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基層體育部門檔案工作存在問(wèn)題及對(duì)策

2010-04-05 14:51:25華曼雷
檔案與建設(shè) 2010年12期
關(guān)鍵詞:基層單位檔案管理人員

□華曼雷

近幾年來(lái),借著體育事業(yè)飛速發(fā)展的東風(fēng),我市體育檔案工作得到極大的發(fā)展,逐漸步入規(guī)范化、科學(xué)化軌道,局機(jī)關(guān)建立了綜合檔案室和規(guī)范的檔案工作制度,在群眾體育、業(yè)余訓(xùn)練、競(jìng)技比賽、體育科研、外事交流、黨政管理等各項(xiàng)工作中發(fā)揮了重要的作用,取得了一定的成績(jī)。但體校、體育場(chǎng)館等下屬基層單位由于種種原因,檔案工作開(kāi)展得不盡如人意,亟待加強(qiáng)。

一、基層體育部門檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不多

就目前管理現(xiàn)狀來(lái)看,大部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺,對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)體育事業(yè)的促進(jìn)作用,認(rèn)為基層單位非政府職能部門,檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

缺乏專職檔案管理人員是體育系統(tǒng)基層單位普遍存在的問(wèn)題,大部分單位只有一名兼職檔案管理人員,未經(jīng)培訓(xùn)就直接上崗,不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí),對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握,很難使檔案工作走上規(guī)范化。

3.檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

管理方式陳舊落后,還停留在手工作業(yè),這種機(jī)械的手工抄寫,不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢,同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式,使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)利用,查閱檔案也因管理方式落后,案卷調(diào)動(dòng)頻繁,而造成磨損嚴(yán)重,且檢索速度慢,查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

4.收集資料不完整

體育檔案的內(nèi)容非常廣,除了登記在冊(cè)的收發(fā)文件,即“賬內(nèi)文件”外,還包括大量的“賬外文件”,主要有以下一些大類:會(huì)議記錄、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和年度總結(jié)計(jì)劃、目標(biāo)責(zé)任狀;運(yùn)動(dòng)隊(duì)規(guī)章制度、運(yùn)動(dòng)員名單;訓(xùn)練檔案,如教練員教學(xué)計(jì)劃、教案和教學(xué)筆記等;教練員、裁判員、運(yùn)動(dòng)員等級(jí)審批材料;承辦和參加市級(jí)以上重大賽事資料;體育科研檔案;場(chǎng)館的歷史沿革、體育產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)合同;體育場(chǎng)地維修、訓(xùn)練器材配置情況開(kāi)支;外事交流情況;其它能夠反映單位主要職能活動(dòng)和真實(shí)歷史面貌的重要材料。

這些業(yè)務(wù)檔案材料極為重要,卻又無(wú)賬可查,形成過(guò)程難以控制,容易散失在經(jīng)辦人員手中。

5.硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

檔案室保管條件較差,不具備最基本的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火、防蟲要求,大部分基層單位檔案保管箱柜是20世紀(jì)八九十年代購(gòu)置的,個(gè)別單位仍用木柜存放,很不規(guī)范。

6.檔案信息的開(kāi)發(fā)利用薄弱

由于歸檔資料不全,檔案信息資源匱乏,檔案信息開(kāi)發(fā)工作就是無(wú)源之水,無(wú)本之木。

二、加強(qiáng)基層體育檔案工作的對(duì)策思考

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高認(rèn)識(shí),建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制

一要組織干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)、文件,深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳,充分認(rèn)識(shí)做好體育檔案工作的重要意義,堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。

二要形成主要領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé),分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓,中層干部主動(dòng)管,專兼職檔案員認(rèn)真辦的分工明確、職責(zé)清楚的檔案有效管理網(wǎng)絡(luò)。

三要建立完善的檔案管理制度,按《檔案法》要求,規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循,有法可依。

2.提高檔案人員職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作水平的高低,取決于檔案工作人員的素質(zhì)和能力。新時(shí)期加強(qiáng)體育檔案工作隊(duì)伍,一方面嚴(yán)把人才入口關(guān),注重選用一些文化、技術(shù)能力強(qiáng)的人才擔(dān)任專職檔案管理員。另一方面要大力加強(qiáng)在職人員的繼續(xù)教育,通過(guò)參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論,進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.切實(shí)重視并加強(qiáng)檔案資料的收集工作

在檔案資料收集過(guò)程中,一方面我們要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求,抓好收發(fā)文的傳閱和歸檔,定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,我們要強(qiáng)化文書管理,把“賬外文件”的收集作為重要工作來(lái)做。歸檔文件材料的完整與否,在一定程度上取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感,在平時(shí)工作中,檔案工作人員要積極主動(dòng)參與單位的重大活動(dòng),做有心人,及時(shí)跟蹤收集在活動(dòng)中形成的各種文件材料。

4.加大投入,提升檔案管理現(xiàn)代化水平

必須把檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)作為單位基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容加以重視,加大投入,配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)施,努力實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理,有效地發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。

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