韋愛月

(廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣西 南寧 530023)

高校實(shí)物檔案管理存在的問題及對(duì)策

韋愛月

(廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣西 南寧 530023)

在當(dāng)今信息社會(huì),高校實(shí)物檔案管理日益暴露出很多問題,主要的問題有四種。要適應(yīng)高校發(fā)展的需求,高校實(shí)物檔案工作要解決這四種主要問題以不斷地提高管理水平,除了解放思想高度重視之外,還應(yīng)采取相應(yīng)的對(duì)策。

高校;實(shí)物檔案;管理;對(duì)策

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體,能夠反映單位歷史真實(shí)面貌的特定物品。包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、證書、字畫、印章等[1]216,高校的實(shí)物檔案管理工作是關(guān)系到學(xué)校整體發(fā)展的重要因素之一,是學(xué)校工作中不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié),是高等教育事業(yè)的重要組成部分。隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展,高校檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用,人們對(duì)檔案信息的獲取要求也越來越高,實(shí)物檔案信息只有不斷地提高管理水平,才能更好地為學(xué)校服務(wù)。

一、高校實(shí)物檔案信息管理存在的問題

當(dāng)前,高校實(shí)物檔案信息的管理雖然比十年前有了很大的改善,但仍然存在很多問題。這些問題,制約了高校實(shí)物檔案信息的管理。

(一)對(duì)實(shí)物檔案管理工作不夠重視

首先,意識(shí)上的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。大多數(shù)人認(rèn)為高校的中心任務(wù)是進(jìn)行教學(xué)科研之類人才培養(yǎng)工作,而實(shí)物檔案管理工作是輔助性質(zhì)的、幕后的,甚至是無關(guān)緊要的。當(dāng)忙完面上的工作之后,才想著去安排檔案的管理工作。

其次,檔案工作者把大量精力投放到檔案的收集工作上,而忽視了實(shí)物檔案的保管和整理。受到“被動(dòng)管理”思想的束縛,有的檔案工作者在工作中產(chǎn)生了懶惰的心理,缺乏工作的熱情和積極性,再加上實(shí)物檔案的特殊性,種類不盡相同,載體形態(tài)各異,小到獎(jiǎng)?wù)?大到錦旗、獎(jiǎng)杯,甚至牌匾,這些不同規(guī)格,不同形狀,不同質(zhì)地的實(shí)物,給存放帶來一定的難度。如果沒有高度熱情的工作態(tài)度和積極性,是很難整齊有序地把這些實(shí)物檔案擺放好并記錄的。有的就隨意擺放在檔案柜里,有的甚至堆放在庫房角落,長(zhǎng)期處于“混亂”的管理狀態(tài)。

(二)高校實(shí)物檔案管理方式落后

管理方法、手段落后。當(dāng)前,高校實(shí)物檔案工作者的年齡普遍偏大,業(yè)務(wù)素質(zhì)低,檔案專業(yè)出身的真可謂鳳毛麟角,高學(xué)歷、強(qiáng)能力的管理者更是少之又少。同時(shí)能夠熟練使用電腦的工作人員也很少,并且能使用相關(guān)知識(shí)的人員就更加少了,這就導(dǎo)致了管理方法和管理手段的落后與工作效率的低下。許多證書、牌匾本可以通過電腦來登記的,卻由手工來做,不但登記麻煩,而且查詢起來很不方便。檔案信息的開發(fā)仍以編制檔案目錄為主,缺乏更深層次的挖掘。

(三)工作人員循規(guī)蹈矩,創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

檔案工作人員僅僅習(xí)慣埋頭苦干,沒有創(chuàng)新意識(shí),對(duì)如何利用高科技管理檔案、提高服務(wù)效率方面沒有明確的措施。有的檔案工作人員對(duì)自己的檔案庫房里有哪些和有多少實(shí)物檔案都不知道,接手檔案工作之后,那些實(shí)物檔案以前是怎么放,現(xiàn)在還是怎么放,不愿花心思去想既直觀又省空間的科學(xué)方法來解決實(shí)物檔案的存放問題,也沒能制定出既快速又簡(jiǎn)捷的查找實(shí)物檔案的方式。平時(shí)只是做一些常規(guī)的整理、接待查閱等工作。當(dāng)今社會(huì)正在以前所未有的速度向前發(fā)展,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也越來越普及了,目前很多高校檔案室對(duì)于文書檔案等實(shí)物之外的檔案,可能都已用計(jì)算機(jī)管理,可實(shí)物檔案卻還是一堆雜亂無章的“原始材料”。

(四)實(shí)物檔案的質(zhì)量不高及無法有效的開發(fā)利用

以前,人們追求檔案室的資源豐富,總是認(rèn)為越多越好,盲目追求實(shí)物檔案的數(shù)量,忽略了實(shí)物檔案的質(zhì)量和利用率。這使大量有重要價(jià)值的實(shí)物檔案總是找不到,難以被充分利用。尤其是學(xué)校獲得的實(shí)物過多,收集了一大堆的證書等放在一個(gè)角落,檔案管理人員難于分清哪些該放到哪里,索性全部堆在一個(gè)地方。此舉導(dǎo)致了檔案室的服務(wù)效率下降。即使最終可以找到所需要的材料,也要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。

高校實(shí)物檔案室作為檔案信息的儲(chǔ)存地,一直以來大多數(shù)是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù),卻忽略了廣大師生員工的利用需要。對(duì)于檔案室收到的實(shí)物檔案,比如榮譽(yù)檔案,沒有及時(shí)地讓廣大師生員工了解學(xué)校所取得的可喜成績(jī),有的榮譽(yù)檔案甚至只是檔案室里的一種擺設(shè),師生員工從來沒見過,也不知曉學(xué)校獲得哪些榮譽(yù),致使這些榮譽(yù)檔案本應(yīng)給師生員工帶來的自豪感和責(zé)任感沒有發(fā)揮它們的作用。

廣大師生員工對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)不足,導(dǎo)致檔案信息的利用價(jià)值不高。檔案的保密性特點(diǎn),限制了它的傳播速度和范圍。廣大師生員工對(duì)檔案信息的了解很少,有時(shí)不敢想也不敢問,進(jìn)而忽略了檔案的存在,不到關(guān)鍵時(shí)刻,不愿去查找檔案。再加上有些檔案工作者過度夸大檔案的保密性,再者就是擔(dān)心利用者弄壞了檔案,把一些獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等當(dāng)成寶貝一樣置之高閣,致使實(shí)物檔案沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的價(jià)值。

二、高校實(shí)物檔案信息管理的對(duì)策

在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中,我經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn),要進(jìn)一步搞好高校實(shí)物檔案信息的管理,采取下列幾個(gè)方面的對(duì)策,相對(duì)來說是有效的。

(一)解放思想,重視實(shí)物檔案管理工作

第一,主管檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要解放思想,高度重視實(shí)物檔案管理工作,讓實(shí)物檔案在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮巨大作用,更好地為高等教育事業(yè)服務(wù)。第二,實(shí)物檔案來源于廣大師生員工的共同努力,接受社會(huì)實(shí)踐的考驗(yàn),它的價(jià)值在社會(huì)、學(xué)校中是非常高的。要努力創(chuàng)建有利于高校發(fā)展、有利于實(shí)物檔案管理的和諧環(huán)境。第三,充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的熱情和積極性,增強(qiáng)他們的愛崗敬業(yè)精神,發(fā)揮他們的創(chuàng)新意識(shí)和應(yīng)變能力。

(二)建立數(shù)字化、信息化實(shí)物檔案管理,并將實(shí)物檔案刻制成光盤或印制成書籍進(jìn)行宣傳

檔案室的室藏中,紙質(zhì)檔案占大多數(shù),而以電子文件形式儲(chǔ)存的實(shí)物檔案少之又少。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,全球都逐步地運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),高校也正在進(jìn)行著校園信息化建設(shè)。數(shù)字化實(shí)物檔案利用先進(jìn)的技術(shù),在學(xué)校內(nèi)部建立有效的服務(wù)系統(tǒng)。建立數(shù)字化實(shí)物檔案,在形成了實(shí)物的和紙質(zhì)的檔案的同時(shí),還應(yīng)該建立并存貯大量的電子文件,這樣可以縮短查找檔案的時(shí)間,提高檔案的利用率。實(shí)物檔案工作是數(shù)字化的重要組成部分。一個(gè)高校的檔案信息量比較大,數(shù)字化的工作任務(wù)繁重,需要到人力、物力、財(cái)力的大量投入,那么,實(shí)物檔案的數(shù)字化建設(shè)可以分階段進(jìn)行。建立室藏實(shí)物文檔數(shù)據(jù)庫,加快實(shí)物檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)步伐,做好檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校檔案部門為了不讓許多的原始材料檔案流失,一定要做出及時(shí)的應(yīng)對(duì)。

將實(shí)物檔案制作成光盤、書籍,通過實(shí)物檔案進(jìn)學(xué)生課堂、進(jìn)新生入學(xué)教育、進(jìn)學(xué)生黨校教育等加強(qiáng)對(duì)學(xué)生愛校教育。把學(xué)校的實(shí)物檔案制作成光盤、書籍,在新生入學(xué)時(shí),給新生每人發(fā)一份光盤和書,讓學(xué)生了解一下學(xué)校的歷史發(fā)展?fàn)顩r,看看學(xué)校取得了哪些可喜的成績(jī),對(duì)學(xué)生進(jìn)行校情教育。

(三)制作照片實(shí)物檔案,收集照片要做到主次分明

現(xiàn)代社會(huì)日益趨向于“讀圖”,人們形成了看報(bào)紙先看照片、看書籍喜歡看有照片的閱讀習(xí)慣,不太喜歡只有很長(zhǎng)文字的書籍。照片的重要性,由此可見一斑。在高校,把學(xué)校的證書、牌匾等通過數(shù)碼相機(jī)拍攝下來,制作成照片實(shí)物檔案,照片以直觀、形象的特點(diǎn)把學(xué)校歷史展示出來,而且它易于包藏,不占據(jù)過多的空間。做好照片檔案,對(duì)整個(gè)學(xué)校的實(shí)物檔案管理來說,是非常重要的。

照片的收集要注意主次分明,不加區(qū)分地將照片全部放到檔案室,這樣會(huì)導(dǎo)致室藏檔案質(zhì)量下降、工作效率低下。要做到主次分明必須做到以下兩點(diǎn):第一,把學(xué)校實(shí)物做個(gè)準(zhǔn)確的歸類,分清重要的和次要的,將重要實(shí)物的相關(guān)照片及時(shí)地放到網(wǎng)上,避免胡亂地收集實(shí)物而導(dǎo)致室藏缺乏特色。第二,對(duì)重要的、利用率高的實(shí)物照片加大宣傳力度,而次重要的、利用率不高的實(shí)物照片可以集中到一個(gè)地方放置。這樣做,既保證重要的照片得到很高的利用率,又可以提高工作效率。

(四)建立網(wǎng)絡(luò)化的牌匾實(shí)物室

做好的照片實(shí)物檔案可以放到電腦上,既提供文字說明又展示照片本身,廣大師生員工、社會(huì)人員都可以通過網(wǎng)絡(luò)來了解這個(gè)高校的校情。立體化、各個(gè)方面展示學(xué)校所獲得的實(shí)物,給眾人以全面的感受。各高校建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已日趨完善,在普遍開通教育科研網(wǎng)的同時(shí),還與不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián),實(shí)現(xiàn)了各類網(wǎng)上信息的共享和利用,這就為高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的支持平臺(tái),而無需另行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

(五)建立實(shí)物檔案陳列室,使之成為教育基地

建立實(shí)物檔案陳列室,利用本單位的實(shí)物檔案資源宣傳檔案和檔案工作。實(shí)物檔案大多見證學(xué)校在科研、教學(xué)、文體等方面獲得的各種榮譽(yù),記錄著一代又一代廣大師生員工的奮斗歷史,把這些榮譽(yù)檔案展示出來,可以增強(qiáng)師生員工的榮譽(yù)感和自豪感,不斷激勵(lì)師生員工再接再厲。有條件的高校,可以讓實(shí)物檔案陳列室成為對(duì)廣大師生員工進(jìn)行愛國(guó)愛校教育的基地。實(shí)踐證明,組織在校學(xué)生參觀實(shí)物檔案陳列室,要比課堂教育所受的感染來得更直觀、更強(qiáng)烈。要建立實(shí)物檔案陳列室,需要一定的人力、物力、財(cái)力的投入,所以,高校領(lǐng)導(dǎo)部門要給予大力支持,實(shí)物檔案陳列室才能夠充分發(fā)揮實(shí)物檔案的巨大作用。

(六)提高實(shí)物檔案工作人員的素質(zhì),激發(fā)他們的創(chuàng)新意識(shí)

實(shí)物檔案工作人員素質(zhì)的高低決定著檔案管理工作水平的高低和工作效率的高低,快速提高工作人員的素質(zhì)很有必要。第一,學(xué)校在校內(nèi)利用周末或節(jié)假日免費(fèi)開設(shè)計(jì)算機(jī)班、檔案管理班,工作人員在工作之余,抽出時(shí)間來提高自己的業(yè)務(wù)能力;第二,學(xué)?？梢越M織本校的檔案工作人員到別的高校去取經(jīng)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)別人先進(jìn)的管理技術(shù),改進(jìn)自身落后的管理模式;第三,檔案工作人員可以根據(jù)自身的情況,自己選擇提高自身素質(zhì)的途徑。第四,作為檔案管理人員,我們要解放思想,開拓創(chuàng)新,用科學(xué)的管理方法來管理實(shí)物檔案,提高實(shí)物檔案的利用價(jià)值,提高我們的服務(wù)效率。

學(xué)校可以通過設(shè)置檔案工作目標(biāo),以此引導(dǎo)檔案工作人員朝著檔案工作所應(yīng)當(dāng)努力的方向奮進(jìn),讓檔案管理的工作目標(biāo)成為檔案工作人員積極工作的內(nèi)在動(dòng)力之一。學(xué)校應(yīng)營(yíng)造一個(gè)認(rèn)真、活潑、向上、寬松的工作氛圍,減少不必要的負(fù)擔(dān),讓檔案工作人員發(fā)自內(nèi)心地產(chǎn)生一種不斷進(jìn)取的斗志。學(xué)?？梢酝ㄟ^獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來提高檔案工作人員的工作熱情和責(zé)任感。對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員,還應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定予以經(jīng)濟(jì)上的補(bǔ)助。

總之,當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展,高校教育事業(yè)也日新月異,高校的實(shí)物檔案管理方法要跟上時(shí)代的步伐,走科學(xué)化和信息化的道路,改革舊有的實(shí)物檔案管理模式,這也應(yīng)成為今后檔案改革的主要方向。

[1]張虹,姬瑞環(huán).檔案管理學(xué)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2008.

Study on Problems and Countermeasure of Object Files Management in Colleges and Universities

WEI Ai-yue
(Guangxi Hydraulic and Electric Polytechnic University,Nanning Guangxi 530023)

In this information society,lots of problems on object files management in Colleges and Universities have been discovered,and there are four kindsof seriousproblems.In order to fit the necessaryof Colleges and Universitieson development,the work of object files management in Colleges and Universities must solve these four kinds of problems,and rise the level of management distantly,not only pay more attention to these problem but also take better countermeasure homologous.

colleges and universities;object files;management;countermeasure

G271

A

1673-8861(2011)03-0106-03

2011-07-05

韋愛月(1972-),女,壯族,廣西上林縣人,廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院中學(xué)一級(jí)。主要研究方向:檔案管理。