● 陳萬思 姚武同

企業(yè)人力資源管理制度審計研究
——以路橋公司為例*

● 陳萬思 姚武同

本文以路橋公司人力資源管理制度審計為例，對其必要性、流程進行分析，并設計可操作的指標體系，最后基于實施結(jié)果提出改進建議。

人力資源 管理審計 案例研究

一、內(nèi)涵與必要性

為有效解決人力資源管理中存在的問題，提高人力資源使用效益，研究和開展人力資源管理審計具有重要意義。Jefferson(1955)首次明確提出人事審計的概念。Dessler(1978)認為，人力資源管理審計是一項最基礎工作，主要企業(yè)考察企業(yè)人力資源管理應是什么樣的以及實際上做得如何。Schuler和Dolan(1987)認為，人力資源管理審計是對一個企業(yè)的所有人力資源管理政策與規(guī)劃的系統(tǒng)的、規(guī)范的評價，考察所提供的人力資源管理記錄，確定關鍵政策與程序是否及時到位。Olalla和Castillo(2002)基于人力資源管理審計關注點的不同將之分為：績效或一致性的合法性審計；人力資源管理運營效率審計；人力資源管理戰(zhàn)略審計。戚振東、段興民和吳清華(2007)按照人力資源管理審計概念框架界定的受托責任主體和審計評判標準將之劃分為合法性審計、制度審計、價值導向?qū)徲嫼涂冃徲?。其中前二者較為學術界認同，也較具可操作性，制度審計已成為目前實踐的重點。

人力資源管理制度審計的隱含假設是存在最佳實踐。Collins(1997)認為，有助于實現(xiàn)績效目標的管理原則包括公平對待雇員、經(jīng)濟有效地管理雇員、掌握全面真實的雇員績效信息、識別未能實現(xiàn)預期績效的雇員以及根據(jù)績效進行適當激勵。Milkovich和Boudreau(1999)認為，人力資源管理審計就像財務和稅收審計一樣，考察人力資源政策與制度是否實行并得到遵守；當員工被雇傭后，各項報償是否順利運行；是否在規(guī)定日期內(nèi)完成對員工的業(yè)績鑒定；是否進行對即將離職員工的離職訪談；每一項活動或程序是否按原有計劃進行，是否按照步驟去實施，是否有適當?shù)膫€人參與等。

路橋公司自2004年成立以來發(fā)展迅速，營業(yè)額由2005年的2億增至2009年的21億；公司常年聘請法律顧問，所有人力資源管理制度都經(jīng)過基于國家及上海各項法律法規(guī)的合法性審核，因此人力資源管理制度審計是公司人力資源管理審計的重點。對中高層干部的訪談發(fā)現(xiàn)，公司在不斷發(fā)展壯大過程中涌現(xiàn)出一些問題，突出表現(xiàn)在投標中標率偏低；員工持證率不高；員工滿意度較低。而通過人力資源管理制度審計，能夠使項目各級管理人員充分了解公司各項人力資源管理制度具體要求及今后工作方向，使各職能部門準確掌握下屬各項目對口部門存在的人力資源管理弱項及今后工作中需關注及指導的管理環(huán)節(jié)，為理順人力資源管理工作打下堅實基礎；項目上的年輕員工能夠與部門經(jīng)理進行零距離交流，以便各職能部門負責人及時指出他們在工作中存在的問題，并進行現(xiàn)場業(yè)務指導，快速提升業(yè)務水平，確保公司各項制度要求落實到位。此外，可以加強員工的競爭意識，調(diào)動員工的主觀能動性和創(chuàng)造力，促進各項工作有序開展，保障員工作為勞動者的合法權益。

二、審計流程

從實際審計活動角度設計人力資源管理審計流程，其中較具代表性的是Schwind、Das和Wagar(2001)的界定：界定范圍；選擇研究方法；選擇研究設計和數(shù)據(jù)收集方法；分析數(shù)據(jù)、評估并編制報告。Schuler和Dolan(1987)提出的人力資源管理審計流程更為詳盡，主要包括：確定審計項目；確定審計方法，并提出計劃草案；選擇審計人員；進行前期研究，主要查找某些特殊問題的背景資料；擬定清晰的審計時間表；收集審計資料；整合、分析審計結(jié)果。

2008年，路橋公司為強化監(jiān)控職能，將以往的項目檢查、專項檢查、業(yè)主投訴、管理調(diào)研等納入管理審計范疇，并與項目及主管部門績效掛鉤。2009年，在2008年開展管理審計的基礎上結(jié)合公司信息化進程要求，修訂各項管理審計指標。其中，人力資源管理制度審計則配合公司總體管理審計工作要求，制定行之有效的考評指標，對各單位的日常人力資源管理工作進行考核審計。具體流程是：(1)計劃階段，審計前先確定參加審計人員名單，做好審計前期準備工作，協(xié)調(diào)安排好現(xiàn)有手頭工作；再與各被審計單位聯(lián)系，確定審計時間；收集審計過程中需要了解的部分相關資料，做好人力資源管理制度審計所需各類問卷、訪談提綱等的打印準備工作。(2)實施階段，首先召開首次會議，向被審計單位說明來意，以取得被審計單位的合作和理解，以便能配合審計工作順利有序開展；其次按照此前印發(fā)的人力資源管理制度評價指標體系，采用現(xiàn)場抽查、翻閱文件資料、問卷、訪談等多種方式，對各單位人力資源管理運行狀況進行審計，并進行有效記錄、打分；最后，召開末次會議對人力資源管理制度審計結(jié)果進行點評，指出審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并由被審計單位簽字確認審計結(jié)果。(3)報告階段，全部審計結(jié)束一周內(nèi)，出具人力資源管理制度審計結(jié)果報告，并在全公司范圍內(nèi)予以通報，要求各單位在兩周之內(nèi)反饋整改結(jié)果。

三、指標體系

通過現(xiàn)場翻閱資料、人員訪談及現(xiàn)場走訪詢問等多種方式，結(jié)合部門職責與人力資源管理責任，從公司實際與項目人力資源發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，設計了人力資源管理制度審計指標體系。主要包括：員工考勤及假期管理(20分；其中員工出勤信息10分，假期申請5分，考勤報表報送5分)、薪酬福利管理(20分；其中薪酬發(fā)放管理8分，薪酬福利報表報送12分)、員工檔案管理(5分，主要是員工信息管理)、人員證件管理(10分；其中關鍵崗位人員臺賬5分，項目臨時證件管理5分)、員工關系管理(30分；崗位職務說明書、人員調(diào)配、人員聘用管理、臨時員工管理、人員離職管理、職工離職率6項各5分)、員工培訓及開發(fā)管理(15分；其中培訓管理5分、后備人才培養(yǎng)10分)。2008年對各項目進行兩次審計，各單位的得分情況見表1。

表1 2008年人力資源管理制度審計各項目得分情況

A-E5個項目都是持續(xù)了1年的項目，F(xiàn)、G兩個項目于2008年上半年結(jié)束，H、I兩個項目于2008年下半年開始。通過2008年第一次審計，發(fā)現(xiàn)存在如下問題：崗位職務說明書無或有但尚未組織簽訂；證件管理臺帳、格式不符合要求，臨時保管證件無記錄；培訓登記卡的記錄不完善。在員工離職管理及離職率控制、各類報表報送及人員調(diào)配方面做得較好。

第二次人力資源管理審計，之前所暴露問題得到明顯改觀，但還存在如下問題：項目崗位職務說明書雖有但大都流于形式，不能結(jié)合項目實際制定，項目領導層崗位說明書沒有報公司簽訂；人員信息更新不及時，存有許多空白信息尚未填寫；培訓登記卡記錄的完善；拖欠工資。此外，各項目在檢查中存在不便執(zhí)行的考核指標。

有鑒于此，2009年人力資源管理審計小組對人力資源管理制度審計指標體系進行了改進，新指標體系如表2所示，新增“項目人力策劃”(含項目組織結(jié)構(gòu)、人員配備策劃、項目履約人員要求)，整合“報送資料管理”(含花名冊、薪酬福利報表報送、其他要求臨時上報的資料)，刪除實際審計中不宜操作的項目，如“后備人才培養(yǎng)”。

表2 路橋公司人力資源管理審計指標體系(2009)

四、成效與問題

2009年各單位人力資源管理制度審計的得分情況如表3所示，顯然較2008年均有所提高。目前，人力資源管理制度審計實施二年，期間對部分考評指標進行優(yōu)化及增減，取得積極效果。

表3 路橋公司2009年人力資源管理制度審計各項目得分情況

(一)成效

首先，各單位數(shù)據(jù)、材料、報表、臺帳等原始基礎資料保存完好，能夠嚴格按照公司管理制度要求實行管控，特別是人力資源管理制度得到有效貫徹落實。其次，因人力資源管理工作列入管理審計考核范疇，并占有一定權重，各單位對此項工作重視程度普遍較之前大幅提高。各單位領導層能夠主動關心職工工作生活情況，幫助員工解決實際困難。對離職員工，領導層親自參與挽留及離職面談，了解員工離職背后的真實原因，幫助員工分析離職后得與失，不設置障礙。這在一定程度上贏得了人心，有效降低員工離職率。以項目A為例，2008年11月開展人力資源管理審計時有3名正式工離職，離職率超過8%，公司人力資源管理審計組給出相應的整改意見。2009年5月，只有1名正式工離職，離職率低于3%，而且項目領導與相關人員均做了離職管理的相應配套工作。再次，公司對各單位用工進行規(guī)范管控，特別是外聘人員及農(nóng)民工，如加大人員進出、考勤、工資發(fā)放、聘用協(xié)議簽訂等方面的管理力度，并加強基礎數(shù)據(jù)資料的保存與收集，有效地避免了勞動爭議的發(fā)生。最后，造價工程師、注冊安全工程師、一級建造師、試驗檢測工程師、會計師、經(jīng)濟師的取證人數(shù)逐步增多，公司與項目的持證率明顯上升。

(二)問題

首先，制度執(zhí)行力尚有待加強，個別項目尚未從根本上轉(zhuǎn)變觀念，未能正確認識到人力資源管理制度審計的真正目的是促進企業(yè)提高競爭力；個別項目人員存在敷衍心理，主要表現(xiàn)在審計前突擊補資料、不按整改報告內(nèi)容落實工作等；年輕的管理人員對制度的理解不夠透徹，導致實際執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。其次，2008年開展的兩次人力資源管理制度審計均采用相對集中的模式，即對所選定被審計單位進行連續(xù)緊密地審計考核；當審計人員需要根據(jù)被審計單位的實際情況拓展審計范圍時，受審計工作時間限制，設定的審計目標無法現(xiàn)場完成，導致現(xiàn)階段開展的人力資源管理制度審計多停留在管理行為的表面，對實際執(zhí)行效果的評審還不夠深入。此外，人力資源管理制度審計考核指標應當具有可行性、前瞻性，而兩次人力資源管理審計發(fā)現(xiàn)，部分考核指標不夠科學，注重表面，缺少對制度實際執(zhí)行效果的監(jiān)控，甚至一些重要的人力資源管理活動未被納入考核體系。

五、改進建議

針對上述問題，為進一步強化人力資源管理制度審計實施力度，結(jié)合目前工作現(xiàn)狀，今后應加強以下工作。

首先，結(jié)合公司目前人力資源管理現(xiàn)狀及發(fā)展態(tài)勢，在相對穩(wěn)定的原則下，及時修訂與補充相關管理制度，適時調(diào)整審計指標，適應公司不斷發(fā)展的需要；加強與專業(yè)咨詢公司及高校合作，對現(xiàn)有人力資源管理制度提出專業(yè)意見或建議，重新設計與優(yōu)化現(xiàn)有流程及指標。

其次，分散檢查時間，人力資源部根據(jù)各項目日常資料上報的實際情況對基礎工作按月打分，避免項目為應付審計而事后補資料；審計人員則合理利用出差機會，分析項目在實際工作中存在的問題及各項工作的整改情況，及時記錄考核結(jié)果并以此作為依據(jù)；區(qū)分項目不同情況有針對性地開展審計，聚焦重點、難點項目，確定每個項目的經(jīng)營管理風險點，作為該項目審計重點；根據(jù)項目實際情況適時安排審計，加強公司對項目的過程監(jiān)控力度。同時，根據(jù)公司不同時期的管理現(xiàn)狀，對重點業(yè)務開展專項人力資源管理制度審計；必要時臨時組成專門的人力資源管理審計小組對某一項目進行抽查，以確認項目上報資料的真實性。

最后，除將審計結(jié)果與項目班子成員的風險返還及分紅兌現(xiàn)相結(jié)合外，對項目集體及個人考核獎懲做出補充規(guī)定。例如，單次排名前三且在日常工作中不存在公司明令禁止管理行為的項目，公司范圍內(nèi)給予通報表揚，并適當給予現(xiàn)金獎勵；對連續(xù)兩年得分超過90分的項目，項目經(jīng)理在崗位評級時可破格晉級。(2)凡與公司建立勞動合同關系的員工，2010-2015年間，通過統(tǒng)一考試獲得國家及協(xié)會認可的非注冊職業(yè)資格及執(zhí)業(yè)資格證書，均可獲一次性給予學習補助，獲職業(yè)資格證書人員，經(jīng)相關程序?qū)徟?，可獲一次性獎勵。相反，對于公司制度明令禁止的管理行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，全公司范圍內(nèi)通報，并給予項目領導班子適當?shù)默F(xiàn)金處罰；再次觸犯同一問題，項目經(jīng)理免職處分。現(xiàn)金處罰由項目領導班子成員個人承擔，成員間分擔比例可參考項目基礎薪酬系數(shù)。

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(作者單位：華東理工大學商學院，路橋華東工程有限公司)

■責編 韓樹杰 Tel:010-88383907 E-mail：hrdhsj@126.com

*本文受國家哲學社會科學基金項目(08BSH 039)、上海市社科規(guī)劃系列研究課題(2009XAA003)、教育部人文社會科學項目(06JD630002)資助