馬雅靜

(遵義醫(yī)學院成人繼續(xù)教育學院，貴州遵義563003)

新形勢下對高校成人教育檔案管理工作改革的思考

馬雅靜

(遵義醫(yī)學院成人繼續(xù)教育學院，貴州遵義563003)

高校成人教育;檔案管理工作;改革;思考

二十一世紀是信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的時代，檔案工作的重心開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，在全球建設信息社會的新形勢下，高校成人教育檔案管理工作有了新的改進和新的內(nèi)容。高校成人教育的檔案管理工作是成人教育工作的一個重要組成部分，隨著成人教育不斷發(fā)展，檔案數(shù)量日益增多和利用者需求的提高，對檔案現(xiàn)代化管理提出了更高的要求。

成人教育有其特殊性，它有著自己的特點，成人教育檔案工作的管理者，必須是有心人，常言道，天下無難事，只怕有心人。平時要注意學習和研究成人教育的辦學和管理規(guī)律，根據(jù)新形勢下的新要求及時做出改革和調(diào)整，使檔案內(nèi)容做到科學、合理、實用、齊全。隨著辦公自動化的普及，廣大檔案工作者應積極投身于信息化建設的浪潮中，以科學、創(chuàng)新的態(tài)度，主動掌握教學計劃、教學大綱、教學重點在新時期的改變，使檔案的收集與立卷不偏離目標，跟得上時代的變遷。檔案工作者還應及時修訂檔案收集的目錄、方案和內(nèi)容，按要求認真歸納、整理，保證成人教育檔案的時效性，凸現(xiàn)時代特征。

1 改進高校成人教育檔案管理工作和服務方式

高校成人教育檔案管理工作加強與否不能單純地從機構(gòu)的設置、人員的增減、規(guī)模的大小來衡量，更要杜絕借助于傳統(tǒng)的“機要重地”和機關(guān)衙門作風，而對檔案信息服務功能和社會大眾化認識不夠，形成的檔案管理服務意識差、檔案內(nèi)容死板僵化的套路作風。高校成人教育檔案管理工作改革應抓住關(guān)鍵問題：引入競爭與激勵機制，科學設崗，優(yōu)勝劣汰，堅決克服忙閑不均、要做的工作沒人做、能做的工作不好好做等弊端。

現(xiàn)代社會要求高校成人教育檔案工作要有主動熱情的服務態(tài)度，要有完全徹底的服務精神，要提供優(yōu)質(zhì)高效的服務品質(zhì)。要強化服務意識，規(guī)范服務行為，提高服務質(zhì)量，拓展服務功能，要及時、負責地回應廣大教職員工的服務要求。必須杜絕以往“坐等上門”、“你用我查”守株待兔式的服務方式，變被動服務為主動服務。在實際工作中實行檔案管理工作服務于人的提升：從開門等待服務提升為預約聯(lián)系服務；從查閱式服務提升為主動咨詢服務；從提供紙質(zhì)檔案資料提升為電子載體和網(wǎng)絡信息并用服務；從檢索工具式服務提升為編研成果式服務。真正體現(xiàn)高校成人教育檔案管理工作的主動性、針對性和開放性。

2 實現(xiàn)高校成人檔案管理工作現(xiàn)代化

黨的十六大報告指出：信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。自20世紀90年代以來，以信息技術(shù)應用為核心的國家信息化建設，主導著各行各業(yè)現(xiàn)代化的趨勢，這種趨勢也正在深刻影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，先進的信息技術(shù)手段正逐步取代傳統(tǒng)的手工管理方式，滲透到檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)，信息化已日趨成為新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，檔案管理現(xiàn)代化已成為新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

2.1 改進檔案的管理模式檔案管理的現(xiàn)代化首先是人的現(xiàn)代化。檔案管理理念首先要以人為本，服務于人。管理是手段，利用是目的，服務是宗旨。在科學發(fā)展觀的指導下，使管理視角從知識管理向信息管理逐漸轉(zhuǎn)變，使檔案承載信息由靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變。檔案管理工作要以靈活多樣的形式、有針對性的社會各界開展多種形式的服務，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質(zhì)，適應當前改革開放和新技術(shù)革命的潮流。

2.2 實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化管理手段現(xiàn)代化是要在設備、應用軟件、管理資源基礎上構(gòu)建檔案管理平臺，努力實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案信息資源的利用與整合，使檔案管理工作從傳統(tǒng)單一模式向當代在信息技術(shù)支撐下豐富多彩的多媒體、圖像、網(wǎng)絡等高科技的管理模式轉(zhuǎn)變。使成人教育全體教職工在檔案管理層次和質(zhì)量上都上一個新臺階。成教檔案的檢索、統(tǒng)計和查閱，要與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)遠距離傳遞檔案信息。運用現(xiàn)代科學管理手段，提高工作效率，做到事半功倍。

2.3 加強檔案管理隊伍建設信息化時代的到來，促使檔案管理水平不斷提高，對成人教育檔案管理人員在業(yè)務知識、科學技術(shù)水平、相關(guān)前沿學科知識及管理水平和應變能力等諸多方面都提出了更高的要求。檔案工作水平的高低，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。提高檔案人員的素質(zhì)是搞好檔案管理工作的基礎。大力加強檔案工作人員的教育培訓工作，由學歷教育向崗位培訓轉(zhuǎn)變。采用各種形式有計劃有步驟地加強對檔案人員的培訓。檔案人員除了應有必備的專業(yè)知識外，還應與時俱進，掌握現(xiàn)代科學技術(shù)，提高業(yè)務水平，搞好檔案管理和各項服務。管理人員的現(xiàn)代化是成人教育檔案管理現(xiàn)代化的重要保證。

3 依據(jù)社會需要，找到高校成人檔案管理工作的立足點與歸宿

3.1 堅持成人教育檔案管理的原則性和靈活辯證統(tǒng)一檔案管理有著很強的原則性，但成人教育的對象具有特殊性，生源混雜，學習動機多元化，學習需求多樣化，學習干擾因素較多。管得過死，難以體現(xiàn)在成人教育的特點，管理松懈，又會讓不法分子有機可乘。因此，成人教育的檔案管理，應根據(jù)成人教育的特點，原則是基礎，靈活是發(fā)展，從規(guī)范管理制度入手，靈活制定各項管理制度，使檔案管理制度的原則性與靈活性達到辯證統(tǒng)一，將會更有利于檔案管理工作的開展。

3.2 堅持成教檔案管理工作理順、精簡、高效理順：就是按照成人教育的管理要求，把社會需要與實踐教學的關(guān)系理順，提高管理效能，保證教學質(zhì)量；精簡：就是將職能相近的工作進行合并，盡量減少工作環(huán)節(jié)；高效：就是提倡一人多崗，一專多能，進一步提高工作效率。相應地對高校的成人教育檔案管理工作的要求亦是如此。

3.3 堅持成教檔案管理協(xié)作性共同發(fā)展在信息社會環(huán)境下，要充分滿足社會各方面利用信息的基本要求，單獨依靠某一學校檔案部門已難以辦到，只有同相關(guān)部門協(xié)作，依據(jù)行業(yè)建立服務網(wǎng)絡，優(yōu)化檔案信息資源配置，完善服務體系，才能真正實現(xiàn)服務社會化。

3.4 堅持成教檔案管理市場化原則隨著信息服務的社會化，檔案信息必定走向市場，將市場經(jīng)濟運行機制和規(guī)則完全移植到檔案管理中，檔案資源完全由市場供求和價格機制配置和調(diào)節(jié)。通俗地說，檔案信息是商品，檔案信息的需求和供給通過市場交易實現(xiàn)。從需求方來說，就是誰要獲得檔案信息服務，誰出錢誰買單。高校成教檔案不是公益部門，是學校所屬的一個機構(gòu)，社會不能無償?shù)卣加眠@種服務，應給予報酬。

4 高校成人教育檔案管理工作在改革中的幾點思考

在現(xiàn)階段的高校中，有許多方面的問題阻礙成人教育檔案事業(yè)發(fā)展，既沒有現(xiàn)存答案，也沒有任何可以借鑒的經(jīng)驗，唯有解放思想，實事求是，更新觀念，大膽嘗試，克服舊有的思維習慣，才能在探索中前進，在改革中發(fā)展。我們就其成人教育檔案管理工作的各方面，思索以下幾點問題：

4.1 提高檔案管理工作者的素質(zhì)問題檔案管理工作隊伍整體的業(yè)務素質(zhì)，直接關(guān)系著檔案管理的質(zhì)量。檔案管理是一項政策性強又比較繁瑣的工作，必須由熟悉教學管理、計算機操作和對工作認真負責任的又有一定學歷層次的人擔任，新形勢下的成人教育檔案管理，要求管理人員邊工作、邊學習，及時準確掌握信息材料，腳踏實地地完成檔案管理工作，本著檔案管理既有沿用繼承，亦要有銳意創(chuàng)新，提高檔案管理的科學性，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

4.2 加強檔案管理培訓制度問題離開檔案實體，檔案工作就成了無源之水和無本之木。因此，我們必須重視檔案實體的收集和管理工作，檔案的管理不應停留于對這些材料的收集、整理、歸檔與保存上，還要對這些檔案信息進行再生產(chǎn)。必須加強檔案工作隊伍整體的業(yè)務培訓，積極支持和鼓勵檔案管理人員參加培訓學習和業(yè)務交流。通過定期舉辦培訓班，組織檔案人員赴外地參觀學習，借鑒先進單位的檔案工作經(jīng)驗和做法，提高他們的合作意識和合作能力，群策群力，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

4.3 逐步完善檔案利用制度問題一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，在管理中還應制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。檔案的價值在于利用，再有價值的檔案，如果得不到有效的利用，都會使檔案管理者的心血白費。因此，成人教育檔案人員應對工作中所產(chǎn)生的相關(guān)資料應及時存檔，優(yōu)化成人教育檔案管理，強化參與意識，在成人教育工作中體現(xiàn)自身的價值與重要性，積極開發(fā)檔案在成人教育管理中的作用。根據(jù)現(xiàn)在的檔案利用制度，隨著檔案社會化服務具體情況進行修改，從而體現(xiàn)出成人教育檔案的經(jīng)濟價值和社會價值。

[1]葉仙.談高校檔案工作與高校建設[J].浙江檔案，2007,(2): 52-53.

[2]沈莉.淺談新形勢下成人高校學籍檔案的管理和利用[J].常州工學院學報，2007，（1）：94-96.

[3]藺新慧.淺談成人教育檔案管理工作的規(guī)范化[J].時代金融，2007，（3）：68-69.

G642.47[文獻標識碼]C[文章編號]1000-2715（2010）03-0309-02

2010-04-10]