摘　要：在財會工作中。Excel已經成為不可或缺的工具軟件，它易學易用，功能強大。使用它能處理許多繁雜的財會數據，能提高工作效率。但是，當涉及多表提取數據的業(yè)務問題時，Excel卻沒有很好的解決方法。而這項業(yè)務卻是財會人員經常面對的工作。經過嘗試。采用Excel和FoxPro相結合的辦法能很好地解決這一問題。文章結合實例，詳細闡述了解決問題的全過程。
　　關鍵詞：Excel FoxPro　多表提取數據視圖
　　中圖分類號：F234　文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914(2010)09-155-02
　　
　　一、引言
　　
　　在財會工作中，excel已經成為不可或缺的工具軟件，它易學易用，功能強大，使用它能處理許多繁雜的財會數據，提高工作效率。但是，當涉壓多表提取數據的業(yè)務問題時，Excd卻沒有很好的解決方法，而這項業(yè)務卻是財會人員經常面對的工作。經過嘗試。采用Excel和FoxPro相結合的辦法能解決這一問題，本文結合實例，詳細闡述了解決問題的全過程。雖然文中涉及的多表提取數據只是Excel和FoxPro結合使用的一例，但是如能舉一反三，將會對財會數據處理工作提供很大的幫助。
　　
　　二、ExceI和FoxPro的功能特點
　　
　　1.Excel的功能特點。首先，具有易于掌握的軟件界面，特別適合大眾需要。其次，具有強大的表格處理功能，能利用Excel設計出各種復雜的表格或報表。第三，具有完善豐富的數據管理功能，它具有數據排序、篩選和匯總等功能。第四，提供了豐富的函數和工具，可完成常規(guī)數據運算，也可以進行復雜的數據分析。第五，提供了與dbf、access、SqlServer數據交換接口，方便與這些軟件交換數據，這也是本文需重點利用的功能。
　　2.FoxPro的功能特點。首先，擁有良好的用戶界面。FoxPro系統利用了Windows平臺下的圖形用戶界面的優(yōu)勢，借助系統提供的菜單、窗口界面，通過菜單、工具或命令方式，就可以在系統窗口或命令窗口中完成對數據各種操作。其次，具有強大數據管理功能。在FoxPro系統中，所有的數據都是以表的形式出現，系統可以創(chuàng)建多種類型的表，如數據庫表或自由表；可定義各個表之間的關系；可以通過查詢、視圖、命令或編程實現多表操作。第三，具有方便快捷的應用開發(fā)環(huán)境。FoxPro系統提供了向導、生成器、設計囂等多種界面的操作工具，特別適合快速編寫小型的管理程序。
　　相比之下，Excel界面更友好。數據管理操作更易于掌握，特別在數據計算、統計匯總、編排設計等方面有很強的優(yōu)勢；而FoxPro是一款經典的數據庫管理軟件，在批量數據修改、多表查詢、程序開發(fā)等方面的功能，是Excel無法企及的。雖然FoxPro是專業(yè)性較強的軟件，但經驗表明，該軟件的數據庫管理功能還是比較容易掌握的，例如。項目管理器、數據庫、表、查詢和視圖等內容的基本操作。恰恰是這些功能可與Excel實現優(yōu)勢互補。
　　
　　三、應用案例
　　
　　1.案例內容。某高校現有在校生7234人，2009年學費繳納完成后，學校要求財務部門匯總“學費收繳情況一覽表”，該表包括學號、姓名、所在系、班級、交款金額、繳費方式等信息，學生繳費方式有銀行轉賬和現金繳納兩種。財務部門匯總數據來源于三個表，一是“在校生基本情況表”，收集了現有在校生的基本信息，具體包括學號、姓名、所在系、班級、身份證號等多項內容；二是“銀行對賬單匯總表”，收集了通過銀行轉賬繳費的2826人的信息，具體包括銀行賬號、身份證號、轉賬金額等內容；三是“現金繳費情況表”，收集了在財務處現金繳費的3846人的信息，具體包括學號、姓名、所在系、班級、交款金額等信息。
　　2.案例分析。學生繳費情況一覽表可以分解為三部分信息。即銀行轉賬學生信息、現金繳費學生信息、未繳費學生信息。要匯總三方面的信息，關鍵是將現有的三個表聯系起采使用，即將“銀行對賬單匯總表”和“在校生基本情況表”通過身份證號進行聯接，得到包括學號、姓名、所在系、班級、轉賬金額等信息在內的“新銀行對賬單匯總表”；將“在校生基本情況表”排除“新銀行對賬單匯總表”、“現金繳費情況表”表中的信息，剩余信息就是“未繳費學生情況表”，最后將三個表合并。
　　從以上分析不難看出，匯總“學費收繳情況一覽表”的關鍵是從三個表格中提取數據。首先將Excel表轉化為dbf表，然后使用FoxPro的數據庫視圖功能從三個表中提取所需數據，最后再將視圖內容轉回Excd工作表，在Excel中完成數據合并編排工作。
　　
　　四、操作步驟
　　
　　1.建立“工作”文件夾，將所有的中間數據文件存放在該文件夾內。
　　2.將“在校生基本情況表”和“銀行對賬單匯總表”轉換為dbf文件格式。
　　在Excel中打開“在校生基本情況表”，選中包括標題在內的所有數據，單擊“文件”菜單中“另存為”選項，設置“工作”文件夾為保存位置，選擇“dbo(dBase　Ⅲ)”為保存文件類型，更改文件名為“在校生基本情況表F”，點擊“確定”完成轉換操作。用同樣的方法將excel工作表文件“銀行對賬單匯總表”導出為dbf文件“在校生基本情況表F”。
　　3.利用FoxPro的視圖功能提取銀行轉賬學生的基本信息，并導出到Excel工作表中。在FoxPro環(huán)境中，單擊“文件”菜單“新建”選項，在彈出的對話框中選擇“項目”，單擊“新建”按鈕，選擇保存在“工作”文件夾，命名為“匯總項目”；在項目管理器窗口中，選擇全部選項卡中的“數據”，將“數據”項展開，選擇“數據庫”項，單擊右側“新建”按鈕，選擇保存在“工作”文件夾，命名為“匯總數據庫”；展開“數據庫”項直至“表”項，選擇“表”項，點擊右側“添加”，在工作文件夾中同時選擇兩個袁，點擊“確定”添加。此時在表項下出現了兩個袁名稱。
　　單擊“匯總數據庫”項下的本地視圖，單擊右側“新建”按鈕，選擇“新建視圖”，在添加表或視圖對話框中先選擇“銀行對賬單匯總表F”。單擊“添加”，后選擇“在校生基本情況表F”，單擊“添加”，在彈出的“join condition"對話框中，設置左聯接字段為“銀行對賬單匯總表F身份證號”，設置右聯接字段為“在校生基本情況表F身份證號：’，設置聯接類型為“左聯接”，點擊“確定”后，在“視圖設計器”字段選項卡中，選擇“在校生基本情況表F學號”、“在校生基本情況表F姓名”、“在校生基本情況表F所在系”、“在校生基本情況表F，班級”、“銀行對賬單匯總表F轉賬金額”字段作為顯示字段。單擊工具欄“保存”按鈕，將視圖命名為“新銀行對賬單匯總袁”，單擊工具欄“!”按鈕，運行視圖；出現數據瀏覽窗口后，單擊“文件”菜單的“導出”選項，在彈出的“導出”對話框中。設置文件類型為“Microsoft Excel 5.0”，將文件導出路徑設置到“工作”文件夾，文件命名為“新銀行時賬單匯總表”，單擊“導出”即可得到相應Excel工作表。
　　4.利用FoxPro的視圖功能提取“來交款學生統計表”，并導出到Excel工作表中。在Excel表中新建工作表“合并”，將“新銀行對賬單匯總表”和“現金繳費情況表”按照“學號”、“姓名”、“所在系”、“班級”、“交款金額”標題內容進行合并。將合并內容再次另存為“合并F”dbf文件，并添加到匯總數據庫中。
　　單擊“匯總數據庫”項下的本地視圖，單擊右側“新建”按鈕，選擇“新建視圖”，在添加表或視圖對話框中先選擇“在校生基本情況表F”，單擊“添加”，后選擇“合并F”，單擊“添加”。在彈出的“l(fā)oin condi~on"對話框中，設置左聯接字段為“在校生基本情況表F，學號”，設置右聯接字段為“合并F，學號”，設置聯接類型為“左聯接”，點擊確定后，在“視圖設計器”字段選項卡中，選擇“在校生基本情況表F學號”、“在校生基本情況表F，姓名”、“在校生基本情況表F，所在樂”、“在校生基本情況表F，班級”、“合并F交款金額”字段作為顯示字段，單擊“篩選”字段，設置篩選字段為“合并F，交款金額”。設置表達式為“is nun”。單擊工具欄“保存”按鈕：將視圖命名為“未交款學生統計表”，單擊工具欄“!”按鈕，運行視圖；出現數據瀏覽窗口后，單擊“文件”菜單的“導出”選項，在彈出的“導出”對話框中，設置文件類型為“Microsoft ExceI 5.0”，將文件導出路徑設置到“工作”文件夾，文件命名為“未交款學生統計表”，單擊“導出”即可得到相應Excel工作表。
　　5.整理“新銀行對賬單匯總表”、“現金繳費情況表”、“未交款學生統計表”，內容格式合并生成“學生繳費情況一覽表”。將三個工作表標題對照內容統一更改為學號、姓名、所在系、班級、交款金額、繳費方式，并視每個工作表情況填寫繳費方式，包括轉賬、現金、未交三種情況。新建“學生繳費情況一覽表”，錄入標題后。將三表內容依次添加到該表中，至此數據匯總工作全部完成。
　　
　　五、總結
　　
　　在匯總“學費收繳情況一覽表”的過程中，兩種軟件的操作全部使用可視化方式，直觀性強，易于理解掌握。從中也可以看出，利用Foxpro的可視化操作也可以完成一些復雜的數據處理。利用這些功能彌補Excel功能上的不足，可在實踐工作中起到非常好的效果。另外本文除了要解決多表提取數據問題外，更重要的是向財會人員推薦一種解決類似問題的思路。
　　(責編：若