□趙 潔（河南省水利第一工程局）

□單 強(qiáng)（河南省河川工程監(jiān)理有限公司）

工程投標(biāo)文件編制中軟件使用

□趙 潔（河南省水利第一工程局）

□單 強(qiáng)（河南省河川工程監(jiān)理有限公司）

隨著《招投標(biāo)法》越來越完善，水利工程投標(biāo)文件編制要求也更加的精確、嚴(yán)謹(jǐn)、快速，Office辦公軟件應(yīng)用技巧更能給投標(biāo)文件編制帶來方便和快捷，提高工作效率和節(jié)省工作時(shí)間，保證投標(biāo)文件編制質(zhì)量。

投標(biāo)文件編制；軟件使用；word

一、創(chuàng)建Word模板

投標(biāo)文件編制時(shí)，使用word文檔每次都要進(jìn)行頁面設(shè)置，還必須用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)、間距等，非常麻煩。利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認(rèn)頁面大小和自動(dòng)縮進(jìn)、間距，提高工作效率。

（一）進(jìn)入WordXP的模板文件夾，在Windowst9x和WindowsMe下為C:WindowsApplicationDataMicrosofTemplates文件夾下，而在Windows2000和WindowsNT上為C：DocumentsandSettings用戶名ApplicationDataMicrosoftTemplates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，對(duì)文件夾選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入），在此文件夾中有一個(gè)normal.dot文件，即為Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)調(diào)用WordXP打開它。

（二）單擊“文件”→“頁面設(shè)置”，調(diào)出頁面設(shè)置對(duì)話框，將頁面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，投標(biāo)文件一般均為2.5cm。

（三）單擊“格式”→“段落”，在段落設(shè)置對(duì)話框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點(diǎn)擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設(shè)置度量值為2個(gè)字符，“間距”的“行距”一般可為“固定值”25磅，或設(shè)置所需的值。

（四）單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時(shí)normal.dot原模板已經(jīng)啟動(dòng)，所以無法直接保存為normal.dot文件，可保存為normall.dot文件。

（五） 再次進(jìn)入 C：WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夾下，這時(shí)會(huì)看到兩個(gè)模板文件normal.dot和normall.dot。選中 normal.dot文件（老模板文件），按下 F2 鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，照此法再將新的模板文件normall.dot重命名為normal.dot文件。

制作步驟完成后，可單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可用新的模板設(shè)置來進(jìn)行文件處理了。

二、不同版面文檔統(tǒng)一編排

在工程投標(biāo)文件編制中技術(shù)方案、商務(wù)、資審均是采用不同的版面設(shè)置的，在對(duì)Word文檔進(jìn)行排版時(shí)，要對(duì)同一個(gè)文檔中的不同部分采用不同的版面設(shè)置，如果通過“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”來改變其設(shè)置，就會(huì)引起整個(gè)文檔所有頁面的改變。比如投標(biāo)文件的文字由部分文檔1和證書圖片部分文檔2組成，文檔1是文字部分、要縱向打印，而文檔2因包括若干圖片、要橫向打印。同時(shí)，兩個(gè)文檔要采用不同的頁眉，文檔2要插入文檔1最后要統(tǒng)一編排頁碼。一般常規(guī)編輯是先打開文檔1，將插入點(diǎn)定位在例如20頁的開始部分，進(jìn)行插入文件操作，結(jié)果是文檔2頁面混亂，也就是文檔2的頁面設(shè)置信息全部變?yōu)榱宋臋n1的頁面設(shè)置格式。在這種情況下，要在文檔1中重新設(shè)置插入進(jìn)來的文檔2是很費(fèi)時(shí)，而要分別打印文檔1和文檔2，統(tǒng)一自動(dòng)編排頁碼的問題又很難解決。這時(shí)可利用Word的“分節(jié)”功能，能很容易地解決這個(gè)問題。其操作步驟如下：

第一步，打開文檔2，在文檔末尾插入一個(gè)分節(jié)符；

第二步，全部選中后按[復(fù)制]按鈕；

第三步，打開文檔1，并在19頁的末尾也插入一個(gè)分節(jié)符；

第四步，將光標(biāo)定位在文檔1第20頁的開始部分，執(zhí)行“粘貼”操作即可輕松完成工作。

三、快速轉(zhuǎn)換大寫金額

在投標(biāo)編制中，投標(biāo)函的投標(biāo)報(bào)價(jià)填寫和財(cái)務(wù)狀況的流動(dòng)資金數(shù)目填寫都要數(shù)字大寫，直接輸入大寫數(shù)字往往文字容易出錯(cuò)。可在Word文檔中要填入數(shù)字的位置直接輸入數(shù)字例如123456，然后點(diǎn)擊“插入→數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對(duì)話框“數(shù)字類型”欄里選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁……”單擊“確定”，則123456就變成中文數(shù)字“壹拾貳萬叁仟肆佰伍拾陸”。

四、給跨頁的表格自動(dòng)添加表頭

在投標(biāo)文件編制中，如資審文件的人員簡歷、業(yè)績簡歷表一般都是多頁文檔表格相同，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭。如果每頁重新設(shè)置會(huì)很費(fèi)時(shí)很麻煩，可按以下步驟進(jìn)行操作：選定第一頁的表頭（若表頭有多行時(shí)要選定多行），在“表格”選單上單擊“標(biāo)題行重復(fù)”便可輕松完成。

五、隱藏圖形來加速屏幕滾動(dòng)

投標(biāo)文件編制時(shí)，若文檔太大或圖片插入過多會(huì)覺得屏幕滾動(dòng)太慢，這時(shí)則可在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“視圖”選項(xiàng)卡；選中“圖片框”復(fù)選框，可隱藏以嵌入方式（直接在插入點(diǎn)插入至文字的圖片）插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復(fù)選框上的選中標(biāo)記，可以隱藏以浮動(dòng)方式導(dǎo)入的圖片（即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對(duì)象之前或之后的圖片）和用繪圖工具創(chuàng)建的對(duì)象，如自選圖形等。

六、圖片設(shè)置

在投標(biāo)文件資審文件的編制中，證書現(xiàn)在都使用掃描圖片來展示，設(shè)置不當(dāng)會(huì)出現(xiàn)編輯過程中移動(dòng)或打印時(shí)空白現(xiàn)象?？稍诓迦雸D片后在頁面視圖中單擊“格式”菜單中的“圖片”命令（也可直接雙擊圖片彈出“設(shè)置圖片格式“選項(xiàng)卡），然后單擊“設(shè)置圖片格式”選項(xiàng)卡選中“版式”復(fù)選框選中“浮于文字上方”環(huán)繞方式，即可隨意改變大小和調(diào)整位置和方向。也可在“設(shè)置圖片格式”選項(xiàng)卡中選中“圖片”復(fù)選框中的“圖像控制”來調(diào)整圖片顏色、亮度和對(duì)比度使投標(biāo)文件中的圖片色澤清晰美觀，提高標(biāo)書編制質(zhì)量。

七、恢復(fù)Word文檔

投標(biāo)文件編制過程中會(huì)遇到這樣的情況，如打開很多文檔在工作、word文檔過大，編輯很多文字、圖片，長時(shí)間工作但是文件還沒有來得及存盤，卻突然遇到死機(jī)或停電的突發(fā)情況，會(huì)大大影響投標(biāo)文件編制進(jìn)度，此時(shí)可采取以下步驟。

第一，先按菜單“工具”，再按“選項(xiàng)”；

第二，找出Word自動(dòng)記錄文件的位置：按一下“文件位置”標(biāo)簽，點(diǎn)選“自動(dòng)恢復(fù)文件”，再按一下“更改”按鈕；

第三，利用快捷鍵的技巧，將文件位置給復(fù)制起來：拖曳選取“文件夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C（復(fù)制），再點(diǎn)擊一下“取消”按鈕回到Word下；

第四，如果計(jì)算機(jī)工作量大Word系統(tǒng)不太穩(wěn)定，可把這個(gè)文件夾另外指定一個(gè)名稱，以方便找回文檔。就是打開資源管理器，尋找這個(gè)文件夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V（粘貼）。Word會(huì)自動(dòng)把來不及存盤的文件“寄放”在這里，如果此處有一個(gè)以上的文件，可以從日期上判定哪一個(gè)是要找回的文件，從“修改日期”這里可以看出文件的存盤日期。在文件上連按兩下鼠標(biāo)左鍵，就能直接打開，避免重新編輯文件。

八、結(jié)語

隨著水利工程市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，水利工程招投標(biāo)越來越規(guī)范化，而投標(biāo)文件作為專家評(píng)標(biāo)最直接最客觀的依據(jù)，能否編制出高質(zhì)量的投標(biāo)文件不僅是對(duì)投標(biāo)人真實(shí)實(shí)力的一種有效檢驗(yàn)，也是在競(jìng)爭(zhēng)中獲勝的關(guān)鍵。所以投標(biāo)文件編制過程中多學(xué)習(xí)辦公軟件的使用技巧和工作經(jīng)驗(yàn)，這樣才能提高標(biāo)書編制質(zhì)量和工作效率。

2010-05-07