廣東省清遠(yuǎn)市人民醫(yī)院 張紅艷

隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，“電子檔案”這一概念的出現(xiàn)代表著檔案管理工作從原始的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，開啟了檔案管理新的旅程。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，這表示國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。自那以后，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀概述

當(dāng)前，不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用不僅使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。但是當(dāng)前電子檔案的管理還處在進(jìn)一步探索和完善階段，仍有很多問題亟待解決和規(guī)范。例如：檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性；由于技術(shù)和歷史原因，我國至今還沒有建立完全建成達(dá)到國際標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，各地區(qū)各單位的檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式多樣，標(biāo)準(zhǔn)不一，這給信息交換帶來了很大的麻煩，且規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。在新形勢(shì)下，檔案管理應(yīng)當(dāng)要適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，在更高的平臺(tái)上逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。其次檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。這些問題都是擺在我們檔案人面前的難題，可是說，探索規(guī)范化檔案之路還有很遠(yuǎn)，而我們，任重道遠(yuǎn)。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的紙張?jiān)诟邷亍⒏邼?、酸、酶、氧化劑等條件下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，造成文件的損壞和丟失。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤，較易保存，讀取方便。隨著辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，檔案的生成方式也發(fā)生了很大變化，由從前的紙質(zhì)文件、印章到從文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程都在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。電子檔案的必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案的保存也主要以電子形式存在，這就意味著電子檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異，這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案，挑戰(zhàn)也更大。檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。電子檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙張檔案管理有幾大優(yōu)勢(shì)：

（一）可充分利用計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)操作，提高利用率。儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)上的檔案便于修改、便于復(fù)制外，還有紙質(zhì)檔案無法具備的搜索功能。計(jì)算機(jī)的檢索、自動(dòng)分類、統(tǒng)計(jì)功能極大的減輕了檔案管理人員的精力，但是對(duì)新時(shí)期檔案管理的人員的計(jì)算機(jī)水平提出了更高的要求。

（二）檔案信息電子化節(jié)省了檔案成本。電子檔案的廣泛運(yùn)用改變了以往信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的局面，眾所周知，手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，且效率地下，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，檔案信息化管理可以很好的解決這個(gè)問題，信息資源不但可以重復(fù)使用，還可以做到共享。

三、電子文件對(duì)檔案工作的影響

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，電子文件由檔案管理人員直接寫在電子載體上，修改、負(fù)責(zé)、保存都在電子載體上進(jìn)行，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這些變化對(duì)于長期的紙質(zhì)檔案的管理提出了挑戰(zhàn)，也深刻影響著檔案管理工作。

（一）對(duì)于分類方法的影響

自從電子檔案誕生以來，檔案的實(shí)體分類與概念分類應(yīng)運(yùn)而生，且隨著電子檔案的廣泛運(yùn)用，實(shí)體分類將逐步被概念分類整理所取代。實(shí)體分類的結(jié)果體現(xiàn)的是一種屬性聯(lián)系，這種單線排列方式適用于早期的手工操作檔案管理需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（二）對(duì)于檔案價(jià)值鑒定理論的影響

根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化。一方面由于制作方便，電子文件的規(guī)模將比以前大的多，另一方面由于用戶的迅速增加，信息和數(shù)據(jù)需要不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限。況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證，因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、如何應(yīng)對(duì)新形式下的檔案管理

（一）保證電子文件的可靠性。以前檔案保密只通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。這樣做雖然很方面，但是在安全性方面還是不夠。還要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息。

（二）盡快適應(yīng)檔案管理向立體化方向發(fā)展趨勢(shì)。隨著電子文件的介入，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容。不僅檔案種類在增加，其用戶和適用范圍也在逐年擴(kuò)大，大量的基礎(chǔ)工作也都具有各自的個(gè)性。因此，檔案管理人員必須適應(yīng)這種三維空間，對(duì)立體化的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)。

（三）檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。當(dāng)前我國檔案管理隊(duì)伍還缺乏大量專業(yè)人才，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。