(tǒng)的基本模型設(shè)計(jì)。然后是具體的設(shè)計(jì)階段和實(shí)施算法。所以本文大篇幅的進(jìn)行前期調(diào)查和需求分析的說(shuō)明。

管理信息系統(tǒng)對(duì)企事業(yè)單位的影響與日俱增。在這個(gè)信息時(shí)代，各種科技的發(fā)展勢(shì)必也會(huì)引起信息管理系統(tǒng)的變革，當(dāng)今社會(huì)劇烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)全球經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)，工業(yè)經(jīng)濟(jì)向知識(shí)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，以后的信息管理系統(tǒng)將不再是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，管理信息系統(tǒng)將面臨一系列新的挑戰(zhàn)。

[1] 孫華梅,李一軍,黃梯云.管理信息系統(tǒng)的發(fā)展與展望[J].運(yùn)籌與管理,2004,13(6).

[2] 陳豐照,鄒士忠.管理信息系統(tǒng)的特征及發(fā)展趨勢(shì)[J].鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報(bào),2003,21(4).

[3] 薛華成.管理信息系統(tǒng)(第三版)[M].北京：清華大學(xué)出版社,2003.

[4] 鄺孔武.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)[M].北京：清華大學(xué)出版社,2000.