邵化梅

(中國電力工程顧問集團(tuán)公司華北電力設(shè)計院工程有限公司，北京 100120)

1 概述

總承包項(xiàng)目運(yùn)作周期內(nèi)，會產(chǎn)生幾萬、十幾萬的文件、圖紙和資料，這些文件是項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)，是項(xiàng)目溝通的主要方式，因此，文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、高效、有序管理是項(xiàng)目管理水平的重要體現(xiàn)，是有效支撐項(xiàng)目運(yùn)作的前提和基礎(chǔ)。

國外工程公司文控管理已成熟應(yīng)用，而且越來越專業(yè)化，文件信息控制公認(rèn)為項(xiàng)目六大控制(HSE控制、文件信息控制、合同控制、進(jìn)度<計劃>控制、投資<成本>控制和質(zhì)量控制)之一。國內(nèi)文控管理剛剛起步，有些較早走出國門的工程公司正逐步向文控管理模式轉(zhuǎn)變，但大家依然對文控管理的概念，管控內(nèi)容，方法眾說不一，如何管控以及管控成效較難看到研究和實(shí)踐的成果。

設(shè)計院從事總承包項(xiàng)目時間不長，總承包項(xiàng)目文件管理較設(shè)計文件管理復(fù)雜很多，對過程的管理和控制要求更高，筆者近一年來借助寧夏煤基烯烴動力站項(xiàng)目對總承包文控管理模式進(jìn)行了初步的研究，并在項(xiàng)目執(zhí)行中進(jìn)行了實(shí)踐嘗試，初步梳理出了現(xiàn)階段設(shè)計院從事總承包項(xiàng)目文控管理的方法，雖然不很成熟，但愿意將初步思考和實(shí)踐結(jié)果與各位同仁分享，請大家批評指正。

2 文控概念

⑴ 文件信息控制：簡稱文控，指根據(jù)項(xiàng)目文件控制程序，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中采用科學(xué)的方法和手段，對項(xiàng)目文件進(jìn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、高效控制和管理的過程。

⑵文控管理過程：規(guī)范項(xiàng)目文件控制工作，建立有序、可控、可追溯的文件管理體系和方式，對文件的發(fā)布、流轉(zhuǎn)、審批、版次、分發(fā)、移交、歸檔、利用進(jìn)行管理，對文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行控制，保證文件運(yùn)行中所有過程均有記錄，均可追溯，項(xiàng)目結(jié)束后可以自動實(shí)現(xiàn)移交歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

3 文控內(nèi)容及方法

文控到底控制什么？管理什么？是一年來筆者一直在思考的重點(diǎn)問題，我個人理解文控管控的主要內(nèi)容應(yīng)該包括以下六個方面：

3.1 文件形成的管控

文件形成質(zhì)量是文件信息控制的首要環(huán)節(jié)，文件規(guī)范、表述清晰、分類合理、編碼正確是文件進(jìn)一步流轉(zhuǎn)、保管、利用、統(tǒng)計、歸檔的基礎(chǔ)，也是對外溝通、顯示企業(yè)能力、推廣企業(yè)品牌和形象的方式。

⑴ 文件的形成要使用標(biāo)準(zhǔn)文本與表單樣式(創(chuàng)建新模板需經(jīng)各級審批才能使用)，體現(xiàn)明晰的表述方式，統(tǒng)一的風(fēng)格和規(guī)范的操作模式，體現(xiàn)企業(yè)品牌戰(zhàn)略。

⑵ 對所有的文本、表單要進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編碼，文件分類合理，編碼簡明，確保唯一性和有效性，便于文件的管控和利用。

⑶ 工程項(xiàng)目文件、資料的書寫應(yīng)保持清晰，數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確可靠。紙介質(zhì)的記錄應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，保證符合檔案存儲要求和憑證作用。

⑷ 紙介質(zhì)簽署必須親筆簽名，不能以蓋章或打印代替簽名；有單位蓋章欄目的必須加蓋單位公章，所有簽名、蓋章必須齊全、真實(shí)、清晰。

3.2 文件入口和出口的管控

文件入口和出口的管控是文件信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把控住這一環(huán)節(jié)就能保證文件的完整和齊全，能對文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和查詢，能對文件形成質(zhì)量進(jìn)行審計，能對文件的快速處理提供方便。

⑴ 建立公文、信函、E-mail、傳真、文本、圖紙、電話記錄等各類文件接收、分發(fā)的“一口”管理模式，保證文控中心是文件收發(fā)的唯一有效通道。

⑵ 接收時需要檢查文件的格式、編碼、內(nèi)容、簽署、蓋章等內(nèi)容是否齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，把好入口關(guān)。

⑶ 檢查合格后，文件應(yīng)及時分類造冊登記，需要編碼的及時編碼處理。

⑷ 接收到的正式E-mail電子郵件需要附電子郵件單首頁，注明電子郵件編碼、時間、主題、內(nèi)容、附件數(shù)、發(fā)件人等信息，重要的電子郵件需要發(fā)件方補(bǔ)發(fā)簽字確認(rèn)的硬拷貝文件。重要的電話記錄需要謄寫在電話記錄表單上，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后方為有效。重要的傳真件需要復(fù)印備存，復(fù)印件在前，傳真件在后合成一件。

⑸ 文控人員接收到文件后要及時傳遞給文件簽批人，由簽批人確定簽署意見，確定文件的傳閱人和傳閱順序。

3.3 文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)的管控

文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)的掌控可使文件隨時處于受控狀態(tài)、文件傳遞過程可隨時追溯。

⑴ 文件的每一次傳遞均通過文控人員，文件在流傳過程中始終處于受控狀態(tài)，文控人員需要按照文件簽批人確定的傳閱順序依次遞交各傳閱人，并每次接收均應(yīng)審核文件是否符合質(zhì)量要求。

⑵ 文控人員要負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)的及時性，各級辦理人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)處理完畢，傳遞到下一環(huán)節(jié)，需要回復(fù)的文件要求對方在規(guī)定的時間內(nèi)回復(fù)，未按時回復(fù)的，文控中心要及時催促，必要時請項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)調(diào)催促回復(fù)。

⑶ 已經(jīng)回復(fù)處理完畢的和不需要回復(fù)的文件，及時閉環(huán)歸檔。

⑷ 通過文控平臺流程流轉(zhuǎn)的文件應(yīng)具有可追溯性。應(yīng)在流轉(zhuǎn)中設(shè)定流轉(zhuǎn)時間，超出時間則消息提醒，文控人員經(jīng)過文控經(jīng)理批準(zhǔn)后可更換審批人，從新確定流程。

3.4 文件版次的管控

文件版次管理是文件管理的重要內(nèi)容，文控中心應(yīng)提供各方最新版本文件，剔除作廢版本，防止誤用。

⑴ 對項(xiàng)目文件資料的局部修改或換版修改應(yīng)按相關(guān)規(guī)定標(biāo)識、審批，文控人員有監(jiān)督檢查的義務(wù)。

⑵ 文控人員接到新版文件、修改圖、升版圖時，應(yīng)按照原發(fā)放單位發(fā)放，同時發(fā)出修改通知單，請各單位替換原文件或原版圖；內(nèi)部各部門由文控人員統(tǒng)一替換原文件或原版圖，并在原版上蓋上作廢章統(tǒng)一收回，單獨(dú)存放。

⑶由 文控平臺管理的電子文件要隨升版文件隨時替換或標(biāo)識，應(yīng)嚴(yán)格保持升版文件的名稱與原版名稱一致，保證紙介質(zhì)和電子文件的一致性。

⑷ 收到新版規(guī)程規(guī)范類文件后，隨時將老版本替換，并加蓋作廢標(biāo)識，統(tǒng)一收回，單獨(dú)存放。遇合訂本規(guī)程規(guī)范時，將其中作廢版本加蓋作廢章，合訂本封面加蓋參考標(biāo)識。

3.5 文件計劃的管控

文件計劃控制和管理是文控管理中難度最大的部分，要求文控人員要參與文件計劃的制定，監(jiān)督計劃的實(shí)施，催促相關(guān)各方按照計劃完成文件的制定和流轉(zhuǎn)。文件計劃包括：合同中文件移交方案、圖紙交出進(jìn)度、提資計劃、供貨商設(shè)備和文件移交計劃等。

⑴ 文控經(jīng)理或文控主管應(yīng)參與項(xiàng)目策劃和各項(xiàng)文件交出計劃制定工作，隨時掌握和了解計劃內(nèi)容等相關(guān)信息。

⑵ 文控人員按照計劃催促相關(guān)計劃的落實(shí)，掌握計劃未按期完成的原因，并將計劃執(zhí)行情況定期報告項(xiàng)目經(jīng)理。

3.6 文件歸檔的管控

在工程項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)按照項(xiàng)目和公司有關(guān)立卷歸檔的規(guī)定，及時將文件材料整理、立卷，向業(yè)主和本單位歸檔。

⑴ 歸檔應(yīng)編制歸檔移交清單，并有完備的交接手續(xù)。

⑵ 對于不要求歸檔但有暫時查考價值的文件材料應(yīng)繼續(xù)保存至工程決算后，統(tǒng)一銷毀處理。

⑶ 沒有保存價值的和作廢的文件在工程結(jié)束后由文控中心統(tǒng)一造冊登記銷毀。

⑷ 圖書、規(guī)程規(guī)范等仍有利用價值的資料，造冊登記后移交下一工程使用或移交公司檔案部門。

4 文控工作模式

4.1 文控中心的設(shè)置

項(xiàng)目文控中心是項(xiàng)目文控工作的歸口管理機(jī)構(gòu)，設(shè)置文控經(jīng)理、文控主管、文控工程師、文控員等崗位。

文控中心可支持單項(xiàng)目也可以支持多項(xiàng)目，單項(xiàng)目運(yùn)作時，由項(xiàng)目部設(shè)置文控中心，多項(xiàng)目運(yùn)作時，則由設(shè)計院本部設(shè)立文控中心，變分散為集約式的管理模式，中心內(nèi)分若干組分工合作。

項(xiàng)目策劃和談判階段，文控人員要參與策劃和合同起草、談判，制定文件控制程序，確定文控的方案，參與各類文件計劃的編制，包括：文件的傳遞方式方案，文件格式方案，文件分類編碼方案，文件分配方案、文件移交歸檔方案等。項(xiàng)目實(shí)施中，文控人員需與各方協(xié)調(diào)，按照文件控制程序進(jìn)行文件的接收、傳遞、管理、移交等工作。文控中心主要作業(yè)內(nèi)容及方式見圖1。

表1 文控中心主要作業(yè)內(nèi)容及方式

項(xiàng)目階段 角 色 工 作 內(nèi) 容項(xiàng)目執(zhí)行中文控中心(可單項(xiàng)目也可多項(xiàng)目)①對文件形成、入口出口、流轉(zhuǎn)狀態(tài)、版次、文件計劃、歸檔進(jìn)行控制管理②負(fù)責(zé)溝通、檢查、驗(yàn)收分包方文件、檔案等③負(fù)責(zé)與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)方溝通、協(xié)調(diào)等④文控工作可分組進(jìn)行(更適合多項(xiàng)目運(yùn)作)收發(fā)組(收發(fā)、分類、編號、著錄、對外溝通等)秘書組(文件協(xié)助起草、傳遞、催辦、跟蹤、網(wǎng)站信息維護(hù))電子文件管理組(平臺文件分類、編碼、整理、掛接、利用、移交、刻錄等)紙質(zhì)(聲像)文件管理組(實(shí)物分類、編碼、管理、利用、組卷、歸檔等)掃描組(紙介質(zhì)文件電子化)圖書資料、借閱管理組(收資、電子或紙介質(zhì)圖書資料采買、管理等)翻譯組(翻譯等)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收后 文控主管文控工程師①向業(yè)主移交檔案②向公司歸檔項(xiàng)目檔案③鑒定銷毀沒有利用價值的文件

4.2 文控人員的崗位職責(zé)

⑴ 文控經(jīng)理崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)參與合同(包括總承包合同、各分包合同、主要設(shè)備合同)中有關(guān)文控內(nèi)容的編制和談判；負(fù)責(zé)在項(xiàng)目啟動階段制訂《項(xiàng)目文件控制程序》；負(fù)責(zé)按照《項(xiàng)目文件控制程序》組織制定項(xiàng)目文控相關(guān)規(guī)定；負(fù)責(zé)項(xiàng)目運(yùn)行期間審批和確定所有收、發(fā)文件的流轉(zhuǎn)方向等。

⑵ 文控主管崗位職責(zé)

在文控經(jīng)理的指導(dǎo)下，按照《項(xiàng)目文件控制程序》起草本項(xiàng)目文控相關(guān)規(guī)定；負(fù)責(zé)在項(xiàng)目啟動階段做好項(xiàng)目現(xiàn)場文控定制工作；負(fù)責(zé)項(xiàng)目部內(nèi)部和外部文控管理工作的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和溝通；負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)中文控日常管理工作；負(fù)責(zé)對項(xiàng)目部人員及分包方文控人員進(jìn)行文控知識和相關(guān)規(guī)定的培訓(xùn)；負(fù)責(zé)協(xié)同各專工對分包方文控工作進(jìn)行中間檢查；負(fù)責(zé)審核、移交、歸檔各分包單位和項(xiàng)目部整理的項(xiàng)目檔案等。

⑶ 文控工程師崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)在文控主管的指導(dǎo)下進(jìn)行文控管理工作；負(fù)責(zé)文控管理平臺結(jié)構(gòu)、屬性、分類以及編碼和模板的確定與搭建工作；負(fù)責(zé)對各分包商、設(shè)備供應(yīng)商等提供的文件進(jìn)行驗(yàn)收和管理；負(fù)責(zé)對項(xiàng)目部和分包方項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；負(fù)責(zé)校核、移交、歸檔各分包單位和項(xiàng)目部整理的項(xiàng)目檔案資料；負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目建設(shè)管理過程中所使用的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，并確認(rèn)其有效性等。

⑷ 文控員崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)協(xié)助文控工程師對各分包方的項(xiàng)目文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；負(fù)責(zé)協(xié)助文控工程師對項(xiàng)目部在項(xiàng)目建設(shè)中形成的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、整理、立卷和歸檔；負(fù)責(zé)協(xié)助文控工程師在項(xiàng)目結(jié)束后向業(yè)主方及項(xiàng)目方檔案部門移交工程檔案等。

4.3 文控制度

各項(xiàng)目初期，應(yīng)根據(jù)本項(xiàng)目特點(diǎn)，在公司項(xiàng)目文控管理制度的基礎(chǔ)上篩選、擴(kuò)展和細(xì)化，制定出能夠滿足本項(xiàng)目需要的文控管理辦法，編制切實(shí)可行的文控工作計劃。項(xiàng)目工程文控管理制度參考如下：

《項(xiàng)目文件控制程序》

《項(xiàng)目建檔及檔案資料管理使用規(guī)定》

《項(xiàng)目文檔分類與編碼規(guī)定》

《項(xiàng)目文件收發(fā)管理規(guī)定》

《項(xiàng)目聲像文件管理規(guī)定》

《施工文件整理與歸檔規(guī)定》

《供貨商交付文件管理規(guī)定》

《移交檔案立卷歸檔規(guī)定》

4.4 文控平臺

文控平臺對文控管理至關(guān)重要，建立適宜的文控管理平臺，可有效地提高文檔的控制能力，便于文件查找和利用，便于統(tǒng)計和分析，建立文控平臺的關(guān)鍵步驟：

⑴ 分類體系：分類明晰、簡潔，便于查找、利用是分類的基本原則，考慮項(xiàng)目的建設(shè)過程和管理模式，可以按照文檔問題、來源、組卷等多種方式分類，以不超過10個類，3個目為宜。

⑵ 編碼體系：分類確定后，給文檔編碼是管理文檔的有效方法，文檔編碼要考慮WBS、ABS、OBS等內(nèi)容，編碼要簡潔、唯一，便于操作。

⑶ 文檔屬性：文檔屬性既不可以過多，也不可以過于簡潔，屬性信息過多，錄入工作量大，影響效率；屬性過于簡潔，不便于查找利用和統(tǒng)計，削弱了平臺的作用。

⑷ 文控流程：文控平臺分為有流程和無流程兩類，通過流程控制的文控管理參與人多，定制復(fù)雜，需要解決電子簽名和電子印章等問題，較難操作和控制；無流程的文控平臺相對簡單，文件狀態(tài)和流轉(zhuǎn)過程不受平臺限制，只有文控人員具有讀寫文檔的權(quán)限，文檔及信息的分類、編碼等準(zhǔn)確性容易保證，平臺可快速發(fā)揮效力。因此，文控管理初期，建議以無流程的管理模式為宜。

⑸ 統(tǒng)計查詢：文控平臺應(yīng)有強(qiáng)大的統(tǒng)計查詢和報表功能，能及時為各級領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息。目錄及屬性信息也應(yīng)能靈活導(dǎo)出，可以為后續(xù)項(xiàng)目快速復(fù)制積累知識和能力。

5 結(jié)語

文控管理不只是總承包項(xiàng)目管理的要求，而且是所有項(xiàng)目運(yùn)作必不可少的重要內(nèi)容。筆者認(rèn)為設(shè)計院多年來形成的工作模式偏重于管理項(xiàng)目的模式，而非項(xiàng)目管理的模式，因此按管理要求形成了通過個人的文件管理、半組織的信息管理和組織的檔案管理分散分層管理文檔的模式，管理環(huán)節(jié)多而復(fù)雜，項(xiàng)目過程難于受控?？偝邪I(lǐng)域的介入使設(shè)計院開始深刻思考運(yùn)用項(xiàng)目管理的模式進(jìn)行管理，總承包項(xiàng)目執(zhí)行周期長，文檔種類繁多、數(shù)量龐大，傳遞頻繁、項(xiàng)目對文檔質(zhì)量要求更高、追溯必需快速及時，因此，分散分層管理的模式已經(jīng)不能滿足項(xiàng)目管理的需要，文檔需要受控和集中統(tǒng)一管理，尤其打開國門從事國際間項(xiàng)目合作過程中，文檔的嚴(yán)謹(jǐn)性、交換的憑證性、內(nèi)容的依據(jù)性等使我們發(fā)現(xiàn)我們對于文件的質(zhì)量和管控的能力還存在很大差距。

檔案部門是設(shè)計院對設(shè)計產(chǎn)品管理的最主要部門，檔案部門介入文控管理有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，檔案人員應(yīng)該積極投身文控管理研究，從以往只對文檔結(jié)果的管理延伸到對過程的管理，對紙質(zhì)文件的管理延伸到對電子文件的管理，對文件檔案屬性的研究延伸到對文件、信息屬性的研究，應(yīng)不斷拓寬思路，努力學(xué)習(xí)，積極接納新生事物，主動投身到企業(yè)的變革中，與企業(yè)同步成長，同步發(fā)展。