文/劉冬蕾

芻議煤炭企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

文/劉冬蕾

煤炭企業(yè)檔案作為整個檔案系統(tǒng)的一個重要組成部分，有著極為豐富的內(nèi)容，在技術、人事、煤炭企業(yè)文化等方面有著很大的開發(fā)利用價值，煤炭企業(yè)檔案管理部門只有不斷深化對檔案信息資源的開發(fā)，發(fā)揮檔案信息的多種用途，才能滿足煤炭企業(yè)對檔案的利用需求。

一、煤炭企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的重要性

煤炭企業(yè)檔案工作是一項基礎性的工作，記載煤炭企業(yè)變化的歷史，意義十分重大。

1.效益功能

煤炭企業(yè)的檔案信息大多以生產(chǎn)、建設為主，尤其是煤炭企業(yè)的地質(zhì)資料部分都是一種十分珍貴的資源。通化礦區(qū)從光緒元年發(fā)現(xiàn)煤炭開始，已有一個多世紀的歷史，經(jīng)過建國后60多年的開采，資源已近枯竭。因此，對通化礦區(qū)的現(xiàn)有資源和周邊地區(qū)進行探底、摸邊、找盲，是擴充資源、延長現(xiàn)有礦井服務年限的最直接、最有效的途徑。所以，充分發(fā)揮地質(zhì)資料的作用，組織專業(yè)技術人員對礦區(qū)的資源儲量進行深入的研究。

2.服務功能

改革開放后，國有煤炭企業(yè)大多經(jīng)歷了較大的體制變革，或破產(chǎn)，或改制，或重組，職工身份有了很大變化。以通化礦業(yè)集團為例，改制前全部職工近4萬人，經(jīng)過破產(chǎn)改制，目前只有1.2萬多人。改制以來，通礦集團檔案館接待破產(chǎn)改制職工每年多達近千人，為許多職工辦理個人退休原始檔案及身份確認提供了大量服務。此外，在土地范圍界定、建設檔案查閱以及地方各個部門的數(shù)據(jù)查找上也做了大量工作。

3.教育功能

煤炭企業(yè)檔案中的豐富內(nèi)容，不僅具有很大的經(jīng)濟價值，而且還具有育人作用。近些年來，通化礦業(yè)集團利用館藏資料，先后編寫了《通化礦區(qū)工會六十年》《通化礦務局局志》《通化礦區(qū)編年紀事》等重要著作，完整地記錄了礦區(qū)60多年的發(fā)展歷史，對廣大干部職工起到了重要的教育作用，也留下了寶貴的精神和文化財富。因此，注重發(fā)掘煤炭企業(yè)檔案的教育功能，對于加強煤炭企業(yè)文化教育，也有著極為重要的作用。

二、開發(fā)煤炭企業(yè)檔案信息資源的主要途徑

鑒于煤炭企業(yè)檔案的重要意義，作為煤炭企業(yè)領導，一定要重視煤炭企業(yè)檔案的利用和開發(fā)，不斷挖掘煤炭企業(yè)檔案的價值與功能。

1.加強煤炭企業(yè)檔案館建設

煤炭企業(yè)領導一定要高度重視檔案館建設，加強編制設置，保證人員數(shù)量，不斷強化煤炭企業(yè)檔案工作。當前，要加大檔案館工作人員的培養(yǎng)，更新知識，提高素質(zhì)，努力培養(yǎng)一支過硬的檔案工作隊伍。特別是在煤炭企業(yè)體制改革中，檔案館工作只能加強，不能削弱，做到機構(gòu)健全、人員充足。

2.加快檔案館電子信息化建設

在以網(wǎng)絡技術為核心的信息技術背景下，煤炭企業(yè)檔案管理要盡快從傳統(tǒng)的工作模式下解放出來，充分采用信息技術，提升工作手段。煤炭企業(yè)檔案管理要適應電子信息化的發(fā)展，加快電子檔案建設，在檔案管理上實現(xiàn)管理自動化，實現(xiàn)更加高效優(yōu)質(zhì)服務。

3.拓寬煤炭企業(yè)檔案服務功能

目前，煤炭企業(yè)檔案在服務上還比較單一，檔案資料的價值還沒有得到較大的利用。因此，檔案工作一定要跳出簡單的工作模式，建立專題數(shù)據(jù)庫、大事記數(shù)據(jù)庫、專家數(shù)據(jù)庫、文件目錄數(shù)據(jù)庫等，加大檔案信息資源開發(fā)，全方位拓寬檔案信息資源的價值，使其更好地為煤炭企業(yè)發(fā)展服務。

三、加快推進檔案信息化建設

煤炭企業(yè)檔案工作要朝著信息傳遞網(wǎng)絡化、檢索智能化方向發(fā)展，使檔案信息化管理系統(tǒng)成為提高煤炭企業(yè)檔案管理水平的有效突破點，努力推進煤炭企業(yè)檔案信息化建設工作的開展。

1.宣傳煤炭企業(yè)檔案的獨特作用

檔案信息在實施煤炭企業(yè)目標管理中不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協(xié)調(diào)等諸多功能。充分利用和發(fā)揮檔案獨有的優(yōu)勢和作用，既能保證計劃目標與具體操作方案及其實施效果的一致，還能及時發(fā)現(xiàn)目標的偏差，調(diào)整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導向正軌，從而達到提高管理整體績效的目的，促進煤炭企業(yè)目標的實現(xiàn)。

2.加強與文秘部門的緊密聯(lián)系

文秘工作是檔案工作的前提和基礎，從系統(tǒng)工程和全面質(zhì)量管理的角度看，只有保證文秘工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量才能保證檔案質(zhì)量。當前，文件的形成(外來文件的登記)、分發(fā)、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統(tǒng)。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續(xù)的過程。文書處理工作質(zhì)量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發(fā)利用等，實行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續(xù)性。

3.爭取煤炭企業(yè)領導對檔案工作的支持

當前，各種業(yè)務交流成為一種提高業(yè)務技能的重要形式。煤炭企業(yè)應撥出一定經(jīng)費，有計劃地安排檔案人員外出學習，加強與其他企業(yè)的交流，借鑒他人的檔案管理先進經(jīng)驗，豐富和發(fā)展自我。另外，應根據(jù)檔案信息化建設的需要，在堅持文檔一體化原則的基礎上，把檔案信息化納入辦公自動化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點，推進煤炭企業(yè)檔案管理與煤炭企業(yè)信息化建設同步進行。充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，進一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使國有煤炭企業(yè)之間、國有煤炭企業(yè)與外企之間的接觸更多、更便捷，為煤炭企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

通化礦業(yè)集團公司）

張鑫）