李 彥,劉玉蓮

(廣西大學圖書館,廣西 南寧 530005)

我國的科技查新始于 20世紀 90年代初,20多年來,科技查新工作發(fā)展迅速。目前,我國已形成高校、省部級和科研所三大查新系統(tǒng),由國家科委、教育部和省部級科委確認的查新機構(gòu)已達 300余家,還有很多未經(jīng)查新資格認證但也已開展查新工作的單位[1],這為科技查新和科技創(chuàng)新工作提供了有效的文獻信息支撐。

但隨著查新工作的深入開展,查新檢索需求量迅速攀升,科研立項查新、科研項目評審查新以及高新技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、專利申請、新產(chǎn)品開發(fā)等都需要查新,原有查新機構(gòu)的查新能力明顯不足,主要表現(xiàn)在查新人力資源的不足、學科專業(yè)人員的不足以及網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用和共享的不足,從而導致查新工作質(zhì)量的下降。由此,有些科研院所(如中國科學研究所)或者省份提出了要建立查新聯(lián)合服務(wù)或聯(lián)合體[2—3]。查新聯(lián)合服務(wù)或聯(lián)合服務(wù)體有其優(yōu)越性,但目前只能在某一區(qū)域或省份內(nèi)組建聯(lián)合體,要建立全國性聯(lián)合體仍然困難重重,原因是聯(lián)合服務(wù)工作方案、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)標準以及查新檢索共享機制等問題還需要相當長的時間才能解決。所以,開展查新協(xié)作創(chuàng)新尤為迫切,其既可以解決查新業(yè)務(wù)聚集高峰需求旺盛與人力不足的矛盾,同時也是提高查新質(zhì)量的一條根本途徑。

1 查新協(xié)作的內(nèi)涵

查新協(xié)作的內(nèi)涵是:1)查新部門之間的協(xié)作;2)查新人員與委托人或用戶之間的協(xié)作;3)查新人員與專家之間的協(xié)作;4)查新部門與科研管理部門之間的協(xié)作。

2 查新協(xié)作的具體措施及意義

2.1 查新部門人力資源之間的協(xié)作

2.1.1 查新部門之間的人力資源協(xié)作主要是查新人員之間的協(xié)作。為提高查新工作的質(zhì)量和效率,需在全國范圍內(nèi)建立查新部門之間的協(xié)作平臺,建立每個查新部門的查新業(yè)務(wù)范圍以及查新人員的檔案庫,讓每個查新機構(gòu)都能從網(wǎng)絡(luò)上了解其他部門查新的相關(guān)信息。檔案庫中不僅包括這個查新部門所能查新的業(yè)務(wù)范圍,讓別的查新部門了解其查新范圍權(quán)限,也包含了查新人員的檔案信息,以便相互聯(lián)系、互相支持。同時還可以把查新合同、查新報告、工作記錄等相關(guān)歷史資料建成一個資源庫,鏈接到協(xié)作交流網(wǎng)站上,讓查新人員相互了解各自的查新權(quán)限范圍以及各部門的查新歷史,以避免重復,也給查新人員提供一個相互交流檢索技能和檢索技巧、開展查新業(yè)務(wù)學習和提升查新能力的平臺。特別是同一區(qū)域內(nèi)所屬的查新單位,在查新要求攀升的時段內(nèi),通過了解這些查新部門的相關(guān)信息就可以相互協(xié)調(diào),從而緩解相關(guān)部門的壓力。如筆者所在的廣西大學圖書館不僅獲得了農(nóng)業(yè)部認證的查新單位資格,還獲得教育部和廣西壯族自治區(qū)科技廳認證的查新單位資格,查新范圍主要在農(nóng)業(yè)類、生物類等,而在廣西同時獲得認證資格的單位還有廣西壯族自治區(qū)情報所、廣西農(nóng)科院情報所,這樣,當我館查新的內(nèi)容范圍內(nèi)的項目太多時,就可以推薦查新用戶到這兩個單位進行查新,從而減少本館的工作壓力,保證查新質(zhì)量。

2.1.2 查新部門信息資源共享協(xié)作。

(1)信息資源共享協(xié)作是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文獻資源共享協(xié)作系統(tǒng)。它將分散的、不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字方式存儲,通過通訊網(wǎng)絡(luò)相互連接,提供即時利用[4]。查新部門之間信息資源共享的協(xié)作,可解決當前查新工作所碰到的許多難題。比如,2000年,我館在查新中碰到一個急于要鑒定的課題《海藻糖的提取工藝》,當時查到一篇切題文獻是發(fā)表在《海南師范大學學報》1996年第二期上,但那時本館沒有訂購該期刊,后來通過協(xié)作關(guān)系了解到廣西民族大學圖書館雖訂購有,但又偏偏缺這一期,而海南師范大學雖有該刊,但當時還未實現(xiàn)跨省協(xié)作,沒法協(xié)調(diào)。最后通過電話咨詢得知廣西師范大學也有這份雜志,經(jīng)過協(xié)商最終獲取了這篇切題的文獻,順利完成了查新任務(wù),也幫查新用戶完成了項目鑒定。

(2)查新水平的高低或質(zhì)量的好壞取決于查全率和查準率。如果達不到查全率和查準率的要求,檢索質(zhì)量將得不到保證;若失去檢索效果這一前提,綜合對比分析就不可能真實、全面,結(jié)論也必然虛假,查新報告寫得再好,也不符合質(zhì)量標準[5]。因此,必須擁有相應的能滿足查全、查準所需求的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、光盤數(shù)據(jù)庫、聯(lián)機檢索等信息資源。但是,就目前我國的查新機構(gòu)或部門而言,有財力購買全部數(shù)據(jù)庫的并不多,從發(fā)展水平與投入產(chǎn)出比率分析,自購數(shù)據(jù)庫幾乎不可能,也不劃算。因此,共享信息資源、實現(xiàn)信息資源的充分利用已成為當前協(xié)作的一項首要內(nèi)容。以 SCI數(shù)據(jù)庫在我館的應用為例,由于學校把教師論文能被 SCI收錄作為晉升、獎勵甚至博導申請的一個指標,而且教師、研究生發(fā)表的論文很多,常常要求圖書館檢索他們論文的收錄情況。但我館還沒有購買 SCI數(shù)據(jù)庫,因此一度影響了師生們科研的情緒。為了不影響師生們的積極性,我館以協(xié)作方式委托清華大學圖書館代為檢索,師生們獲得了滿意的結(jié)果,對我們的工作也更加信任。

(3)信息資源共享協(xié)作要逐步通過網(wǎng)絡(luò)平臺搭建的協(xié)作化信息服務(wù)平臺或體系建立起各查新單位圖書館的聯(lián)合目錄檢索系統(tǒng)。聯(lián)合目錄的建設(shè)可以有兩種方式:一是集中或聯(lián)合目錄和虛擬聯(lián)合目錄。集中或聯(lián)合目錄則是將來自多個圖書館的數(shù)據(jù)匯集在一個數(shù)據(jù)庫中。虛擬聯(lián)合目錄是將書目虛擬組合,即每個書目數(shù)據(jù)庫都是相對獨立的,只是用戶檢索時將它們視為一個整體,通過一個通用的界面并行檢索各個書目數(shù)據(jù)庫并返回檢索結(jié)果。二是建立兩種聯(lián)合目錄后,可以由某個查新機構(gòu)牽頭,建立一個數(shù)量充裕、結(jié)構(gòu)科學、應用性能良好的文獻保障體系,以區(qū)域合作共享網(wǎng)頁的形式提供統(tǒng)一的資源檢索界面,從而實現(xiàn)聯(lián)合、協(xié)作的信息資源協(xié)作共享。在此基礎(chǔ)上建立地區(qū)間各查新部門的文獻資源共建共享原則及分工協(xié)作原則,并由政府出面制定有一定的法律法規(guī)和具有一定強制力的文獻資源協(xié)作共享法規(guī)。

2.2 國家認證的查新部門與非認證的查新部門之間的協(xié)作

查新部門之間的人力資源協(xié)作,除了與被國家認證部門之間的協(xié)作之外,還應包括與為數(shù)眾多的未經(jīng)查新資格認證但現(xiàn)已經(jīng)開展查新業(yè)務(wù)的單位間的協(xié)作,以及這些非認證的單位之間的協(xié)作。主要是幫助非認證的單位實現(xiàn)工作的規(guī)范性,完善服務(wù)標準,解決標準化服務(wù)與地區(qū)服務(wù)的關(guān)系,解決服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量、個性化服務(wù)與規(guī)范化服務(wù)之間的矛盾。對非認證單位的查新人員進行培訓、審核、交互等工作以及查新業(yè)務(wù)的開拓,以便進一步提升他們的查新業(yè)務(wù)能力,為他們今后成為認證的查新員創(chuàng)造條件。

目前全國各地的查新人員數(shù)量并不多,很少部門能具備具有各種專業(yè)背景的查新人員,而科技查新工作需要面對各專業(yè)的社會需求,技術(shù)性強,在這種情況下,不要說單獨一個地區(qū),就是一個省的查新部門人員也難以應對周全。所以,對這些尚未被國家資質(zhì)認證卻又已經(jīng)開展查新工作的查新部門,要幫助他們多培養(yǎng)各種專業(yè)背景的科技查新人才,為以后的協(xié)調(diào)和擴大地區(qū)查新服務(wù)范圍的覆蓋面奠定良好的人力基礎(chǔ),促進查新工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 查新人員與委托人或用戶之間的協(xié)作

查新人員要準確地抓住“查新點”,就必須充分地掌握查新課題的實質(zhì)內(nèi)容。由于查新人員受專業(yè)的限制,即使他們的專業(yè)背景是屬于用戶所要查新的專業(yè),但是對這個專業(yè)拓展研究的新領(lǐng)域或研究前沿的了解仍不如用戶,因此,必須要與委托人或者查新用戶進行全面的協(xié)作。雖然過去也有過簡單的交談式協(xié)作,但還遠遠不夠,必須要與他們一起對課題進行分析,才能全面、準確地理解查新的重點內(nèi)容,并正確把握查新點,從而準確地確定檢索詞和檢索策略。

和查新用戶的協(xié)作還有一個作用,就是幫助用戶更深入地掌握文獻檢索技能和知識,尤其是對那些對文獻檢索方法一知半解的用戶,其意義更大。有些查新用戶對自己所研究的課題領(lǐng)域在國內(nèi)外同類研究的進展與創(chuàng)新性也并不一定很了解,他們所用的檢索詞、關(guān)鍵詞往往不規(guī)范,根據(jù)他們所提供的檢索詞,不一定能獲得高的查全率和查準率。因此,通過協(xié)作交流,查新用戶不僅能學會更深層次的文獻檢索技能,還往往得到有價值的啟發(fā),而且使他們在下一次有查新需求時,會更樂意主動與查新人員配合。這樣,不僅查新工作會更順利,查新質(zhì)量也會更高。

2.4 查新人員與專家之間的協(xié)作

查新人員與專家之間的協(xié)作,協(xié)作對象主要是與查新用戶所研究的課題或同一專業(yè)范疇的專家,而不是查新審核專家。這些專家包括教授或研究員,他們對用戶所研究領(lǐng)域的國內(nèi)外研究狀況比較熟悉,精通相關(guān)學科的研究進展和發(fā)展前景。雖然查新結(jié)果都要由查新機構(gòu)的專家審核,但審核員只不過是對應用的數(shù)據(jù)庫范圍、類型、檢索詞、檢索式以及撰寫是否規(guī)范進行審查,而非對查新內(nèi)容作專業(yè)性審核。而且并非每個查新審核員都具有廣闊的知識面和深厚的專業(yè)背景,即使他們是同一個專業(yè)的,他們畢竟只是情報專家,而不是查新用戶所研究課題的專家。因此,學科專家的介入就可以彌補目前查新審核員專業(yè)知識的不足,與查新人員形成優(yōu)勢互補。要使與學科專家的協(xié)作達到協(xié)調(diào),需定期走訪交流,給他們提供信息或查詢幫助,以贏得他們的信賴。

2.5 查新部門與科研管理部門之間的協(xié)作

科技查新與科研管理是密切相關(guān)的?？蒲泄芾硎菍茖W技術(shù)研究的計劃項目、成果、專利和情報等信息實施管理,而科技查新歸屬于科技信息部門管理,二者應是協(xié)同一致的,科研管理需要不斷地探索、創(chuàng)新、發(fā)展和對外交流合作,查新則要為科研管理提供技術(shù)文獻資源項目新穎性依據(jù)[5]。在一定時期內(nèi)會出現(xiàn)課題查新比較密集的時段性查新,其原因往往與科研管理部門有關(guān)。因此,查新部門與科研項目管理部門的協(xié)作是解決科技查新工作出現(xiàn)時段性問題的關(guān)鍵,可以避免查新機構(gòu)受理科技查新項目的過度集中。

為便于管理,相關(guān)科研管理部門會要求學?；蚱渌蒲性核蚱笫聵I(yè)單位在某一特定時限內(nèi)上報全部科研申請項目,因此造成查新項目過于密集。查新項目和查新時間過于集中,容易造成查新人員和查新用戶的煩躁。查新用戶為急于拿到查新結(jié)果,對其所立的項目往往考慮不周,有時甚至反復更換題目或查新內(nèi)容,檢索詞或關(guān)鍵詞也拿不準,而由于查新人員與用戶交流不夠,難以保證每個項目查新工作的質(zhì)量。為完成查新任務(wù),查新人員必須接收跨專業(yè)的課題,有時碰到陌生的專業(yè)領(lǐng)域,查新人員還要求在短時間內(nèi)熟悉該課題的背景材料,由于理解和把握查新點和技術(shù)要點很難,對檢出的中外文獻的篩選也難以把握,進而會影響到查新的總體質(zhì)量。因此,查新部門與科研管理部門的協(xié)作,應理順時間,做好安排,特別是各級科研管理部門之間就其管轄范圍內(nèi)的各種科研立項、成果鑒定和獎勵評審等的時間要相互溝通、調(diào)整,以避免各類科研項目過于集中于某一時段而影響查新工作質(zhì)量。

3 結(jié) 語

查新工作的協(xié)作是解決標準化服務(wù)與地方服務(wù)的關(guān)系,解決服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量、個性化服務(wù)與規(guī)范化服務(wù)之間矛盾的一條重要途徑,也是查新工作未來發(fā)展的趨勢?，F(xiàn)在已有某些省份和中國科學院[6]等提出了查新工作聯(lián)體服務(wù)體系的設(shè)想,但就目前或相當長的一段時期來看,這個設(shè)想在全國范圍內(nèi)的應用還相當困難,只能在一個地區(qū)或一個省份內(nèi)實施。而查新協(xié)作則可以作為全國性的協(xié)作連鎖開展工作,它可以作為查新工作聯(lián)合體實現(xiàn)前的一個過渡,因此,區(qū)域協(xié)作是當前全國科技查新機構(gòu)之間協(xié)作的一條可行性途徑,是提高查新質(zhì)量和服務(wù)水平、解決查新時段性的一項重要措施,建議應該由國家科委、科技部出面建立起各地區(qū)相互關(guān)聯(lián)的協(xié)作綜合系統(tǒng),并建立起查新協(xié)作的長效機制,以適應新形勢下查新工作的創(chuàng)新發(fā)展。

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