路 萍,齊天峰

(云南省環(huán)境科學(xué)研究院,云南昆明650034)

開發(fā)環(huán)?？萍紮n案信息的一些對策

路 萍,齊天峰

(云南省環(huán)境科學(xué)研究院,云南昆明650034)

從目前環(huán)?？萍紮n案的管理現(xiàn)狀、環(huán)?？萍紮n案信息資源開發(fā)存在的問題、環(huán)?？萍紮n案信息資源開發(fā)的對策等三個方面論述了在新形勢下如何做好環(huán)?？萍紮n案工作。

環(huán)保檔案信息;開發(fā);對策

1 環(huán)?？萍紮n案管理的現(xiàn)狀

科技檔案本身是科技知識的載體,它蘊藏著大量的科技成果、科技專利和高新技術(shù)等科技信息,是一種豐富的信息資源。環(huán)?？萍紮n案是在環(huán)境科學(xué)研究和環(huán)保科技開發(fā)以及應(yīng)用推廣過程中形成的,是環(huán)?？萍际聵I(yè)發(fā)展水平的具體體現(xiàn),是繼續(xù)為環(huán)保科技服務(wù)的可靠依據(jù)和必要條件。隨著環(huán)保科技的不斷發(fā)展,環(huán)?？萍紮n案的存儲利用以及現(xiàn)代化管理越來越引起各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大科技人員的高度重視。近年來,作為云南省最大的綜合性環(huán)?？蒲袡C構(gòu)—云南省環(huán)境科學(xué)研究院對本院科技檔案進行了一次全面清理、整頓,將過去分散管理的科技檔案統(tǒng)一集中管理,整理并新建科技檔案1000多卷,完成了建院30a來科技檔案卷殼的更換。并著手進行現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),裝修了90多m2的檔案管理專用庫房,使辦公用房和庫房分開,投入10多萬元購置了自動化程度較高的新型密集架以及計算機,建立健全了科技檔案歸檔、接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定銷毀、庫房管理等規(guī)章制度。在部分業(yè)務(wù)內(nèi)容和環(huán)節(jié)上開始使用計算機管理,如標(biāo)題著錄、編目、編研、辦公事物管理等。據(jù)了解,云南省環(huán)境科學(xué)研究院科技檔案管理硬件設(shè)施以及現(xiàn)代化管理程度在云南省環(huán)保系統(tǒng)內(nèi)處于領(lǐng)先水平。

2 環(huán)?？萍紮n案信息資源開發(fā)存在的問題

(1)思想觀念守舊,科技成果檔案在管理利用上存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象。有不少領(lǐng)導(dǎo)干部認為檔案工作很簡單,只要保管好檔案實體則行,無需開發(fā);還有不少科技檔案工作者觀念保守,安于現(xiàn)狀,認為 “科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”是生產(chǎn)部門的事情,沒有認識到科技檔案信息也是“重要的戰(zhàn)略資源”,在現(xiàn)代化建設(shè)中有著不可替代的作用。

(2)開發(fā)手段落后,新型技術(shù)應(yīng)用不到位。檔案室的服務(wù)方式?jīng)]有發(fā)生根本性的變化,傳統(tǒng)的你來我往的室內(nèi)閱覽服務(wù)仍是環(huán)保科技檔案信息資源的利用與開發(fā)的主要形式,雖然編制了開放目錄、專題目錄、專題卡片和其它檢索工具,但這些檢索工具一般都是內(nèi)部使用或者使用者上門使用,使用范圍較小,利用效率低。多數(shù)檔案室的編研工作沒有提高到突出地位,重保管而不重開發(fā),檔案部門提供的信息仍存在分散、零亂、缺乏系統(tǒng)性等問題,經(jīng)過系統(tǒng)加工的信息產(chǎn)品數(shù)量極其有限,其提供方式單一、透明度低,開發(fā)信息資源的手段不能滿足現(xiàn)代化的需要和檔案利用者的需求。

(3)環(huán)?？萍紮n案人員業(yè)務(wù)水平不高也制約著環(huán)?？萍紮n案信息的開發(fā)。有些同志是半路出家轉(zhuǎn)行搞檔案工作,對科技檔案工作一知半解;有些檔案工作人員信息閉塞,對社會建設(shè)需求認識不清;有些同志可能精通檔案工作,但對科技檔案工作不太熟悉;有些同志有豐富的科技檔案工作經(jīng)驗卻缺乏相關(guān)理論知識;更多同志則是缺乏科技檔案編研知識和編輯能力,難以及時推出適應(yīng)社會需要的科技檔案編研產(chǎn)品,造成環(huán)?？萍紮n案信息與社會需求銜接不好。

3 環(huán)?？萍紮n案信息資源開發(fā)的對策

(1)提高環(huán)?？萍紮n案工作者素質(zhì)。環(huán)?？萍紮n案工作者要樹立信息意識。所謂信息意識,是指對信息及信息需求的自覺認識?？萍紮n案是一種寶貴的信息資源,檔案工作者不僅要有檔案的意識,還要有信息意識;不僅要重視維護檔案及載體的完整與安全,還要關(guān)注檔案的信息內(nèi)容及價值。在做好基礎(chǔ)工作的同時,把主要精力放在檔案信息的開發(fā)這一環(huán)節(jié)上來。環(huán)?？萍紮n案工作者要樹立法律意識,要加強對檔案人員的法制培訓(xùn)教育,使其增強法制觀念,處理好保密與利用的關(guān)系。環(huán)保科技檔案工作者要樹立科技意識。在知識經(jīng)濟時代,開發(fā)環(huán)?？萍紮n案信息資源,提高開發(fā)水平,從根本上說就是要加強學(xué)習(xí)與實踐鍛煉,提高檔案人員的知識水平,提高從檔案中發(fā)現(xiàn)信息,將分散于環(huán)保科技檔案中的信息進行匯集的能力。隨著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的發(fā)展,科技檔案信息資源的管理與開發(fā)的現(xiàn)代化已成為時代的必然要求。因此,環(huán)?？萍紮n案人員在掌握檔案專業(yè)知識理論的同時,還要加強相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的知識,掌握一定的科技知識、英語知識及現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)。

(2)加快環(huán)?？萍紮n案的信息化建設(shè)。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的推進,使環(huán)保檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移,單一的管理已無法滿足日益強大的信息需求,文件、檔案、圖書、資料、網(wǎng)絡(luò)等一體化管理將成為環(huán)?？萍紮n案工作發(fā)展的趨勢。只有實現(xiàn)一體化管理,才能使環(huán)?？萍紮n案信息發(fā)揮出應(yīng)有的效應(yīng),為社會經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。應(yīng)以檔案信息資源建設(shè)為核心,加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程,建立以計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的信息收集、加工、整理、分析、存儲、傳遞,并借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)信息的交換和利用,來切實增強環(huán)?？萍紮n案信息的利用價值。

(3)在利用和交流上下功夫,發(fā)揮好環(huán)?？萍紮n案服務(wù)社會的作用。我國的科技檔案工作具有許多優(yōu)勢,但是在交流方面是有欠缺的。環(huán)?？萍紮n案具有成果性(信息性)和記錄性兩個方面,科技檔案納入 “檔案”概念之下,強化了環(huán)保科技檔案的記錄性一面,卻淡化了環(huán)?？萍紮n案成果性和資料性一面。環(huán)?？萍紮n案的成果性和信息性是環(huán)保科技檔案區(qū)別于文書檔案的主要特征。這就是說,文書檔案在現(xiàn)行階段保存在本單位的檔案室內(nèi),供本單位使用就夠了,然而作為環(huán)?？萍紮n案是遠遠不夠的,它在現(xiàn)行階段除提供本單位利用外,必須與相關(guān)單位、行業(yè)進行交流或成果轉(zhuǎn)讓,發(fā)揮它的成果性和信息性作用。環(huán)?？萍紮n案如果不進行信息交流,它的現(xiàn)行價值就會白白地消失。當(dāng)然,珍貴的環(huán)?？萍紮n案不同于一般的資料,它是一種創(chuàng)新性成果,不能隨意交流,還必須受保密制度的限制。環(huán)?？萍紮n案不僅在本系統(tǒng)內(nèi)進行正常的信息交流,也應(yīng)在其它系統(tǒng)和單位之間進行交流,該解密的要解密,該降密的要降密,積極地進行科技檔案密級審核和降密解密工作,大力發(fā)揮好環(huán)保科技檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的作用。

(4)重視教育培訓(xùn)。針對目前科技檔案管理人員素質(zhì)普遍不高的情況,中央和省、自治區(qū)的專業(yè)主管機關(guān)已在所屬的大專院校設(shè)立科技檔案系(班)或設(shè)立中等檔案專業(yè)學(xué)校,積極培養(yǎng)科技檔案工作人才,但也應(yīng)加強在職人員的教育培訓(xùn)工作,積極探索新的教育培訓(xùn)模式,結(jié)合實際情況開設(shè)短、中、長期培訓(xùn)班,舉辦各種形式的科技檔案信息開發(fā)教育研討班,同時教育培訓(xùn)的內(nèi)容也要緊跟信息時代的需求,加強縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等教育。

Countermeasures on Developing Documentary Information of EnvironmentalDocuments

LU Ping,Q I Tian2feng
(Yunnan Institute of Environmental Science,Kunming Yunnan 650034 China)

The existing problems on developing documentary information of environmental documents are disclosed based on presentmanagement situation of documental and file management.Three aspects on countermeasures are put for ward to improving the level of file management under new situation.

environmental documentary information;development;countermeasure

X3

A

1673-9655(2010)05-0029-02

2010-07-27