嚴(yán) 林

機械工業(yè)第六設(shè)計研究院（450007）

信息時代人們進(jìn)行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主,由于其生成簡便、傳送迅速,必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息,對于其中具有保存和利用價值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生,使信息的存儲方式發(fā)生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫就成為必然,就是利用計算機系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實現(xiàn)方便快捷的資源共享。

1 建立電子檔案庫

1.1 檔案庫的組成

1）用戶終端。電子檔案庫應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡便、界面清晰的用戶終端。

2）通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎(chǔ),只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,才能實現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機服務(wù)，擴大使用范圍。

3）數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲存,由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn),通過聯(lián)機服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)是關(guān)系到確保電子檔案庫正常運行的關(guān)鍵。

1.2 檔案庫的特點

1）管理對象數(shù)字化。檔案管理對象將轉(zhuǎn)向以機讀檔案—存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。

2）檔案信息媒體多樣化。檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。

3）檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。機讀文件和機讀檔案將大量出現(xiàn),使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫為主,檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進(jìn)行。

4）工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。

5）檔案信息服務(wù)模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前,就可對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。

2 電子檔案管理基礎(chǔ)工作

2.1 抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

計算機對檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進(jìn)入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護檔案信息的重要手段。今后一段時期,檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2.2 加強電子檔案庫的研究和建設(shè)

電子檔案庫有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取,存儲和管理,檔案信息分發(fā)技術(shù),信息安全和權(quán)益管理,支持和實現(xiàn)。這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中已有許多成熟的技術(shù),同時也有許多有待進(jìn)一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設(shè),目的是實現(xiàn)信息資源互補和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

2.3 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu),抓好隊伍建設(shè)

檔案工作的發(fā)展趨勢,對檔案工作人員的專業(yè)構(gòu)成提出了新要求,即一方面需要大量信息處理人員,信息分析與研究人員,數(shù)據(jù)庫生成與維護人員,計算機軟、硬件人才,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運行維護人員,信息服務(wù)人員等;另一方面,信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)帶動了整個社會和技術(shù)的進(jìn)步,使檔案工作中新事物、新問題、新技術(shù)層出不窮,因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的要求愈加迫切。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平,更大程度上取決于他們的知識的補充和更新程度。必須改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的狀況,建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍。

3 電子檔案管理面臨的主要問題與對策

要對電子文件檔案進(jìn)行科學(xué)管理,必須分析其面臨的一些主要問題和解決對策。

1）電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞,保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術(shù)難度較大,一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識別。

2）電子文件檔案信息安全問題日益突出，隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù),現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防,使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。

3）電子文件檔案管理問題的對策。面對大量的電子文件,檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施:

①建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，建立“保護體系”。

②檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

③對電子文件法律效力問題應(yīng)加強立法,確保電子文件的法律效力，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

[1]鄭時彪.信息技術(shù)的發(fā)展與我國的發(fā)展戰(zhàn)略[M].高科技的產(chǎn)業(yè)化,1998,4