夏力苗

（赤峰學(xué)院 圖書館，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

淺析高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢與風(fēng)險(xiǎn)

夏力苗

（赤峰學(xué)院 圖書館，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展,高校圖書館編目作業(yè)方式發(fā)生了根本改變.從編目外包產(chǎn)生的背景、內(nèi)涵等概念及發(fā)展?fàn)顩r出發(fā),分析了高校圖書館編目外包的動(dòng)因、優(yōu)勢及風(fēng)險(xiǎn),提出了成功實(shí)施高校圖書館編目外包的策略.

高校圖書館；編目工作；業(yè)務(wù)外包

1 圖書館編目業(yè)務(wù)外包產(chǎn)生的背景

編目業(yè)務(wù)外包就是指圖書館把編目業(yè)務(wù)的部分或全部交由其他機(jī)(服務(wù)者)完成,從而降低成本,節(jié)約時(shí)間和人力資源,提高編目整體效果和服務(wù)質(zhì)量.編目外包是國外圖書館業(yè)務(wù)外包中應(yīng)用最廣且最具有成效的工作,早在20世紀(jì)七八十年代的美國、日本等,圖書館就已開始編目業(yè)務(wù)部分外包.1967年美國OCLC成立以后,由于它費(fèi)用低,質(zhì)量可保,成了世界各地圖書館編目外包的服務(wù)商.在我國,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用和Internet技術(shù)的迅猛發(fā)展,江蘇省建立了圖書館圖書聯(lián)合采編中心,實(shí)行江蘇省內(nèi)的聯(lián)合采購、聯(lián)合編目.這種業(yè)務(wù)外包形式也為各大書商、出版社提供了良好的發(fā)展機(jī)遇.從20世紀(jì)90年代起,國內(nèi)許多圖館就普遍采用了編目業(yè)務(wù)外包的方式.以赤峰學(xué)院圖書館為例,由于學(xué)院是新升格組建的本科院校，學(xué)生人數(shù)大幅度遞增,圖書采編量也大大增長,為了減少圖書積壓,圖書館得不增加采編力量,以加快新書的分編、上架速度,與此同時(shí)有選擇地選取了部分編目業(yè)務(wù)由書商完成,即實(shí)現(xiàn)了編目業(yè)務(wù)的外包.

2 圖書館業(yè)務(wù)外包的內(nèi)涵、類型

圖書館業(yè)務(wù)外包是指圖書館以合約的方式委托外部服務(wù)商為圖書館提供本應(yīng)由圖書館自己完成的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)和服務(wù).這是圖書館界參照工業(yè)企業(yè)外包模式提出的一種新型管理方法,其主旨在于通過有效整合、利用圖書館外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源,將一些非核心的、次要的或輔助性的功能業(yè)務(wù)外包給外部的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu),達(dá)到彌補(bǔ)人員不足、降低運(yùn)營成本、提高工作效率、充分利用社會(huì)資源、提高服務(wù)水平的目的.

目前,我國高校圖書館采取的編目業(yè)務(wù)外包類型有三種,書商隨書配備分編數(shù)據(jù)、套錄書目數(shù)據(jù)庫公司書目、委托專業(yè)公司(團(tuán)體)分編.目前大多數(shù)圖書館采取的是前兩種形式,并且運(yùn)作也比較成功.

3 高校圖書館業(yè)務(wù)外包的起因

高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包實(shí)際上就是向社會(huì)借力,從而提高自身的核心競爭力,更好地為廣大師生服務(wù).

3.1 經(jīng)濟(jì)因素.20世紀(jì)90年代末,國家對高等教育進(jìn)行改革,各高校紛紛合并重組,規(guī)模不斷擴(kuò)大,招生數(shù)量成倍增加,學(xué)生與圖書數(shù)量的比例與教育部評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)差距較大.在校學(xué)生與圖書館藏書之比遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于國家教育行政部門要求的標(biāo)準(zhǔn),有的學(xué)校因此而受到了黃牌警告.為了解決圖書數(shù)量不足的問題,各高校均投入大量購書經(jīng)費(fèi)來采購圖書,造成現(xiàn)有圖書館人員的緊張狀況.為了能使新書盡快上架,圖書館不得不利用外部的技術(shù)和人力資源來解決面臨的困難，外包不失為一種好的解決方式.

3.2 人員因素.隨著高校內(nèi)部體制改革的不斷深化,使作為輔助單位的高校圖書館隊(duì)伍建設(shè)與高校圖書館快速發(fā)展的需要越來越不相稱,高校圖書館每年進(jìn)人指標(biāo)非常有限,業(yè)務(wù)人員嚴(yán)重短缺、館舍空間不足.購書量逐年遞增,造成編目業(yè)務(wù)人員負(fù)擔(dān)加重,圖書資料無處擺放.外包就可以彌補(bǔ)這些不足,使圖書館更好地提高服務(wù)質(zhì)量.

3.3 科技因素.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,從根本上改變了圖書館的作業(yè)模式.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,國家圖書館聯(lián)合編目中心于1997年10月成立,聯(lián)機(jī)編目應(yīng)用程序于1998年12月開始運(yùn)行.為各高校圖書館全面開展資源共享和文獻(xiàn)信息服務(wù)提供了先進(jìn)的應(yīng)用平臺(tái)、服務(wù)環(huán)境和服務(wù)手段.目前各書商在提供圖書的同時(shí),均免費(fèi)提供書目數(shù)據(jù).

3.4 市場競爭因素.現(xiàn)在的圖書流通市場競爭非常激烈,由此而誕生了一大批有競爭優(yōu)勢的企業(yè),如書刊代理商、數(shù)據(jù)庫開發(fā)制作公司等.它們?yōu)樵趫D書流通市場占得一席之地,紛紛盡力為各高校圖書館提供售后服務(wù),盡量滿足客戶需要.從簡單的手工加工業(yè)務(wù)到復(fù)雜的技術(shù)業(yè)務(wù),如分類編目等,為高校圖書館編目外包的實(shí)現(xiàn)提供了可靠的保證.因?yàn)楦咝D書館是事業(yè)單位,信譽(yù)好,購書費(fèi)拖欠的可能性非常小,書商為了長期的利益,也愿意提供業(yè)務(wù)外包服務(wù).

4 高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢與風(fēng)險(xiǎn)

4.1 圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢

4.1.1 節(jié)約了圖書館有限的購書經(jīng)費(fèi)

近幾年來，隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展,制約高校圖書館發(fā)展的瓶頸——圖書經(jīng)費(fèi)問題得到了領(lǐng)導(dǎo)的相對重視,但總的來說還是比較緊張.所以,怎樣讓有限的經(jīng)費(fèi)充分發(fā)揮其作用是圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重點(diǎn)考慮的問題.圖書館編目業(yè)務(wù)外包在一定程度上大大節(jié)省了圖書館的運(yùn)作成本,節(jié)省了有限的圖書經(jīng)費(fèi),合理有效地緩解了這一棘手的問題.圖書供應(yīng)商的企業(yè)化管理、商業(yè)化競爭意識(shí)和規(guī)?；?jīng)營,使企業(yè)保持足夠的活力,就完成同一業(yè)務(wù)來說,圖書供應(yīng)商的投入往往低于圖書館的投入.就編目數(shù)據(jù)來說,由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,目前圖書館編目業(yè)務(wù)已進(jìn)入聯(lián)機(jī)編目階段,我國已建立了國家圖書館聯(lián)機(jī)編目數(shù)據(jù)中心和CALIS高校文獻(xiàn)保障服務(wù)系統(tǒng),其強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢可以為高校圖書館提供編目服務(wù)或承擔(dān)編目業(yè)務(wù).據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì),我國每種書的原始分編成本在10-15元,而從CALIS套錄數(shù)據(jù)或者由書商自己提供分編數(shù)據(jù),成本就要低得多.由此看來采編業(yè)務(wù)外包降低運(yùn)作成本的作用顯而易見.通過業(yè)務(wù)外包節(jié)省的開支還可以用于改善服務(wù)環(huán)境,更好服務(wù)于高校的教學(xué)科研工作.

4.1.2 提高了圖書館的工作效率

高等教育事業(yè)的快速發(fā)展,高校辦學(xué)層次的提升和人才培養(yǎng)水平評(píng)估的要求,都使圖書館各項(xiàng)硬件指標(biāo)特別是圖書資源所占比重的標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)提高,生均圖書由原來的50冊到后來的60冊、100冊,各高校要購買大量的新書并要求加工上架.這樣采編任務(wù)繁重,再加上人手的缺乏,導(dǎo)致圖書積壓待編的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,從而影響到新書與讀者見面的時(shí)間.一般來說,新書從采購到初加工的完成,再到典藏上架同讀者見面,至少需要1個(gè)月時(shí)間,有的甚至在2個(gè)月以上.而當(dāng)前高新技術(shù)的發(fā)展日新月異,知識(shí)老化速度加快,信息更呈現(xiàn)出其時(shí)代性和時(shí)效性.據(jù)專家稱,新書特別是科技類圖書,滯留一年,其情報(bào)價(jià)值就喪失30%,而尖端高新技術(shù)類圖書,由于高新技術(shù)發(fā)展更快,1~2年后,幾乎變成舊書.可見,新書上架與讀者見面的時(shí)效性是多么重要.而如果圖書館采用編目業(yè)務(wù)外包,從要求書商隨書配送編目數(shù)據(jù)、圖書的埋設(shè)磁條、加蓋館藏章、貼條形碼、貼書標(biāo)到最后一道工序典藏上架,全部交給書商來完成,則可大大縮短新書與讀者見面的時(shí)間.

4.1.3 彌補(bǔ)了人力、人才資源的不足

業(yè)務(wù)外包之后節(jié)省的人力資源效益是非常明顯的,以圖書的分編加工為例,使用一個(gè)正式職工,其最低的工資福利至少在每年2萬元以上,而現(xiàn)在由于圖書市場競爭異常激烈,書商為了爭取到較大的市場空間,往往提供一系列的特色服務(wù)、一條龍服務(wù)、甚至圖書初加工的無償服務(wù),而這些原由圖書館工作人員承擔(dān)的工作量轉(zhuǎn)移給供書商,相應(yīng)地這些人員的開支就無形地消失了.圖書館人才資源的缺乏長期以來是制約圖書館發(fā)展的最大障礙.由于圖書館的工作性質(zhì)和特點(diǎn),使得我國圖書館特別是高校圖書館長期被作為安排職工家屬就業(yè)和落聘人員的首選單位.職工的技能水平、文化水平參差不齊,人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)不合理,特別是技術(shù)含量比較高、專業(yè)性較強(qiáng)的崗位人才缺乏,專業(yè)技術(shù)引領(lǐng)型人才長期得不到應(yīng)有的補(bǔ)充,難以適應(yīng)新形勢、新技術(shù)環(huán)境下圖書館工作發(fā)展的需要.以我校為例,圖書館正式在編人員74人中,采編部圖書館專業(yè)畢業(yè)人員只有3人.編目工作的開展可想是多么困難,編目任務(wù)是多么繁重.再加上圖書館在職稱評(píng)定、工資晉級(jí)和人事聘任升遷等條件與教學(xué)科研一線人員相比存在有一定的差別,所以影響到一些人員工作熱情的發(fā)揮,更有甚者驅(qū)使一些館員調(diào)出圖書館,而這些人員大多是圖書館學(xué)歷和專業(yè)素質(zhì)較高的人群.急需專業(yè)人才引進(jìn)的困難、原有圖書館熟練專業(yè)人員的調(diào)離,再加上業(yè)務(wù)骨干長期日復(fù)一日地從事繁瑣的非核心事務(wù)中,根本沒有時(shí)間和精力考慮自己業(yè)務(wù)的繼續(xù)學(xué)習(xí)和深造,所以導(dǎo)致整個(gè)圖書館隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)相對偏低,圖書館陷入少數(shù)專業(yè)技術(shù)人員超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)、整體技術(shù)力量嚴(yán)重滯后的困境,難以適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)條件下圖書管理和服務(wù)的要求.借助編目業(yè)務(wù)外包這一新型管理模式的潛在優(yōu)勢,則可以緩解圖書館人力人才資源不足的雙重壓力.

4.1.4 用人機(jī)制更加靈活

通過編目業(yè)務(wù)的外包,圖書館的隊(duì)伍更加精干.特別是采編部是圖書館業(yè)務(wù)要求最強(qiáng)的部門之一,其人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)都要有專業(yè)型引領(lǐng)型人才,其素質(zhì)的高低直接影響到圖書館的整個(gè)文獻(xiàn)采購質(zhì)量,藏書結(jié)構(gòu)是否合理,文獻(xiàn)學(xué)科結(jié)構(gòu)是否顯現(xiàn)學(xué)校的重點(diǎn)專業(yè),文獻(xiàn)載體類型是否單一等等,都體現(xiàn)了采編人員的專業(yè)素養(yǎng).所以,編目業(yè)務(wù)外包的實(shí)施,使一部分原有的工作人員由于工作的需要調(diào)離本部門,崗位之間流動(dòng)的可行性、適應(yīng)性增加,一人多能、崗位平衡就容易實(shí)現(xiàn).

4.2 圖書館編目業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)

4.2.1 圖書館人員失去主動(dòng)學(xué)習(xí)的動(dòng)力和主體創(chuàng)新的能力

編目業(yè)務(wù)外包,使得部分甚至全部編目工作交由外部供書商承擔(dān),從某種意義上來說,圖書館編目人員可以從繁雜的事務(wù)中解脫出來,可以有一定的時(shí)間和精力加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)上的精益求精,保證圖書館主流的核心業(yè)務(wù)做得更充分、更完美.但是,圖書館在享受到最充分最優(yōu)厚的服務(wù)的同時(shí),也承擔(dān)了不同的風(fēng)險(xiǎn).編目人員由于工作業(yè)務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)變,工作壓力相對減少,相應(yīng)地業(yè)務(wù)上的嚴(yán)格要求降低了,主動(dòng)學(xué)習(xí)的動(dòng)力放松了,失去了實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì),甚至原有的編目業(yè)務(wù)由于無暇實(shí)踐而退化,久而久之,圖書館編目人員對供書商產(chǎn)生了業(yè)務(wù)上的依賴性,業(yè)務(wù)素質(zhì)有可能會(huì)下降,更談不上對業(yè)務(wù)的拓展和創(chuàng)新,館員核心能力的培養(yǎng)也成為無源之水,無本之木,成為無法實(shí)現(xiàn)的空話.這樣不利于圖書館事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展.

4.2.2 編目業(yè)務(wù)外包存在一定的質(zhì)量問題

由于供書商職業(yè)良莠不齊,編目人員素質(zhì)的不確定性,造成編目數(shù)據(jù)的非專業(yè)化操作,再加上受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動(dòng),加班加點(diǎn),外包之后工作效率是提高了,但圖書的加工質(zhì)量并沒有十足的保證.例如,館藏章加蓋的位置不正確、字跡不清晰、方向上下顛倒,磁條和條形碼粘貼的不規(guī)范,書目數(shù)據(jù)的殘缺不全和錯(cuò)誤較多等等,都是在外包工作中容易出現(xiàn)的質(zhì)量問題,而且有些問題如編目數(shù)據(jù)的不規(guī)范,在當(dāng)時(shí)還不易被檢查到,只有當(dāng)讀者無法借出該書時(shí)才被認(rèn)識(shí)到,這對圖書館的館藏質(zhì)量造成很大的影響,直接關(guān)系到館藏?cái)?shù)據(jù)的正確率.

4.2.3 編目業(yè)務(wù)外包后將引發(fā)圖書館員的情緒問題

圖書館編目業(yè)務(wù)外包,原有的初加工工作全部承包給圖書供貨商,這樣不可避免地造成圖書館部分員工工作位置的調(diào)動(dòng),甚至崗位的撤銷.這樣造成圖書館人員崗位的流動(dòng)、合并,圖書館領(lǐng)導(dǎo)妥善處理好一些人員崗位安置,盡量做到人盡其才,才盡其用,充分發(fā)揮每位員工的長處,以人為本,激發(fā)館員的創(chuàng)造活力,使一切有利于圖書館發(fā)展進(jìn)步的創(chuàng)造愿望得到尊重.

5 高校圖書館編目外包的對策

5.1 慎重選擇業(yè)務(wù)承包商

要對承包商的業(yè)績狀況進(jìn)行定期檢查考核并持續(xù)監(jiān)督,設(shè)立專門的編目數(shù)據(jù)質(zhì)檢員,以檢查控制數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率,提高編目質(zhì)量.明確圖書外包編目規(guī)則及注意事項(xiàng),詳細(xì)記錄編目流程和步驟,加強(qiáng)對外包商的質(zhì)量控制.

5.2 與承包商建立相互信任和合作關(guān)系

圖書館與承包商要保持經(jīng)常的溝通和交流,使大家在合作的收益和責(zé)任上達(dá)成共識(shí),要和外包商建立良好的互動(dòng)關(guān)系和互信機(jī)制.因?yàn)閳D書館與外包商的關(guān)系是互惠互利的雙贏關(guān)系,雙方應(yīng)在相互尊重與相互理解基礎(chǔ)上形成合作機(jī)制,才能使業(yè)務(wù)外包順利進(jìn)行.

5.3 注重核心業(yè)務(wù)以提升圖書館的核心競爭力

所謂核心競爭力指某一組織內(nèi)部一系列互補(bǔ)的技能和知識(shí)的結(jié)合,它具有使一項(xiàng)和多項(xiàng)業(yè)務(wù)達(dá)到競爭領(lǐng)域一流水平的能力.在企業(yè),核心競爭力已經(jīng)成為企業(yè)競爭的基本戰(zhàn)略,培育和擁有核心競爭力,是企業(yè)立于不敗之地的根本戰(zhàn)略,是企業(yè)持續(xù)競爭優(yōu)勢的源泉.同樣,圖書館的核心競爭力是指圖書館能夠及時(shí)掌握并適應(yīng)用戶需求變化,經(jīng)過長期精心培育建立起來的獨(dú)特的差別優(yōu)勢,是維持圖書館存在和保障圖書館發(fā)展的獨(dú)特能力.業(yè)務(wù)外包能使圖書館把資源和智能集中于保持和發(fā)展圖書館的核心競爭力上,建立核心優(yōu)勢,最終提高其核心競爭力,使圖書館的讀者服務(wù)質(zhì)量和水平得到迅速提升,樹立圖書館的良好形象,強(qiáng)化圖書館的行業(yè)地位.

5.4 加強(qiáng)編目外包的過程監(jiān)控與成果評(píng)估

圖書館要把風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制貫穿于編目業(yè)務(wù)外包的整個(gè)過程中,保持對編目外包作業(yè)的實(shí)時(shí)監(jiān)測評(píng)估,定期或不定期地對外包商進(jìn)行檢查,了解他們的具體工作情況.而外包商則需要接受評(píng)估檢驗(yàn)并及時(shí)糾正出現(xiàn)的偏差錯(cuò)誤,不斷創(chuàng)新,以適應(yīng)圖書館的變化.此外,雙方在合作過程中應(yīng)實(shí)施反饋修正機(jī)制和動(dòng)態(tài)目標(biāo)管理方式,根據(jù)圖書館預(yù)設(shè)目標(biāo)的變動(dòng),不斷地整合,重構(gòu)內(nèi)外部的優(yōu)勢資源和能力.

雖然編目業(yè)務(wù)外包在高校圖書館得到了一些應(yīng)用,但還處于初級(jí)階段,只有大膽實(shí)踐,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),才能探索出一條符合我國國情的高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包之路.

〔1〕鄒娟.高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包之我見.中國西部科技，2009（03）.

〔2〕種若利.高校圖書館業(yè)務(wù)外包的探析.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008（01）.

〔3〕王鳳娥.淺談高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的實(shí)施.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006（3）.

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1673-260X（2010）07-0164-03