凌志華

（仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，廣東廣州510225）

新時(shí)期高校檔案工作科學(xué)發(fā)展淺議

凌志華

（仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，廣東廣州510225）

新時(shí)期，高校要把做好學(xué)校檔案工作納入深入開(kāi)展學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)的重要內(nèi)容，要舉全校之力，集師生之智，想盡一切辦法，主動(dòng)、高效地服務(wù)好高等教育改革發(fā)展的需要。

高校檔案工作科學(xué)發(fā)展

一、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，是高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提

1.加強(qiáng)法制建設(shè)。中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中強(qiáng)調(diào)：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。”因此，高校應(yīng)堅(jiān)定不移地執(zhí)行教育部第27號(hào)令，真正做到校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，全校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，構(gòu)建起上級(jí)抓下級(jí)，層層抓落實(shí)的責(zé)任體系。二級(jí)院、系、分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)亦要從自身做起，帶頭學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹檔案法和國(guó)家教委《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)各院系、各單位執(zhí)法檢查監(jiān)督，加大執(zhí)法宣傳力度，使全校上下都能充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性、法規(guī)的嚴(yán)肅性，真正做到人人懂法、守法，依法治檔，為學(xué)校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供法律保障。

2.加強(qiáng)素質(zhì)培養(yǎng)。高校檔案工作者是檔案管理的主體，是高校檔案工作持續(xù)發(fā)展的決定因素，檔案工作者的素質(zhì)是保證和提高檔案管理質(zhì)量和服務(wù)能力的關(guān)鍵。因此，要提高檔案工作者的素質(zhì)，就要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)實(shí)踐，提高學(xué)習(xí)、實(shí)踐能力。首先要學(xué)習(xí)理論，做到活到老、學(xué)到老，要樹(shù)立“我要學(xué)習(xí)”的主動(dòng)意識(shí)。只有這樣，并結(jié)合自己的特點(diǎn)和本單位的實(shí)際進(jìn)行合理、科學(xué)、創(chuàng)新地學(xué)習(xí)，把自覺(jué)學(xué)習(xí)融入每天的生活，貫徹到一生的不懈追求中，才能不斷地提高自己，跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，贏取成功的綜合實(shí)力。其次，要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。最后，要學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代文化知識(shí)，掌握相關(guān)學(xué)科的理論知識(shí)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域，提高科學(xué)管理水平。在自覺(jué)學(xué)習(xí)的同時(shí)，還要勤于實(shí)踐，只有投身到實(shí)踐中去，帶著實(shí)踐中碰到的問(wèn)題勤學(xué)習(xí)，勤思考，才能真正得到提高，檔案事業(yè)也才能科學(xué)發(fā)展。

3.加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)。要像重視教學(xué)、科研和圖書(shū)館工作一樣重視檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，特別是在招生規(guī)模不斷擴(kuò)大、檔案的種類(lèi)和數(shù)量都不斷增加的情況下，檔案館庫(kù)房、辦公室、閱覽室的面積也應(yīng)相應(yīng)擴(kuò)大，并科學(xué)合理地配置好設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)的檔案管理軟件，建設(shè)與校園網(wǎng)鏈接的檔案館局域網(wǎng)，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，從而達(dá)到方便高效的檔案管理、安全快捷的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、快速精確的全文檢索、高倍壓縮的原文處理、功能強(qiáng)大的編研利用效果。

4.增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。高校檔案館是國(guó)家永久保管檔案的基地，因此，學(xué)校應(yīng)把建設(shè)門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理、整理規(guī)范、館藏豐富的檔案館當(dāng)作一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)來(lái)抓，做到收集齊全完整，綜合管理嚴(yán)格，開(kāi)發(fā)利用高效，不斷創(chuàng)新服務(wù)，在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中發(fā)揮高校各自的特色，爭(zhēng)取做到人無(wú)我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特。

二、強(qiáng)化檔案意識(shí)，是高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵

要從提高全員檔案意識(shí)入手，把學(xué)習(xí)、宣傳檔案法規(guī)看作是當(dāng)前和今后的一項(xiàng)重要性、長(zhǎng)期性的戰(zhàn)略任務(wù)，做到廣泛性、經(jīng)常性、持久性和有效性。

1.強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。高校檔案管理水平的高低，很大程度上取決于主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，取決于學(xué)校整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)班子中每個(gè)成員檔案意識(shí)的強(qiáng)弱?！耙话咽止こ獭币?guī)定，校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作，其他校領(lǐng)導(dǎo)分別負(fù)責(zé)檢查，督促所分管的部門(mén)，或聯(lián)系單位，齊心協(xié)力做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。二級(jí)院系和職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)更要明確，每年都有向?qū)W校檔案館移交檔案的法律義務(wù)。因?yàn)閷W(xué)校各個(gè)職能部門(mén)都是檔案材料立卷歸檔的基層單位，職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)就是本部門(mén)職能活動(dòng)的組織者和實(shí)踐者，他們的檔案意識(shí)直接影響著學(xué)校檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

2.強(qiáng)化教學(xué)、科研和黨政工團(tuán)管理人員的檔案意識(shí)。

要切實(shí)讓他們明白，自身承擔(dān)著向?qū)W校檔案部門(mén)移交檔案的法律義務(wù)，同時(shí)依法享有利用檔案的權(quán)利。因?yàn)槌袚?dān)學(xué)校的教學(xué)、科研及其他工作的人員，既是檔案的形成者，又是檔案的利用者，他們檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，直接影響到教學(xué)、科研和黨政工團(tuán)管理檔案的工作成效，以及歸檔的完整性、系統(tǒng)性和合格率。

3.強(qiáng)化檔案管理人員的檔案意識(shí)。中華人民共和國(guó)《檔案法》賦予檔案管理人員的法律權(quán)力，是檔案人員履行工作職責(zé)的法律依據(jù)。《檔案法》規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)忠于職守”，而具備檔案意識(shí)，是對(duì)檔案工作者最基本的素質(zhì)要求。它對(duì)檔案工作者收集、整理、綜合管理檔案和提供服務(wù)起到至關(guān)重要的作用，也是檔案工作者做好檔案工作的思想基礎(chǔ)。

4.強(qiáng)化社會(huì)檔案意識(shí)。社會(huì)檔案意識(shí)的高低直接影響著檔案工作人員的服務(wù)熱情。社會(huì)檔案意識(shí)增強(qiáng)，意味著檔案和檔案工作的重要性在人們的心目中達(dá)成了共識(shí)，人們就會(huì)積極參與，廣泛利用和傳播檔案信息，推動(dòng)檔案利用服務(wù)工作積極開(kāi)展，從而調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值最大化。

三、堅(jiān)持服務(wù)創(chuàng)新，是高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的動(dòng)力

圍繞發(fā)展，服務(wù)發(fā)展，促進(jìn)發(fā)展，是當(dāng)前檔案管理部門(mén)的中心任務(wù)，因此檔案管理部門(mén)必須強(qiáng)化發(fā)展意識(shí)。管理人員通過(guò)自身的科學(xué)發(fā)展，能更好地為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)，更好地為學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展大局服務(wù)。因此，檔案工作者必須樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，必須深入實(shí)踐，切實(shí)了解廣大師生的真實(shí)需求，只有這樣才能點(diǎn)燃創(chuàng)新的欲望，激發(fā)創(chuàng)新的動(dòng)力。

1.創(chuàng)新服務(wù)理念。國(guó)家檔案局強(qiáng)調(diào)，高校檔案館是學(xué)校各項(xiàng)工作管理的信息中心，檔案工作人員就是信息管理員，不僅要管理好檔案的實(shí)體，還要利用好檔案實(shí)體所反映的各種信息，并通過(guò)對(duì)這些信息進(jìn)行深入細(xì)致的加工、整理、分析，從更深層次研究檔案所包含的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，參與學(xué)校各項(xiàng)改革工作。學(xué)校要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的信息意識(shí)、信息素養(yǎng)和獲取與交流信息的基本技能、分析與利用信息的能力。優(yōu)化信息配置，注意把握以下幾點(diǎn)：①要把握信息的綜合性，即要掌握各方面的信息，并進(jìn)行綜合整理。②要把握信息的適應(yīng)性，即將適用的信息，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，提供給有需要的對(duì)象。③要把握信息的均衡性，即根據(jù)實(shí)際情況在同一時(shí)段，將同類(lèi)的信息提供給各有關(guān)單位。④要把握信息的通暢性，即保證信息不失真、不受阻地傳送。

2.創(chuàng)新服務(wù)模式。目前，高校應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案多數(shù)還局限于各類(lèi)檔案目錄的輸入、輸出和檢索，因此必須進(jìn)行革新，要一手抓檔案實(shí)體資源與檔案信息資源建設(shè)，一手抓檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，全面實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，實(shí)現(xiàn)多層次、多渠道、多形式、多功能為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

3.創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制就是在原有的提供服務(wù)的基礎(chǔ)上，獲得新的創(chuàng)造和新的發(fā)展。在指導(dǎo)思想上，圍繞學(xué)校中心工作，服務(wù)“第一線(xiàn)要?jiǎng)?wù)”，把服務(wù)學(xué)校改革發(fā)展大局作為工作的出發(fā)點(diǎn)，強(qiáng)化職能作用；在創(chuàng)新服務(wù)上，要堅(jiān)持既重管理又重利用，既重收集又重開(kāi)發(fā)，既重安全又重搞活的原則。行政管理上，首先要加強(qiáng)綜合分析，把握工作重點(diǎn)，提出建設(shè)意見(jiàn)，更好地發(fā)揮檔案館的參謀助手作用；其次要加大協(xié)調(diào)力度，體現(xiàn)檔案館上傳下達(dá)的橋梁紐帶作用，做到對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)有方，對(duì)外聯(lián)絡(luò)順暢；最后要加強(qiáng)與各院系、各部門(mén)聯(lián)系，了解各單位對(duì)檔案信息的需求，積極主動(dòng)地提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

總而言之，新時(shí)期高校要做好檔案工作，必須加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，堅(jiān)持以服務(wù)發(fā)展為主線(xiàn)，以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以開(kāi)拓創(chuàng)新為動(dòng)力，進(jìn)一步管理好、開(kāi)發(fā)好、利用好高校檔案信息資源，為高校各項(xiàng)事業(yè)又好又快發(fā)展提供滿(mǎn)意的服務(wù)。

［1］中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》.

［2］陳利等.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的問(wèn)題與對(duì)策［J］.檔案學(xué)通訊，2004，（3）.

［3］王賢生.論高校教學(xué)管理者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)［J］.高教探索，2008，（1）.

［4］宋琦.高校檔案工作領(lǐng)域和服務(wù)職能的拓展［J］.蘭臺(tái)世界，2008，（5）.

［5］張佩.重點(diǎn)讀者：圖書(shū)館服務(wù)模式新向度［J］.蘭臺(tái)世界，2009，（4）.