馬榮霞， 穆江萍

（河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000）

淺談高校人事檔案收集工作存在問(wèn)題及建議

馬榮霞， 穆江萍

（河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000）

高校人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量和效率，涉及到每個(gè)教職工的切身利益。為了使人事檔案材料收集全面完整，對(duì)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出解決問(wèn)題的建議，更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和人事管理的需要。

人事檔案；材料收集；管理工作

高校人事檔案管理工作是組織人事部門一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，是高校人事管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校干部人事管理水平的重要標(biāo)志，人事檔案是記錄每個(gè)人發(fā)展變化，全面反映個(gè)人所從事的專業(yè)、科研能力和學(xué)術(shù)水平的真實(shí)情況。加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要的意義和作用。隨著高校人事制度改革力度的不斷加大，對(duì)高校人事檔案管理工作提出了新的要求。檔案材料的收集是人事檔案工作的基礎(chǔ)。如何適應(yīng)高校發(fā)展的要求，確保人事檔案材料的齊全完整，更好地為組織人事部門服務(wù)，充分發(fā)揮人事檔案的作用，在檔案材料收集上應(yīng)認(rèn)真思考和研究。

一、高校人事檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1.檔案意識(shí)薄弱

長(zhǎng)期以來(lái)，高校部分教職工對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，缺乏了解，對(duì)材料形成以及所起的作用不清楚。不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂人事檔案是組織、人事部門了解和選拔任用的重要依據(jù)，對(duì)檔案持無(wú)所謂的態(tài)度，甚至有些人認(rèn)為“檔案無(wú)用”。個(gè)人檔案材料的短缺很少有人過(guò)問(wèn)。在實(shí)際工作中對(duì)個(gè)人所形成的材料，如獎(jiǎng)勵(lì)、進(jìn)修、攻讀學(xué)歷學(xué)位等人事檔案歸檔材料不能主動(dòng)及時(shí)地交到人事檔案管理部門存檔，造成人事檔案歸案材料不完整，使人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性受到極大的影響，給人事檔案管理和利用工作埋下隱患。

2.材料收集不及時(shí)，缺漏嚴(yán)重

在高?？焖侔l(fā)展的今天，高校師資隊(duì)伍建設(shè)是高校管理工作的一個(gè)永恒主題，對(duì)人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。吸納和引進(jìn)更多高學(xué)歷、高職稱的人才是高校師資隊(duì)伍建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。在日常檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)部分引進(jìn)人才的檔案材料都存在不同程度的缺漏，不是缺入黨材料、就差年度考核表、工資審批表、學(xué)歷學(xué)位材料，有些畢業(yè)生缺高中畢業(yè)生登記表、高考報(bào)考登記表,高校畢業(yè)生登記表、成績(jī)單材料等。造成這種現(xiàn)象的原因主要是各部門檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，責(zé)任感、事業(yè)心不強(qiáng)，工作不認(rèn)真、不細(xì)致，對(duì)歸檔材料收集、整理不主動(dòng)、不及時(shí)，該入檔的材料沒(méi)有歸檔，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。特別是近幾年來(lái)人事制度改革不斷深化、人才流動(dòng)日益頻繁，人才引進(jìn)力度進(jìn)一步加大,人事檔案管理工作出現(xiàn)了復(fù)雜化。

隨著近幾年各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,在社會(huì)上引進(jìn)高層次人才日益增加,尤其是從人才市場(chǎng)引進(jìn)的人員檔案材料缺漏現(xiàn)象嚴(yán)重,主要缺入職表、履歷表、職稱表、工資表以及交辦各種保險(xiǎn)稅收手續(xù)材料等,無(wú)法反映其工作經(jīng)歷，致使工齡前后無(wú)法銜接，他們的切身利益深受影響，引發(fā)一系列的矛盾和糾紛。最近發(fā)現(xiàn)在引進(jìn)高層次人才中,人檔分離，棄檔現(xiàn)象日見增多，在人事調(diào)動(dòng)中無(wú)法正常轉(zhuǎn)遞人檔，給人事管理工作帶來(lái)很大的困難，嚴(yán)重影響干部人事檔案的完整利用。

3.檔案內(nèi)容失真

高校人事檔案是記載教職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、德能勤績(jī)等情況，是組織人事部門了解和正確使用每個(gè)人的重要依據(jù)。要求收集的材料和內(nèi)容必須真實(shí)可信，實(shí)事求是，不能摻雜任何水分。但在日常查檔時(shí)，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些檔案內(nèi)容填寫的信息前后不一致。由于受利益驅(qū)動(dòng)，個(gè)別人將自己的出生年月寫小，前后相差幾年，參加工作時(shí)間寫早，文化程度寫高，使人事檔案材料內(nèi)容失真。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。給高校組織人事部門辦理考察干部任免、工資晉級(jí)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘及退休年齡認(rèn)定等工作帶來(lái)很多困難。

4.人事檔案管理人員配備不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)欠佳

近幾年隨著高校師資隊(duì)伍的不斷擴(kuò)大，教師人事檔案數(shù)量遞增，加之個(gè)人材料進(jìn)檔頻繁，檔案管理工作任務(wù)日益加重。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，對(duì)高校檔案室專職人員沒(méi)有按規(guī)定和要求配備,多數(shù)檔案室由兼職人員管檔，在日常工作中無(wú)法保證足夠的時(shí)間對(duì)人事檔案進(jìn)行專門管理。在檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面，很少有人參加過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，管檔人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)不精通，缺乏管理知識(shí)更新，導(dǎo)致高校人事檔案管理滯后，使檔案管理工作只能在傳統(tǒng)層面上進(jìn)行。在很大程度上制約了高校人事檔案管理工作水平的提高。

二、對(duì)高校人事檔案收集工作的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)宣傳和貫徹《檔案法》，提高教職工的檔案意識(shí)

《檔案法》是做好檔案工作、發(fā)展檔案事業(yè)的依據(jù)。在日常工作中應(yīng)加大對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹。使領(lǐng)導(dǎo)、教職工都能了解和認(rèn)識(shí)高校干部人事檔案工作的地位和作用，以及自己應(yīng)盡的義務(wù)及所承擔(dān)的責(zé)任。破除人事檔案的神秘感。讓教職工知道人事檔案與自己利益息息相關(guān)。特別是在改革開放市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，干部人事檔案與干部人事制度的改革是密切相關(guān)的，新時(shí)期考察任免干部、評(píng)定職稱、工資晉級(jí)、人員退休等都要以人事檔案的記載為依據(jù)。人事檔案是反映個(gè)人在不同時(shí)期，不同階段的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷及社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄。所以要通過(guò)宣傳、學(xué)習(xí)，使廣大教職工了解歸檔材料的要求和內(nèi)容、知道檔案在日常工作生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高每個(gè)人的檔案意識(shí)和做好高校人事檔案工作的自覺(jué)性。達(dá)成支持檔案工作的共識(shí)，形成齊抓共管的合力，促進(jìn)高校人事檔案工作的良性發(fā)展。

2.建立歸檔材料的收集網(wǎng)絡(luò)

實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，最重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而檔案的收集涉及各部門的每一個(gè)在崗人員，所以要做好各部門領(lǐng)導(dǎo)工作，使他們?cè)谒枷肷蠈?duì)檔案工作引起足夠的重視，真正把人事檔案工作列入工作的議事日程，當(dāng)作一件經(jīng)常性的大事來(lái)抓。各部門要選拔作風(fēng)正派責(zé)任心強(qiáng)、工作勤懇的同志負(fù)責(zé)本部門的檔案材料收集工作，要建立一個(gè)縱橫交織、上下貫通的檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，教育兼職工作人員要認(rèn)真履行職責(zé)，按要求做好材料收集歸檔工作、及時(shí)上交檔案材料。檔案部門要定期做好兼職檔案人員的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，不斷提高他們的工作技能和理論水平，把檔案材料收集工作做的更細(xì)、更好，變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。

3.加強(qiáng)人事檔案管理規(guī)范化

目前人事檔案內(nèi)容出現(xiàn)失真現(xiàn)象較多，在日常檔案管理工作中，應(yīng)加大對(duì)檔案規(guī)范化管理，保障人事檔案的真實(shí)性。首先要提高全體教職工的檔案意識(shí)，重視和理解檔案作用，對(duì)自己所填寫的材料信息要做到求真務(wù)實(shí)，不得有虛假現(xiàn)象發(fā)生。其次，要加大宣傳《檔案法》力度，加強(qiáng)法制教育，提高全體教職工道德素質(zhì)和法律意識(shí)，做到“有法必依”，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。第三，嚴(yán)把材料入口關(guān)。要從制度上規(guī)范檔案管理，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可信，要做好檔案材料的鑒別收集、歸檔和整理工作，對(duì)歸檔材料都要逐個(gè)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案材料前后矛盾等不一致情況，要認(rèn)真嚴(yán)格審核認(rèn)定，不得隨意歸檔入卷。只有把好材料入口關(guān)，才能從根本上杜絕檔案失真現(xiàn)象發(fā)生，維護(hù)人事檔案材料的真實(shí)性。

4.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)今高?？焖侔l(fā)展，干部人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、服務(wù)性和保密性較強(qiáng)的工作。它對(duì)從事這項(xiàng)工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化和專業(yè)知識(shí)的要求都比較高，因此，檔案管理人員首先必須要有高度的愛崗敬業(yè)精神和強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感，潛心于人事檔案管理工作中去，維護(hù)檔案的完整和安全。其次，要不斷更新知識(shí)，對(duì)檔案工作人員要進(jìn)行必要的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)、拓寬專業(yè)知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握應(yīng)用計(jì)算機(jī)和其他有關(guān)方面的知識(shí)技能。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人員，只有這樣能適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，才能提升高校檔案管理與服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。

綜上所述，高校人事檔案在收集工作中，要加大檔案法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)每個(gè)人的檔案意識(shí)，明確檔案材料的歸檔范圍和內(nèi)容，將應(yīng)歸檔的材料及時(shí)收集隨時(shí)歸檔，確保高校人事檔案材料齊全完整。

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1005-1554（2011）02-0102-02

2010-10-26

馬榮霞（1958-），女，河北灤平縣人，河北民族師范學(xué)院人事處高級(jí)政工師。