姚延宏

(延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西延安716000)

試論加強(qiáng)職業(yè)院校設(shè)備檔案管理工作的對(duì)策

姚延宏

(延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西延安716000)

隨著職業(yè)教育的快速發(fā)展，教學(xué)設(shè)備在逐年增加，做好在設(shè)備壽命周期而產(chǎn)生的各種資料的檔案工作，使其在職業(yè)教育中應(yīng)有的作用能夠得以充分發(fā)揮，就必須切實(shí)加強(qiáng)職業(yè)院校設(shè)備檔案的管理工作.

設(shè)備檔案;管理;規(guī)范化

近年來(lái)國(guó)家對(duì)發(fā)展職業(yè)教育愈加重視，職業(yè)院校數(shù)量在不斷增加，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大.高等職業(yè)教育作為高等教育的一個(gè)重要分支，肩負(fù)著培養(yǎng)高素質(zhì)技能型專(zhuān)門(mén)人才的重任，在我國(guó)走新型工業(yè)化道路和社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)中具有不可替代的重要作用.［1］國(guó)家大力重視和發(fā)展職業(yè)教育，使其迎來(lái)了前所未有的大好機(jī)遇.為此，辦好職業(yè)教育、提高教育質(zhì)量就顯得尤其重要.因而加大對(duì)教育教學(xué)設(shè)備的投入，以改善教學(xué)實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)條件，對(duì)于搞好職業(yè)教育的巨大作用是不言而喻的.必須加強(qiáng)對(duì)職業(yè)院校設(shè)備的使用和管理力度，并做好職業(yè)院校設(shè)備檔案的管理工作，真正發(fā)揮檔案為教學(xué)與科研服務(wù)的作用.

1 做好職業(yè)院校設(shè)備檔案管理工作的必要性

檔案是知識(shí)的寶庫(kù)與歷史的見(jiàn)證，它是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史資料，沒(méi)有檔案就沒(méi)有歷史.檔案對(duì)于了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人等都具有極其重要的作用.所謂設(shè)備檔案，是指設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報(bào)廢的全過(guò)程中形成的圖紙、文字說(shuō)明、憑證和記錄等文件資料，通過(guò)不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案.設(shè)備檔案是國(guó)家的重要技術(shù)儲(chǔ)備，是學(xué)校儀器、設(shè)備管理的重要依據(jù)和憑證.設(shè)備檔案是實(shí)行政府采購(gòu)每項(xiàng)程序和對(duì)儀器運(yùn)行管理的最原始、最真實(shí)的記錄.這些由基礎(chǔ)性資料組成的信息源，也是設(shè)備部門(mén)主要工作的集中體現(xiàn)，對(duì)這些資料的分析、整理，也就是對(duì)自身工作進(jìn)行梳理，有利于我們發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處.［2］這些基礎(chǔ)資料，是學(xué)校寶貴的資源，它可以為資產(chǎn)的管理決策者提供信息咨詢(xún)，是制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃必不可少的重要依據(jù).設(shè)備檔案是高職院校教育管理的一個(gè)重要組成部分，是高職院校建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的工作，也是高職院校賴(lài)以完成教學(xué)任務(wù)和科研課題必不可少的工具.設(shè)備檔案管理工作為保障設(shè)備的正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)這一基本任務(wù)的順利實(shí)現(xiàn)而提供基本的技術(shù)支持.設(shè)備檔案是鑒定設(shè)備技術(shù)性能的必備資料，是評(píng)價(jià)設(shè)備工作狀態(tài)的重要依據(jù).應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)設(shè)備檔案工作的作用和重要性，使其更好地發(fā)揮為教學(xué)和科研服務(wù)的作用.近年來(lái)，各高職院校為了加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)體系和實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)，都在積極投入較大的人力、物力和財(cái)力，以便在短期內(nèi)使硬件建設(shè)跨上一個(gè)新臺(tái)階，盡快改善實(shí)踐教學(xué)的硬件條件，以適應(yīng)高職教育發(fā)展和培養(yǎng)應(yīng)用型人才的需要.教學(xué)設(shè)備是做好教學(xué)工作，提高辦學(xué)質(zhì)量的有力保障之一，如何管理和使用它，使其在教學(xué)過(guò)程發(fā)揮最大的潛能，加強(qiáng)對(duì)它的管理及其使用過(guò)程所產(chǎn)生相關(guān)檔案的管理是極其重要的.只有管理好，才能利用好，管理是為了更好地利用.國(guó)務(wù)院《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定:學(xué)校固定資產(chǎn)的設(shè)備，在其購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，具有保存利用價(jià)值的文件、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)材料均屬?lài)?guó)有資產(chǎn)檔案.［3］設(shè)備檔案管理水平的高低，在很大程度上影響院校資產(chǎn)的安全完整、合理處置和有效利用.

2 職業(yè)院校設(shè)備檔案的規(guī)范化管理

由于設(shè)備檔案所體現(xiàn)的價(jià)值及其在職業(yè)院校檔案管理中的重要地位，決定了必須對(duì)它進(jìn)行規(guī)范化管理.職業(yè)院校要提高教育質(zhì)量和教學(xué)規(guī)模，必然會(huì)購(gòu)置大量教學(xué)儀器和設(shè)備，要對(duì)這些儀器和設(shè)備進(jìn)行科學(xué)管理，隨之而來(lái)的就是要對(duì)所產(chǎn)生的設(shè)備檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)反映設(shè)備的購(gòu)置情況和設(shè)備技術(shù)性能的文件資料，都應(yīng)進(jìn)行集中統(tǒng)一的歸檔管理.在管理過(guò)程中，要根據(jù)設(shè)備的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和本單位的擁有量等因素分類(lèi)進(jìn)行管理.設(shè)備采購(gòu)和設(shè)備使用等工作應(yīng)密切結(jié)合，以保證設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，提高設(shè)備檔案的使用率及實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理.

設(shè)備檔案反映了設(shè)備申請(qǐng)的合理性，論證的嚴(yán)肅性、可靠性，審批的責(zé)任性.設(shè)備購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收是設(shè)備檔案產(chǎn)生的主要階段，它直接反映了設(shè)備購(gòu)買(mǎi)的實(shí)施情況，在招標(biāo)文件及訂購(gòu)合同中明確了雙方的法律責(zé)任，具有很強(qiáng)的憑證和參考作用，［3］一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就能有效地避免國(guó)有資產(chǎn)蒙受損失.同時(shí)設(shè)備檔案能夠?qū)υO(shè)備運(yùn)行狀態(tài)發(fā)揮有效的監(jiān)督作用，為設(shè)備是否正常運(yùn)行提供可靠的依據(jù).只有設(shè)備檔案在日常工作中發(fā)揮了作用，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值.

由于傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)發(fā)生了變化，必須實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案由經(jīng)驗(yàn)化管理向科學(xué)化、規(guī)范化管理的轉(zhuǎn)化，利用先進(jìn)的科學(xué)管理技術(shù)手段，大量開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)院的科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù).設(shè)備檔案的規(guī)范化管理就是要建立一套科學(xué)規(guī)范，全面系統(tǒng)地使用和管理的高效率的運(yùn)行機(jī)制，使設(shè)備在使用和管理過(guò)程中能夠有章可循、有條不紊地進(jìn)行，避免出現(xiàn)盲目與雜亂無(wú)章而給管理和使用造成不便.因此，要對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行規(guī)范管理，建立和完善歸檔制度，加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案管理工作的檢查與考核，真正提高設(shè)備檔案的使用率實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與科學(xué)化管理.

3 做好職業(yè)院校設(shè)備檔案管理工作的對(duì)策

3.1 必須充分引起各方的高度重視

在檔案工作中，一些院校的檔案管理部門(mén)，對(duì)于設(shè)備檔案管理的工作不夠重視，使得有些管理工作處于空白的狀態(tài)，有的檔案室只注意保存設(shè)備檔案中涉及到的設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、安裝、使用說(shuō)明等材料，而對(duì)其維修、改造、更新至報(bào)廢等的文件資料不注意收集與保存，造成了設(shè)備檔案的缺失，致使設(shè)備檔案缺乏完整性.這樣就會(huì)在儀器設(shè)備的使用、潛力開(kāi)發(fā)、升級(jí)改造等使用過(guò)程中失去參考的依據(jù).由于對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足以及檔案管理的意識(shí)和知識(shí)的欠缺，致使在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)諸多偏差，而導(dǎo)致一些有價(jià)值的檔案資料不能很好地服務(wù)于教學(xué)和科研工作.

做好設(shè)備檔案的管理工作，不僅僅是檔案管理工作者的事，雖然在具體工作上有明確的分工，但仍然離不了各方的密切配合與大力支持.所以為了做好設(shè)備檔案的管理工作必須引起各方的高度重視.要認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化檔案意識(shí)是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，要明確檔案收集的內(nèi)容和職權(quán)范圍，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類(lèi)、編目、建賬，確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全.要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性以及加強(qiáng)設(shè)備檔案規(guī)范化管理的迫切性，要群策群力，集各方智慧于一體，共同為做好設(shè)備檔案的管理工作出謀劃策.

3.2 配備具有相應(yīng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的管理人才

設(shè)備檔案的管理工作者，不單單是管理好檔案，以保持檔案的真實(shí)和完整，更重要的是要通過(guò)保護(hù)和管理，為檔案的提供利用，為教學(xué)科研提供服務(wù).檔案工作雖是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但它卻有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能會(huì)直接影響檔案的利用效果.為了做好檔案管理工作，必須配備既懂管理，又熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要熟悉國(guó)家相關(guān)政策法令的專(zhuān)業(yè)人員.要對(duì)儀器設(shè)備設(shè)備檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)技能，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科的新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)由單一專(zhuān)業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，成為儀器設(shè)備檔案管理的行家里手.［4］檔案管理工作者要通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和廣泛學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，要熟悉和精通管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，要掌握各類(lèi)檔案和各種載體檔案的管理方法，既要遵循檔案管理的規(guī)律，同時(shí)要有創(chuàng)新意識(shí)，積極研究和探索檔案管理的新模式，開(kāi)發(fā)檔案信息資源利用的新途徑，以提高檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和使用效率.

3.3 提高管理人員素質(zhì)，使之具有樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神和強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任感

檔案管理工作者除了具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能外，還要具有崇高的敬業(yè)精神和強(qiáng)烈的責(zé)任心.檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員.作為檔案工作人員，要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求.［5］檔案工作者在工作實(shí)踐中必須堅(jiān)持正確的立場(chǎng)和政治方向，應(yīng)該具有文化的追求、科學(xué)的信仰、高尚的道德和美好的情操，除具備基本的理論修養(yǎng)和扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練外，還必須對(duì)現(xiàn)代科學(xué)有關(guān)知識(shí)有一定的了解，具備對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的操作能力，同時(shí)必須養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，不計(jì)較個(gè)人得失.要樹(shù)立自信心，熱愛(ài)自己所從事的職業(yè).檔案管理工作是一項(xiàng)平凡而辛苦的工作，只有具備默默無(wú)聞、吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，才能搞好此項(xiàng)工作.因此必須選用思想素質(zhì)高，業(yè)務(wù)素質(zhì)精，工作能力強(qiáng)的人承擔(dān).

4 結(jié)束語(yǔ)

設(shè)備資源是職業(yè)院校的寶貴財(cái)產(chǎn)，設(shè)備檔案是保障教學(xué)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要依據(jù).加強(qiáng)職業(yè)院校設(shè)備的規(guī)范化管理，既是檔案工作的客觀要求，也是職業(yè)院校利用儀器設(shè)備提高教育教學(xué)質(zhì)量的有效途徑.設(shè)備檔案只有通過(guò)在提供利用的實(shí)踐中，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，研究對(duì)策，不斷完善，才能找到適宜職業(yè)院校發(fā)展的管理方法，也只有高質(zhì)量的提供利用，才能最大限度地發(fā)掘設(shè)備檔案的存在價(jià)值.

［1］姜銳，張志綱.高職教育改革與發(fā)展中的重要問(wèn)題及對(duì)策［J］.教育與職業(yè)，2008，5(15):141.

［2］王喆，李曉梅.高校設(shè)備檔案管理的相關(guān)探討［J］.中國(guó)現(xiàn)代教育裝備，2010，(17):15－16.

［3］吳兢.提高高職院校設(shè)備檔案管理工作水平的實(shí)踐與探索［J］.徐州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，23(1):185.

［4］余浠婉.加強(qiáng)高校儀器設(shè)備檔案管理為教學(xué)、科研服務(wù)［J］.機(jī)電兵船檔案，2010，(3):58.

［5］趙穎超.淺談檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.科學(xué)之友，2010，(8):97.

On Strategies to Strengthen Management of Equipment File in the Vocational Colleges

YAO Yan-hong
(Yan’an Vocational and Technical Institute，Yan’an 716000，China)

With the rapid development of vocational education，teaching equipment is increasing gradually.We do various data files well，which are generated in the equipment life cycle.We must strengthen the vocational equipment file management，so that it can play its full role in vocational education.

equipment files;management;standardized

G270

A

1009—5128(2011)06—0093—03

2011—05—04

姚延宏(1961—)，男，陜西延安人，延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處館員.

【責(zé)任編輯 曹 靜】