孟秀麗

摘要：境外機構(gòu)檔案管理工作越來越受到各級領(lǐng)導的重視，結(jié)合中原油田境外機構(gòu)檔案工作，依據(jù)境外機構(gòu)會計檔案的特點、背景，論述了會計檔案的移交和管理。

關(guān)鍵字：境外機構(gòu) 會計檔案 歸檔

會計檔案是一個單位經(jīng)濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。隨著中原油田境外機構(gòu)數(shù)量不斷的增加，會計檔案業(yè)務(wù)和管理工作越來越重要，做好境外機構(gòu)的歸檔整理和管理，就能更好地發(fā)揮會計檔案在企業(yè)經(jīng)營活動中的作用。

一、境外機構(gòu)會計檔案的移交歸檔

根據(jù)“走出去戰(zhàn)略”， 中原油田在非洲、中東等地進行了積極的市場開拓，先后申請注冊成立了十幾個公司。這些境外機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成了大量的會計檔案，這些檔案如何移交歸檔，我們進行了如下探索。

1.移交。境外機構(gòu)會計檔案的前期裝訂、整理工作依據(jù)《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。境內(nèi)與境外在移交時間方面有差異。在境內(nèi)，當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。而在境外，境外機構(gòu)從事經(jīng)營管理活動必須遵守所在國法律規(guī)定，會計檔案一年期滿后，受各種條件限制，不可能立刻運回境內(nèi)保存，只能先寄存在各個境外機構(gòu)。通常情況是境外機構(gòu)項目結(jié)束時，由會計部門人員將檔案運回國內(nèi)。例如2009年4月，ZPEB埃塞俄比亞公司項目完工后，會計部門人員把2007-2009年會計檔案61卷運回國內(nèi)。另外一種情況是境外機構(gòu)路途遙遠，項目運作周期較長，會計部門人員會把一定期限形成的會計檔案一起運回國內(nèi)。例如2009年11月，會計部門人員把ZPEB蘇丹公司2004-2007年會計檔案801卷運回國內(nèi)交檔案部門保存。

2.分類。首先，區(qū)分各境外機構(gòu)，對已接收的會計檔案進行再次核對，清除憑證中的訂書釘、曲別針等金屬物，確保每個境外機構(gòu)的檔案齊全完整。其次，對每個境外機構(gòu)會計核算單位內(nèi)的檔案按年度—類型分類。會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和綜合四大類。

3.裝盒。檔案部門接收的會計檔案一律裝盒保管。裝盒前把年度、題名、保管期限、卷號填寫完整。中原油田境外機構(gòu)的會計檔案，“回歸”國內(nèi)，是沒有“外衣”的，這就要求會計部門裝盒。境內(nèi)的會計憑證是特定的格式，比B5還要窄一些。境外的會計憑證都是國際標準A4大小，所以境內(nèi)憑證盒不適合境外的會計憑證，只能裝在賬本盒中。 境外會計憑證裝在賬本盒中，按要求填寫題名、年度、期限、卷號,憑證號寫在賬本盒背脊中的目錄號下，這樣案卷排列一目了然，有利于查閱。其中，會計憑證案卷題名的格式為：單位+時間+憑證名稱+（憑證號），如蘇丹公司2007年1月現(xiàn)金憑證（1-39號）。賬本的案卷題名格式為：單位+時間+賬本名稱，如尼日利亞公司2008年現(xiàn)金日記賬，對于幾類明細賬合訂一本的案卷，要羅列出所有類別的名稱。報表的案卷題名格式為：單位+時間+報表名稱。綜合類案卷題名格式為：單位+時間+文件材料名稱。

4.檔號。中原油田的會計檔案為一級類目，下設(shè)若干二級類目。會計檔案檔號由“一級類目號+二級類目號+單位代號+年度號+案卷順序號”組成。一級類目號是一位數(shù)，用英文字母“I”表示；二級類目是兩位數(shù)，憑證為01，賬本為02，報表為03，綜合為04；單位代號和年度號都為兩位數(shù)，年度號取年度后兩位數(shù)；案卷順序號為三位數(shù)，在二級類目內(nèi)分年度和單位各自流水編號。如境外機構(gòu)蘇丹公司的2008年一月份會計報表，檔號為I030108001（I是一級類目，是會計檔案；03為二級類目，是報表的代號；01是單位代號，蘇丹公司為01；08是年度號，是2008年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）；埃塞俄比亞公司的2009年總賬、現(xiàn)金賬和三欄式明細賬，檔號為I020209001（I是一級類目，是會計檔案；02為二級類目，是賬本的代號；02是埃塞俄比亞公司的單位代號；09是2009年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）。

二、境外機構(gòu)會計檔案的管理

1.各級領(lǐng)導的高度重視是有效提高境外機構(gòu)會計檔案管理的根本保證。2010年中國石化集團公司辦公廳召開了兩次全系統(tǒng)檔案工作的視頻會議。會議傳達了黨組領(lǐng)導同志的重要批示，體現(xiàn)了集團公司黨組對檔案工作的重視和肯定，對檔案工作提出了更高要求，指出了明確方向，極大地振奮了檔案隊伍，為提高境外機構(gòu)檔案管理工作提供了保證。

2.制定相適應(yīng)的境外機構(gòu)檔案管理規(guī)定，使境外機構(gòu)有法可依，有章可循。中石化集團公司下發(fā)了《中國石油化工集團公司駐外機構(gòu)檔案管理規(guī)定（試行）》的通知，對境外會計檔案的立卷歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、安全和保密制度做出了具體規(guī)定，嚴防境外機構(gòu)會計檔案的損毀、散失和泄密。根據(jù)會計檔案的特點及境外機構(gòu)背景，制定出行之有效的、符合境外會計檔案實際的檔案管理制度，使境外會計檔案有法可依，有章可循。

3.針對境外機構(gòu)的特殊性，保證會計檔案的完整。境外機構(gòu)的會計檔案要全部歸檔，財會管理部門或經(jīng)辦人員必須按規(guī)定將應(yīng)歸檔的會計檔案全部移交到檔案管理部門，保證檔案的齊全完整。如果會計檔案殘缺不全，將會大大降低會計檔案的保存和利用價值。

4.統(tǒng)一管理，協(xié)調(diào)配合。中原油田的境外機構(gòu)，都是由中原石油勘探局對外經(jīng)濟貿(mào)易總公司管理，產(chǎn)生的檔案是中原油田檔案管理處下屬的涉外檔案室統(tǒng)一管理。涉外檔案室要對會計部門進行相關(guān)業(yè)務(wù)指導、檢查和監(jiān)督，境外機構(gòu)會計部門要做好涉外檔案室的協(xié)調(diào)配合工作，高質(zhì)量完成境外機構(gòu)會計檔案工作。

5.重視和加強會計檔案的查閱和利用。有效保存和管理境外機構(gòu)會計檔案的最終目的是為了利用。因此，必須重視和加強會計檔案的利用。查閱和利用會計檔案要遵守有關(guān)規(guī)定，依法進行。移交檔案部門的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

作者單位：河南省濮陽市中原油田檔案管理處