曾慶彪

隨著電力改革和發(fā)展的進(jìn)一步深化，在新的形勢(shì)下，當(dāng)前辦公室的地位和作用日顯重要，辦公室工作任務(wù)也日益加重，要求越來(lái)越高，已決不是僅限于收文件、開(kāi)會(huì)，接客人、派車(chē)等瑣碎事務(wù)性的工作了。

當(dāng)前辦公室存在的主要問(wèn)題

一、辦公管理相關(guān)制度配套比較齊全，但大多在實(shí)際操作中不能有效的執(zhí)行和落實(shí)。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用效率沒(méi)有得到有效發(fā)揮，存在辦公流轉(zhuǎn)速度慢，審核走形式的問(wèn)題。

三、辦公管理事務(wù)和活動(dòng)在細(xì)節(jié)上抓的不夠，服務(wù)也不夠到位；存在部門(mén)之間互相推諉扯皮、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)性不夠等問(wèn)題。

四、部門(mén)人員職數(shù)配置不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，工作忙閑不均，缺乏具備文字功底，有一定組織協(xié)調(diào)能力，熟悉水力發(fā)電生產(chǎn)和管理知識(shí)，熱愛(ài)辦公室工作的人員。

解決措施和建議

一、要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感，提高辦公效率。做好辦公室工作，必須認(rèn)清形勢(shì)，把握大局，增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感、使命感，提高工作的自覺(jué)性和主動(dòng)性。責(zé)任感是建立在日常工作時(shí)的嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、細(xì)致的工作作風(fēng)基礎(chǔ)上。增強(qiáng)責(zé)任感，就要解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、敢于創(chuàng)新，對(duì)日常工作不要循規(guī)蹈矩，要敢于打破舊框框，面對(duì)新問(wèn)題、新情況，勇于思考探索。增強(qiáng)責(zé)任感，就要有進(jìn)一步提高辦公室的工作效率和服務(wù)水平的意識(shí)，要做到急事急辦，特事特辦，提高辦事效率，運(yùn)用靈活多變的手段使辦公室工作富有成效。這就要求我們：一要爭(zhēng)取主動(dòng)。辦公室所處的地位和它的職能作用決定了其所有工作只能是服從性的。但是服從性并不等于被動(dòng)性，很多工作可以提前預(yù)測(cè)，主動(dòng)開(kāi)展。只要堅(jiān)決摒棄被動(dòng)服務(wù)的觀念，增強(qiáng)超前意識(shí)，放開(kāi)手腳，凡事提前考慮，早作準(zhǔn)備，各項(xiàng)工作一定會(huì)由難到不難，由被動(dòng)變主動(dòng)，開(kāi)創(chuàng)出新局面。二要提早預(yù)見(jiàn)。工作中，不僅要及早發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，而且要善于發(fā)現(xiàn)苗頭性的甚至潛伏著的問(wèn)題；不僅要看到事物的表象，而且要善于揭示事物的本質(zhì)；不僅要把握事物的現(xiàn)狀，而且要比較準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)到它的發(fā)展趨勢(shì)。因此只有搞好調(diào)查研究，及時(shí)獲取和掌握豐富的材料，才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具有前瞻性的預(yù)案。三要敢于創(chuàng)新。只有不斷創(chuàng)新，才能更好地繼承和發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)，才能使辦公室工作永遠(yuǎn)保持活力，才能不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)創(chuàng)新局面。當(dāng)今的辦公室的工作要充分利用電腦、互聯(lián)網(wǎng)、辦公自動(dòng)化軟件等電子工具和手段提高辦事效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。當(dāng)然，在增強(qiáng)工作創(chuàng)造性的同時(shí)，辦公室也要注意辦事到位而不越位，幫忙而不添亂，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

二、要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變作風(fēng)，改進(jìn)工作方法。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切聯(lián)系，要做好辦公室工作要腳踏實(shí)地，真抓實(shí)干，力戒浮夸。在工作任務(wù)較重較多時(shí)要冷靜思考，一一落實(shí)，要講實(shí)話，向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)實(shí)情，不能報(bào)喜不報(bào)憂，投其所好。另外要注意辦公室工作要以事業(yè)為重，不能摻雜個(gè)人感情，憑個(gè)人意志辦事，要滿(mǎn)腔熱忱對(duì)待工作，真心誠(chéng)摯對(duì)待同志，為他人多辦事，辦好事。杜絕“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦”的歪風(fēng)，要堂堂正正做人，清清白白處事，踏踏實(shí)實(shí)干事。同時(shí)要進(jìn)一步建立健全嚴(yán)格規(guī)范的工作制度和辦事程序，尤其是修訂完善公司辦文、辦會(huì)、辦電、辦活動(dòng)等規(guī)章制度，重點(diǎn)明確職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程和實(shí)施細(xì)則，形成一個(gè)管理系統(tǒng)性、規(guī)范性和業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的辦公管理體系，這是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和保證；其次，要進(jìn)一步完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，明晰管理流程和具體要求，重點(diǎn)在縮短流程節(jié)點(diǎn)、提高流轉(zhuǎn)效率上改進(jìn)軟件模塊設(shè)置，屏蔽管理短板，降低人為操控因素，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程操控閉環(huán)管理；從而使辦公室納入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道，提高辦公室的整體工作效率。

三、要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣，如不注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)和不斷更新認(rèn)識(shí)就無(wú)法勝任工作，無(wú)法執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)一切決策和公司工作秩序。平常即要注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)還要研究政策法規(guī)，加強(qiáng)調(diào)查研究。因此要進(jìn)一步做好辦公室工作，一要具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，必須要一定的政治理論水平，才能適應(yīng)辦公室工作的需要。因此，平時(shí)注重學(xué)習(xí)，理解掌握有關(guān)國(guó)家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。二要具備一定的文字綜合能力。辦公室工作人員除自身要具有一定的文化基礎(chǔ)，要熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，包括電力生產(chǎn)、技術(shù)管理知識(shí)、行政、財(cái)務(wù)、人事、法律等管理知識(shí)，還要有較好的文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力以及工作方法，如果不具備這一點(diǎn)，那么不論起草文件還是開(kāi)會(huì)發(fā)言、答復(fù)問(wèn)題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問(wèn)題，只能是和“稀泥”。三要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。辦公室工作不單是要對(duì)辦公室崗位本身熟悉，而且要對(duì)本公司、本部門(mén)整個(gè)工作有所了解。只有對(duì)公司相關(guān)工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎(chǔ)。除加強(qiáng)學(xué)習(xí)外，還要注重自身的形象。辦公室要有一個(gè)好的精神面貌，待人接物文明禮貌，談吐自然和諧，對(duì)突發(fā)事件要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好工作，處理好問(wèn)題。遇事要“三思而行”，辦事要果斷，不要拖泥帶水，延誤工作，給公司工作帶來(lái)不良后果和影響。做好辦公室工作做到“三勤”。一是“腿勤”，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力氣，把工作做實(shí)做細(xì)；二是“腦勤”，勤學(xué)善思，注重研究問(wèn)題，解決工作中的難點(diǎn)問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)多出點(diǎn)子，多獻(xiàn)計(jì)策。三是“嘴勤”，多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，多向科室和有關(guān)部門(mén)通報(bào)情況，加強(qiáng)溝通，密切協(xié)作。

四、要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。一是實(shí)現(xiàn)角色的轉(zhuǎn)變，既要當(dāng)指揮員，又要當(dāng)戰(zhàn)斗員，團(tuán)結(jié)全體員工，在思想上同心，目標(biāo)上同向，行動(dòng)上同步，事業(yè)上同干，扭住一條繩，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍。 二是實(shí)現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變，從原來(lái)的“領(lǐng)導(dǎo)交辦，辦就辦好”的思維方式向“怎樣去辦、怎樣辦好”的方式轉(zhuǎn)變。圍繞公司中心工作，做好工作計(jì)劃，做到有安排、有檢查，保證工作有條不紊，落到實(shí)處。辦公室的工作，無(wú)論是文稿起草、信息調(diào)研、督查催辦等要?jiǎng)?wù)工作，還是檔案管理、文書(shū)處理、會(huì)議安排、機(jī)要保密、后勤服務(wù)等內(nèi)務(wù)、事務(wù)工作，都是圍繞“服務(wù)”這一中心運(yùn)轉(zhuǎn)的。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為公司服務(wù)、為部門(mén)和員工以及為外單位、群眾服務(wù)是辦公室最基本的職能。因此，必須把服務(wù)于公司的中心工作和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)和員工作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，把“參與要?jiǎng)?wù)”、“管理事務(wù)”、“做好內(nèi)務(wù)”、“搞好服務(wù)”四大職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排，做到調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，服務(wù)圍繞大家轉(zhuǎn)，信息圍繞決策轉(zhuǎn)。從而使工作目標(biāo)更明確，重點(diǎn)更突出。

五、要進(jìn)一步加大重視，提升工作合力。辦公室是公司的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見(jiàn)性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)公司工作帶來(lái)被動(dòng)或造成損失，也就是說(shuō)，辦公室工作開(kāi)展得如何，直接制約和影響著全公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展和各項(xiàng)任務(wù)的完成。因此，要加大對(duì)辦公室工作的重視和支持力度，不但從政治上關(guān)心他們，給他們提供盡可能多的學(xué)習(xí)提高機(jī)會(huì)，盡可能地改善他們的工作環(huán)境和條件；而且從工作上支持他們，配齊專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍，配備先進(jìn)辦公設(shè)備；從生活上關(guān)心他們，理解他們，肯定會(huì)使辦公室不僅能夠穩(wěn)定住隊(duì)伍，而且還會(huì)有很大的吸引力，達(dá)到其充分調(diào)動(dòng)他們努力工作的積極性。

（作者單位：福建水口發(fā)電集團(tuán)公司）