張義德

(鄭州市檔案局，河南鄭州450005)

一、建立鄭州都市區(qū)專題檔案的必要性

1．建立鄭州都市區(qū)專題檔案對當(dāng)前鄭州都市區(qū)建設(shè)工作的推進(jìn)有著十分重要的作用。鄭州都市區(qū)建設(shè)意義重大，它是中原經(jīng)濟(jì)區(qū)發(fā)展的動力之源，是“十二五”時期鄭州市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的主要戰(zhàn)略任務(wù)。鄭州都市區(qū)建設(shè)對中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)起著重心作用、龍頭作用和示范作用，對實現(xiàn)鄭州經(jīng)濟(jì)社會跨越式發(fā)展，使鄭州成為全國區(qū)域性中心城市發(fā)揮著重要作用。收集、整理好鄭州都市區(qū)建設(shè)檔案資料，建立鄭州都市區(qū)專題檔案對當(dāng)前鄭州都市區(qū)建設(shè)工作的推進(jìn)有著十分重要的作用。

2．建立鄭州都市區(qū)專題檔案是今后的歷史和科學(xué)研究的需要。鄭州都市區(qū)專題檔案是鄭州都市區(qū)的提出、醞釀、論證、形成、規(guī)劃、建設(shè)過程中的真實記錄，它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)。如果收集全面、整理系統(tǒng)、鑒定準(zhǔn)確、保管科學(xué)，就可以成為非常有價值而又真實的歷史文獻(xiàn)，可以節(jié)省很多考證者的時間。鄭州都市區(qū)專題檔案不僅記錄了鄭州都市區(qū)的建設(shè)過程中直接產(chǎn)生和形成的事實經(jīng)過，而且記錄了人們在從事鄭州都市區(qū)建設(shè)過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，以及鄭州都市區(qū)建設(shè)的成果。因此它對于鄭州都市區(qū)建設(shè)這一歷史的研究起到相當(dāng)重要的作用。

3．建立鄭州都市區(qū)專題檔案，是檔案部門的職責(zé)所在、責(zé)任所系。檔案部門承載著記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實等職責(zé)。在經(jīng)濟(jì)社會迅速發(fā)展的今天，檔案工作支撐發(fā)展的作用日益凸顯，服務(wù)社會的需求日漸“看漲”。建設(shè)鄭州都市區(qū)，打造中原經(jīng)濟(jì)區(qū)核心增長極是鄭州市委、市政府今后一個時期的中心工作。建立鄭州都市區(qū)專題檔案正是鄭州市檔案部門支撐鄭州都市區(qū)發(fā)展，服務(wù)鄭州市委、市政府中心工作的最好抓手和最佳切入點。

二、建立鄭州都市區(qū)專題檔案的原則、途徑和方法

1．切實把握原則，認(rèn)真做好鄭州都市區(qū)專題檔案工作。建立鄭州都市區(qū)專題檔案要切實把握三個原則。一是集中管理、分級負(fù)責(zé)原則。在實際工作中，本著“集中管理，分級負(fù)責(zé)”的原則，開展建立鄭州都市區(qū)專題檔案工作能有效提高鄭州都市區(qū)專題檔案的工作質(zhì)量和效率。鄭州都市區(qū)專題檔案建設(shè)工作是由鄭州市各級檔案局(館)依法集中統(tǒng)一收集、管理。鄭州市市直各單位、市管企業(yè)、市管高校形成的鄭州都市區(qū)專題檔案向鄭州市檔案局、館移交，各縣(市、區(qū))內(nèi)形成的鄭州都市區(qū)專題檔案的收集整理由各縣(市、區(qū))檔案局(館)負(fù)責(zé)。二是收集齊全、規(guī)范整理原則。建立鄭州都市區(qū)專題檔案最終目的是服務(wù)利用，而檔案服務(wù)利用工作有效實施的基本前提是鄭州都市區(qū)專題檔案資料齊全完整。如果檔案資料缺失，鄭州都市區(qū)專題檔案的服務(wù)利用工作就是無米之炊。一方面，鄭州都市區(qū)建設(shè)活動中將形成大量文件、圖片和音像等檔案資料，這些檔案資料如果不及時加以收集整理，或者收集不齊全、整理不規(guī)范，就可能導(dǎo)致日后查詢不到這部分檔案資料。另一方面，如果這些檔案資料在各相關(guān)部門或個人手中，就很容易造成丟失，導(dǎo)致日后這部分檔案資料的缺失。因此，鄭州都市區(qū)專題檔案資料要收集齊全、完整，并及時規(guī)范整理。鄭州都市區(qū)專題檔案資料要能完整詮釋鄭州都市區(qū)內(nèi)涵、外延、布局、功能區(qū)劃分等概念;要完整記錄和展示鄭州都市區(qū)從提出到付諸實施的全過程，完整記錄鄭州都市區(qū)的成長歷程。三是檔案原始性的原則。檔案原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，只有保證了檔案資料原始記錄，才能體現(xiàn)檔案的歷史真實性和檔案的憑證價值與歷史再現(xiàn)，所以在鄭州都市區(qū)專題檔案資料接收征集中要把握好檔案原始性的原則。為了真實記錄和反映鄭州都市區(qū)成長過程，專題檔案除收集保存正式印發(fā)的文件、資料外，更要注重收集保存形成過程中的原始材料，特別注意收集鄭州都市區(qū)建設(shè)有關(guān)“首次”、“第一”的檔案資料。

2．加強(qiáng)理論研究，為鄭州都市區(qū)專題檔案建設(shè)提供強(qiáng)大的理論支撐。鄭州都市區(qū)專題檔案不同于以往傳統(tǒng)意義上的專題檔案，它有自身的特點，在工作中往往會出現(xiàn)新情況、新問題。比如，傳統(tǒng)的全宗理論，一個立檔單位形成的全部檔案構(gòu)成一個全宗，而鄭州都市區(qū)專題檔案，需要將跨行政區(qū)域、跨不同行業(yè)、多個立檔單位、多種門類和載體的有關(guān)鄭州都市區(qū)建設(shè)的檔案組合在一起，因此傳統(tǒng)全宗理論難以支持。這就需要我們聘請有關(guān)專家、學(xué)者和具有豐富實踐經(jīng)驗的檔案工作者組成專家組，開展理論層面和技術(shù)層面的研究，探索這一專題檔案建設(shè)實踐規(guī)律與特點、科學(xué)管理方法，追蹤解決專題檔案建設(shè)中出現(xiàn)的新問題，為鄭州都市區(qū)專題檔案建設(shè)提供必須的理論和技術(shù)支撐。

3．根據(jù)鄭州都市區(qū)專題檔案的特點，明確相應(yīng)檔案資料的收集歸檔范圍。在鄭州都市區(qū)建設(shè)中形成的檔案資料具有主體不同，內(nèi)容豐富，形式多樣等特點。所以結(jié)合實際，建立起覆蓋鄭州都市區(qū)建設(shè)的檔案資源體系，明確鄭州都市區(qū)專題檔案的收集歸檔范圍非常重要。鄭州都市區(qū)專題檔案是指鄭州都市區(qū)的提出、醞釀、論證、形成、規(guī)劃、建設(shè)過程中直接產(chǎn)生和形成的，對鄭州都市區(qū)建設(shè)有重要查考利用價值的各種文字、圖表、電子、聲像、照片、實物、圖書、資料等信息資料。主要包括:一是市委、市政府主要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于鄭州都市區(qū)建設(shè)的講話、批示、題詞等文字材料和照片、錄音、錄像材料。二是市委、市人大、市政府、市政協(xié)關(guān)于鄭州都市區(qū)建設(shè)的文件、會議記錄、紀(jì)要、建議、提案、議案，包括反映重要文件產(chǎn)生過程的草稿、歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等不同稿本材料。三是各縣(市、區(qū))在鄭州都市區(qū)建設(shè)中開展的具有全局典型意義的工作活動檔案材料。四是市直各單位、各民主黨派、社會團(tuán)體等主辦(承辦)的有關(guān)鄭州都市區(qū)建設(shè)論壇、研討會、座談會形成的講話、論文、材料匯編、圖書、照片、錄音、錄像等材料。五是各相關(guān)科研機(jī)構(gòu)、專家學(xué)者有關(guān)鄭州都市區(qū)建設(shè)的研究論文、調(diào)研報告、研究報告等科研材料。六是各新聞媒體關(guān)于鄭州都市區(qū)建設(shè)的宣傳文章、照片、錄音、錄像材料。七是鄭州都市區(qū)建設(shè)中成立的臨時機(jī)構(gòu)形成的檔案材料，包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作職責(zé)、工作簡報、文件、會議材料、統(tǒng)計報表、規(guī)劃圖等。八是社會各界支持鄭州都市區(qū)建設(shè)舉辦的書畫、文藝等活動中形成的作品、照片等材料。九是周邊城市有關(guān)鄭州都市區(qū)建設(shè)形成的文件、資料。十是鄭州都市區(qū)建設(shè)中重大決策、重要活動、重大項目的相關(guān)材料等。

4．創(chuàng)新思路，做好鄭州都市區(qū)專題檔案收集工作。建立鄭州都市區(qū)專題檔案要增強(qiáng)檔案資料收集工作的敏銳性和主動性，準(zhǔn)確把握鄭州都市區(qū)專題檔案特點，分析其難點，創(chuàng)新收集思路，創(chuàng)造性地開展檔案信息資源的收集工作。開展鄭州都市區(qū)專題檔案收集工作，除傳統(tǒng)的做法以外，還應(yīng)建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)，架設(shè)檔案局(館)與外界溝通的橋梁，暢通收集渠道。充分利用和依靠網(wǎng)絡(luò)人員，系統(tǒng)地、完整地收集鄭州都市區(qū)專題檔案資料。組織社會人員參與收集這部分檔案，并對收集工作作出突出貢獻(xiàn)的人員實施獎勵，把檔案信息資源的收集工作變成一種面向全社會開放的機(jī)制，從而提高檔案收集工作的社會參與率。

三、建立鄭州都市區(qū)專題檔案對策建議

1．領(lǐng)導(dǎo)重視，超前管理。做好鄭州都市區(qū)專題檔案工作，關(guān)鍵在于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，狠抓落實。一是各單位領(lǐng)導(dǎo)要深入學(xué)習(xí)理解鄭州都市區(qū)的理論、實踐和內(nèi)涵，要深入領(lǐng)會鄭州市領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于建立鄭州都市區(qū)專題檔案工作的批示精神，充分認(rèn)識到建設(shè)鄭州都市區(qū)專題檔案的重要性。鄭州市檔案局領(lǐng)導(dǎo)非常重視鄭州都市區(qū)專題檔案工作。2011年3月24日下午，鄭州市檔案局接到省委常委、市委書記連維良同志關(guān)于鄭州都市區(qū)專題檔案建設(shè)的批示后，局黨委高度重視，立即組織傳達(dá)貫徹，將批示件印發(fā)局機(jī)關(guān)各處室、市檔案館，并要求認(rèn)真學(xué)習(xí)。2011年3月28日上午，市檔案局就深入落實連維良書記批示，全力抓好鄭州都市區(qū)專題檔案工作召開了黨委擴(kuò)大會。2011年4月28日，鄭州市檔案局組織召開了鄭州都市區(qū)專題檔案工作座談會，就如何建立鄭州都市區(qū)專題檔案進(jìn)一步統(tǒng)一了思想，理清了思路。二是要把鄭州都市區(qū)檔案的收集管理納入鄭州都市區(qū)規(guī)劃、實施、建設(shè)工作當(dāng)中，納入鄭州都市區(qū)建設(shè)組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)，納入各部門相關(guān)機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)，把建立鄭州都市區(qū)專題檔案與鄭州都市區(qū)建設(shè)工作同規(guī)劃、同部署、同實施。三是有關(guān)部門要加大資金支持，投入到位，確保鄭州都市區(qū)專題檔案建設(shè)順利推進(jìn)。

2．科學(xué)謀劃，積極推進(jìn)。建立鄭州都市區(qū)專題檔案是一項系統(tǒng)工程，要科學(xué)謀劃，積極推進(jìn)。在調(diào)查和廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，參照中原經(jīng)濟(jì)區(qū)專題檔案的做法，結(jié)合鄭州實際，制定行之有效的實施方案。各有關(guān)單位的檔案部門要密切配合、分工協(xié)作;科學(xué)設(shè)置鄭州都市區(qū)專題檔案工作的整體架構(gòu)，對專題檔案全宗的建立、整理的辦法、保管的期限等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真研究，不斷加以規(guī)范。鄭州市檔案館根據(jù)《鄭州都市區(qū)專題檔案建設(shè)方案》積極推進(jìn)鄭州都市區(qū)建設(shè)專題檔案庫的建設(shè)工作，及時組織人員對檔案庫房進(jìn)行調(diào)整，設(shè)立單獨庫房，指定專人負(fù)責(zé)管理，同時制定了《鄭州都市區(qū)建設(shè)專題檔案庫房管理制度》和《鄭州都市區(qū)建設(shè)專題檔案查閱制度》等制度。

3．健全組織，完善機(jī)制。做好鄭州都市區(qū)專題檔案工作，首先要健全組織，成立鄭州都市區(qū)專題檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，同時建立一支穩(wěn)定的鄭州都市區(qū)專題檔案干部隊伍，為鄭州都市區(qū)專題檔案工作提供組織保障和人才支撐。各級黨委、政府成立的鄭州都市區(qū)建設(shè)組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中，要有專人負(fù)責(zé)檔案的收集、管理工作。建立工作機(jī)制，有效推進(jìn)鄭州都市區(qū)專題檔案工作的開展;建立檔案各部門參與機(jī)制，整合都市區(qū)建設(shè)檔案資源;健全監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督、督辦、督察;完善考核機(jī)制，強(qiáng)化專題檔案工作的考核、考評工作。

4．有效管理，充分利用。鄭州都市區(qū)專題檔案實行科學(xué)管理、安全管理、資源充分利用。要根據(jù)鄭州都市區(qū)專題檔案的管理原則和特點，采取切實有效的管理方法，建立鄭州都市區(qū)專題檔案庫和專題數(shù)據(jù)庫。服務(wù)利用是建立鄭州都市區(qū)專題檔案的出發(fā)點和歸宿。各級檔案部門要充分利用檔案資料，根據(jù)利用者的需要，有針對性地對專題檔案進(jìn)行編研，合理開發(fā)利用。不斷拓寬專題檔案的利用渠道和方式，通過報刊、圖書等出版物和廣播、電視、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等媒介，通過建立專題檔案資源共享平臺、編寫鄭州都市區(qū)建設(shè)大事記、舉辦展覽等形式，最大限度地開發(fā)利用檔案資源，積極主動地為鄭州都市區(qū)建設(shè)提供服務(wù)。