楊珊

目前施工企業(yè)的會(huì)計(jì)核算已進(jìn)入電算化的時(shí)代，但是如何管理電算化，使之適應(yīng)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)發(fā)展，依然是個(gè)重要的課題，文章就結(jié)合×公司會(huì)計(jì)核算電算化中的一些問(wèn)題加以剖析。

一、×公司會(huì)計(jì)核算電算化的實(shí)施方案

×工程公司是一家專業(yè)從事施工建設(shè)的公司，位于某地級(jí)城市，成立于上世紀(jì)80年代。公司以規(guī)范運(yùn)作為前提，依靠自身不斷積累逐步發(fā)展壯大?！凉驹趯?shí)施會(huì)計(jì)電算化前完全靠手工核算賬目，效率不高而且準(zhǔn)確性極差，其后于2004年開(kāi)始實(shí)施會(huì)計(jì)核算電算化。

（一）啟動(dòng)階段

1.財(cái)務(wù)軟件的選擇

公司管理者一直把財(cái)務(wù)管理作為公司管理的核心，在硬件和軟件的配置和資金需求上都給予了較大自主權(quán)。但是從成本及效益角度出發(fā)，公司還是選擇了一貫使用的金蝶財(cái)務(wù)軟件。2006年，公司進(jìn)行了升級(jí)，轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)軟件。

2.財(cái)務(wù)軟件的安裝和實(shí)施

首先是業(yè)務(wù)流程和人員的整合。這一工作需要將原各分公司賬進(jìn)行合并，重新磨合，同時(shí)從各部門(mén)抽調(diào)及協(xié)調(diào)相關(guān)人員從事會(huì)計(jì)電算化工作，并對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)和實(shí)務(wù)訓(xùn)練，促使其熟練掌握財(cái)務(wù)軟件的功能和模塊，并根據(jù)會(huì)計(jì)核算電算化的需要，對(duì)核算規(guī)程、核算方法進(jìn)行了重新設(shè)計(jì)，以滿足實(shí)務(wù)中的需求。在此過(guò)程中，對(duì)于工作人員在磨合期內(nèi)提出的會(huì)計(jì)核算電算化的合理性問(wèn)題，也審慎的進(jìn)行了研究和把握，爭(zhēng)取做到人員和業(yè)務(wù)的配合到位。

其次是軟件與硬件整合。在軟件方面，基于各核算部門(mén)需要對(duì)多個(gè)會(huì)計(jì)核算點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的情況，而將財(cái)務(wù)軟件升級(jí)到了網(wǎng)絡(luò)版本，并就局域網(wǎng)絡(luò)共享、授權(quán)權(quán)限進(jìn)行了設(shè)置和安排，在硬件方面，則建立了與軟件及網(wǎng)點(diǎn)相配套的局域網(wǎng)絡(luò)，對(duì)服務(wù)器的架設(shè)及局域網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)，采用了系統(tǒng)化的模式架構(gòu)，即要考慮成本效益的產(chǎn)出，又要考慮其是否具有前瞻性的特征。

（二）當(dāng)前階段

由于在初始階段業(yè)務(wù)系統(tǒng)與核算系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，業(yè)務(wù)系統(tǒng)還處于手工操作模式，數(shù)據(jù)傳遞速率較低，準(zhǔn)確性也大受影響。在經(jīng)過(guò)一個(gè)階段的準(zhǔn)備后，×公司開(kāi)展了以下工作。

1.建賬方案。該一工作主要是在供應(yīng)商人員的指導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員具體操作完成，其中，對(duì)于一些細(xì)節(jié)性的把握，如計(jì)量單位、計(jì)價(jià)方法、成本差異結(jié)轉(zhuǎn)等，也是在不斷的操作及討論過(guò)程加以完善和確立的。通過(guò)各部門(mén)的配合，初步將建賬方案的框架進(jìn)行了明確。

2.錄入數(shù)據(jù)。在明確框架后，由財(cái)會(huì)人員將搜集的靜態(tài)數(shù)據(jù)錄入到信息系統(tǒng)中，按照會(huì)計(jì)科目相關(guān)信息分類(lèi)列入。

3.賬實(shí)核對(duì)。由于×公司以往的財(cái)務(wù)管理主要采用手工模式，賬實(shí)一致比例相當(dāng)?shù)?。在這一過(guò)程中，要求在錄入初始數(shù)據(jù)前，進(jìn)行徹底清點(diǎn)，確保日后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

4.錄入期初余額。選擇一個(gè)月的數(shù)據(jù)作為期初余額錄入到系統(tǒng)內(nèi)。

5.相關(guān)資源的配置。通過(guò)一個(gè)時(shí)期業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)的相互協(xié)作和配合，對(duì)電算化工作給與了資源的優(yōu)先配給，包括人員的到位、資金的投入和工作上支撐。

6.制定相關(guān)規(guī)則。×公司在這一階段的主要工作是出臺(tái)了電算化的內(nèi)部規(guī)章制度，包括網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法、上機(jī)操作手冊(cè)、績(jī)效考核指標(biāo)等。

通過(guò)上述準(zhǔn)備工作后，公司就財(cái)務(wù)核算及相關(guān)管理模塊的整合重新進(jìn)行了整合和銜接，主要做了以下工作：（1）將發(fā)票錄入并與入庫(kù)單核對(duì)，了解采購(gòu)差異、計(jì)算成本等，這些程序和環(huán)節(jié)比較負(fù)責(zé)，主要是需要進(jìn)行流程監(jiān)控，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（2）對(duì)核算模塊要更精細(xì)化，雖然處理開(kāi)始轉(zhuǎn)向由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成，但核算的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，依然需要人工把握和控制。

二、×公司會(huì)計(jì)核算電算化存在的問(wèn)題

（一）還未能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)核算

對(duì)于建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，成本核算和管理始終是對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理的核心內(nèi)容，在建筑市場(chǎng)上，如果能夠?qū)Τ杀具M(jìn)行及時(shí)的預(yù)測(cè)和把握是實(shí)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)和戰(zhàn)略的重要手段。但目前×公司的會(huì)計(jì)核算工具主要還是“EXCEL表格加賬務(wù)處理”，雖然操作簡(jiǎn)單，但也存在著粗放型管理的問(wèn)題。由于數(shù)據(jù)處理的靜態(tài)型，對(duì)成本信息的實(shí)時(shí)控制依然比較困難，存在著會(huì)計(jì)信息與會(huì)計(jì)核算脫節(jié)的問(wèn)題。沒(méi)有能很好把握成本管理的需求。

（二）會(huì)計(jì)信息的獨(dú)立性已嚴(yán)重影響管理層的決策

由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與銷(xiāo)售數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)批撇，數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、報(bào)表不詳?shù)膯?wèn)題時(shí)有發(fā)生。在整個(gè)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，并不是一次數(shù)據(jù)錄入后在整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)，而是每個(gè)系統(tǒng)相互獨(dú)立，各自適用各自的數(shù)據(jù)，使得各個(gè)環(huán)節(jié)的信息處理和應(yīng)用不僅工作量大，而且出錯(cuò)率高。這種半手工半自動(dòng)化的模式并沒(méi)有發(fā)揮出會(huì)計(jì)核算電算化應(yīng)有的功能。

（三）由于財(cái)務(wù)軟件本身也存在著穩(wěn)定性的問(wèn)題，也在一定程度影響了使用的效率

加上在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和把握時(shí)，作為供應(yīng)商的工作人員，并未很好的考慮企業(yè)的個(gè)體需求和對(duì)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的把握。使相關(guān)數(shù)據(jù)在查詢和統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，存在著較多問(wèn)題。

三、×公司會(huì)計(jì)核算電算化管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)操作人員的培訓(xùn)

針對(duì)操作人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)不足，會(huì)計(jì)電算化知識(shí)較差的問(wèn)題，可以通過(guò)編制操作指南和手冊(cè)，讓一線操作人員熟練掌握各個(gè)模塊的功能和應(yīng)用，不僅需要讓其了解電算化操作與手工操作的根本差異，更要其弄清楚各模塊及相關(guān)數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系，學(xué)會(huì)運(yùn)用系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)來(lái)分析問(wèn)題和決策。

（二）培養(yǎng)有較高水平的系統(tǒng)管理員

應(yīng)從內(nèi)部培訓(xùn)和外部選擇職業(yè)操守強(qiáng)，電算化經(jīng)驗(yàn)豐富的系統(tǒng)管理人員，不僅要熟悉計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的運(yùn)作，也要制定和執(zhí)行相關(guān)管理制度和規(guī)定，維護(hù)電算化系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。

（三）保持與供應(yīng)商的聯(lián)系與合作

系統(tǒng)實(shí)施完成后，需要在后期管理上依靠軟件供應(yīng)商技術(shù)支持，這就需要在平時(shí)與供應(yīng)商保持良好的關(guān)系和溝通，及時(shí)反饋問(wèn)題，讓供應(yīng)商對(duì)企業(yè)的應(yīng)用問(wèn)題能夠清楚掌握，從而在技術(shù)維護(hù)和升級(jí)上，能夠提供比較好的支撐手段。

（四）嚴(yán)格授權(quán)

企業(yè)應(yīng)建立多層次的控制，如對(duì)站點(diǎn)進(jìn)入、系統(tǒng)進(jìn)入及文檔進(jìn)入分別權(quán)限設(shè)置和口令管理，嚴(yán)格禁止越權(quán)訪問(wèn)，防止數(shù)據(jù)被篡改或?yàn)E用。

（五）項(xiàng)目經(jīng)理的重視

對(duì)于實(shí)際操作業(yè)務(wù)的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，需要對(duì)會(huì)計(jì)核算電算化引起高度重視，通過(guò)自身對(duì)業(yè)務(wù)流程的把握，針對(duì)具體流程提出意見(jiàn)，配合會(huì)計(jì)核算電算化的實(shí)施。

（六）個(gè)性化改造

開(kāi)發(fā)人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，開(kāi)發(fā)適合企業(yè)自身特點(diǎn)的成本核算管理軟件，細(xì)化成本項(xiàng)目，加強(qiáng)成本核算和成本控制。

總之，加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立有效的電算化模塊和系統(tǒng)并提高財(cái)務(wù)人員的操作水平可以說(shuō)是目前施工企業(yè)會(huì)計(jì)核算電算化管理重要的策略。×公司的案例是一個(gè)很好的樣本，其中反映的問(wèn)題也值得我們借鑒和思考。