劉 鑫

(廣東外語外貿(mào)大學(xué)圖書館,廣州 510006)

ALEPH500系統(tǒng)在我館期刊采訪中的應(yīng)用

劉 鑫

(廣東外語外貿(mào)大學(xué)圖書館,廣州 510006)

ALEPH500系統(tǒng)是以色列 Exlibris軟件公司開發(fā)的一套圖書館自動化集成管理計算機軟件系統(tǒng),廣東外語外貿(mào)大學(xué)圖書館根據(jù)其采訪和連續(xù)出版物模塊的特點,應(yīng)用其實際的操作流程取得了顯著效果。

ALEPH500系統(tǒng);采訪和連續(xù)出版物模塊;期刊管理

ALEPH500系統(tǒng)是以色列 Exlibris軟件公司開發(fā)的一套圖書館自動化集成管理計算機軟件系統(tǒng)。該軟件涵蓋了圖書館的主要業(yè)務(wù)功能,包括采訪、編目、流通、連續(xù)出版物、館際互借以及公共檢索 OPAC等模塊。我館目前使用的是ALEPH500第 18版,由采訪和連續(xù)出版物模塊、編目模塊、流通模塊、館際互借模塊、ALEPH管理模塊組成[2]。

我館2005年開始使用ALEPH500系統(tǒng),至今已有五年的時間,系統(tǒng)也從 16版升級到了 18版,經(jīng)過一段時間的應(yīng)用,我館期刊部通過使用ALEPH500系統(tǒng)“采訪和連續(xù)出版物模塊”解決了很多以往工作上的難題。

一、ALEPH500采訪和連續(xù)出版物模塊的特點

ALEPH500系統(tǒng)“采訪和連續(xù)出版物模塊”是在ADM管理庫下運行的,在此模塊下可以進行期刊的訂單、預(yù)算、發(fā)票的制作,連續(xù)出版物中的模式、級別的建立以及單冊的推出、登到、驗收,此模塊實現(xiàn)了期刊從訂購到上架供閱覽的所有流程,每一步驟環(huán)環(huán)緊扣,極大地提高了期刊采訪的質(zhì)量與效率。

二、應(yīng)用 ALEPH500采訪和連續(xù)出版物模塊的主要操作流程及特點

(一)“訂單”的建立

新訂期刊需建立一條新的訂單,具體操作如下:進入 ALEPH500系統(tǒng)下的 Acquisitions Serials采訪系統(tǒng),點擊檢索圖標,查找此刊的編目數(shù)據(jù),在規(guī)定了期刊的記錄格式“se”,即“記錄格式為:連續(xù)出版物”之后,可通過題名、正題名、責(zé)任者、ISSN號、出版者、索書號等相關(guān)內(nèi)容查找,在核對編目內(nèi)容后,點擊“采訪”——“增加”——“連續(xù)出版物”,進入“訂單”,在輸入訂單的各項內(nèi)容時,需注意的各步驟為:

1.訂購信息模塊:“訂單號 1”為期刊的郵發(fā)代號;“附加訂單號 1”為建立此訂單的操作人員名字及訂單建立日期,如“LX090101”,代表:此訂單是劉鑫 2009年 1月 1日建立的;“訂購的 ISSN”為自動回帶編目Marc數(shù)據(jù)中的 ISSN號。

2.書商模塊:“預(yù)定起始于”為:訂單建立當(dāng)年的 1月 1日;“預(yù)定終止于”一欄中所選擇的日期,我館為訂單建立當(dāng)年的 12月31日,“續(xù)訂日期”為當(dāng)年的 12月1日。之所以訂單的建立是以一年為周期,這是由于近年來國家各領(lǐng)域的全面發(fā)展,信息量的大幅度增加,各期刊雜志隨著國家大形勢的變化,報道、出版內(nèi)容作出相應(yīng)的調(diào)整,期刊的增版、增刊、試刊、合刊、跨年刊、休刊、?？淖兓茴l繁,如果預(yù)算周期過長,往往“計劃沒有變化快”,訂單不能真實反映期刊的實際狀況。針對每年期刊的續(xù)訂,我館則是采用“ALEPH報刊采訪擬定系統(tǒng)”來進行處理[1]。

3.數(shù)量與價格模塊:“復(fù)本數(shù)量”中填“1”即表示:此期刊只訂購一份,“價格”中填1份期刊的全年總價?！翱們r格”為期刊全部份數(shù)的全年總價格?！柏泿拧碧钏徠诳膶嶋H支付幣種。點擊“保存”,訂單即初步建立完成。在選中此訂單后,點擊“選擇預(yù)算”,選擇當(dāng)年的期刊預(yù)算,然后點擊“增加預(yù)算”,返回“訂單列表”,點擊“發(fā)送”,此時,“訂購狀態(tài)”由“NEW:新建”變?yōu)椤癛SV:準備發(fā)送給書商”。至此,訂單即真正建立完成。

(二)“預(yù)定列表”的建立

“訂單”完成后,點擊“單冊/預(yù)定”即進入與此訂單關(guān)聯(lián)的“預(yù)定列表”,選擇“增加”,按實際情況填寫好“預(yù)定信息(1)”中的“分館”、“起始日期”、“終止日期”、“單冊狀態(tài)”、“館藏地”、“索書號類型”、“索書號”,“預(yù)定信息(2)”中的“催詢”和“單冊統(tǒng)計”后,再選擇“保存”,“預(yù)定列表”即建立完成。需注意的是:“預(yù)定信息 (2)”中的“發(fā)送催詢”,如果選擇“是”,那么“第一次催詢——第二次催詢——第三次催詢——第四次催詢”的實際天數(shù)就要填上,我館采取的原則是:“期刊每30天催缺一次”,這樣有利于期刊工作人員在“期刊登到”時對沒有按期到館期刊情況的全面跟蹤了解并作出相應(yīng)的處理[3]。

(三)“模式”的建立

“模式”是反映一種期刊的出版頻率,“模式”的正確建立很重要,它關(guān)系到這種期刊到館后“登到”的準確性與快捷性。我館在 ALEPH500系統(tǒng)第 18版采訪模塊中“模式”建立的過程是:

1.在“連續(xù)出版物”下選擇“模式”,點擊“增加”,選擇“模版”,monthly_regular.mrc為“月刊”,Semimonthly.mrc為“半月刊”,Quarterly_month.mrc為“季刊”,Combinede_chron_bimonthly.mrc為“雙月刊”等等。依次填寫“計數(shù) -A”、“計數(shù) -B”、“計數(shù) -C”、“年代 -I”、“年代 -I”、“年代 -J”、“年代 -K”,需注意的是:如果期刊有總期數(shù),則需要填寫“計數(shù) -G”?！坝嫈?shù) -A”、“計數(shù) -B”、“計數(shù) -C”、“計數(shù) -G”中的“內(nèi)容”項則根據(jù)實際情況選擇“Cont.”或“Rpt.”,意思為“連續(xù)”或“循環(huán)”。

特殊情況:由于系統(tǒng)只能按照既定的頻率來推算出版日期,而有些期刊的出版頻率并不是規(guī)律的,如果按系統(tǒng)給定的模板來推單冊,則會在出版日期上出現(xiàn)差錯,這時就需要在“模式”中做“遺漏”或“出版”?！斑z漏”是指:一種期刊的出版頻率“相對不固定”,每年的特定日期是不出版刊物的,這時就要在“周期性”中選擇“遺漏”,把計算好的遺漏日期填寫進去,這樣才能正確反映此種期刊的出版頻率?！俺霭妗笔侵?以半月刊為例,某半月刊固定的每月出版日期為 1號和18號,但是如果按照系統(tǒng)既定的頻率推單冊的話,就會推成每月1號和 15號出版,這時,就要在“周期性”中把“出版”、“具體日期”填寫進去,以解決這個問題。

2.“模式”完成后要填寫“級別 -X”。在“級別 -X”中,“連接”中的所選數(shù)字與“模式”的“連接號”是相互關(guān)聯(lián)的,選中即完成了該“級別 -X”與“模式”的關(guān)聯(lián)?！皬?fù)本”中的所選數(shù)字與“預(yù)定列表”中的“序號”是相互關(guān)聯(lián)的,選中即完成了該“復(fù)本”的“級別 -X”與“預(yù)定信息”的關(guān)聯(lián)?！坝嫈?shù) -A”、“計數(shù) -B”、“計數(shù) -C”、“計數(shù) -G”、“年代 -I”、“年代 -J”、“年代 -K”、“起始”按照期刊版權(quán)頁信息照實錄入。如果版權(quán)頁沒有出版時間,我館規(guī)定“起始”的填寫為:月刊填寫當(dāng)年的 1月 25日,雙月刊填當(dāng)年的 2月 25日,季刊填當(dāng)年的 3月 25日等等?！凹墑e -X”填寫完畢,點擊“預(yù)計出版頻率”,查看“說明”中顯示的描述是否正確,如描述錯誤,即回到“模式”和“級別 -X”中檢查并改正所填信息,如描述正確,則點擊“建立單冊”,至此,所做期刊的全年單冊信息即建立完成。此時,“說明”中顯示的描述會自動跳到下一年。

“模式”的正確建立會很直觀地顯示所訂期刊的全年單冊信息,既能方便期刊到館后的“登到”工作,同時也能很清晰地讓讀者通過OPAC了解館藏現(xiàn)刊的出版周期和是否已供閱覽的情況。

(四)登到、驗收

“登到”工作是現(xiàn)刊管理中重要的一環(huán),這項工作及時、準確的完成會直接影響到讀者檢索、單冊流通、系統(tǒng)催缺等功能模塊的正確運行。因此,“登到”工作一定要做到認真細致,及時根據(jù)期刊的出版變化情況,隨時更新、準確無誤地反映期刊最新的信息數(shù)據(jù)。所以,做好記到工作是提高現(xiàn)刊管理水平的關(guān)鍵。

我館ALEPH500系統(tǒng)第 18版采訪模塊的“登到”過程為:通過檢索查找到某種期刊的記錄,點擊“連續(xù)出版物”進入該期刊的單冊狀態(tài)界面,找到需要“登到”的單冊條目,在“條碼”項中用我館自有的條碼號來覆蓋單冊建立時系統(tǒng)分配到每個單冊條目的虛條碼,然后點擊“登到”,系統(tǒng)跳出對話框顯示“連續(xù)出版物激活日志——成功 Success”,“登到”即完成。此單冊條目的“單冊處理狀態(tài)”即由“YD-預(yù)訂中”變?yōu)椤癑D-記到處理中”。

需注意的幾種情況是:

1.如果此期刊單冊為幾期的合刊或者期刊中帶有副刊、贈送刊、光盤等,則要在“OPAC注釋”中注明此種狀況。

2.期刊的模式是按照期刊當(dāng)年的第一期建立的,系統(tǒng)只是按照事先設(shè)定好的規(guī)律來推出單冊,如果此后的期刊出現(xiàn)“出版頻率更改”、“總期數(shù)變化”等情況,則需要及時進行相應(yīng)的修改?！膀炇铡惫ぷ骶褪菍Α暗堑健惫ぷ鞯囊淮卧贆z查,如反映信息準確無誤,把“單冊處理狀態(tài)”中的“JD-記到處理中”變?yōu)椤肮╅営[”即完成“驗收”。

三、我館應(yīng)用 ALEPH500采訪和連續(xù)出版物模塊取得的效果

(一)使期刊工作真正實現(xiàn)了計算機管理,提高了工作效率

個人總結(jié)其表現(xiàn)為:

1.“催缺”功能模塊的實現(xiàn)。以往期刊“登到”工作只是對“到館期刊”進行“登到”后上架,對應(yīng)該“到而未到的期刊”除了工作人員一本本地核實、查對外是否有更好的辦法進行高效率的統(tǒng)計與處理。ALEPH500系統(tǒng)采訪和連續(xù)出版物模塊中的“服務(wù)—連續(xù)出版物—p_serial_44(打印催缺信件/報告)”功能的實現(xiàn)則很好的解決了這個問題。目前,p_serial_44服務(wù)有五種輸出文檔類型,分別是:

(1)00―按題名/分館打印催缺信件,一個題名/每個分館一個信件。

(2)01-按題名/書商打印催缺信件,一個信件文件里包含一個書商的所有催缺的期刊。

(3)02-催缺報告。

(4)03-催缺報告,可以忽略預(yù)訂記錄里的“發(fā)送催缺”選擇。

(5)04-按書商/題名/采訪方式打印催缺信件。

p_serial_44對報表輸出格式提供三種排序方式:題名、書商和訂單號。

“打印催缺報告”功能的實現(xiàn),使期刊工作人員不用進書庫,只通過此服務(wù)打印出來的報告就能對所訂期刊的到刊情況進行及時的跟蹤和了解,這極大地提高了期刊管理工作的效率。

2.“報刊采訪擬定系統(tǒng)”功能的實現(xiàn)。以前使用的辦公系統(tǒng)在處理“期刊一年出版周期結(jié)束轉(zhuǎn)為第二年”時,所有訂單均須重新建立,這種情況既耗人力又耗時間,而ALEPH500系統(tǒng)“報刊采訪擬定系統(tǒng)”則是專門針對這種情況而開發(fā)出來的,應(yīng)用這個服務(wù),管理員的按照自身的需要選擇相關(guān)選項,即能進行期刊的批量續(xù)訂,工作效率得到了極大的提高。

(二)實現(xiàn)了期刊工作的量化管理

期刊工作比較繁雜,它既要用到“采訪”模塊中的“訂單”、“連續(xù)出版物”等功能,又涉及“編目”模塊中的“合訂本裝訂”、“MARC數(shù)據(jù)的更新、修改”等功能,這些操作都滲透進了日常期刊管理工作中,很難憑個人統(tǒng)計出工作量,使用 ALEPH500系統(tǒng)后,系統(tǒng)服務(wù)可以準確統(tǒng)計各工作人員在辦公系統(tǒng)中的工作量,這樣就為工作人員的考績提供了準確的數(shù)據(jù)。

四、結(jié)束語

在采用ALEPH500系統(tǒng)管理期刊以來,期刊管理工作的質(zhì)量有了較大的提高。目前,應(yīng)用 ALEPH500系統(tǒng),期刊工作實現(xiàn)了期刊的“編目”、“訂單建立”、“預(yù)訂列表建立”、“單冊建立”、“登到”、“驗收”與“合訂本裝訂”等功能。接下來,我們還要進一步摸索、學(xué)習(xí)、使用“訂單”中的“發(fā)票”和“結(jié)算”功能,這兩種功能的實現(xiàn)可以反映招標的實際價格,對年底統(tǒng)計全年期刊采購金額以及了解每年采購金額的幅度變化有很大幫助。選擇“預(yù)算”后,實現(xiàn)了“發(fā)票”和“結(jié)算”功能,期刊訂單的建立才是一個完整的流程?，F(xiàn)階段,我們只有把已開發(fā)使用的功能模塊學(xué)習(xí)好、利用好,才能進行更深層次的信息開發(fā),為讀者提供更高層次的期刊信息服務(wù),更好地為學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)。

[1]毛雅君.ALEPH500系統(tǒng)給我們帶來什么 [J].國家圖書館學(xué)刊,2004,(3).

[2]魏大威,邢軍,孫一鋼.ALEPH500系統(tǒng)的性能調(diào)整[J].國家圖書館學(xué)刊,2004,(3).

[3]毛世蓉.ALEPH500采訪模塊的應(yīng)用與探討[J].現(xiàn)代圖書情報技術(shù),2007,(3).

Abstract:AlEPH500 system,designed by Exlibris,an lsraeli software company is a set of computer sof tware system dealingwith automatic management of libraries.This essay illustrates the characteristics of the Acquisitions/SerialsModule in ALEPH500 System, and describes the remarkable effect and operation procedures in our library.

Key words:ALEPH500 System;Acquisitions/SerialsModule;magazine management

(責(zé)任編輯:陳 樹)

The Application of ALEPH500 System in Our L ibrary Acquisition

L IU Xin
(GuangdongUniversity of Foreign Studies,Guangzhou 510006,China)

G250.73

A

1001-7836(2010)05-0186-03

2010-04-01

劉鑫 (1982-),男,河北泊頭人,助理館員,從事圖書館現(xiàn)刊、過刊管理研究。