童菊珍

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館,湖北黃岡438000)

談高校圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制*

童菊珍

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館,湖北黃岡438000)

闡述了高校圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的涵義,分析了目前采編業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題,提出了控制采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的幾點(diǎn)措施。

高校圖書(shū)館;采編業(yè)務(wù)外包;質(zhì)量控制

20世紀(jì)90年代,圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包在歐美興起,并在美國(guó)很多圖書(shū)館得到廣泛應(yīng)用,我國(guó)也悄然興起圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包之風(fēng)。特別是近幾年高校圖書(shū)館評(píng)估工作的開(kāi)展,圖書(shū)采購(gòu)量急劇增加,人力資源明顯缺乏,因此,把圖書(shū)采訪、編目、加工、報(bào)刊的裝訂、圖書(shū)上架等部分業(yè)務(wù)進(jìn)行外包,以提高圖書(shū)館工作效率、提高服務(wù)水平。由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,全國(guó)聯(lián)合編目中心、CALIS編目中心、地區(qū)采編中心的建立,采編業(yè)務(wù)外包得到廣泛應(yīng)用,采編業(yè)務(wù)外包必將成為今后圖書(shū)館發(fā)展的必然趨勢(shì)。從近幾年來(lái)高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的實(shí)踐來(lái)看,采編業(yè)務(wù)外包還是存在一些有待研究的問(wèn)題,如何規(guī)范采編業(yè)務(wù),減少其負(fù)面效應(yīng),提高采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量,將是圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包中亟待研究的課題。

1 何謂圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包

采編業(yè)務(wù)外包是指圖書(shū)館和書(shū)商之間,事先簽訂合同,書(shū)商根據(jù)圖書(shū)館提供的書(shū)目完成采訪數(shù)據(jù),并按合同的要求提供標(biāo)準(zhǔn)的MARC格式的書(shū)目數(shù)據(jù),同時(shí)組織人員到實(shí)地幫助圖書(shū)館完成驗(yàn)收、典藏、加工、上架等業(yè)務(wù)工作。采編業(yè)務(wù)外包不僅極大地節(jié)省了圖書(shū)館人力、物力、財(cái)力資源,而且能從根本上解決新書(shū)上架不及時(shí)的問(wèn)題。

2 采編業(yè)務(wù)外包的主要方式

采編業(yè)務(wù)外包包括采訪業(yè)務(wù)外包和編目業(yè)務(wù)外包兩種。

采訪業(yè)務(wù)外包,一般分為部分外包和完全外包兩種。部分外包指的是由圖書(shū)館根據(jù)館藏特點(diǎn)和發(fā)展要求提供訂購(gòu)書(shū)目,書(shū)商進(jìn)行訂單的查重、核實(shí)和采訪數(shù)據(jù)。部分外包是現(xiàn)階段我國(guó)圖書(shū)館界普遍采用的基本模式。完全外包指的是訂購(gòu)的書(shū)目、查重、訂單的核實(shí)和采訪數(shù)據(jù)等所有的采訪業(yè)務(wù)都由書(shū)商完成。一般是新建圖書(shū)館采用的模式。

編目業(yè)務(wù)外包亦分為部分外包和完全外包兩種。部分外包指的是由書(shū)商粘貼磁條和條形碼、蓋館藏章和提供標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC格式的書(shū)目數(shù)據(jù),圖書(shū)到館后的驗(yàn)收、分編、典藏和上架等業(yè)務(wù)由圖書(shū)館自己完成,部分外包是圖書(shū)館前幾年普遍采用的一種模式。完全外包指的是書(shū)商不僅要完成采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù),磁條的粘貼、條形碼的粘貼、蓋館藏章等業(yè)務(wù),新書(shū)到館后還要實(shí)地幫助圖書(shū)館完成驗(yàn)收、典藏和上架等業(yè)務(wù)工作。編目業(yè)務(wù)完全外包是圖書(shū)館近兩年主要采用的模式,是我們采編業(yè)外包中監(jiān)管最重要的環(huán)節(jié)。

3 采編業(yè)務(wù)外包存在的主要問(wèn)題

近十年來(lái),高校圖書(shū)館基本上實(shí)行了采編業(yè)務(wù)部分外包,在長(zhǎng)期外包過(guò)程中,積累了許多經(jīng)驗(yàn)。同時(shí),還是存在一些問(wèn)題,現(xiàn)就某高校近幾批外包采編業(yè)務(wù)中抽樣存在的問(wèn)題進(jìn)行分析如下:

3.1 采訪

3.1.1 查重工作沒(méi)有做好

采訪中,圖書(shū)館提供書(shū)目給書(shū)商,由于書(shū)商沒(méi)有做好查重工作,新購(gòu)的圖書(shū)出現(xiàn)與原有館藏?cái)?shù)據(jù)重復(fù),這樣影響了館藏的質(zhì)量,浪費(fèi)了圖書(shū)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)。

3.1.2 圖書(shū)存在質(zhì)量問(wèn)題

書(shū)商為了最大限度地贏取利潤(rùn),在圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)中,將長(zhǎng)年積壓的圖書(shū)和劣質(zhì)圖書(shū)以次充好,賣(mài)給圖書(shū)館,對(duì)圖書(shū)館圖書(shū)收藏質(zhì)量造成一定影響。

3.2 分類(lèi)

圖書(shū)分類(lèi)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。一般從事該工作的人,必須是圖書(shū)館的專(zhuān)業(yè)人員。圖書(shū)分類(lèi)人員既要掌握?qǐng)D書(shū)分類(lèi)法,又要掌握本館的分類(lèi)規(guī)則,特別要強(qiáng)調(diào)連續(xù)性和一致性。書(shū)商由于缺少專(zhuān)業(yè)人員,有的是臨時(shí)培訓(xùn)一下就上崗,加上不了解本館的分類(lèi)規(guī)則,更談不上連續(xù)性和一致性。因此分類(lèi)存在一些問(wèn)題,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(1)叢書(shū)的分類(lèi)處理不當(dāng),叢書(shū)的處理要依各館的要求和圖書(shū)的內(nèi)容進(jìn)行整套處理或分散處理。

(2)分類(lèi)號(hào)與本館的分類(lèi)規(guī)則不符,例如:英文讀物圖書(shū)要求細(xì)分,進(jìn)行組配復(fù)分,例:《解剖學(xué)(英漢對(duì)照)》為 H319.4:R322,圖書(shū)館要求690字段組配的兩個(gè)分類(lèi)號(hào)要分到底,而905字段只用H319.4取索書(shū)號(hào)。

(3)傳記類(lèi)未按時(shí)代區(qū)分

(4)外國(guó)小說(shuō)未按體裁分

3.3 編目

圖書(shū)編目是一項(xiàng)非常專(zhuān)深的工作,需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員把關(guān)。實(shí)行外包后,書(shū)商提供的數(shù)據(jù)主要是來(lái)自于大型書(shū)目數(shù)據(jù)中心的編目數(shù)據(jù)庫(kù),如國(guó)家圖書(shū)館聯(lián)機(jī)編目中心、CALIS聯(lián)機(jī)編目中心等,由于兩大編目系統(tǒng)在CNMARC字段的選取、字段著錄內(nèi)容等方面存在較大差異,導(dǎo)致書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量層次不齊。編目數(shù)據(jù)存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)字段:

010 字段:＄d子字段錄入錯(cuò)誤,價(jià)格前面要輸入幣種如“＄dCNY25.00”;

200 字段:并列題名、副題名、合訂題名連接的字段沒(méi)有錄入?！鏳子字段并列題名在510字段錄入提供檢索點(diǎn);＄e子字段的副題名在517字段要錄入,提供檢索點(diǎn);合訂題名要在423字段錄入,提供檢索點(diǎn)。

215 字段:＄c子字段和＄e子字段內(nèi)容容易漏掉。

225 字段:＄d子字段叢編并列題名、＄f子字段叢編責(zé)任者、＄h子字段附屬叢編號(hào)＄i子字段附屬叢編題名容易漏錄。

330 字段:少數(shù)圖書(shū)的內(nèi)容摘要語(yǔ)言不精練。

606 字段:主題詞標(biāo)引不規(guī)范。一是主題詞不規(guī)范;二是用主題詞串作為CNMARC格式,

如:主題詞串:中國(guó)-古代-遼代(1916-1125)

CNMARC格式:＄a古代史＄y中國(guó)＄z遼代(1916-1125)

905 字段:索書(shū)號(hào)分配存在很大的問(wèn)題,由于各館要求不同,書(shū)商很難掌握。

3.4 加工

圖書(shū)加工主要存在館藏章、條形碼、磁條和書(shū)標(biāo)等沒(méi)按要求來(lái)做,另外有些圖書(shū)分送的時(shí)候出現(xiàn)館藏地點(diǎn)錯(cuò)誤。

4 采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的幾點(diǎn)建議

4.1 精選書(shū)商

采編業(yè)務(wù)外包,在選擇書(shū)商時(shí)主要從公司信譽(yù)、資質(zhì)和業(yè)績(jī)、公司實(shí)力、價(jià)格優(yōu)惠率、到書(shū)率、數(shù)據(jù)和加工以及服務(wù)承諾等指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估。在合理的價(jià)位,信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)、業(yè)績(jī)好、到書(shū)率高,并且能保證數(shù)據(jù)、加工質(zhì)量和服務(wù)承諾的就中標(biāo),也可以讓兩家公司同時(shí)中標(biāo),這樣更具有竟?fàn)幮?更能保證質(zhì)量。

4.2 簽訂詳細(xì)的外包合同

圖書(shū)館選擇外包書(shū)商后,緊接著就是要簽訂詳細(xì)的外包合同。合同要求條款、內(nèi)容明確,例如:采訪中規(guī)定哪些標(biāo)準(zhǔn)的圖書(shū)不予配送,要加以說(shuō)明;加工中對(duì)磁條的規(guī)格,館藏章、條碼、書(shū)標(biāo)的樣式、位置等作詳細(xì)的說(shuō)明;分類(lèi)、編目中圖書(shū)館采用的標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則,特別是編目數(shù)據(jù)中6XX字段和9XX字段的規(guī)定要作詳細(xì)的說(shuō)明,以及有本館特色的分類(lèi)等方面要求都要做到盡可能完備。

4.3 在合同實(shí)施過(guò)程中,加強(qiáng)溝通

在合同實(shí)施過(guò)程中,多與書(shū)商溝通。采訪和編目數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、圖書(shū)質(zhì)量、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換格式的要求、館藏和書(shū)目查重等問(wèn)題的詳細(xì)溝通。一方面能隨時(shí)了解書(shū)商的工作進(jìn)展情況,另一方面便于圖書(shū)館發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)提出,及時(shí)解決。

4.4 加強(qiáng)驗(yàn)收,進(jìn)行監(jiān)管,確保采編業(yè)務(wù)質(zhì)量

(1)公司員工協(xié)助圖書(shū)館工作人員進(jìn)行解包驗(yàn)收,核實(shí)清單上的書(shū)目信息及價(jià)格、復(fù)本數(shù)等項(xiàng)目。

(2)圖書(shū)館工作員對(duì)圖書(shū)的館藏章、條碼、磁條等加工業(yè)務(wù)進(jìn)行抽查。

(3)在對(duì)書(shū)目數(shù)據(jù)進(jìn)行審校過(guò)程中,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。一是要做好查重工作,避免索書(shū)號(hào)不當(dāng),或同類(lèi)圖書(shū)分散排架;二是做好書(shū)目數(shù)據(jù)的審校工作,該過(guò)程重點(diǎn)是對(duì)010字段、200字段、225字段、606字段、690字段、905字段進(jìn)行檢查。

010 字段:檢查ISBN號(hào)看數(shù)據(jù)是否與中央庫(kù)重復(fù)和,＄d子字段的價(jià)格及幣種是否錄入正確。

200 字段:檢查并列題名、副題名、合訂題名連接的字段錄入是否正確,＄d子字段并列題名是否在510字段錄入提供檢索點(diǎn);＄e子字段的副題名是否在517字段錄入,提供檢索點(diǎn);合訂題名是否在423字段錄入,提供檢索點(diǎn)。

225 字段:檢查叢書(shū)是否需要集中分。如果中央庫(kù)中,同一套叢書(shū)是集中分的,則此書(shū)應(yīng)該集中分;如果中央庫(kù)中沒(méi)有,但該套叢書(shū)內(nèi)容聯(lián)系緊密,此書(shū)也可集中在一起分類(lèi)。但有的書(shū)雖然是一套叢書(shū),但內(nèi)容各不相干,此時(shí)就不應(yīng)該集中分類(lèi),而應(yīng)該分散著錄。同時(shí)要檢查叢書(shū)的連接字段410字段是否錄入正確。

606 字段:檢查主題詞標(biāo)引是否規(guī)范。

690 字段:檢查分類(lèi)號(hào)是否正確,是否符合本館要求。尤其是交替類(lèi)目和使用類(lèi)目之間的關(guān)系不是完全按照《中國(guó)圖書(shū)分類(lèi)法》(第4版)的規(guī)定而一成不變,而是根據(jù)本館的實(shí)際需要調(diào)整。

905 字段:我們檢查的重點(diǎn)。檢查905字段的取號(hào)與690字段分類(lèi)號(hào)是否一致。我館905字段索書(shū)號(hào)源于609字段,但有的類(lèi)相對(duì)690字段分類(lèi)號(hào)要粗一些,這是根據(jù)本館的情況而定,因此,該字段均由本館工作人員給號(hào),避免給號(hào)不一致的麻煩。

總之,采編業(yè)務(wù)外包正處于探索實(shí)施階段,無(wú)論是外部條件還是內(nèi)部條件均有待于進(jìn)一步完善。因此,合作雙方要本著相互理解的態(tài)度進(jìn)行溝通。高校圖書(shū)館加強(qiáng)監(jiān)督、驗(yàn)收和檢查工作,嚴(yán)格把好編目數(shù)據(jù)的審校質(zhì)量關(guān),保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,不斷了解情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,解決問(wèn)題,從而提高圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量。

[1]童菊珍.高校圖書(shū)館合并后編目工作規(guī)范探討[J].現(xiàn)代情報(bào).2005(5).

[2]錢(qián)麗.圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包后的采編工作.大理學(xué)院學(xué)報(bào)[J].2008(9):78-90.

[3]羅海英.朱建華.淺談高校圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包.2006(22):53-54.

[4]鄧巖彬.高校圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包研究,東北師范大學(xué)碩士論文.

[5]連萍萍.圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的利弊分析和對(duì)策[J].現(xiàn)代情報(bào).2007(6):164-167.

Quality Control Research on Library Outsourcing of Acquisition and Cataloguing in Colleges and Universities

TONG Ju-zhen
(Huanggang Polytechnic College Huang gang438000Hubei)

The essay dictated the connotation of the library outsourcing of acquisition and cataloguing in colleges and universities,analyzed some problems of the present acquisition and cataloguing affairs,put forwards several countermeasures to control the quality of the outsourcing of acquisition and cataloguing.

Libraries in colleges and universities;Outsourcing of acquisition and cataloguing;Quality control

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1672-1047(2010)03-0090-03

10.3969/j.issn.1672-1047.2010.03.28

[責(zé)任編校:郭杏芳]

2010-4-20

童菊珍(1965-),女,副研究館員,采編部主任。tjz@hgpu,edu.cn