王靜迅

(煤炭信息研究院,北京市朝陽區(qū),100029)

淺談加強(qiáng)煤炭企業(yè)會計檔案管理工作

王靜迅

(煤炭信息研究院,北京市朝陽區(qū),100029)

會計檔案是會計管理工作的基礎(chǔ),其所包含的會計信息內(nèi)容具有原始憑證性、系統(tǒng)性和連續(xù)性,它能為煤炭企業(yè)的會計預(yù)測、經(jīng)營決策和控制提供依據(jù)。本文分析了煤炭企業(yè)當(dāng)前會計檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題,并提出了完善會計檔案工作的對策和措施。

煤炭企業(yè) 會計檔案 對策

1 概述

會計檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織按照規(guī)定歸檔保管的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關(guān)財務(wù)會計工作應(yīng)予集中保管的文件,還包括實(shí)行會計電算化后所使用的不同版本的財務(wù)軟件、存儲會計數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤和所形成的紙質(zhì)的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是各單位對已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄,它對加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)活動具有很重要的利用價值,它作為國家檔案的一部分,在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有極其重要的作用。

煤炭企業(yè)大多是在過去礦務(wù)局的基礎(chǔ)上改制后組建的,經(jīng)過幾年來的發(fā)展,逐步形成了以資本為紐帶的母子公司關(guān)系和健全的法人治理結(jié)構(gòu),按照《公司法》和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求,完善了會計管理制度,這為發(fā)揮單位內(nèi)部會計監(jiān)督的作用,提供了有利的條件。但是,受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟(jì)的影響,多數(shù)煤炭企業(yè)只重視對收入、經(jīng)費(fèi)支出、資金的管理利用,而忽視了對會計檔案資源的開發(fā)利用,很少利用會計檔案來分析經(jīng)濟(jì)管理過程中的各項(xiàng)活動,在一定程度上造成了會計檔案資源的浪費(fèi)。同時,由于會計檔案管理制度中或多或少過分強(qiáng)調(diào)保密,會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。會計檔案管理工作是會計工作的重要組成部分,是會計的基礎(chǔ)工作。《會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了相關(guān)規(guī)定。因此,作為煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會計核算活動基礎(chǔ)支撐的會計檔案,是實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)正常運(yùn)行的保障,也是維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的重要憑據(jù)。煤炭企業(yè)在重視經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時,必須充分重視會計檔案的作用,提高企業(yè)會計檔案的管理水平,使會計檔案真正發(fā)揮其在煤炭企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的重要作用。

2 加強(qiáng)會計檔案管理的重要性

2.1 會計檔案的特點(diǎn)

會計檔案是國家檔案的重要組成部分,具有原始憑證性、系統(tǒng)性和連續(xù)性,會計檔案與其他類型的檔案相比,它所反映的對象、內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)都具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)。一是具有廣泛性。一個經(jīng)營單位,只要經(jīng)濟(jì)單獨(dú)核算,就會產(chǎn)生會計資料,就會形成自己的會計檔案。二是具有專業(yè)性。會計檔案是對一個單位的經(jīng)濟(jì)活動通過會計核算的方法形成的記錄,所形成的會計檔案的內(nèi)容是與單位所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的。會計檔案記錄的內(nèi)容具有其專業(yè)性。三是具有嚴(yán)密性。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物,會計工作是以法律法規(guī)和相關(guān)的規(guī)章制度為依據(jù)的,一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動或一次財政開支,會計核算工作程序中都是一環(huán)扣一環(huán)地連續(xù)記錄這一會計過程,因此,會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。

2.2 會計檔案的作用

會計檔案在煤炭企業(yè)內(nèi)部控制和經(jīng)營決策中具有極其重要的作用。

(1)會計檔案具有連續(xù)性和制約性,是反映煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄。從編制會計憑證到形成會計賬簿直至最終產(chǎn)生會計報表,形成了一個完整的賬務(wù)體系,直接反映了會計主體各項(xiàng)經(jīng)營事項(xiàng),可以說會計檔案是煤炭企業(yè)總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)驗(yàn)的重要資料。

(2)會計檔案是煤炭企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行預(yù)測、決策等財務(wù)分析工作的重要依據(jù)。會計檔案完整記錄了煤炭企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動過程中所發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)情況,對編制企業(yè)財務(wù)預(yù)決算,開源節(jié)流和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等方面都具有重要作用。

(3)會計檔案是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域腐敗犯罪的重要依據(jù),是司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題,檢查、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動等財務(wù)方面的重要工具,為保護(hù)國家財產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞,防止舞弊行為的發(fā)生。

(4)會計檔案能夠提供經(jīng)濟(jì)演變的歷史信息,它嚴(yán)密地記錄了經(jīng)濟(jì)活動的事實(shí)經(jīng)過,是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)研究的可靠史料。

總之,加強(qiáng)會計檔案管理工作對煤炭企業(yè)乃至國民經(jīng)濟(jì)的正常進(jìn)行,經(jīng)濟(jì)秩序的確立,各項(xiàng)財政政策、預(yù)算的貫徹實(shí)施都有著直接的影響。

3 會計檔案管理工作中存在的問題

從會計核算程序上看,會計檔案管理屬于財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié),因而往往容易被忽視。由于會計檔案管理并非日常的會計核算業(yè)務(wù),且煤炭企業(yè)通常沒有專門人員進(jìn)行管理,因此對會計檔案沒有給予足夠的重視。

3.1 會計檔案管理不夠重視

一些煤炭企業(yè)缺乏對會計檔案管理的充分認(rèn)識,一方面體現(xiàn)在一些企業(yè)還保持著原有的傳統(tǒng)觀念,認(rèn)為會計工作只是報賬、發(fā)錢、記賬,只注重內(nèi)部財務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施,相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作,沒有把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入日常工作,存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。另一方面,一些企業(yè)缺乏會計檔案管理所必備的知識,沒有對會計檔案進(jìn)行規(guī)范管理的意識,有的企業(yè)沒有制定會計檔案管理制度,沒有配備專門人員進(jìn)行會計檔案的管理。有的單位甚至由出納或會計兼管會計檔案,這是不符合規(guī)定的。

3.2 會計檔案管理法規(guī)不完善

近年來,煤炭企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換,經(jīng)營方式不斷調(diào)整,在這一過程中,出現(xiàn)了一些新情況、新問題,如何正確地記錄這些經(jīng)濟(jì)活動,會計檔案管理機(jī)制并沒有隨著這些變化進(jìn)行建立健全。目前,我國適用于煤炭企業(yè)會計檔案管理的法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》,而在這兩部法中只有少數(shù)內(nèi)容涉及會計檔案管理,而《會計檔案管理辦法》只是一部規(guī)章,不具備法律效力,而且其中的一些規(guī)定已與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合,適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的會計檔案管理法規(guī)有待進(jìn)行完善。很多煤炭企業(yè)內(nèi)部還沒有建立起一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度,會計檔案管理工作缺乏規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范。這就無法滿足推進(jìn)煤炭企業(yè)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

3.3 會計檔案監(jiān)督機(jī)制不健全

當(dāng)前從國家宏觀管理和行業(yè)監(jiān)督體制來看,缺乏相應(yīng)的會計檔案監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。會計信息披露過程中的政府監(jiān)管不足,相關(guān)的準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行過程中監(jiān)督不力,缺乏效率;會計信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠;注冊會計師制度不完善,一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進(jìn)行客觀公正的審計,又要收取審計費(fèi)用,對被審計單位依賴性強(qiáng),另一方面注冊會計師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機(jī)制,部分從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)差;企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善,領(lǐng)導(dǎo)不重視,內(nèi)部制度得不到落實(shí),會計基礎(chǔ)工作薄弱。

3.4 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

《會計檔案管理辦法》對會計檔案的裝訂、立卷、歸檔進(jìn)行了相關(guān)的規(guī)定,并規(guī)定各單位必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,但有的煤炭企業(yè)會計檔案管理仍不規(guī)范。有些煤炭企業(yè)對形成的會計憑證不能進(jìn)行及時分類裝訂,而是由會計人員將會計憑證暫時撂置在自己的辦公桌上,或者散放在紙盒里;有些會計憑證的裝訂沒有按照規(guī)范的要求進(jìn)行,而是隨意性地用訂書釘或線繩穿插;裝訂的活頁賬簿不完整,有的沒有配置相關(guān)的封面,有的存在沒有頁碼的現(xiàn)象,一些會計報表未按要求按月進(jìn)行裝訂,存在分散存放的現(xiàn)象;會計檔案立卷不規(guī)范,不能按規(guī)定的保管期限分別立卷歸檔,而是隨意擺放在一起,也給查閱檔案帶來一些不便;會計檔案不能及時地移交檔案綜合管理部門,另外,會計檔案銷毀難,會計檔案越堆越多,增加了保管的工作量。

3.5 會計檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前大多煤炭企業(yè)的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練,但會計檔案管理知識匱乏,對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少,也沒有接受過會計檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。很多會計工作人員的電算化操作能力較低,電子檔案管理意識薄弱,導(dǎo)致不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。甚至存在一些會計工作人員建假賬、建賬外賬,虛列成本,想方設(shè)法偷稅,或偽造、篡改、變換記錄憑證等違法亂紀(jì)現(xiàn)象。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙,而且造成了會計信息的失真,危害極大。

4 完善會計檔案管理工作的對策

會計檔案管理是會計工作的重要組成部分,直接影響了煤炭企業(yè)財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。只有通過深入實(shí)踐和探索,推動會計檔案管理不斷向前進(jìn)步,才能使會計檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。

4.1 加強(qiáng)會計檔案管理的觀念意識

《會計檔案管理辦法》第3條規(guī)定“國家機(jī)關(guān),社會團(tuán)體,企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案”,第4條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)”。有關(guān)法律法規(guī)也明確規(guī)定“各單位都必須加強(qiáng)會計檔案的管理,如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為”。煤炭企業(yè)要依法加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),要把會計檔案同其他檔案放在同樣重要的地位,同等重視,規(guī)范管理。對不具備設(shè)立專門的會計檔案管理部門的,應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂、立卷、歸檔和保管工作,但出納人員不得兼管會計檔案的管理工作。同時,煤炭企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識,使會計檔案管理走上法制化的軌道。

4.2 完善會計檔案管理相關(guān)規(guī)章制度

煤炭企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際,根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》要求,制定與煤炭企業(yè)自身相符合的會計檔案管理制度。

(1)建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等制度,規(guī)范企業(yè)會計檔案工作。會計部門按規(guī)定編制會計檔案移交保管清冊,將會計檔案移交檔案部門管理或設(shè)專人保管,落實(shí)檔案管理的工作責(zé)任。

(2)建立和健全會計檔案安全保密制度,明確會計檔案管理人員的職責(zé),采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案,制定會計檔案查閱制度,確保會計檔案不丟失、不損壞,不泄密。

(3)定期對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正,建立獎罰制度,充分發(fā)揮檔案管理人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

4.3 規(guī)范會計檔案管理工作

煤炭企業(yè)要結(jié)合企業(yè)具體工作的實(shí)際,制定會計檔案管理實(shí)施細(xì)則,進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。每年形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊,并編制會計檔案保管清冊。

(1)做好會計憑證的裝訂工作,使用專門的會計憑證裝訂封皮,裝訂后要將裝訂線粘封好,不外露,并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮上規(guī)定的內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全,字跡工整清晰。將裝訂整齊的會計憑證按月份的先后順序放入專門的會計檔案盒中,逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。

(2)做好會計檔案的移交和保管工作,具備綜合管理檔案的單位,會計機(jī)構(gòu)應(yīng)按綜合管理檔案的要求,及時將會計檔案移交綜合管理檔案部門進(jìn)行保管。未建立綜合管理檔案的單位,會計檔案可暫由會計機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管,但要指定專人負(fù)責(zé)保管工作。還要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。

(3)嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)的規(guī)定執(zhí)行會計檔案的保管期限,要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限安全地保管會計檔案,任何人不得隨意銷毀會計檔案。當(dāng)會計檔案保管期滿,確實(shí)需要銷毀時,要由管理會計檔案的部門提出銷毀意見,會同會計機(jī)構(gòu)共同鑒定,對會計檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審查后,編造會計檔案銷毀清冊。對于保管期滿還未了結(jié)債權(quán)債務(wù)的原始憑證,不能盲目銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,直到結(jié)清債權(quán)債務(wù)后方可履行銷毀程序。另外,在各項(xiàng)會計業(yè)務(wù)工作檢查中,將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中,加大對會計工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

4.4 加強(qiáng)會計人員的崗位培訓(xùn)

會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人,必須加強(qiáng)會計人員在會計檔案管理及操作技能方面的培訓(xùn)。

(1)抓好會計人員的崗前培訓(xùn),學(xué)習(xí)會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù),熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

(2)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案資料內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn),那么要求會計檔案管理人員不僅要具備財會方面的專業(yè)知識,還應(yīng)熟悉檔案管理的知識和規(guī)范檔案的標(biāo)準(zhǔn),并能夠接受新事物,適應(yīng)時代要求主動學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理軟件。

(3)在做好會計和檔案的崗位培訓(xùn)外,還要進(jìn)行會計人員的后續(xù)教育。通過定期或不定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)更新相關(guān)知識,既包括會計檔案法制意識的提高,也包括業(yè)務(wù)水平的提升,使企業(yè)會計檔案的管理適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4.5 改進(jìn)電算化會計檔案管理工作

隨著計算機(jī)技術(shù)逐步應(yīng)用于會計核算業(yè)務(wù),電算化會計的新概念由此產(chǎn)生?！稌嫏n案管理辦法》中第十二條明確了電算化會計檔案的雙重檔案載體。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,煤炭企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會計檔案的特殊要求,制定相應(yīng)的檔案管理制度,對不同版本的財務(wù)軟件和相關(guān)文件進(jìn)行科學(xué)的分類和儲存,做好電子資料的備份、保管、調(diào)閱、移交和銷毀等方面工作,對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,要防止磁性介質(zhì)的損壞,應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,確保電子的會計檔案萬無一失。同時,在保存電算化會計檔案時,除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外,還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本和相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。另外,煤炭企業(yè)應(yīng)配備專職或兼職的電算化檔案管理人員,設(shè)專室進(jìn)行保管,控制好源頭的質(zhì)量,才能將會計檔案管理提高到一個新的層次。

[1] 王英瑋.會計檔案管理的原理與應(yīng)用[M].北京:中國檔案出版社,2003

[2] 陳智為等.檔案管理學(xué)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2008

[3] 常建華,趙海龍,胡建華.煤炭企業(yè)會計核算[M].北京:煤炭工業(yè)出版社,2010

[4] 任相蘇.會計檔案科學(xué)管理工作中的問題及對策[J].中國電子商務(wù),2010(7)

Strengthen the accounting archives management in coal enterprises

Wang Jingxun
(China Coal Information Institute,Chaoyang,Beijing 100029,China)

Accounting archives is the record of basic accounting information,which is original,systematic and continual.It can provide the base for managers for financial forecast,decision-making and control.Aiming at the present situation,the paper analyzes the importance and existing problems of accounting archives management in coal enterprises,and builds up the strategies of accounting archives.

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TD-9

B

王靜迅(1957-),女,大專,長期從事財會工作。

(責(zé)任編輯 張大鵬)