李蓉梅

（安徽建筑工業(yè)學(xué)院 圖書館，安徽 合肥 230601）

高校圖書館中文期刊招標(biāo)采購工作的實(shí)踐與質(zhì)量控制

李蓉梅

（安徽建筑工業(yè)學(xué)院 圖書館，安徽 合肥 230601）

文章分析了高校圖書館中文期刊招標(biāo)采購工作的可行性、必要性，結(jié)合安徽建筑工業(yè)學(xué)院期刊招標(biāo)工作實(shí)踐，探討了影響中文期刊招標(biāo)工作質(zhì)量的因素并提出了提高中文期刊招標(biāo)工作質(zhì)量的對(duì)策。

高校圖書館；中文期刊；采購招標(biāo)

期刊采購招標(biāo)是近年來圖書館文獻(xiàn)采購市場(chǎng)化運(yùn)作的新模式，是順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的一種交易模式，中文期刊采購招投標(biāo)，是指圖書館事先提出采購中文期刊的基本條件和要求，向圖書期刊出版發(fā)行市場(chǎng)發(fā)布公告或邀請(qǐng)函，吸引有資質(zhì)條件期刊發(fā)行商參加投標(biāo)，經(jīng)過招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)與定標(biāo)等程序，進(jìn)行公開、公平、公正的評(píng)議，從中選擇最佳交易對(duì)象的一種交易行為[1]，它對(duì)提高圖書館期刊文獻(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和規(guī)范采購程序起到促進(jìn)作用。本文淺述了高校圖書館期刊招標(biāo)采購可行性、必要性，結(jié)合我館招標(biāo)實(shí)踐，對(duì)中文期刊招標(biāo)中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)對(duì)策，希望對(duì)圖書館做好期刊招標(biāo)采訪工作具有實(shí)踐參考。

1 中文期刊招標(biāo)采購的可行性

中文期刊招標(biāo)是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)機(jī)制的不斷發(fā)展及國家招標(biāo)采購法規(guī)的不斷完善而產(chǎn)生和發(fā)展。

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立并逐步完善，報(bào)刊發(fā)行市場(chǎng)也形成了郵局、期刊代理商、編輯部自辦發(fā)行等多元化發(fā)行渠道，完善的發(fā)行市場(chǎng)使各高校圖書館能夠選擇適合自己的采購方式。

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國采購法》的頒布和實(shí)施，教育部圖工委《普通高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)集中采購工作指南》的發(fā)布，使高校圖書館的期刊資源招標(biāo)采購工作有法可依，同時(shí)各校還出臺(tái)適合本校的文獻(xiàn)資源招標(biāo)采購政策，進(jìn)一步規(guī)范了期刊資源的采購行為[2]。

2 高校圖書館實(shí)行中文期刊招標(biāo)采購的必要意義

2.1 保證采購工作的公平公正與規(guī)范化

高校圖書館在書刊采購中職務(wù)犯罪時(shí)有發(fā)生，如個(gè)人或單位收回扣，采購過程中拉關(guān)系走后門以次充好等，嚴(yán)重影響了學(xué)校及廣大讀者的利益。實(shí)行招標(biāo)采購后我校招標(biāo)活動(dòng)由學(xué)校招投標(biāo)工作辦公室全程監(jiān)控，各職能部門共同參與，紀(jì)檢部門嚴(yán)格監(jiān)督，以學(xué)校招標(biāo)政策為依據(jù)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員開標(biāo)前半天通知，避免了期刊代理商與圖書館采購人員、評(píng)標(biāo)人員直接接觸，使招標(biāo)工作流程公開公正、規(guī)范，從而在根本上有效杜絕職務(wù)犯罪。

2.2 實(shí)行期刊招標(biāo)采購降低采購成本，提高資金使用效益

期刊發(fā)行市場(chǎng)的多元化使圖書館在中文期刊采購中占據(jù)主動(dòng)，通過招標(biāo)采購，不但使圖書館在期刊采購中獲得優(yōu)惠的價(jià)格，而且能享受蓋章、貼磁條、提供MARC數(shù)據(jù)等信息增值服務(wù)，最大限度地發(fā)揮資金的使用效率。我館沒招標(biāo)前中文期刊通過郵局和天津聯(lián)訂采購，只有很少的優(yōu)惠，而實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購后，則給圖書館帶來很大的經(jīng)濟(jì)效益，如我館2010年通過低折扣中標(biāo)的方式從供應(yīng)商中取得了期刊22%優(yōu)惠及提供編目數(shù)據(jù)承諾。而2011年的中標(biāo)單位市郵局則提供了報(bào)刊18%的優(yōu)惠，并提供其他供應(yīng)商無法提供的報(bào)刊每日上門專送的服務(wù)。

2.3 引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，消除郵局壟斷地位，實(shí)現(xiàn)雙贏

中文期刊采訪過程中，郵局長(zhǎng)期以來憑借其成熟的征訂體系和發(fā)行經(jīng)驗(yàn)、獨(dú)具的地理優(yōu)勢(shì)等，在期刊發(fā)行市場(chǎng)中壟斷經(jīng)營(yíng)，期刊的采購價(jià)格和服務(wù)內(nèi)容幾乎沒有協(xié)商余地，服務(wù)質(zhì)量不高，違約現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。高校圖書館引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行中文期刊招標(biāo)采購，使郵局的壟斷經(jīng)營(yíng)受到挑戰(zhàn)，郵局的服務(wù)理念有所提升[3]。同時(shí)，供應(yīng)商們?yōu)榱颂岣咦陨碓谄诳l(fā)行市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力不斷提高和深化服務(wù)，為自身贏得了良好的信譽(yù)，使優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商占領(lǐng)更廣闊的市場(chǎng)份額取得更多的利潤(rùn)成為可能。

2.4 期刊招標(biāo)采購使期刊資源建設(shè)有了法律保障

整個(gè)招標(biāo)流程一切以法律為依據(jù)，定標(biāo)后圖書館與中標(biāo)單位簽訂合同，合同履行中期刊的質(zhì)量、送刊的頻率、違約的處罰等一切以合同為準(zhǔn)，不僅使期刊資源建設(shè)質(zhì)量有了法律保障，也為招標(biāo)圖書館要求供應(yīng)商提供貼磁條、MARC數(shù)據(jù)等期刊采購附加服務(wù)有了可靠依據(jù)。

3 影響中文期刊招投標(biāo)工作質(zhì)量的主要問題

3.1 招標(biāo)程序復(fù)雜，周期過長(zhǎng)，效率低下

期刊招標(biāo)采購前圖書館需要打?qū)ｎ}報(bào)告，請(qǐng)相關(guān)部門和分管校領(lǐng)導(dǎo)層層審批，招標(biāo)辦要編制招投標(biāo)文件，請(qǐng)監(jiān)察部門審查和修改，然后送批并公告，愿意參標(biāo)的供應(yīng)商來校購買招標(biāo)文件并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提供標(biāo)書及相關(guān)文件，才能評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)結(jié)果批準(zhǔn)后簽訂合同，此過程至少需要1-2個(gè)月。期刊訂購如果每年都需招投標(biāo)，每次不僅要花費(fèi)很多人力精力，而且由于招標(biāo)程序周期過長(zhǎng)導(dǎo)致有些期刊過了預(yù)訂期，對(duì)期刊采訪人員的業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生極大影響。

3.2 招標(biāo)文件不規(guī)范，招標(biāo)委員會(huì)人員設(shè)置不科學(xué)，不專業(yè)

許多高校在招標(biāo)中不嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)編制招標(biāo)文件，招標(biāo)文件的內(nèi)容及有關(guān)要求不完整，沒有細(xì)化對(duì)投標(biāo)人評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)，招標(biāo)文件也沒有體現(xiàn)期刊資源采購的特點(diǎn)。目前，高校期刊評(píng)標(biāo)委員會(huì)絕大部分是由學(xué)校招標(biāo)辦、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢人員組成，他們對(duì)圖書館工作和期刊采訪工作的特點(diǎn)不甚了解，對(duì)市場(chǎng)上供應(yīng)商的具體情況、行業(yè)動(dòng)態(tài)也不清楚。

3.3 合同內(nèi)容不具體，合同履行不到位

目前許多高校圖書館與供應(yīng)商之間簽訂的訂購合同，只是一種松散的契約關(guān)系，只有招標(biāo)項(xiàng)目?jī)?nèi)容，而具體的售后服務(wù)條款過于簡(jiǎn)單，對(duì)中標(biāo)方的加工服務(wù)要求缺乏規(guī)范性，違約懲罰未上升到法律高度。

同時(shí)在期刊招標(biāo)過程中有的供應(yīng)商為了中標(biāo)，承諾招標(biāo)文件中超出自身實(shí)力所能完成的各種要求，但在執(zhí)行過程中由于自身的運(yùn)作機(jī)制、運(yùn)營(yíng)、物流、不可抗拒等主客觀方面的原因難以實(shí)現(xiàn)，造成合同難以履行，使圖書館在物力、財(cái)力、文獻(xiàn)質(zhì)量等方面遭受重大損失。

2.4 對(duì)違約現(xiàn)象缺乏有效的懲罰

目前高校圖書館在中文期刊采購中對(duì)不能履行合同承諾，造成違約如期刊缺刊、送遞不及時(shí)等雖有一定的懲罰規(guī)定，但在實(shí)際執(zhí)行過程中卻很困難，最多的方式是下次招標(biāo)時(shí)不再考慮，對(duì)已造成的損失很無奈且無法彌補(bǔ)。而供應(yīng)商對(duì)出現(xiàn)的違約行為總是尋找各種客觀理由進(jìn)行辯解，致使中標(biāo)合同中有關(guān)懲罰措施流于形式。

2.5 期刊招標(biāo)中的低折扣中標(biāo)

合理的折扣是良性競(jìng)爭(zhēng)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提，惡性競(jìng)爭(zhēng)中的低折扣容易導(dǎo)致供貨和售后服務(wù)質(zhì)量的下滑。在通常情況下，參與招標(biāo)人員多數(shù)對(duì)期刊工作不熟悉，往往將期刊采購等同于一般大宗商品(如目前政府采購中的辦公家具、儀器設(shè)備等)的采購，過多地追求高折扣率，而對(duì)期刊代理商的售后服務(wù)質(zhì)量及提供的增值服務(wù)考慮較少，如我館2010期刊采購采用了以低價(jià)格中標(biāo)的方式，代理商在北京，由于物流方面的原因，經(jīng)常不能及時(shí)送達(dá)，影響了期刊管理工作。

4 提高中文期刊招投標(biāo)工作質(zhì)量的實(shí)踐與思考

4.1 科學(xué)合理的設(shè)置高校期刊招標(biāo)委員會(huì)

在高校招標(biāo)委員會(huì)中由于圖書館專業(yè)人員所占的比例有限，因而在評(píng)標(biāo)中往往將供應(yīng)商的優(yōu)惠率作為優(yōu)先考慮的內(nèi)容，對(duì)圖書館從書刊供應(yīng)商中獲得的服務(wù)與工作上的配合較少考慮，從而制約了圖書館期刊工作流程的改進(jìn)與優(yōu)化。所以，在現(xiàn)行期刊招標(biāo)工作中我校邀請(qǐng)本地兄弟院校圖書館的業(yè)務(wù)館長(zhǎng)、采訪人員參加，從而可以更好地對(duì)每個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行分析評(píng)估，避免因評(píng)標(biāo)人員的非專業(yè)性或者對(duì)圖書館工作的不了解而導(dǎo)致招標(biāo)工作的失誤。

4.2 兼顧招投標(biāo)雙方利益，理性的看待折扣率

目前在期刊招標(biāo)中就有個(gè)別期刊供應(yīng)商給出75%的高折扣，高折扣率意味著供貨商利潤(rùn)的減少，相同服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)情況下則意味著增加供應(yīng)商的成本支出，這就有弱化服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于圖書館來說，在整個(gè)期刊招標(biāo)及履約過程中，信譽(yù)和服務(wù)質(zhì)量是選擇供應(yīng)商的首要條件，如果供應(yīng)商在提供服務(wù)的過程中只有較低的利潤(rùn)空間，那他們服務(wù)積極性就無法調(diào)動(dòng)，從而也影響服務(wù)水平和質(zhì)量。所以，我校在期刊采購招投標(biāo)過程中，折扣率不是唯一選擇，而是將供應(yīng)商所提供的折扣率結(jié)合相關(guān)的配套服務(wù)綜合評(píng)定，在供需雙方中找到利益平衡點(diǎn)，在一個(gè)合理的折扣率條件下，客觀地考慮雙方的利益，做到真正的雙贏[4]。

4.3 細(xì)化評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化供應(yīng)商的選擇

選擇優(yōu)質(zhì)的期刊供應(yīng)商是提高圖書館中文期刊招標(biāo)采購工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在，而科學(xué)合理地評(píng)價(jià)和選擇供應(yīng)商需要我們建立科學(xué)而細(xì)致的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。期刊供應(yīng)商的評(píng)估主要是對(duì)他們實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量的評(píng)估，在借鑒兄弟院校經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上我校中文期刊采購招標(biāo)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系細(xì)分表1。

表1 期刊采購招標(biāo)評(píng)價(jià)指標(biāo)

4.4 簡(jiǎn)化招標(biāo)流程，確定靈活的招投標(biāo)方式

簡(jiǎn)化招標(biāo)程序，中文期刊采購招標(biāo)的目的、內(nèi)容比較明確，因此可以由圖書館方面的專家確定期刊供應(yīng)商的資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，期刊供應(yīng)商只要達(dá)到規(guī)定資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)即可入圍。在期刊招標(biāo)中靈活確定招投標(biāo)方式，按照《采購法》的規(guī)定并結(jié)合本校具體的情況靈活采取公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等期刊采購方式。通過我校的實(shí)踐，中等及以下規(guī)模的院?？刹扇⊙麡?biāo)的方式采購。同時(shí)考慮到期刊出版和發(fā)行的連續(xù)性特點(diǎn)，可采用2年為一個(gè)招標(biāo)時(shí)段，或第一年招標(biāo)第二年續(xù)標(biāo)的辦法，一次招標(biāo)確定2年的合作期限和價(jià)格優(yōu)惠比例，分年度付款。簡(jiǎn)化招標(biāo)流程、靈活投標(biāo)方式可以節(jié)約招投標(biāo)時(shí)間和社會(huì)成本，使招標(biāo)效益最大化。

4.5 明確期刊招標(biāo)采購合同的違約懲罰，加強(qiáng)合同履約監(jiān)管

期刊采購與政府大宗物資設(shè)備采購不同，它是一種可持續(xù)行為且是期貨，雖然可以依法追究違約商家的責(zé)任，但圖書館文獻(xiàn)采購及服務(wù)質(zhì)量必然受到影響[6]。因此，我校首先在招標(biāo)合同中以書面條款的形式將供應(yīng)的服務(wù)承諾內(nèi)容、違約責(zé)任及違約懲罰詳細(xì)羅列出來，以明確雙方的責(zé)權(quán)利益；其次，重視對(duì)中標(biāo)商家的合同履行過程的監(jiān)控和評(píng)估，強(qiáng)把驗(yàn)收關(guān)，對(duì)于期刊驗(yàn)收工作中出現(xiàn)的錯(cuò)、漏、缺、損等問題,工作人員認(rèn)真做好記錄，及時(shí)反饋責(zé)令商家及時(shí)整改，以加強(qiáng)招標(biāo)合同的執(zhí)行力度，并由專人負(fù)責(zé)對(duì)中標(biāo)商服務(wù)質(zhì)量實(shí)時(shí)評(píng)估為以后的期刊采購招標(biāo)提供重要依據(jù)。

4.6 開展高校間的聯(lián)合招投標(biāo)采購

聯(lián)合招投標(biāo)是指圖書館行業(yè)的全國性、地區(qū)性組織或校際聯(lián)合就某一特定文獻(xiàn)資源與供應(yīng)商進(jìn)行談判，以取得該資源最優(yōu)惠價(jià)格的采購形式[1]。如合肥地區(qū)中文期刊的聯(lián)合招投標(biāo)可由省圖工委或科大、工大圖書館牽頭，把合肥地區(qū)的高校組織起來，統(tǒng)一邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)公認(rèn)的信譽(yù)好、服務(wù)尤其售后服務(wù)好的期刊供應(yīng)商參加竟標(biāo)。開展高校間的聯(lián)合招投標(biāo)不僅可以保證各參與館中文期刊采購的質(zhì)量、節(jié)約采購經(jīng)費(fèi)、促進(jìn)資源共享，同時(shí)可以聯(lián)合起來懲處供應(yīng)商的違約責(zé)任。

中文期刊招標(biāo)采購逐漸成為我國高校圖書館中文期刊文獻(xiàn)資源建設(shè)的重要形式。隨著招標(biāo)工作在我國高校圖書館的廣泛開展，高校圖書館的同行們?cè)趯?shí)踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并進(jìn)行深入的理論研究，運(yùn)用科學(xué)的方法措施解決影響中文期刊招標(biāo)工作質(zhì)量的問題，達(dá)到理想的招標(biāo)效果、實(shí)現(xiàn)招標(biāo)的真正意義。

[1]王放虎.中文期刊采購招投標(biāo)工作質(zhì)量問題探索[J].情報(bào)雜志，2007(7)：136－138.

[2]吳江麗，陸彩玲.期刊采購招標(biāo)與供應(yīng)商選擇 [J].廣西大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2007,29(4)：103－105.

[3]燕姣云.藍(lán)海戰(zhàn)略:高校圖書館與期刊發(fā)行商的“非零和”博弈[J].圖書情報(bào)工作，2007，51(7)：101-104.

[4]喬愛麗.高校圖書館如何實(shí)現(xiàn)期刊采購招標(biāo)的最優(yōu)化[J].雞西大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，9(4)：153-154.

[5]李明珍，馬克芬.圖書館中文報(bào)刊采購招標(biāo)評(píng)價(jià)體系研究[J].情報(bào)雜志，2007，51(9)：159-161.

[6]任鳳英，周玉芝，等.期刊采購招標(biāo)評(píng)分構(gòu)成要項(xiàng)探析[J].河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：農(nóng)林教育版，2009，11(4)：514-517.

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2011-11-12

李蓉梅（1968-），女，浙江嘉興人，安徽建筑工業(yè)建筑工業(yè)學(xué)院圖書館副研究館員，研究方向?yàn)槲墨I(xiàn)資源建設(shè)。

[責(zé)任編輯：胡惠芳]