林慕嬋

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，廣東 廣州 510642）

多種技術(shù)交叉構(gòu)筑畢業(yè)生照片檔案查詢系統(tǒng)的探索與實踐

林慕嬋

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，廣東 廣州 510642）

本文是一個檔案電子匯編工作項目的專項技術(shù)報告，從實踐角度介紹一種具有高校特色的多媒體電子匯編——高校歷屆畢業(yè)生照片檔案查詢系統(tǒng)的做法，及其實踐過程中使用的幾種新技術(shù)方法。

照片檔案；多媒體電子匯編；多種技術(shù)方法

一、問題的提出

2009年，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)迎來百年華誕，為了全面梳理學(xué)校百年發(fā)展文脈，挖掘百年華農(nóng)豐富的思想內(nèi)涵，展示百年華農(nóng)發(fā)展歷史，教育并激勵一代代華農(nóng)人傳承和發(fā)揚百年老校的優(yōu)良傳統(tǒng)，為華南農(nóng)業(yè)大學(xué)下一個百年的新目標(biāo)而共同奮斗，學(xué)校決定籌辦百年校慶校史展覽館。

大學(xué)最基本的任務(wù)是培養(yǎng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)人才，在多年的辦學(xué)歷史中，作為一所百年老校，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)培養(yǎng)出大量的各種層次、各種類型的人才，為我國經(jīng)濟社會的發(fā)展做出了巨大的貢獻。畢業(yè)生的數(shù)量和質(zhì)量是高校辦學(xué)成績的顯示，校友資源是學(xué)校的一項重要資源。為了展示辦學(xué)成績，激勵后來者，同時使校友們在參觀百年校史展時，可觸摸到自己昔日的容貌，目睹“原生態(tài)”的身影，增強“回家”的感受，學(xué)校決定在校史展覽館動態(tài)展廳部分開展一項“建立百年學(xué)生、教師、職工名錄等觸摸屏（個人信息要素，老照片等）”的建設(shè)項目。

為了完成這項工作，學(xué)校檔案館充分發(fā)揮庫藏檔案中歷屆學(xué)生學(xué)籍檔案資源的作用，探索出一條學(xué)生參與并利用多項新技術(shù)的低成本檔案電子匯編道路，取得了較好的效果。

二、基本思路

由于我國高校對學(xué)籍檔案的管理比較完善，我校自1949年以來歷年本專科畢業(yè)生的學(xué)籍檔案均保存完好，學(xué)籍卡中含有學(xué)生入學(xué)照。并且2001年起國家對高等教育學(xué)歷證書實行電子注冊制度，教育部2002年啟動高等教育學(xué)歷證書圖像采集工作，學(xué)校每年都向教育部報送畢業(yè)生圖像和基本信息數(shù)據(jù)光盤，這些光盤也都按規(guī)定向?qū)W校檔案部門歸檔，所以2003年以來的本專科生和2004年以來的畢業(yè)研究生學(xué)校檔案館基本都保存有電子畢業(yè)照信息，這些歷史檔案材料為觸摸平臺的建設(shè)提供了必要條件。

作為一所辦學(xué)歷史悠久的高校，1949年以來華南農(nóng)業(yè)大學(xué)培養(yǎng)了近10萬名各類人才，若以每個畢業(yè)學(xué)生為記錄做查詢系統(tǒng)，不但數(shù)據(jù)量大，容易出錯，而且效果也不及以班為單位生動直觀，因此，我們采取用班級目錄掛接班級照片匯編和畢業(yè)班合影的方式來建設(shè)畢業(yè)生信息觸摸平臺。

本項目需建立學(xué)校歷年畢業(yè)班級信息數(shù)據(jù)庫和班級照片匯編庫，工作量相當(dāng)大，項目實施過程中我們采用多種技術(shù)交叉使用、批量處理和招收學(xué)生志愿者協(xié)助的形式，終于按時完成項目建設(shè)任務(wù)。而在觸摸平臺界面制作上，最后脫離南大之星系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)查詢形式，使用Flash網(wǎng)頁技術(shù)制作系統(tǒng)查詢界面并重構(gòu)數(shù)據(jù)，取得了較好效果。

三、系統(tǒng)建設(shè)中的關(guān)鍵技術(shù)

在制作歷屆畢業(yè)生照片查詢系統(tǒng)和歷屆校友相冊匯編時，一開始采用較簡易的圖像剪切并將圖像在Word表格中粘貼的方法，效率低、進度慢，后來在工作過程中，我們逐步找到提高效率的新技術(shù)新方法，這些新技術(shù)方法的采用使我們在圖像采集、匯編制作、班級匯編固化、圖像壓縮處理及圖像按上傳規(guī)則命名等方面能采取批量處理形式，這樣，一方面我們的項目實施變得有序可控，另一方面大大地提高了工作效率。這些新技術(shù)共8項，主要包括：

1．利用南大之星檔案管理系統(tǒng)構(gòu)筑系統(tǒng)框架

查詢系統(tǒng)以菜單方式先按層次分為博士生、碩士生、本?？粕爱厴I(yè)合影模塊，再按畢業(yè)年度和所在學(xué)院二種方式進行查詢。由于檔案館現(xiàn)在使用的南大之星檔案管理系統(tǒng)具有二次開發(fā)和全文管理功能。我們首先對南大之星檔案管理系統(tǒng)進行功能擴充及二次開發(fā)，按年度和學(xué)院兩種形式構(gòu)筑班級查詢系統(tǒng)框架，再利用南大之星檔案管理系統(tǒng)中已有的班級目錄數(shù)據(jù)，將其分類轉(zhuǎn)入已建框架，從而利用南大系統(tǒng)的全文管理功能為班級照片匯編建設(shè)了一個臨時存放庫，使完成的班級照片匯編能有序存放。

2．利用Word郵件合并制作班級照片匯編

對2003年以來的畢業(yè)生，由于保存有電子畢業(yè)照和基本信息表，我們利用已有電子文件使用Word郵件合并功能來制作班級照片匯編。首先在Word中做一個A4橫向打印模板，每頁可排列3行6列共18位學(xué)生的圖像和基本信息，再將其連接到畢業(yè)生數(shù)據(jù)表，從數(shù)據(jù)表中按班篩選數(shù)據(jù)并合并生成班級照片匯編新文檔。這樣制成的班級照片匯編既可用于觸摸平臺建設(shè),同時將其分學(xué)院打印裝訂成冊還可作為華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆校友相冊。

3．利用Photoshop動作功能批量采集學(xué)生個人頭像

對2002年以前的畢業(yè)生，其個人圖像需從學(xué)籍卡上采集，由于我校原已對全部學(xué)籍卡片掃描，掃描件按班保存，學(xué)籍卡電子版按檔號命名，為電子匯編提供了初步的條件。在圖片采集中，我們利用Photoshop的動作錄制功能，將圖像采集處理保存等一系列動作錄制并定義到某一功能鍵，從而實現(xiàn)框選照片的自動裁切，自動處理成統(tǒng)一大小和自動按某方式命名并存儲到指定文件夾,提高了圖片采集的效率和質(zhì)量。

4.利用清華文通公司AER圖文管理員將匯編批量固化成JPG文件

由于郵件合并制作的匯編是可編輯的DOC文件，為將文本文件轉(zhuǎn)換成圖像文件實現(xiàn)“信息固化”，我們利用清華文通公司的AER圖文管理員軟件將DOC文件批量轉(zhuǎn)換成同名的JPG格式文件以作為查詢平臺建設(shè)的基礎(chǔ)材料。

5．利用批量壓縮軟件將圖像縮小以適合屏幕顯示

為方便顯示，提高顯示效率和屏顯美化度，同時減少容量，使歷屆畢業(yè)生照片查詢系統(tǒng)既可以查詢平臺出現(xiàn)，又能濃縮于一張光盤中以制作查詢光盤，我們用Photo Resize Magic批量壓縮軟件將照片匯編圖像進行批量縮小至統(tǒng)一尺寸。

6．將班級照片匯編圖像文件名批量更改成符合南大之星批量掛接命名規(guī)則的格式文件

由于AER圖文管理員固化形成的圖像文件命名方式與南大之星系統(tǒng)批量掛接文件的命名方式有所不同，我們利用更名小軟件“批量文件更名大師”將固化的文件批量修改成符合南大之星批量掛接要求的命名格式,并將其批量上傳掛接進南大之星檔案管理系統(tǒng)。

7．在南大之星系統(tǒng)中對班級數(shù)據(jù)按學(xué)院進行分類重構(gòu)再導(dǎo)出

在南大之星系統(tǒng)中對掛接好全文圖像的班級按學(xué)院分類建夾,然后再利用南大之星檔案管理系統(tǒng)中的導(dǎo)出功能將分好學(xué)院的班級目錄和照片匯編等電子文件導(dǎo)出到服務(wù)器上指定文件夾里，再將文件夾里的目錄及全文內(nèi)容拷貝以用于查詢系統(tǒng)的制作。

8．利用Flash制作查詢系統(tǒng)界面

對南大之星系統(tǒng)中導(dǎo)出的分類數(shù)據(jù)進行重構(gòu)，使用Flash制作觸摸平臺界面、以網(wǎng)頁形式組織班級目錄并批量鏈接對應(yīng)的班級照片匯編、制作歷屆畢業(yè)生照片檔案查詢觸摸平臺及光盤。

四、實現(xiàn)的效果

將歷年畢業(yè)生個人照片按班級制作查詢系統(tǒng)并匯編成冊，是一次對學(xué)校各學(xué)科的發(fā)展、專業(yè)的變化、學(xué)院的分合的發(fā)展脈絡(luò)進行全面梳理的過程。通過采用以上方法和技術(shù)，我們建設(shè)了華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆畢業(yè)生照片查詢觸摸平臺、制作了華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆畢業(yè)生照片查詢光盤，并按年度和按學(xué)院分階段編印了《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆校友相冊》系列匯編共50分冊，取得較好效果。

五、系統(tǒng)的特點

本畢業(yè)生照片查詢平臺的建設(shè)，是一次具有高校特色的檔案編研的創(chuàng)新。具有以下特性：

1．特色性

它立足高校檔案庫藏資源，以珍貴館藏資源匯編而成，所取用的檔案資源主要包括：1949～2002年度歷屆本?？粕Ｓ褌€人照，取自本館學(xué)籍卡上的入學(xué)照；2003～2009年度歷屆本?？粕Ｓ褌€人照，取自本館保存的電子檔案資源（即畢業(yè)時由教務(wù)處等統(tǒng)一組織照的個人畢業(yè)照，以教務(wù)處每年上報教育部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)），2004～2009年度歷屆博士碩士校友像冊，取自本館保存的博碩士畢業(yè)生電子檔案資源（以研究生處每年上報教育部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)）。此外，還有本館保存的歷屆畢業(yè)生班級合照。

2．創(chuàng)新性

這套系列匯編的編寫和歷屆畢業(yè)生查詢系統(tǒng)的建設(shè)，是一次檔案編研工作的全新實踐與探索。它是對電子文件的編研，編研成果以電子文件查詢系統(tǒng)形式出現(xiàn)。

3．先進性

在本系統(tǒng)建設(shè)中，我們采用了多項新技術(shù)，以批量處理的方式制作。包括利用南大之星檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建了查詢系統(tǒng)框架，利用Word郵件合并功能制作2003年后有電子畢業(yè)照校友的電子匯編，利用Photoshop的動作功能從學(xué)籍卡上批量采集1949～2002年校友入學(xué)照和利用鍵盤精靈進行Word文檔批量圖像插入，利用清華文通ARE圖文管理員將匯編成的Word格式文件批量固化成圖像文件，利用批量更名小軟件將各已固化的圖像文件名改成能批量上傳和掛接進南大之星系統(tǒng)的文件名，利用批量圖像壓縮小軟件將圖像縮小至統(tǒng)一大小，利用Flash制作查詢平臺界面，采用數(shù)據(jù)重構(gòu)方式建設(shè)查詢觸摸平臺和制作系統(tǒng)查詢光盤。

4．濃縮性

系統(tǒng)以直觀形式展現(xiàn)學(xué)校各學(xué)科發(fā)展和人才培養(yǎng)的發(fā)展脈絡(luò)，系統(tǒng)中包含校友個人照約9萬張，集體合影照639張，2000多個班級的照片匯編全都濃縮于一張薄薄光盤中。

5．經(jīng)濟性

本查詢平臺由檔案館人員自己建設(shè)，編研方式結(jié)合學(xué)生志愿者形式來進行。雖然工作量大，但由于采用多項新技術(shù)，充分利用學(xué)生志愿者的人力資源，所以費用少，效果好。

六、系統(tǒng)的作用

本系統(tǒng)建設(shè)以檔案為依據(jù)，是用活用好檔案資源的一種方式。

1．方便各級領(lǐng)導(dǎo)隨時了解畢業(yè)生情況

本系統(tǒng)建成后，學(xué)校及各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)能隨時檢索本學(xué)院歷年畢業(yè)學(xué)生情況，不但能了解歷年畢業(yè)生的數(shù)量，還能查詢到每一年畢業(yè)的學(xué)生名單、個人照片及集體照，方便學(xué)校和學(xué)院校友工作的開展。

2．?dāng)U大學(xué)校檔案工作影響力，提高檔案工作地位

通過本次制作，進一步規(guī)范今后各單位電子檔案的歸檔和管理方式。同時對由于歷史原因造成的我校畢業(yè)班合照歸檔不齊全等問題，也通過向各學(xué)院、各位老師和校友征集等形式，將其盡量收集齊全并納入本系統(tǒng)管理。

3．鍛煉了學(xué)生

參與系統(tǒng)建設(shè)的學(xué)生，全面地接觸了信息發(fā)展的新技術(shù)，目前，檔案館已成為信息、人文和公管類學(xué)生的實踐實習(xí)基地。

《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆畢業(yè)生照片檔案查詢系統(tǒng)》系列電子匯編，是檔案館作為保存著第一手歷史資料的部門，運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，開發(fā)庫藏檔案資源，服務(wù)學(xué)校中心工作的一個成功實例。

（編輯：金冉）

TP393.18

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1673-8454(2011)15-0084-03