楊菊洪

（浙江財(cái)經(jīng)學(xué)院，浙江 杭州 310018）

建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的可行性分析

楊菊洪

（浙江財(cái)經(jīng)學(xué)院，浙江 杭州 310018）

檔案是學(xué)生的跟蹤資料，保存情況直接影響了學(xué)生未來(lái)的工作學(xué)習(xí)。信息化時(shí)代的到來(lái)使得檔案信息的數(shù)字化成為了新的檔案管理方式。文章針對(duì)高校檔案管理的具體問(wèn)題研究了檔案信息網(wǎng)絡(luò)的積極意義，且根據(jù)高校實(shí)際情況采取了針對(duì)性處理措施，以保證高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心可以有效運(yùn)行，從而創(chuàng)建出可以積極運(yùn)用的新管理模式。

檔案；信息管理；高校；信息網(wǎng)絡(luò)中心

進(jìn)入信息化時(shí)代之后，人們對(duì)于信息的認(rèn)識(shí)變得更加深入，尤其是檔案信息成為了社會(huì)上極為重要的信息來(lái)源，其對(duì)于學(xué)生的作用是不可估量的。另外，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，許多先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)開(kāi)始運(yùn)用到檔案管理上，給高校的管理工作帶來(lái)了方便。高校檔案信息數(shù)字化的建設(shè)成為高校檔案管理工作者需要認(rèn)真思考和不斷探索的新課題。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心建立之后，高校的檔案管理工作將會(huì)更上一層樓，而諸多先進(jìn)的技術(shù)引用更是大大提高了檔案資料的相關(guān)信息。

一、建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的必要性

胡錦濤同志曾精辟地指出:“檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)?！备咝Ｔ谥匾暼宋慕逃耐瑫r(shí)，注重檔案管理則是極為重要的研究，其能夠給學(xué)校的人才培養(yǎng)帶來(lái)很大的幫助。

（一）社會(huì)信息化的必然要求

高校信息網(wǎng)絡(luò)中心本質(zhì)上是一種信息技術(shù)的運(yùn)用，其能夠擺脫傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)的不足，成為了高校檔案管理工作持續(xù)改進(jìn)的動(dòng)力。信息社會(huì)中各類技術(shù)的發(fā)展成為了高校創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)中心的基礎(chǔ)，這也是加快檔案管理建設(shè)的重要條件。檔案載體的每一次變更是現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展表現(xiàn)，也是檔案工作變革發(fā)展的主要?jiǎng)恿ΑＴ诂F(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)上升的同時(shí)，很多行業(yè)都積極實(shí)施了自動(dòng)化管理模式。國(guó)家檔案局和中央檔案館在2000年12月19日共同頒布《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，重點(diǎn)將“加快檔案信息化建設(shè)”作為主要項(xiàng)目，從而說(shuō)明了檔案信息管理對(duì)于各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的積極性作用。作為我國(guó)檔案事業(yè)重要組成部分的高校檔案室(館)，更應(yīng)積極響應(yīng)這一號(hào)召，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心，改變傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，借助和依托網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)主動(dòng)的、超越時(shí)空的信息服務(wù)，讓檔案工作隨著信息化共同發(fā)展。

（二）檔案價(jià)值的現(xiàn)代需求

檔案對(duì)于學(xué)生有著極為重要的作用，其可以讓學(xué)校、企業(yè)及時(shí)掌握學(xué)生信息，從而做出相關(guān)的培養(yǎng)策略，這也是高校檔案管理走向正規(guī)的要求。第一，早期檔案管理主要依賴于人為操作，多數(shù)運(yùn)用館員對(duì)檔案實(shí)施初步管理。而由于每個(gè)檔案工作者的水平能力大小不一，使得檔案管理質(zhì)量好壞不一。信息化技術(shù)運(yùn)用之后，常常要依賴于各類先進(jìn)技術(shù)，這對(duì)于檔案管理的規(guī)范性則能起到較大的促進(jìn)作用；第二，高校成立檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心之后，許多自動(dòng)化操作過(guò)程必須要按照原先制定的原則制度進(jìn)行，這些對(duì)于檔案管理的規(guī)范性是很有幫助的。如此使得傳統(tǒng)檔案管理質(zhì)量上帶來(lái)的弊端則會(huì)少之又少，且會(huì)促進(jìn)檔案管理者不斷改善自己的工作能力，間接地促進(jìn)了檔案管理信息化提早來(lái)臨。第三，早期使用的紙張檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，且在檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，能夠結(jié)合網(wǎng)絡(luò)巨大的運(yùn)行功能對(duì)信息資料檢索，為后面的管理工作帶來(lái)方便。從很多高校的實(shí)際運(yùn)用情況看，電子檔案的使用呈現(xiàn)出了多個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)，不僅避免了手工操作帶來(lái)的錯(cuò)誤，也能夠改善檔案管理工作的效率，讓檔案信息資料得到充分運(yùn)用。

（三）檔案利用的迫切需求

高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的建立可以有效提供檔案的利用率，滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的信息需求。進(jìn)入21世紀(jì)，衡量檔案工作好壞的基本標(biāo)準(zhǔn)，不是館藏的卷數(shù)和庫(kù)房的設(shè)備如何先進(jìn)，而是它所提供的信息在學(xué)校乃至社會(huì)發(fā)揮的作用。第一，早期檔案就被當(dāng)成一種重要的信息庫(kù)，其可以向?qū)W生、學(xué)校、企業(yè)等出示具體的信息資料，促進(jìn)學(xué)生和企業(yè)之間的交流活動(dòng)，為后面的就業(yè)工作帶來(lái)方便。在使用信息資料的同時(shí)，能夠讓學(xué)生把握好自己的學(xué)習(xí)層次，合理運(yùn)用檔案資料。第二，高校創(chuàng)建了檔案網(wǎng)絡(luò)中心之后，能夠?qū)π枰褂脵n案信息的企業(yè)公開(kāi)學(xué)生的信息，提供相關(guān)的信息查詢服務(wù)，以保證檔案資料可以發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。例如：用戶能夠結(jié)合自己的愛(ài)好，且結(jié)合圖形、圖像、聲音等不同的多媒體元素來(lái)選擇不同的信息檢索工作，利用新型的電子技術(shù)來(lái)介紹每個(gè)檔案信息的作用。第三，網(wǎng)絡(luò)的交互性加快了檔案管理方式的變革，促進(jìn)了學(xué)生與企業(yè)之間的信息交流。而檔案信息收集者在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中的互動(dòng)性，能夠?qū)Σ煌块T(mén)的工作加以調(diào)整，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下廣泛地搜集檔案信息，以及時(shí)掌握好每個(gè)用戶的最新資料，加快了檔案信息的更新調(diào)整。例如：檔案網(wǎng)站能成立新的用戶專欄，促進(jìn)檔案部門(mén)與師生之間的聯(lián)系，讓學(xué)生對(duì)檔案能夠有徹底的了解，以改善當(dāng)前的檔案管理工作。

二、高校創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的條件

在信息化時(shí)代到來(lái)之后，檔案管理事業(yè)開(kāi)始走信息化道路，新的模式對(duì)于高校的檔案工作提出了更加嚴(yán)格的要求。高校檔案網(wǎng)站是高校檔案館的電子窗口，是宣傳檔案工作的強(qiáng)大工具，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、改善檔案管理工作現(xiàn)狀，加快檔案管理事業(yè)長(zhǎng)期運(yùn)行很有幫助。當(dāng)前，在高校廣泛創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)中心具備的條件有：

（一）具有豐富的信息資源

檔案信息的本質(zhì)作用在于成立一個(gè)巨大的信息庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，為需要運(yùn)用信息的人提供資源。高等院校是信息比較集中的場(chǎng)所,各類信息資源比較豐富,且共性很多。高校的檔案部門(mén)可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù),加強(qiáng)校際、館際之間的協(xié)作,打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面,把分散的信息資源集中組織起來(lái),建立完整的社會(huì)化信息服務(wù)系統(tǒng),充分發(fā)揮高校的整體優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建、共知、共享、共開(kāi)發(fā)的新局面。

（二）具有良好的技術(shù)保障

高校檔案管理中對(duì)檔案管理實(shí)施改革，能夠加快檔案信息的有效運(yùn)用。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施，為我國(guó)檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。首先，現(xiàn)代化信息技術(shù)具備的多項(xiàng)功能可以滿足網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的需要。用戶只要有互聯(lián)網(wǎng)便可不限時(shí)間、不限地點(diǎn)地瀏覽檔案信息，當(dāng)然前提是具有足夠的授權(quán)。其次，高校檔案管理部門(mén)普遍運(yùn)用的自動(dòng)編目、檢索以及計(jì)算機(jī)輔助立卷、校園網(wǎng)建設(shè)等等都為檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，從而保證網(wǎng)上信息資源能夠達(dá)到共享狀態(tài)，且組織好不同的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)來(lái)開(kāi)展檔案信息工作。

三、科學(xué)實(shí)施高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的要求

對(duì)于高校檔案管理而言，采取信息網(wǎng)絡(luò)中心模式對(duì)于整個(gè)檔案工作都是很有幫助的，其可以維持高校信息資源的有效利用，保證學(xué)生的資料信息發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。高校應(yīng)加大投資力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，搞好校園網(wǎng)絡(luò)中心建設(shè)工作。

（一）完善檔案管理模式

信息化背景下檔案管理工作面臨著諸多新的挑戰(zhàn)，尤其是在很多電子檔案投入使用之后，其給檔案管理方式都帶來(lái)了新的變革。如：檔案管理、維護(hù)、運(yùn)用、保管等每個(gè)工作都必須進(jìn)行徹底調(diào)整。早期的檔案管理模式主要是運(yùn)用身份實(shí)名制，在身份被確認(rèn)之后將檔案目錄歸納整合，然后從庫(kù)房提取檔案原件，供給使用者閱讀信息。在信息化進(jìn)程快速到來(lái)中，我們應(yīng)該對(duì)檔案管理工作提出新的舉措并加以改進(jìn)：第一，創(chuàng)設(shè)新的檔案信息收集系統(tǒng)，通常的措施有電子檔案的收集、文件搜索等等，從不同的渠道收集到資料。另外，還可以對(duì)社會(huì)上一些沒(méi)有被使用的資料加以運(yùn)用處理，提高檔案的信息儲(chǔ)存量；第二，創(chuàng)設(shè)檔案資源管理系統(tǒng)之后可以綜合處理好XML/HTML、電子圖片等信息資料，之后開(kāi)設(shè)搜索、查詢、統(tǒng)計(jì)等不同的資料功能；第三，創(chuàng)設(shè)檔案信息資料，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)來(lái)查找相關(guān)的信息，其可以結(jié)合信息認(rèn)證的方式為用戶查詢帶來(lái)幫助。

（二）延長(zhǎng)檔案價(jià)值產(chǎn)業(yè)鏈

檔案部門(mén)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心建設(shè)中要根據(jù)需求的發(fā)展，延長(zhǎng)檔案價(jià)值產(chǎn)業(yè)鏈。首先是以利用促開(kāi)發(fā)，推進(jìn)檔案信息資源進(jìn)行收集歸檔與整理保存，再運(yùn)用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法集聚用戶需要的信息，以便更好地服務(wù)于用戶。比如可以根據(jù)用戶需求自動(dòng)地對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、對(duì)比、綜合等，形成新的知識(shí)資源數(shù)據(jù)庫(kù)，并把數(shù)據(jù)庫(kù)的各種服務(wù)方式進(jìn)行整合和集成，建設(shè)異域跨庫(kù)檢索平臺(tái)，將大量的分散的網(wǎng)絡(luò)資源按一定的主題進(jìn)行智能化的聚集，建立起一個(gè)用以訪問(wèn)不同知識(shí)資源的統(tǒng)一界面，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的跨庫(kù)檢索，為個(gè)性化信息傳遞提供良好的服務(wù)平臺(tái)。其次是可以建立用戶數(shù)據(jù)庫(kù)、智能代理技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，可分析并記憶用戶的興趣取向，如各用戶對(duì)各類個(gè)性化服務(wù)方式的使用情況和使用偏好等，高校檔案館在此基礎(chǔ)上針對(duì)用戶的需求為其選擇各自喜歡的個(gè)性化傳播方式，并針對(duì)不同的檔案信息實(shí)施信息化處理，向用戶開(kāi)設(shè)不同的服務(wù)項(xiàng)目，如：垂直門(mén)戶服務(wù)、檢索服務(wù)、呼叫服務(wù)等。

（二）搞好檔案的數(shù)字化維護(hù)

早期文紙的檔案管理主要是采取防水、防火、防腐等措施，這些都是在實(shí)際工作中可以進(jìn)行的。但信息化電子檔案由于存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)部，對(duì)于檔案的維護(hù)則更加注重于技術(shù)維護(hù)，使得網(wǎng)絡(luò)檔案管理應(yīng)在技術(shù)形式上進(jìn)行調(diào)整，通過(guò)運(yùn)用齊全的設(shè)備條件，結(jié)合技術(shù)指紋等相關(guān)的要求嚴(yán)格規(guī)范檔案的使用情況。第一，高校檔案是信息范疇，也是對(duì)黨政、科研、教學(xué)等過(guò)程的記載，檔案信息本身就能發(fā)揮出相關(guān)的使用價(jià)值，因此，對(duì)其進(jìn)行完善的保護(hù)則是必不可少的。信息加密技術(shù)則是當(dāng)前運(yùn)用最多的技術(shù)形式，其主要是信息加密、授權(quán)訪問(wèn)等技術(shù)形式。信息加密主要是為了維持網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、文件、口令的有效傳播，讓無(wú)法公開(kāi)的電子檔案能夠完全公開(kāi)化，其運(yùn)用于實(shí)際操作時(shí)能結(jié)合密碼使用。授權(quán)訪問(wèn)可以向用戶采取電子身份確認(rèn)的認(rèn)證制度，避免信息數(shù)據(jù)受到非法者入侵。第二，保證信息的實(shí)用性，讓數(shù)字檔案可以發(fā)揮出良好的檢測(cè)效率，給電子檔案的使用帶來(lái)方便，檔案管理者可定期檢查操作。以一個(gè)邏輯卷為單位先查外觀，后進(jìn)行邏輯檢側(cè)，對(duì)出錯(cuò)載體，進(jìn)行有效修正更新。對(duì)載體的拷貝應(yīng)不少于每四年一次，且原載體繼續(xù)保留時(shí)間不少于四年，以確保數(shù)字檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。

（三）加大檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

在信息化背景下，高校檔案管理工作需要全面改進(jìn)。充分運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率，這樣才能保證網(wǎng)絡(luò)中心的建立發(fā)揮出成效。而檔案管理者除了需要具備理論知識(shí)外，對(duì)于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還需要積極學(xué)習(xí)，如：掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案管理知識(shí)。還要熟練掌握其他社會(huì)、科技知識(shí)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、情報(bào)學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、信息論、管理科學(xué)，以及其他社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)的相關(guān)技術(shù)。因此，高校檔案管理機(jī)構(gòu)要把在職工作人員的隊(duì)伍建設(shè)納入師資隊(duì)伍建設(shè)中去，不斷完善檔案工作人員的管理機(jī)制，持續(xù)為館員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)交流等提供平臺(tái)，使他們逐步掌握現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)、科技、法律、現(xiàn)代管理知識(shí)及計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，滿足高校檔案管理的需求。作為新時(shí)期的檔案管理者，應(yīng)該學(xué)習(xí)科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓整個(gè)檔案管理能達(dá)到理想的工作水平，為檔案信息管理工作提供幫助。

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