宮政 劉玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著市場經(jīng)濟改革的深化，企業(yè)改組、兼并、出售、轉(zhuǎn)讓已成為日常經(jīng)濟生活中的常態(tài)，特別是國有股從非戰(zhàn)略性領(lǐng)域的逐步退出，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)，所有制結(jié)構(gòu)發(fā)生了深刻變化，而這種變化亦呈現(xiàn)出日趨頻繁和激烈的趨勢。在這一變革過程中，企業(yè)檔案就成為相互交替過程中維系管理的延續(xù)性，杜絕資產(chǎn)流失，保護技術(shù)資源的重要信息來源?？梢哉f，一個高度完整性的企業(yè)檔案資源，是維護股東、企業(yè)和員工利益的金鑰匙，具有無可替代的作用。

一、當(dāng)前企業(yè)面臨的新形勢

（一）企業(yè)產(chǎn)權(quán)更替頻繁

隨著中國加入WTO，受世界經(jīng)濟的強化資源優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢、資本優(yōu)勢、競爭優(yōu)勢的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)戰(zhàn)略性大調(diào)整的影響，特別是中央確立國有經(jīng)濟改革方向、國民經(jīng)濟和社會發(fā)展“十一五”計劃綱要確立了國有資本的退出精神，中國企業(yè)進入了大兼并、大重組的時代。

（二）企業(yè)資產(chǎn)呈現(xiàn)多元化

現(xiàn)代企業(yè)為增強企業(yè)對市場的抗風(fēng)險能力，適應(yīng)市場經(jīng)濟的多元化發(fā)展，企業(yè)走一業(yè)為主多元化經(jīng)營已成為一種普遍現(xiàn)象。如通過合資聯(lián)營、參股控股跨行業(yè)、跨地區(qū)經(jīng)營，投資房地產(chǎn)業(yè)，因經(jīng)營需要而投資的辦公經(jīng)營用房、店面等，具有點多、面廣、分散等特點。

（三）科技人員流動性增強

隨著國有企業(yè)改革的深化，所有制形式向多元化和民營、私企過渡的趨勢日趨明顯，市場經(jīng)濟規(guī)律已成為左右人才走向的基本規(guī)律，擇業(yè)的多元性和社會提供的機會，使企業(yè)科技人員有了更加寬裕的選擇發(fā)展的機會，“跳槽”也就成為科技人員不斷追求完善自我價值的選擇，科技人員流動性的增強也就成為當(dāng)今一種社會現(xiàn)象。

（四）目前企業(yè)檔案管理存在的問題

新形勢下，檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)濟生活中被賦予了新的內(nèi)涵，其經(jīng)濟價值日益突出，特別是在明晰產(chǎn)權(quán)、維護企業(yè)資產(chǎn)的完整性和企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的延續(xù)性能力上，具有巨大的經(jīng)濟價值和社會價值。但長期以來，檔案工作服務(wù)經(jīng)濟的作用被忽視，功能被弱化，體現(xiàn)在人們對檔案工作的作用缺乏經(jīng)濟意識和效益意識。結(jié)果造成在具體工作中，忽視企業(yè)在改組、兼并、產(chǎn)權(quán)變更中對企業(yè)檔案管理的投入的強化，為企業(yè)的產(chǎn)權(quán)糾紛、財產(chǎn)糾紛和技術(shù)流失埋下伏筆。因此，企業(yè)檔案管理應(yīng)自覺肩負起檔案管理在企業(yè)經(jīng)濟生活中的重要角色，強化檔案管理的新的功能。

二、思考和建議

（一）強化企業(yè)檔案服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)的功能

1.發(fā)揮檔案在企業(yè)改制過程中法律憑證作用。在現(xiàn)代經(jīng)濟生活中，無論是重組、兼并還是國有股轉(zhuǎn)讓，抑或是新經(jīng)濟聯(lián)合體的參股、控股，都離不開資產(chǎn)核算、資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)厘定的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，他們是各權(quán)益方履行職責(zé)、義務(wù)和權(quán)力的法律依據(jù)。企業(yè)檔案工作在此期間，應(yīng)全面、完整地收集、保管各環(huán)節(jié)的文件、合同和憑證，為改革后權(quán)益各方履行自身權(quán)益提供原始證據(jù)和證明，減少爭議和糾紛。

2.發(fā)揮檔案在維護企業(yè)資產(chǎn)完整性的作用。企業(yè)的資產(chǎn)包括有形的和無形的，如企業(yè)的資金、設(shè)備、廠房、土地等有形資產(chǎn)，企業(yè)的商標(biāo)權(quán)、專利權(quán)、注冊權(quán)等無形資產(chǎn)，要強化上述企業(yè)有形和無形資產(chǎn)的管理，保管好其證據(jù)和證明。特別是隨著企業(yè)經(jīng)營的多元化和投資的多元化，企業(yè)投資具有點多、面廣、分散等特點，企業(yè)檔案管理及時對新增有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的證據(jù)、憑證進行收集保管，是杜絕隱瞞、轉(zhuǎn)移企業(yè)資產(chǎn)違規(guī)行為的有力保障。

3.發(fā)揮企業(yè)檔案對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理延續(xù)性的保障作用。企業(yè)無論產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)怎樣變，無論是重新改組還是被兼并，無論管理機制和經(jīng)營機制怎樣改，都要在企業(yè)原有的經(jīng)營管理基礎(chǔ)上進行，都是在對原有人事用工、分配制度，對原有規(guī)章制度、勞動紀(jì)律的揚棄上進行的。要強化企業(yè)檔案管理對各項規(guī)章制度和各部門、崗位職責(zé)的管理和保存，為經(jīng)營者提供準(zhǔn)確完整的信息供決策參考，如企業(yè)人員構(gòu)成信息、經(jīng)營網(wǎng)絡(luò)、企業(yè)各項管理的條規(guī)條款等。

4.加強科技檔案管理?？萍紮n案的收集整理是關(guān)系企業(yè)競爭力的大事，特別在科技人員流動性日增的今天，加強企業(yè)科技檔案管理顯得尤其重要。要謹防走掉一名科技人員，企業(yè)喪失一種科技能力的消極后果，甚至拖垮一個企業(yè)現(xiàn)象的發(fā)生?？萍紮n案的管理要從項目立項、技術(shù)引進、設(shè)備調(diào)試及企業(yè)內(nèi)部的攻關(guān)、消化、提高等各個環(huán)節(jié)入手，做好相關(guān)技術(shù)指標(biāo)、工藝流程、調(diào)控辦法等一系列技術(shù)檔案的收集、歸檔工作，要制定規(guī)章制度和保障措施，確?？萍紮n案能按“四同時”的要求完成，杜絕科技人員把企業(yè)的科技成果視同“私人財產(chǎn)”和“跳槽資本”，維護企業(yè)的利益。

（二）采取措施確保企業(yè)檔案管理的有效運行

企業(yè)檔案在企業(yè)經(jīng)濟生活中的重要性和經(jīng)濟價值是無可代替的，其系統(tǒng)性、完整性是企業(yè)強化管理、完善改革、維護權(quán)益的重要信息來源。那么，在新形勢下加強企業(yè)檔案管理的必要性也就理在其中，必須在以下幾個方面加以保障。

1.加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。要充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的重要作用，離不開各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。必須強化對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要選配政治強、業(yè)務(wù)精的業(yè)務(wù)骨干充實檔案機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)崗位，充實檔案專業(yè)管理人員。

2.保證檔案機構(gòu)健全。企業(yè)所有制形式、產(chǎn)權(quán)形式無論如何變、檔案機構(gòu)的設(shè)置不能變，檔案管理的必要硬件投入不能減。一個企業(yè)保持一個健全完整的檔案機構(gòu)，是保證檔案資料保持完整、全面、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。

3.保持檔案工作隊伍的穩(wěn)定。為確保企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量水平，首先，要建設(shè)一支穩(wěn)定的檔案工作隊伍，使他們能專心致志地工作，使他們能盡職盡力地完成企業(yè)各個時期的各項檔案管理工作，而不能說起來重要，做起來次要，改革起來首先被列為精簡對象。其次，在檔案人員中樹立敬業(yè)愛崗甘于奉獻的精神。檔案工作是一項清貧的工作，因此，要建立一種良好的激勵機制，激發(fā)他們的工作熱情，樹立為檔案事業(yè)獻身的信念。

4.完善檔案管理制度。無規(guī)矩不成方圓，要建立健全檔案收集、分類、歸檔過程中的規(guī)章制度和獎懲措施，用制度規(guī)范各部門、各單位和個人與檔案管理部門的關(guān)系，同時將各部門、各單位歸檔材料的及時性、準(zhǔn)確性、完整性與工作績效掛鉤考核，將檔案管理納入企業(yè)的日常管理中，確保檔案管理的規(guī)范、有序進行。

5.加強檔案管理宣傳工作。檔案宣傳工作，是檔案管理的一個有機組成部分。要加強企業(yè)檔案管理對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的作用、價值、地位的宣傳，讓企業(yè)各階層都對檔案工作有一個較充分的認識和理解，使他們主動、自覺地支持、配合檔案工作。