郗曉鋼

(山西省陽泉市第一人民醫(yī)院黨委工作部 山西陽泉 045000)

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個重要組成部分,是研究醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗的重要參考資料,對提高醫(yī)院的學(xué)術(shù)水平、總結(jié)技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗,推動醫(yī)院發(fā)展有重要參考價值。當(dāng)前,隨著醫(yī)療改革的發(fā)展,醫(yī)院檔案管理工作也步入了一個新的階段。醫(yī)院檔案管理必須適應(yīng)新形勢,不斷創(chuàng)新,才能實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化,更好地服務(wù)于醫(yī)院中心工作。

1 檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

1.1 檔案管理規(guī)范化 有利于領(lǐng)導(dǎo)班子作出正確決策、提高醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展,從而為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下扎實基礎(chǔ)。

1.2 有利于醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)的管理 對調(diào)整各項技術(shù)指標(biāo),開展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)提供真實、準(zhǔn)確、科學(xué)的依據(jù)。

1.3 有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施管理 通過對使用性能、使用率的分析,保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果;通過對基建檔案的分析,可以保證維修、改造、重建不受影響和損失。

1.4 有利于醫(yī)學(xué)科研成果與醫(yī)學(xué)技術(shù)的形成與推廣應(yīng)用 能夠促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)活動的開展。

1.5 有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化 使管理者通過對多年檔案信息的整理過程,形成科學(xué)決策使檔案管理更好地為醫(yī)院各項工作服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度不健全,收集效率不高 目前,醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求和管理標(biāo)準(zhǔn)和模式,也沒有制訂統(tǒng)一的立卷歸檔制度,使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。存在醫(yī)院檔案收集效率不高,檔案不齊全的現(xiàn)象。

2.2 檔案意識不強(qiáng),利用率較低 存在對檔案管理方面的認(rèn)識較淡薄的現(xiàn)象,認(rèn)為檔案工作可有可無,有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不重要,只注重醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益,而忽略了歷史資料的完整性,導(dǎo)致檔案利用率不高。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高 醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育,尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求,大部分檔案管理人員知識面較窄、學(xué)歷偏低,平時他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多,缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn),其綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展。

2.4 檔案管理設(shè)施不全,現(xiàn)代化管理水平不高 目前醫(yī)院存在著檔案庫房不夠規(guī)范,管理設(shè)施不全,設(shè)備陳舊、管理技術(shù)落后等問題,制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

3 醫(yī)院檔案管理環(huán)境需要創(chuàng)新

3.1 更新觀念,實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化 正確的現(xiàn)代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫(yī)院信息化全局均具有重要的指導(dǎo)意義。檔案事業(yè)亟待檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新。一方面,檔案管理人員必須著眼于現(xiàn)實,不斷創(chuàng)新檔案管理理念,提高自身素質(zhì)和工作水平,充分發(fā)揮檔案資源在管理、創(chuàng)新中的巨大潛能。另一方面,廣大醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)提高對醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識,尤其是信息科、醫(yī)教科、人事科等職能科室的相關(guān)人員。

3.2 加強(qiáng)檔案硬件建設(shè),促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化 醫(yī)院應(yīng)投入必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備,實現(xiàn)自動化管理,提高工作質(zhì)量和效率。根據(jù)檔案館室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),配置檔案集中管理所需要的設(shè)施、設(shè)備;解決保護(hù)檔案必需的輔助環(huán)境,為目標(biāo)管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。同時,選擇適合醫(yī)院檔案管理的軟件,并在檔案工作人員中開展計算機(jī)培訓(xùn),以掌握檔案計算機(jī)管理運用技術(shù),提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

4 管理系統(tǒng)創(chuàng)新

4.1 引入國際先進(jìn)的質(zhì)量管理體系 醫(yī)院應(yīng)按照ISO“八項原則”特別是圍繞以“顧客為關(guān)注的焦點”與“持續(xù)改進(jìn)”兩個基本原則,明確檔案管理目標(biāo),落實科室和個人責(zé)任,將檔案室作為醫(yī)院的一個部門,參與到ISO9000國際質(zhì)量管理體系的建設(shè)中,實現(xiàn)管理程序文件化,定期接受全院內(nèi)審和外部評審,使檔案管理逐步走上正規(guī)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化軌道。

4.2 完善制度,規(guī)范管理 要制訂和完善醫(yī)院檔案管理實施辦法等制度,明確檔案工作職責(zé)范圍及專兼職檔案人員崗位責(zé)任制;完善醫(yī)院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、庫房管理、檔案的補(bǔ)充修改等項制度,將檔案管理工作正式納入醫(yī)院工作議事日程,全面系統(tǒng)地納入規(guī)范化、制度化管理的軌道。

4.3 創(chuàng)新管理手段,實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理 醫(yī)院檔案科學(xué)化管理,是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程。用計算機(jī)管理醫(yī)院檔案方便利用者及時查找、利用和閱讀,節(jié)省人力、物力和財力,提高工作效率,又可以減少檔案的有效占用空間,保存信息方便簡單,也提高了保密工作水平。

5 服務(wù)工作的創(chuàng)新

5.1 擴(kuò)大服務(wù)范圍,充分利用檔案資源 醫(yī)院檔案部門要充分應(yīng)用現(xiàn)代科技技術(shù),多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源,將檔案管理范圍進(jìn)一步延伸,讓更多有重要價值的科室檔案納入歸檔范圍,努力拓展服務(wù)領(lǐng)域,多角度、多層次地為醫(yī)院一線、患者及社會服務(wù)。

5.2 創(chuàng)新檔案服務(wù)方式,提高檔案利用價值 在檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型時期,傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式與現(xiàn)代檔案服務(wù)方式之間是“相輔相依”,正確處理兩者間的相互關(guān)系有益于檔案資源的共享。

5.3 加強(qiáng)現(xiàn)行文件閱覽服務(wù) 建立現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)中心是最好服務(wù)措施之一,是對傳統(tǒng)檔案館工作范圍的突破,也是今后相當(dāng)一段時間內(nèi)檔案部門克服檔案信息滯后的弱點,推動檔案資源共享的有效途徑之一。

6 管理隊伍素質(zhì)的提高

檔案管理工作的創(chuàng)新,歸根到底要依靠“人”來推動。因此,要不斷提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。要通過崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高在職醫(yī)院檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能,切實增強(qiáng)他們解決實際問題的能力。同時,鼓勵檔案管理人員利用業(yè)務(wù)時間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí),實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化,充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作的重要作用。