牛新麗

教學(xué)檔案管理是高校檔案工作的重中之重,豐富的教學(xué)檔案資源反映出學(xué)校發(fā)展的時間與空間維度,凝聚著學(xué)校發(fā)展的經(jīng)驗與成就,它是學(xué)校重要的知識庫和信息源,隨著時間的推進和辦學(xué)歷史的延續(xù),教學(xué)檔案的價值顯得越發(fā)珍貴。

根據(jù)教育部和國家檔案局2008年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》,我們堅持以教學(xué)為中心、以利用為目的、以服務(wù)求發(fā)展的工作方針,創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機制,在收集、整理、保存教學(xué)檔案的過程中,不斷充實和完善教學(xué)檔案資源,加強教學(xué)檔案編研工作,為學(xué)校制定發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、教學(xué)改革與教學(xué)評估、教師和科研人員選定教學(xué)科研項目、招生與就業(yè)等提供系統(tǒng)、完整及可靠的第一手資料和依據(jù)?？傊?教學(xué)檔案為學(xué)校發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。

1 更新觀念,創(chuàng)新機制,增強服務(wù)意識

1.1 樹立以教學(xué)工作為中心、為教學(xué)科研服務(wù)的學(xué)

校檔案管理新理念

創(chuàng)新管理機制,利用現(xiàn)代信息技術(shù),努力實現(xiàn)四個轉(zhuǎn)變。一是從單純的收藏向藏用結(jié)合轉(zhuǎn)變,二是從傳統(tǒng)的關(guān)門收藏向開門征集轉(zhuǎn)變,三是從分散零星查詢向集中平臺建設(shè)轉(zhuǎn)變,四是由單位被動提交向主動匯總轉(zhuǎn)變,形成學(xué)校綜合檔案室與學(xué)院部門互動的教學(xué)檔案管理新機制。加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理,實現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享。

1.2 加強教學(xué)檔案的編研,提高檔案資料的利用率

教學(xué)檔案的收集是基礎(chǔ)、管理是手段、利用是目的。我校的教學(xué)檔案包括本?？平逃⒀芯可逃?、成人教育等大類,具體又分為招生、學(xué)籍、畢業(yè)生、理論教學(xué)、社會實踐、論文、學(xué)位管理等七個方面,含有科研課題、成果、表彰獎勵、教學(xué)文件、學(xué)籍管理、學(xué)生名冊、成績總冊、畢業(yè)信息等,特別是詳細記載每位學(xué)生的學(xué)籍情況、高考成績、在校各科成績(含英語四六級、計算機考試)、試卷、體檢表、獎懲登記、實習(xí)鑒定、畢業(yè)論文等,教學(xué)檔案館藏豐富,信息量大,涵蓋建校以來有關(guān)教學(xué)的文字、實物、電子和聲像資料等,這些資料不僅僅是為了保存,更重要的是為了利用,主要是起憑證作用、作為編研史料、提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計原始資料等。

近幾年隨著學(xué)校管理信息化水平的提高,檔案管理也逐步實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化,上述大部分檔案目錄(1958-2008年)已完成數(shù)字化,為師生員工查詢提供了便捷通道,對提高教學(xué)檔案的利用率起到了積極作用,初步統(tǒng)計每年來綜合檔案室查找檔案資料都在一千人次以上。在此基礎(chǔ)上,我們開展了教學(xué)檔案編研工作,如各類教學(xué)文件匯編、生源與招生錄取情況分析、畢業(yè)與就業(yè)狀況分析、漢語水平考試(HSK)和大學(xué)英語四級考試分析等。

本著教學(xué)檔案 “貴在全,重在用”的原則,在歸檔齊全完整的基礎(chǔ)上,積極開展咨詢服務(wù)。近 10年學(xué)校的快速發(fā)展,特別是教學(xué)改革和教學(xué)評估,促進了教學(xué)檔案管理工作,教學(xué)檔案管理又為學(xué)校發(fā)展提供服務(wù),兩者相輔相成,形成了良性互動的格局。通過教學(xué)檔案的研究可以讓我們了解學(xué)校的發(fā)展歷程、把握發(fā)展現(xiàn)狀、預(yù)測發(fā)展方向。

2 教學(xué)檔案研究與利用實例分析

2.1 教學(xué)檔案在教學(xué)評估中發(fā)揮積極作用

2007年學(xué)校接受了教育部的本科教學(xué)工作水平評估。按照教育部提出 “以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的原則,在迎評促建過程中,從整理分析學(xué)校基本教學(xué)檔案入手,總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗,找出教學(xué)工作的差距和不足,邊整改邊建設(shè),最終取得了評估的優(yōu)秀成績,完善的教學(xué)檔案發(fā)揮了不可替代的作用。學(xué)校綜合檔案室與各學(xué)院各部門分工協(xié)作,收集整理出數(shù)千份原始檔案資料,這些資料比較齊全,分類和歸檔規(guī)范,方便利用,為支撐材料、評估依據(jù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計奠定了堅實的基礎(chǔ),形成了 8大類、20項、44個觀測點、685卷的評估檔案,這些檔案資料記載了學(xué)校的發(fā)展歷程和文化積淀,凝聚了歷代師生員工的智慧和心血,它全面、準確地反映了本科教學(xué)工作的全貌,如辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)條件和利用、專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)、教學(xué)效果和辦學(xué)特色,為撰寫自評報告和專家審查提供了依據(jù)。通過評估進一步豐富、完善和規(guī)范了學(xué)校及學(xué)院部門的教學(xué)檔案,提高了各級領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識,促進了教學(xué)管理,這是一筆十分寶貴的財富。

2.2 從教學(xué)檔案分析看學(xué)校發(fā)展變化

2.2.1 辦學(xué)規(guī)模不斷擴大,生源質(zhì)量不斷提高

通過近 10年招生錄取情況分析,本專科生招生數(shù)由 2000年 900人增加到 2009年 3 472人,招生規(guī)模提高了近 4倍;在校生規(guī)模由 2000年的 2 460人增加到 2009年 13 740人,辦學(xué)規(guī)模提高了 5倍(見表 1)。從在校生人數(shù)變化情況來看,2004年以前年均遞增 20%左右,2005年以后年均遞增 10%左右,這與我國高等教育發(fā)展趨勢和結(jié)構(gòu)調(diào)整相一致,與學(xué)校辦學(xué)條件的改善和區(qū)域發(fā)展的要求相適應(yīng)。

表1 招生及在校生規(guī)模情況統(tǒng)計表

從招生錄取情況來看,本科錄取平均成績逐年提高,從 2000年的漢族理科考生 383分(民族考生248分)到 2009年的漢族 441分(民族 391分)。從投檔線來看,從 2000年漢語言 369分(民語言 288分),到 2009年漢語言 426分(民語言 353分),投檔分數(shù)和錄取最高分均逐年上升。第一志愿率逐年提升,從 2000年的漢族學(xué)生 9.5%,(民族學(xué)生 21.19%),到 2009年漢族 64.8%(民族學(xué)生 73%),說明生源質(zhì)量不斷提高。報到率基本穩(wěn)定在 90%以上,2009年比 2008年提高6個百分點(見表 2)。本科教學(xué)評估取得優(yōu)秀,提高了學(xué)校聲譽,擴大了學(xué)校社會影響力,對招生錄取起到了積極作用。

表2 本科生錄取情況統(tǒng)計表

2.2.2 教學(xué)質(zhì)量不斷提高,就業(yè)率穩(wěn)定居自治區(qū)高校前列。

從英語(CET4)考試結(jié)果分析,總分大于 426分的通過率由 2005年 2%提高到 2008年的 9.5%,其中 2007年為 19.6%;總分大于 320分的通過率由2005年 31.8%提高到 2008年的87.5%,通過率逐年提高(見表 3)。

表3 英語(CET4)考試結(jié)果統(tǒng)計表

民語言預(yù)科學(xué)生的漢語教學(xué)進行了改革探索,經(jīng)過幾年的實踐,取得了較好的效果,民語言學(xué)生一年預(yù)科學(xué)習(xí)后,漢語水平有較大提高,漢語水平考試(HSK)三級過級率均在 95%以上,4級過級率由2006年的 85%提高到 2009年的 93%,5級過級率由 2006年的 68%提高到 2009年的 90%,6級過級率由 2006年的 44.9%提高到 2009年的 80%,充分說明教學(xué)改革取得明顯成效(見表 4)。

表4 預(yù)科學(xué)生 HSK過級率統(tǒng)計表

從畢業(yè)生取得畢業(yè)資格情況來看,畢業(yè)資格獲取率由 2000年的 88.5%提高到 2009年的 96.8%,增長了8.3%。本科畢業(yè)生的學(xué)士學(xué)位授予率由 2000年的 67.2%提高到 2009年的 95.2%,增長了 18%,這些數(shù)據(jù)反映出了教學(xué)質(zhì)量不斷提高(見表 5)。

表5 本科生畢業(yè)情況統(tǒng)計表

本科畢業(yè)生總?cè)藬?shù)由 2000年的 192人到 2009年的 1 025人,增長 31%,2001年—2008年畢業(yè)生就業(yè)率一直穩(wěn)定在 90%以上,最高達到 98.8%,連續(xù) 8年位居自治區(qū)高校前三名,其中2003年和2005年位居第一(見表 6)。

表6 本科畢業(yè)生就業(yè)率統(tǒng)計表

根據(jù)近 10年的招生和畢業(yè)生就業(yè)情況的系統(tǒng)分析,表明我校的辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量不斷提高,為社會輸送了一批政治上可靠,專業(yè)過硬,“下得去、留得住、用得上、干得好”的應(yīng)用型人才,85%的畢業(yè)生在新疆工作,其中南疆占 77%,他們中的大多數(shù)已成為生產(chǎn)、科技和管理的骨干,為“穩(wěn)疆興疆、富民固邊”做出了突出的貢獻。

2.3 健全制度,規(guī)范管理,樹優(yōu)良校風(fēng)

健全的教學(xué)管理制度是教學(xué)工作規(guī)范化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。長期以來學(xué)校高度重視教學(xué)管理制度建設(shè),并根據(jù)不同時期的新要求,特別是本科教學(xué)評估以來不斷健全完善(修訂和補充)相關(guān)規(guī)章制度,現(xiàn)執(zhí)行的教學(xué)文件主要有《大學(xué)生學(xué)籍管理文件匯編》40件、《本科人才培養(yǎng)方案》、《教學(xué)管理制度匯編》76件、《本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程管理文件匯編》35件、《研究生管理文件匯編》34件。

通過管理制度的有效執(zhí)行,對規(guī)范教師的教學(xué)行為和學(xué)生的學(xué)習(xí)生活行為、樹立良好的教風(fēng)和學(xué)風(fēng)起到了重要作用。6年來,獲得全國三好學(xué)生 2人,全國先進班集體 2個,獲得國家獎學(xué)金學(xué)生 638人,獲自治區(qū)、兵團先進集體 39個,獲得自治區(qū)、兵團三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀志愿者 86人,獲企業(yè)專項獎學(xué)金的學(xué)生 225人次。

2.4 搭建平臺,鼓勵創(chuàng)新,拓展知識

學(xué)校采取多項措施、保障經(jīng)費,鼓勵大學(xué)生開展形式多樣的科技創(chuàng)新活動。根據(jù)檔案資料顯示2004-2009年大學(xué)生申報并立項科研課題 142項,投入 30余萬元,資助了 1 000余名學(xué)生參加科研活動,評選優(yōu)秀畢業(yè)論文 100余篇,獲發(fā)明專利 2項。

2004-2007年學(xué)校聘請國內(nèi)外專家(學(xué)者)來校講座(報告)94場,聽課人數(shù)達 13 460人次。

2004-2006年組織社會實踐服務(wù)團隊 80支,參加 19 035學(xué)生人次,指導(dǎo)教師 163人次。

2004-2006年組織參加志愿服務(wù) 3萬人次,募集幫扶款 5萬余元,5萬余人受助。

2004-2006年有 18萬人次學(xué)生參加社團組織的近 2 500余項活動,每年有近 7 000人參加各類校園文化活動。

學(xué)校組織開展各種形式的科技文化活動,提高了大學(xué)生綜合素質(zhì);規(guī)范的課堂教學(xué)和實踐教學(xué)保證了學(xué)生基本理論、基本知識的掌握和基本技能的培養(yǎng),使大學(xué)生畢業(yè)后能夠很快適應(yīng)社會和工作崗位。我校大學(xué)生綜合素質(zhì)高、能吃苦、實踐能力強等特點,受到了社會的好評和用人單位的歡迎。

3 進一步加強教學(xué)檔案管理,更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)

學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的見證,教學(xué)檔案的積累反映出人才培養(yǎng)的過程和結(jié)果。通過研究和分析教學(xué)檔案,我們可以從中尋找出教學(xué)規(guī)律、總結(jié)出辦學(xué)經(jīng)驗和辦學(xué)特色、概括出優(yōu)良傳統(tǒng)和校風(fēng),也可以發(fā)現(xiàn)辦學(xué)過程中存在的問題和不足,以史為鑒,在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)的同時,創(chuàng)新學(xué)校發(fā)展路徑。如果沒有系統(tǒng)完整的教學(xué)檔案,我們就無法對學(xué)校發(fā)展作出科學(xué)正確的判斷和公正的結(jié)論。因此學(xué)校的發(fā)展離不開教學(xué)檔案的積累、管理和研究利用。

我校的教學(xué)檔案管理和利用取得了很大成績,對學(xué)校發(fā)展作出了重要貢獻。當然學(xué)校教學(xué)檔案管理還存在一些不足之處,還有不少空白和遺漏,有些方面還與學(xué)校發(fā)展不相適應(yīng),我們還要進一步提高對教學(xué)檔案管理工作重要性的認識,各學(xué)院各部門特別是各級領(lǐng)導(dǎo)干部要進一步增強檔案管理意識,克服“說起來重要,干起來次要,忙起來不要”的現(xiàn)象,把教學(xué)檔案管理工作做得更好。

今后一個時期教學(xué)檔案管理工作要抓好以下幾項工作:一是細化教學(xué)檔案內(nèi)容,做好分類分級管理,保持教學(xué)檔案的完整性、系統(tǒng)性和連續(xù)性。二是加強專兼職檔案管理人員的培訓(xùn)工作,提高學(xué)院和部門檔案管理的質(zhì)量和水平。三是進一步健全完善教學(xué)檔案管理規(guī)章制度,建立檔案管理激勵和約束機制。四是加強數(shù)字化檔案建設(shè)和教學(xué)檔案的編研工作,特別是各學(xué)院各部門要重視對檔案資料的研究和數(shù)據(jù)分析,定期向?qū)W校提交數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報告,為制定發(fā)展規(guī)劃、工作計劃和科學(xué)決策提供依據(jù)。

總之,做好學(xué)校教學(xué)檔案管理工作,充分利用檔案資源,更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。