當今一些企業(yè)為了降低成本，非常關(guān)注定崗定編。但是很多企業(yè)的定崗定編工作還處于一個粗放的管理狀況，缺乏科學(xué)的手段與方法，并且在認識上存在很多的誤區(qū)。同時，在定崗定編的過程中，對這項工作的價值和意義也沒有充分認識，沒有真正躍升到提高人工效能和企業(yè)勞動生產(chǎn)率，以及進行人工成本、人才價值控制的更高層面，以實現(xiàn)企業(yè)總體人力資源數(shù)量結(jié)構(gòu)合理、人工成本影低、人工效率與效益最大的目標。
　　定崗定編是一個上至企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、下至每個員工每天具體工作的龐大的系統(tǒng)工程，也是很多企業(yè)在管理發(fā)展與管理體系建設(shè)中存在弊詬最多的地方。崗位與編制設(shè)置不合理，不僅影響企業(yè)管理的人工效能，也影響員工的工作績效與激情。
　　
　　崗位設(shè)置的分析流程與方法(見圖1)，簡要地說，是從定性判定，包括部門職能分解、明確崗位設(shè)置的依據(jù)與目的、崗位與部門職能、流程的匹配，到相對量化的判定，包括崗位職責的工作結(jié)構(gòu)、工作量、工作強度分析，再到崗位設(shè)置的原則性要求以及風(fēng)險控制、人員激勵等特殊性要求，最后到考慮崗位與人員的匹配等過程。
　　
　　企業(yè)定崗定編存在的誤區(qū)
　　
　　對于不同企業(yè)的崗位管理，在上述的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，存在的問題以及問題的程度都各不相同，如崗位職責不清晰，崗位工作量不合理等。因此，在對企業(yè)進行崗位優(yōu)化時側(cè)重點也各不相同。同時，企業(yè)在崗位管理過程中，本身存在較多的認識誤區(qū)，這也直接影響了崗位設(shè)置結(jié)果的科學(xué)性與合理性。
　　1　崗位職責與工作量不匹配，影響實際人工效能
　　崗位職責設(shè)計時，沒有充分評估崗位工作量，導(dǎo)致實際工作量偏大或不飽滿；反過來，在確定崗位編制的時候，也沒有對崗位各項職責的完成方式、時間與工作內(nèi)容進行分析，也會導(dǎo)致實際工作量偏大或不飽滿，尤其是企業(yè)片面壓縮編制，雖然編制減少了，但減編不合理，導(dǎo)致一些職責不能被充分履行，影響了實際的工作效果。這樣雖然看起來降低了顯性的人工成本，但其實也降低了人工效能。
　　2　崗位職責與崗位工作結(jié)構(gòu)不匹配，崗位工作不均衡
　　崗位工作結(jié)構(gòu)主要指在設(shè)計完崗位職責后，再做一個進一步的分析，即將崗位職責按照日常性、階段性和臨時性工作進行劃分，判斷各項工作的工作量占總工作量的比例。一般來講，如果日常性工作低于50％，則實際會帶來崗位工作量不穩(wěn)定，出現(xiàn)時而飽滿，時而不飽滿的情況。并且，崗位職責的主要工作內(nèi)容最好是按照固定的流程展開，減少臨時性、階段性和突發(fā)性的工作，使崗位工作達到均衡。
　　3　缺乏對企業(yè)核心崗位的識別與發(fā)展規(guī)劃
　　企業(yè)的崗位體系有不同層級和不同類別，在進行崗位體系設(shè)計和管理時，沒有結(jié)合管理的二八原則，對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需求的核心崗位進行識別與規(guī)劃，并基于核心崗位，建立相應(yīng)的核心人才的培養(yǎng)、儲備與職業(yè)發(fā)展體系。
　　4　崗位設(shè)置沒有考慮內(nèi)部風(fēng)險控制原則
　　崗位設(shè)置與分工要考慮控制與不兼容原則，進行必要的職責分離與相互監(jiān)督制約。例如，出納崗不能從事記帳工作；業(yè)務(wù)的審批人不能執(zhí)行具體業(yè)務(wù)；采購人員不能負責貨物的驗收；涉及資產(chǎn)、負債、財務(wù)和人員等重要事項變動不由一個人獨自決定；特殊關(guān)鍵崗位考慮定期或不定期的人員輪換和強制休假制度等。
　　
　　企業(yè)定編分析模型
　　
　　企業(yè)定編管理也是一樣，有操作流程與方法(見圖2)。在這個簡要的定編分析模型里，涵蓋了定編管理工作所涉及到的三個重要方面：企業(yè)層面、部門層面、崗位層面，體現(xiàn)了定編是一個從微觀定編到宏觀定編的系統(tǒng)工程。同時，在實際定編時，不同層面都有著影響定編工作的不同關(guān)鍵因素。
　　
　　企業(yè)層面因素包括：企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展與經(jīng)營管理目標、總體人員數(shù)量與比例、總體人工成本與比例等方面。
　　部門層面因素包括：部門使命與發(fā)展規(guī)劃、部門職能、部門工作規(guī)范與制度流程、部門人工成本等方面：
　　崗位層面因素包括：崗位設(shè)置、崗位職責分工與任務(wù)分派方式、人員素質(zhì)與崗位任職資格要求等方面。
　　企業(yè)在進行定編工作的系統(tǒng)工程時，如同定崗工作一樣，同樣存在著很多影響定編成效的關(guān)鍵因素。
　　1　關(guān)注影響崗位定編的管理因素
　　企業(yè)管理體系或部門內(nèi)部管理體系的順暢，職責體系分工清晰，工作流程、工作規(guī)范、工作制度等管理體系明確等，是科學(xué)定編的前提。
　　例如，在定編時，很多崗位人員說工作忙，需要增加編制。這里需要深入分析原因，識別是人員配置不夠?qū)е碌膯栴}(工作量過大)，還是工作方式、工作流程、制度規(guī)定(工作依據(jù))等不清晰、混亂、繁冗等帶來的問題。找準問題后，需要對癥解決，例如改進不合理的、低效的工作方式，精簡繁冗的流程、制度，提升員工的工作技能與素質(zhì)以達到崗位的正常要求等，然后再考慮合理的編制設(shè)置。以最終達到提高效率、精簡機構(gòu)、減少冗員、增強人崗匹配等目標和效果。
　　所以，在定編前，要對影響崗位編制的因素進行分析，尤其是重點定編崗位，排除非正常影響因素，形成各部門的定編改進意見。然后再篩選、分析影響部門定編的合理、關(guān)鍵驅(qū)動動因，例如崗位工作量、內(nèi)部風(fēng)險控制要求、人員儲備需求、地理位置與特殊工作時間等，再針對定編驅(qū)動要素的分析，進行編制設(shè)計。
　　因此，一項定編工作完或之后，所帶來的另外一個有價值的工作成果和目標就是，促進管理規(guī)范與管理效率的提升。開展定編工作需要拓寬思路，避免單純地為定編而定編。
　　2　關(guān)注人員數(shù)量、素質(zhì)與結(jié)構(gòu)的整體匹配與協(xié)調(diào)
　　進行定編工作時，需要結(jié)合企業(yè)人力資源的戰(zhàn)略規(guī)劃，即企業(yè)對總體人力資源在數(shù)量、素質(zhì)以及結(jié)構(gòu)上的規(guī)劃，使定編工作在總體上，達成崗位在素質(zhì)、數(shù)量以及結(jié)構(gòu)等方面的匹配。
　　人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃是依據(jù)未來企業(yè)業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)等因素，確定未來企業(yè)各級組織人力資源編制及各職類職種人員配比關(guān)系或比例，并在此基礎(chǔ)上制定企業(yè)未來人力資源需求計劃和供給計劃。其中，人力資源數(shù)量規(guī)劃的實質(zhì)是確定企業(yè)目前有多少人，以及企業(yè)未來需要多少人，人力資源數(shù)量規(guī)劃最終要落實到企業(yè)編制上。
　　這樣，在未來人才需求戰(zhàn)略導(dǎo)向的牽引下，結(jié)合企業(yè)實際人員現(xiàn)狀，有步驟地進行人員的配置和培養(yǎng)發(fā)展。人員配置和培養(yǎng)是需要一定周期的，不同類別人才的招聘期、培養(yǎng)期等都不同，需要未雨綢繆。
　　3　區(qū)分“素質(zhì)”崗與“數(shù)量”崗的差異
　　在定編時，尤其要注意區(qū)分“素質(zhì)”崗與“數(shù)量”崗的差異。企業(yè)里有些崗位是有一定層次的能力素質(zhì)要求的，如果素質(zhì)不匹配，僅僅是增加編制數(shù)量，搞人海戰(zhàn)術(shù)，也不能很好地完成崗位職責。例如，有些企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的秘書配置，需要根據(jù)秘書的崗位職責來確定所需秘書的任職資格等級，如果承擔公司重要文字材料的撰寫、根據(jù)高層領(lǐng)導(dǎo)的思路方向分析撰寫工作報告等職責，所需要的秘書在年齡、經(jīng)驗、能力和素質(zhì)等各個方面的要求有異于普通的文秘，這類人員往往配置合適的人就可以發(fā)揮很大的作用。這就是素質(zhì)崗位與數(shù)量崗位的區(qū)別。而素質(zhì)較高的人員的人工成本往往也較高，編制也不宜設(shè)置過多。這類對素質(zhì)有較高要求而實際中經(jīng)?！案邖彽团洹钡膷徫唬薪?jīng)營統(tǒng)計分析類、經(jīng)營計劃管理類、企業(yè)文化管理類、績效管理類等。
　　4　關(guān)注當前與未來、內(nèi)部與外部，實現(xiàn)動態(tài)管理與監(jiān)測
　　定編也是從靜態(tài)到動態(tài)的過程。定崗定編需要隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化和員工能力素質(zhì)的發(fā)展變化、崗位工作內(nèi)容的變化而動態(tài)調(diào)整，使編制的變化能支持公司業(yè)務(wù)的變化，避免僵化。
　　同時要基于公司戰(zhàn)略發(fā)展變化要求，考慮人才儲備，做好儲備編制等，尤其是對外部市場人才稀缺、內(nèi)部培養(yǎng)周期較長的崗位。要關(guān)注社會人才環(huán)境與人才供給情況。
　　另外，也要關(guān)注外部標桿企業(yè)人員編制與人工效益情況的發(fā)展變化，通過對標分析，找到企業(yè)自身的差距，確定企業(yè)內(nèi)部編制發(fā)展的合理目標。
　　5　關(guān)注人工效率與人工效益
　　定編過程在進行崗位工作量的分析時，要注意同時分析員工實際的工作效率、生產(chǎn)力。尤其是一崗多人的情況，要對不同員工的生產(chǎn)效率進行比照分析，來確定公司的人工效率標準或崗位單位時間內(nèi)的產(chǎn)出標準，確定內(nèi)部標桿。
　　人工效率標準會隨著企業(yè)管理水平的提高、員工熟練程度和技能的提高、相關(guān)技術(shù)與設(shè)備的引進等因素在不斷發(fā)生變化，因此需要進行不斷的修正。這個修正的過程，標志著企業(yè)勞動生產(chǎn)率水平的提高，企業(yè)的發(fā)展進步。另外企業(yè)的定編定員也要和薪酬設(shè)計緊密掛鉤，用工資總量調(diào)控用工總量，控制人工成本的增長和工資總額的增長總體上要低于勞動生產(chǎn)率和利潤增長率的增長幅度。
　　6　關(guān)注企業(yè)文化，培養(yǎng)激情管理的文化氛圍
　　人力資源效能一能力水平×投入程度。員工潛能的激勵與發(fā)揮，才能更有利于工作績效，有利于用較低的人工成本換來較高的人工產(chǎn)出，因此，一個有激勵和讓員工有工作激情的工作環(huán)境和氛圍，是管理者提高人工效能的重要方面。作為企業(yè)管理者，需要改善公司的激勵文化、管理風(fēng)格與行為。
　　科學(xué)定崗定編，需要定期進行企業(yè)人工效能的診斷，以實現(xiàn)公司總體人力資源數(shù)量結(jié)構(gòu)合理、人工成本最低、人工效率與效益最大(提升公司的人均銷售額與人均創(chuàng)利額，提升公司的勞動效率與經(jīng)濟效益)。
　　
　　人工效能的診斷可以按照“圖3”的內(nèi)容進行，最終根據(jù)診斷結(jié)果，得出企業(yè)以及各部門的人工效能提升、改進的關(guān)鍵點，并實施改