☆韓秉軍

（昌邑市宋莊初中，山東昌邑 261314）

日常工作中往往要求助于網(wǎng)絡(luò)，“到網(wǎng)上去找找”成為我們熟悉的口頭禪。使用“ctrl＋c”、“ctrl＋v”可以方便地把中意的網(wǎng)頁內(nèi)容轉(zhuǎn)移到Word文檔中，但是這些各式各樣的文檔都距離標準的行文格式還相去甚遠，經(jīng)歷了逐鍵修改的“小兒時節(jié)”，筆者總結(jié)出了一些快速技巧。

一、去掉表格和格式

網(wǎng)頁文檔是以表格的形式排列版面的，表格的顏色一般被設(shè)為無色且寬度被設(shè)為0，所以我們打開網(wǎng)頁時看不到表格。再者，網(wǎng)頁文檔中的換行是手動換行符，還有對字體等格式的設(shè)置。所以，當網(wǎng)頁中的文字被直接粘貼到Word中時，它們也都隨之而來，這就是給重新排版帶來麻煩的主要原因。我們可以用下面的方法解決。

（1）單擊“編輯”菜單中“全選”命令，再單擊“剪切”，然后單擊“選擇性粘貼”。在打開的“選擇性粘貼”對話框中選擇“無格式文本”（如圖1），確定。這樣表格和各種格式都沒有了，手動換行符也變成了回車符。

圖1

（2）另外還可以利用“文件”菜單中的“另存為”命令，把當前文檔保存為純文本文件，再用Word打開，效果和上面的相同，但是如果你想保留有用的圖片、數(shù)學公式或表格等卻是不可能的了。

（3）如果你覺得只需要去掉Word文檔中的部分表格就行了，那么可以把光標放在此段落中，執(zhí)行“表格”菜單中“轉(zhuǎn)換”命令，再點擊下一級菜單中“表格轉(zhuǎn)換成文本”，即可去掉表格格式。

二、刪除空格和空段

在Word文檔中排版時也需要刪除原來網(wǎng)頁文檔中的空段和空格，并且要先刪除空格，再刪除空段。原因很簡單：有些看起來什么也沒有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段。

首先，從“編輯”菜單中打開“替換”對話框，把光標定位到“查找內(nèi)容”文本框中，按空格鍵輸入一個空格（默認情況下是半角空格），“替換為”文本框中不填（如圖2）。單擊“全部替換”，Word將刪除所有的空格。

圖2

如此一番之后你可能發(fā)現(xiàn)還有空格，這是因為文檔中還有另外兩種空格：全角空格和制表符空格，所以剛才替換時半角空格對它們是置之不理的。

對癥下藥來進行變通：打開中文輸入法，按Shift＋空格鍵，切換到全角狀態(tài)，然后在“查找和替換”對話框中再進行一次如上重復(fù)操作，所有的全角空格就都刪除了。對于制表符空格的替換也很簡單，唯一的區(qū)別是在“查找和替換”對話框中輸入“＾t”符號（＾t即制表符），“替換為”對話框依舊為空，然后單擊“全部替換”，制表符空格也都沒了。這時你的文檔中保證再也見不到一個空格了。

下面可以刪除空段了。

此時的Word文檔中，可能會有好多向下的箭頭符號，這就是軟回車符號，這些軟回車擴大了頁面的無用空間，如果打印出來便會浪費紙張。如何才能刪除他們呢？我們可以采取批量刪除的方法。

打開“編輯”菜單中“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”里面輸入“＾l”，“替換為”里面不輸入任何字符，然后點“全部替換”，就可以刪除整個文檔里面的軟回車了?？墒潜匾亩温鋼Q行還是需要的，否則整篇文檔就變成一個段落了，所以更多時候是把軟回車替換成常用硬回車，打開剛才的“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“＾l”，“替換為”里面輸入“＾p”，再點“全部替換”就OK了（如圖3）。

圖3

現(xiàn)在知道了軟回車是“＾l”，硬回車是“＾p”，我們就可以靈活運用了。比如要打印一篇很長的文檔，中間有很多回車，如果遇到段與段之間有兩個回車我們就可以利用查找“＾p＾p”替換成“＾p”的辦法節(jié)省很多空間。如果有連續(xù)空段一次替換不完，可以多按幾次“全部替換”，直到找不到替換的對象為止。

三、運用宏實現(xiàn)高級操作

如此利用對話框操作進行一一刪除還是比較麻煩，它要多次點擊多次鍵盤輸入，特別是要輸入“＾”特殊符號。如果創(chuàng)建一個具有相關(guān)功能的按鈕，就達到“一點即可”的理想境界了，“工欲善其事，必先利其器”，word中宏的存在為我們提供了實現(xiàn)的可能。通過執(zhí)行word宏就可以一鍵刪除word文檔中的所有空格和空行了。

先啟動word然后關(guān)閉默認打開的word文檔，單擊菜單“工具－宏－visualbasic編輯器”命令，在“visualbasic編輯器”窗口中，右擊“Normal”，選擇“插入－模塊”命令，插入一個模塊，在右邊自動打開的窗口中輸入以下代碼

輸入完畢后退出“visualbasic編輯器”，輸入的代碼被自動保存了（如圖4）。

圖4

右擊工具欄的任意位置，在彈出菜單中點擊“自定義”命令，切換到“命令”選項卡，點擊左邊“類別”列表框下邊的“宏”選項，右邊列表框下邊就會出現(xiàn)一個名為“normal模塊1.kongge”的選項，左鍵選中這個選項并將其拖放到工具欄的適當位置。這時工具欄上出現(xiàn)一個名為“normal模塊1.kongge”的命令按鈕，右擊此按鈕出現(xiàn)一個菜單，在這個右鍵菜單中我們進行以下操作。

（1）將“命令”后邊文本框的內(nèi)容改為“刪除空格和空行”。

（2）執(zhí)行“更改按鈕圖像”命令，在出現(xiàn)的子菜單中選一個較喜歡的圖標。完成以上兩個步驟的操作之后，最后關(guān)閉“自定義”窗口。

至此，我們就完成了工具欄中的“刪除空格和空行”按鈕的添加工作，以后需要刪除某個Word文檔中的空格和空行時，只須單擊工具欄中的“刪除空格和空行”按鈕就可以了。