◎ 本刊記者 李剛超

三句話概括信息管理

接受采訪伊始，在建筑業(yè)企業(yè)多年從事信息管理工作的潔華控股股份有限公司副總裁葉方濤就對(duì)信息管理進(jìn)行了高度凝煉的總結(jié)。他說，如何理解信息管理，可以用簡單的三句話來概括，一是收集信息，二是處理信息，三是得出智慧，這就是信息管理的精髓，也是企業(yè)實(shí)施信息化的根本目的。接下來他對(duì)這三點(diǎn)進(jìn)行了說明，首先，企業(yè)管理對(duì)象、企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的所有信息要能夠收集到管理系統(tǒng)中來，然后按照既定的規(guī)則去加工處理，這里，“既定的規(guī)則”就是企業(yè)的管理制度、管理思想，也就是加工處理信息的規(guī)則。同樣是數(shù)據(jù)，不同的企業(yè)會(huì)加工出不同的結(jié)果。經(jīng)過加工之后才能得出管理的智慧，提供給領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，進(jìn)而把握企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向。

“靜默收集是”信息收集的最高境界

從這三個(gè)關(guān)于信息管理的核心思想中可以看出，“信息收集”是信息管理的基礎(chǔ)，所以信息收集是相當(dāng)重要的?，F(xiàn)在很多的系統(tǒng)初始化時(shí)缺乏信息，開發(fā)商提供一些演示數(shù)據(jù)，這些演示數(shù)據(jù)說明不了問題，只能用于教育、培訓(xùn)。真正有用的是企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中收集的信息。這些信息的準(zhǔn)確性、客觀性、及時(shí)性、規(guī)范性相當(dāng)重要。信息的規(guī)范性，是指對(duì)事物的描述，要做到規(guī)范、格式化地描述，最好是數(shù)字化的描述。比如說我們經(jīng)常用的“很”字，“很好、很高”，但是這個(gè)“很”表達(dá)了多好？多高？不同的人在不同的場合會(huì)作出不同的判斷，這就不能做到準(zhǔn)確描述。系統(tǒng)只能識(shí)別數(shù)字信息，在軟件開發(fā)中這一過程也叫信息的“格式化”，就是把信息用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式表述。關(guān)于準(zhǔn)確性，收集信息的時(shí)候使用什么辦法，直接影響到信息的準(zhǔn)確性。如果是人工填寫的，肯定無法避免錯(cuò)誤。有的是故意填錯(cuò)的，有的是馬虎填錯(cuò)的，如何對(duì)這些出錯(cuò)信息進(jìn)行控制和糾錯(cuò)，又是一道關(guān)。如果能夠做到自動(dòng)收集，那是最理想的，可以剔除人為因素的影響，比如生產(chǎn)線上的自動(dòng)化系統(tǒng)自動(dòng)檢測、讀取、記錄數(shù)據(jù)，其準(zhǔn)確性、可靠性、真實(shí)性是依賴于采集的規(guī)則和儀器設(shè)備的性能。人工錄入數(shù)據(jù)方式很難做到準(zhǔn)確、及時(shí)、可靠。比如說周五下班之前公司收到了一筆1000萬的收入，正好這天又是31號(hào)，如果沒有及時(shí)錄入到系統(tǒng)里，這筆收入就變成了下個(gè)月的收入。下班之前如果準(zhǔn)確的錄入了這些數(shù)據(jù)，在進(jìn)入下個(gè)月之前老板能通過系統(tǒng)看到當(dāng)月的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為正確的決策提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。但如果下班前錄入人員趕著回家沒有及時(shí)錄入，本月度的統(tǒng)計(jì)報(bào)表中就少收入一筆，系統(tǒng)中就不能準(zhǔn)確反映實(shí)際情況，就可能促使老板作出決定加強(qiáng)促銷、或降低責(zé)任人的績效評(píng)分。這就是人工輸入信息無法保證信息實(shí)時(shí)性的問題。關(guān)于數(shù)據(jù)的真實(shí)性，工作人員是不是真實(shí)地填寫數(shù)據(jù)，這是在數(shù)據(jù)收集這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中比較難解決的一個(gè)問題。從管理上來說可以通過對(duì)數(shù)據(jù)錄入過程的監(jiān)控，抽查等措施來保障。但是作為管理系統(tǒng)來說，要提供一個(gè)對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行審核的渠道，或者是一個(gè)工具，才能保證有人來對(duì)信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。比如說數(shù)據(jù)錄入之后不是直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，而是經(jīng)過一個(gè)中間的過程給相應(yīng)的主管部門進(jìn)行審查，這往往是信息系統(tǒng)很容易被忽略的一部分。如何能夠確保用戶愿意提交數(shù)據(jù)，這又是另外一個(gè)問題，實(shí)際上信息化的最大受益者是管理者。當(dāng)然，信息管理給企業(yè)帶來效益，事實(shí)上企業(yè)所有員工也是受益的，也確實(shí)方便了員工執(zhí)行業(yè)務(wù)處理。但是在信息收集操作中，員工作為被管理者，被要求如實(shí)填報(bào)各種數(shù)據(jù)，他們的感覺也不是很愿意的。所以他們?cè)谔峁┬畔⒌臅r(shí)候，就可能會(huì)有假，好的報(bào)上去，不好的就按下來，或者進(jìn)行人為的修訂。這不是覺悟的問題，這是人的本性。所以信息系統(tǒng)當(dāng)中就應(yīng)該考慮這個(gè)問題，對(duì)于那些不是隱私、企業(yè)管理需要而工作人員又不情愿提交的信息，或者工作人員不愿意費(fèi)力輸入的看似對(duì)自身沒有好處的信息，要用聰明的辦法收集。

關(guān)于這一點(diǎn)，葉方濤談到在幾年之前就進(jìn)行過靜默信息收集系統(tǒng)開發(fā)及應(yīng)用的嘗試。這和具體的信息系統(tǒng)有關(guān)，是信息收集中的具體措施，比如工作人員在電腦上編制一份文檔，在其保存文檔的過程中可自動(dòng)將文檔內(nèi)容、屬性通過網(wǎng)絡(luò)傳送到管理系統(tǒng)，無需附加的操作再次提交；再比如說CAD設(shè)計(jì)，在設(shè)計(jì)過程中，將設(shè)計(jì)所涉及的項(xiàng)目屬性、設(shè)計(jì)過程屬性等信息自動(dòng)收集到相應(yīng)的管理系統(tǒng)，這就是靜默收集。同時(shí)系統(tǒng)還可將可重復(fù)利用的信息反過來提供給工作人員用于其文檔編制操作，減少錄入過程，比如有些信息是多次使用的，工作人員只要一次提交，下次需要重復(fù)利用信息的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)提供便捷的選擇，這樣用戶前期提交信息可能不很情愿，但到后期他就會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)減少了很多重復(fù)信息的繁瑣錄入，減輕了他的工作量，而且使信息更統(tǒng)一，避免了多次手工輸入可能造成的錯(cuò)誤。信息的自動(dòng)靜默收集機(jī)制實(shí)現(xiàn)了管理者與被管理者信息的雙向溝通和利用，提高了各自的工作效率，而且這個(gè)過程是靜默進(jìn)行的，不會(huì)增加使用者額外的勞動(dòng)。

所以歸納來看，一個(gè)好的信息收集機(jī)制可以促進(jìn)信息系統(tǒng)的高效使用。往往說信息系統(tǒng)不好用的人，都是因?yàn)橄到y(tǒng)給他帶來了麻煩，增加了工作量；當(dāng)然還有其它不能擺在桌面上的因素也會(huì)成為用戶不愿意使用系統(tǒng)的理由。但是如果系統(tǒng)具備了好的信息收集機(jī)制及信息再利用的機(jī)制，就會(huì)增加用戶使用信息系統(tǒng)的動(dòng)力。

IT廠商與建設(shè)企業(yè)間的“博弈”

每年投入信息化的資金占到企業(yè)資金的比例，這不應(yīng)該作為硬性指標(biāo)，只可以作為參考的指標(biāo)。如規(guī)定是3%，年產(chǎn)值高的企業(yè)，其3%量很大，也許用1%就解決了自身的信息化問題；年產(chǎn)值低的企業(yè)，信息化建設(shè)的資金需求可能占到10%。作為企業(yè)中主持信息管理工作的人來說，當(dāng)然希望企業(yè)能夠保證信息化的投資。

提供信息管理服務(wù)的公司和客戶之間，實(shí)際上也存在是一種博弈。往往這種博弈因?yàn)橛脩魧?duì)信息管理了解不深，只能聽任信息化服務(wù)提供方“忽悠”。常常能遇到賣“皇帝的新裝”的服務(wù)商，他們推銷宣傳的概念，往往是“我們這是高檔產(chǎn)品，500強(qiáng)中有多少比例買我的產(chǎn)品，你們所在的行業(yè)有多少也買了，你想把自己定位為有影響的企業(yè)嗎？那就應(yīng)該買我們的產(chǎn)品”。而實(shí)際上，客戶更希望需要IT服務(wù)商站在客戶的角度，站在如何為客戶創(chuàng)造價(jià)值的角度，說明產(chǎn)品和服務(wù)能給客戶帶來什么利益，而不是客戶花多少錢就能達(dá)到信息化的要求。

說到這里，葉方濤不無沉重的說，信息化10年、20年之后能走到什么程度都還不好說，等到人們真正認(rèn)識(shí)到信息管理對(duì)企業(yè)的價(jià)值，才能有效推動(dòng)信息化的健康發(fā)展。現(xiàn)在都是上面要求怎么做，下面就怎么做，為達(dá)標(biāo)，為信息化而作信息化。國家倡導(dǎo)要從工業(yè)化向信息化過渡，這沒有錯(cuò)，但是中間一層往下推進(jìn)的時(shí)候，不應(yīng)該用“信息化投資占收入的比例多少、有多少軟硬件系統(tǒng)”這類指標(biāo)來判斷。實(shí)際上這應(yīng)該是客戶的需求，是企業(yè)管理者自己決定的事情。等到企業(yè)跟國際的企業(yè)去競爭，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的管理手段落后了，需要網(wǎng)絡(luò)、需要什么系統(tǒng)了，企業(yè)自己會(huì)明白需求的。

要評(píng)判信息管理的系統(tǒng)的功能與效率，其實(shí)很難。每一套系統(tǒng)都有適用的場合。現(xiàn)在很多人提到實(shí)施信息化只是想到了買產(chǎn)品。實(shí)際上買產(chǎn)品不是目的，目的是通過購買產(chǎn)品建設(shè)企業(yè)滿足自身業(yè)務(wù)管理需求的系統(tǒng)。作為客戶，最關(guān)心的是最終能否建立起滿足企業(yè)要求的系統(tǒng)，系統(tǒng)能否產(chǎn)生預(yù)期的效益。至于用什么來建系統(tǒng)，他們并不是很關(guān)心。IT廠商必須立足于利用自己的系統(tǒng)為客戶創(chuàng)造價(jià)值來制定營銷策略，才能真正讓客戶認(rèn)可，進(jìn)而促進(jìn)客戶的信息管理及IT廠商的產(chǎn)品和服務(wù)營銷。

有關(guān)企業(yè)信息化的幾個(gè)觀點(diǎn)

企業(yè)的信息管理是為企業(yè)管理服務(wù)的，不是企業(yè)的形象工程。目前的現(xiàn)狀，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)信息管理的深刻認(rèn)識(shí)，缺乏既懂企業(yè)管理又懂信息管理的人才，很多企業(yè)以為信息管理是IT部門或者信息中心的事情，其實(shí)這是很大的誤區(qū)。信息管理是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的事情，說“一把手工程”有點(diǎn)過分，但降為信息中心（往往信息中心還是職能部門的下設(shè)機(jī)構(gòu)）的事情是肯定做不好的。

企業(yè)的信息管理不能完全把希望寄托在IT廠商身上。最好是企業(yè)老總懂信息化，一把手如果不很懂就必須要找一個(gè)懂信息化副總的來做助手，現(xiàn)代企業(yè)制度中，有CIO的設(shè)置。可是我們現(xiàn)在很多企業(yè)的CIO是“假”的，信息中心主任不能擔(dān)負(fù)起CIO的職責(zé)，他對(duì)企業(yè)管理的影響力很有限。而在國外，CIO是企業(yè)的高級(jí)管理人員，直接向CEO負(fù)責(zé)。談到這里，葉方濤說：“未來的CEO，首先是合格的CIO”。將來的企業(yè)，肯定需要懂信息管理的高級(jí)人才。反觀現(xiàn)在，很多企業(yè)做得好的老總首先是合格的CFO，他自己可以不管財(cái)務(wù)，但他對(duì)財(cái)務(wù)非常的懂，這個(gè)道理是一樣的。還有一種觀點(diǎn)需要糾正，就是認(rèn)為CIO是學(xué)計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才能勝任的職位。其實(shí)，CIO首先是管理干部，是懂得信息管理的企業(yè)高管，然后才是要懂得一些基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)。

談到信息系統(tǒng)與企業(yè)管理制度的關(guān)系，葉總認(rèn)為：“企業(yè)的信息管理系統(tǒng)是企業(yè)管理制度、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)文化的載體和向?qū)А薄Ｃ總€(gè)公司打印出來的管理制度可能都有一米高，但是在具體辦理諸如出差申請(qǐng)借款之類的手續(xù)時(shí)，操作人員不會(huì)每次去查制度中的規(guī)定，而是憑自己對(duì)制度的理解和記憶。這就對(duì)執(zhí)行人員的政策水平提出了很高的要求，且記憶力強(qiáng)，才能避免出錯(cuò)。而如果在信息系統(tǒng)中把規(guī)章制度固化下來，信息系統(tǒng)就是企業(yè)規(guī)章制度的載體，執(zhí)行相應(yīng)制度的時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)自行判斷其政策符合性，引導(dǎo)執(zhí)行人員一步步按照規(guī)章制度辦事，在這個(gè)意義上，信息系統(tǒng)是政策執(zhí)行的向?qū)А?/p>

“這就引出了我的另外一個(gè)觀點(diǎn)，就是通過信息管理可以消滅管理的高消費(fèi)”，葉總說。

如果沒有信息系統(tǒng)，要讀懂吃透企業(yè)的相關(guān)政策，最少也需要大學(xué)以上文化，而且掌握政策水平還要很高，因此在招聘提拔管理人員的時(shí)候，往往都要求碩士生、博士生，工資待遇也高，管理的人力成本上升，管理在“高消費(fèi)”。但是如果通過信息系統(tǒng)的“載體與向?qū)А弊饔?，?shí)現(xiàn)了辦事按系統(tǒng)流程進(jìn)行，系統(tǒng)對(duì)每一步操作都有提示，除了執(zhí)行管理創(chuàng)新、制訂規(guī)則需要高端人才外，其他的崗位都可以換成普通職員，只要能看得懂系統(tǒng)的提示，忠誠老實(shí)，不會(huì)泄密，就足夠了。這樣企業(yè)管理的人力成本就能削減很多。

細(xì)節(jié)之處，信息系統(tǒng)也能顯出優(yōu)勢。拿合同評(píng)審來說，幾個(gè)副總分別執(zhí)行商務(wù)、技術(shù)、生產(chǎn)計(jì)劃、價(jià)格評(píng)審，以前是工作人員拿著打印好的合同，順序送給各位副總評(píng)審，一份合同有時(shí)候100多頁，審核一遍可能需要兩個(gè)小時(shí)，四個(gè)副總一天都審不完，而且有時(shí)候留給合同評(píng)審的時(shí)間還很緊。有了信息系統(tǒng)，四位副總同時(shí)收到合同文稿，評(píng)審可以同時(shí)且獨(dú)立進(jìn)行，相互之間只有在簽名確認(rèn)自己的意見之后才能看到別人的評(píng)審意見，不論誰先進(jìn)行了評(píng)審，其評(píng)審意見都不會(huì)對(duì)其它人的評(píng)審產(chǎn)生影響。評(píng)審結(jié)論可以出現(xiàn)3：1或2:2，最后由老總?cè)ブ俨茫@樣辦事情就符合規(guī)律。