趙 軍 吳海華

（揚(yáng)州大學(xué)圖書館 江蘇 揚(yáng)州 225009）

新建圖書館總要涉及到搬遷問題，其中工作量比較大、頭緒比較多的是圖書館藏書的搬遷工作。如何讓圖書搬遷能夠按計(jì)劃、有組織、分步驟地進(jìn)行，與精密的規(guī)劃、周密的組織和適宜的操作有很大的關(guān)系。揚(yáng)州大學(xué)是由多校合并而成的一所地方綜合性大學(xué)，揚(yáng)州大學(xué)圖書館（以下簡(jiǎn)稱我館）也是由多校區(qū)圖書館合并而成的。學(xué)校事業(yè)迅猛發(fā)展的10年間，我館經(jīng)歷了新建兩個(gè)館、擴(kuò)建兩個(gè)館4項(xiàng)大的工程，同時(shí)圖書館藏書也經(jīng)歷了4次大搬遷，這期間由于校區(qū)學(xué)科的調(diào)整，又經(jīng)歷了數(shù)次比較小規(guī)模的圖書館藏書搬遷調(diào)撥工作。其中雖不乏成功的經(jīng)驗(yàn)，但也有不足的地方，如最初圖書搬遷由于經(jīng)驗(yàn)不足、工作中事前測(cè)算計(jì)劃不夠縝密與嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致圖書上架不能一次到位，進(jìn)而產(chǎn)生圖書串架、倒架工作，加之搬運(yùn)過(guò)程中圖書無(wú)序，圖書搬運(yùn)時(shí)間相對(duì)延長(zhǎng)，工作效率有所降低，花費(fèi)了一些“冤枉錢”。 但是我們及時(shí)總結(jié)圖書的搬遷實(shí)踐并借鑒業(yè)內(nèi)同行的有益經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)數(shù)次搬遷，漸漸總結(jié)出一套組織有序、有效的搬遷辦法，俗稱圖書搬遷過(guò)程中的“五定”。該方法對(duì)圖書搬遷的有序順利進(jìn)行、圖書一次搬遷到位、人力資源消耗最少起著重要的保障作用。

所謂“五定”，就是圖書搬遷過(guò)程中的5個(gè)保證質(zhì)量的控制環(huán)節(jié)，即定長(zhǎng)、定人、定高、定量、定位。抓住了“五定”，也就扭住了圖書搬遷的“牛鼻子”，揪住了關(guān)鍵環(huán)節(jié)。下面分別來(lái)說(shuō)明“五定”的具體內(nèi)容與具體做法。

1 搬書規(guī)劃中——定長(zhǎng)

定長(zhǎng)就是指在制訂圖書搬遷規(guī)劃時(shí)要確定搬遷圖書的書脊總長(zhǎng)度，確定22個(gè)大類圖書的書脊長(zhǎng)度及新館中的各樓層、各區(qū)間擺放新書架架位的總長(zhǎng)度與區(qū)間長(zhǎng)度。藏書布局規(guī)劃工作是圖書搬遷的首要工作，定長(zhǎng)工作是圖書搬運(yùn)過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這個(gè)工作如果做得好，就能夠?yàn)槠渌黜?xiàng)工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。

一般情況下，圖書館沒有現(xiàn)成的入藏圖書書脊總長(zhǎng)度數(shù)據(jù)。目前現(xiàn)有數(shù)據(jù)是圖書館藏書的總冊(cè)數(shù)、22大類藏書各類別的冊(cè)數(shù)、外借在讀者手中的藏書總冊(cè)數(shù)及各類別藏書的冊(cè)數(shù)。我館最初的一次搬遷工作就是以圖書館入藏圖書總冊(cè)數(shù)、各類別圖書冊(cè)數(shù)、新館書架及計(jì)算出的每檔擺放圖書的冊(cè)數(shù)為依據(jù)的，通過(guò)這些數(shù)據(jù)來(lái)確定新館藏書布局并完成新館各類別圖書架位的測(cè)定。具體來(lái)說(shuō)，就是先到書庫(kù)抽樣測(cè)量一檔書架，在圖書放置占架位2/3的情況下計(jì)算圖書冊(cè)數(shù)，多次取樣取其平均數(shù)。例如，書架每檔平均擺放圖書數(shù)為45冊(cè)，即新館每檔書架擺放圖書的冊(cè)數(shù)，在各類別圖書的冊(cè)數(shù)已經(jīng)知道的情況下，用各類別圖書冊(cè)數(shù)除以45，所得就是新館每類圖書需要占用的空間。這種測(cè)定架位方法的好處是，各項(xiàng)數(shù)據(jù)容易獲得、工作量不會(huì)很大、結(jié)果容易整理。但是每檔圖書冊(cè)數(shù)是抽樣取平均值計(jì)算出的，數(shù)據(jù)不夠精確，涉及到個(gè)別大類，就可能出現(xiàn)少算架位的情況，導(dǎo)致圖書擁擠，從而產(chǎn)生大量串架、倒架工作。

從效率方面來(lái)講，圖書搬遷過(guò)程中的圖書排架工作肯定是并行的工程，往往是多小組同時(shí)行動(dòng)。首先，要根據(jù)分組數(shù)量、搬遷書刊數(shù)量及22個(gè)類目相關(guān)書刊的數(shù)量均衡分配各小組應(yīng)承擔(dān)的工作量。其次，按照22個(gè)類目中的某一類目開始分段，每個(gè)小組負(fù)責(zé)一段，進(jìn)行書刊上架排序工作。如此一來(lái)，排序工作只有到了最后才能發(fā)現(xiàn)圖書擺放架位不夠。這說(shuō)明取平均冊(cè)數(shù)測(cè)算架位的方法是不精確的。

總結(jié)我館實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量在架存放圖書的書脊實(shí)際長(zhǎng)度來(lái)確定架位才是比較精確的計(jì)算方法。這個(gè)方法甚至可以精確到厘米。但這個(gè)數(shù)據(jù)沒有現(xiàn)成的，需要到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行測(cè)量，工作量比較大，而且還需要工作人員足夠細(xì)心，不能出現(xiàn)任何差錯(cuò)。我館制訂搬書規(guī)劃時(shí)，安排了兩個(gè)小組分別進(jìn)行測(cè)量和復(fù)核工作，以保證測(cè)量數(shù)據(jù)的精確。

一般標(biāo)準(zhǔn)雙面書架為6格，每檔凈長(zhǎng)為90cm?？紤]藏書發(fā)展因素，新館書架每層每檔存放圖書占架位2/3（即60cm）之內(nèi)為宜，預(yù)留1/3（即30cm）作為今后3-5年入藏圖書的發(fā)展空間。如再有多余的書架架位，就按照本館藏書范圍、本館近3年圖書入藏?cái)?shù)據(jù)、各類圖書借出數(shù)據(jù)綜合考慮各類圖書的數(shù)量，以適應(yīng)更長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展需要。

在圖書搬運(yùn)之前，必須按此方法確定各類圖書在新館所需的架位數(shù)，確定什么類別的圖書放在什么樓層及放在什么區(qū)間。這個(gè)工作做好了，才能總攬整個(gè)圖書搬遷工作的全局。這個(gè)工作做得越充分，就越能保障整個(gè)圖書搬遷工作高效完成。

2 圖書打捆前——定人

圖書搬遷前必須確定好圖書搬遷到新館的準(zhǔn)確位置，確定好后搬遷工作就可以開始了。 圖書搬遷是一項(xiàng)時(shí)間緊、任務(wù)重的工作，只要開始搬，就要在較短的時(shí)間內(nèi)完成。因此，要?jiǎng)訂T全館職工參與，使其各司其職、人人肩上有指標(biāo)，把職工的積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)。

通過(guò)測(cè)算，把工作任務(wù)、工作量均衡分解到一線工作小組，最好是每個(gè)小組安排兩個(gè)職工、兩個(gè)參加過(guò)圖書館勤工助學(xué)的學(xué)生。因?yàn)閰⒓舆^(guò)勤工助學(xué)的學(xué)生對(duì)圖書分類與排架方法比較熟悉，工作起來(lái)比較熟練。工作任務(wù)要分解到小組、分解到個(gè)人，使每個(gè)參與搬遷的工作人員自始至終都明確各自的任務(wù)。這樣分工的好處在于任務(wù)明確、責(zé)任明確、時(shí)間明確，并能督促每個(gè)小組從一開始就把工作做實(shí)、做好。

在整個(gè)流程中，實(shí)際操作性的工作是圖書下架打捆，工作量相對(duì)來(lái)說(shuō)較大。在圖書打捆前應(yīng)先定人，即把整個(gè)圖書搬遷任務(wù)分解到每個(gè)人，以保證各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。在小組人員確定后，還要對(duì)每個(gè)小組成員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，提出各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)要求，如如何按順序打捆圖書、如何把圖書捆扎結(jié)實(shí)不會(huì)散架等。圖書整理工作是慢工才能出細(xì)活的工作，速度是快不起來(lái)的，而且不是任何人都能上手做的，有個(gè)熟能生巧的過(guò)程。要減少后邊排架、整架的工作量，最省事的辦法就是狠抓人員的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、狠抓圖書打捆工作，為后續(xù)工作打下良好的基礎(chǔ)。

3 圖書打捆中——定高

圖書打捆、定高對(duì)保障后續(xù)工作有條不紊地進(jìn)行大有裨益。若沒有對(duì)圖書打捆中一捆書的高度作要求，則會(huì)因各人按照不同的捆法打捆而使每捆書的大小不一。這不僅不便于搬運(yùn)圖書，更不便于圖書上架、解捆定位，增加了后續(xù)工作的不確定性。打捆是圖書搬遷中實(shí)質(zhì)性的第一步工作，打捆的質(zhì)量與高度將直接影響到拆包工作。我館圖書打捆統(tǒng)一規(guī)定30cm為一個(gè)捆，因?yàn)闀艿囊粋€(gè)擱板是90cm，放2/3（約60cm）的圖書正好是兩捆書的長(zhǎng)度。兩捆書放一個(gè)擱板，定位非常準(zhǔn)確，不僅為以后的圖書拆包、上架帶來(lái)極大的便利，也在一定程度上避免了不必要的串架工作，使新館圖書排架的總體設(shè)計(jì)雜而不亂，歸架操作簡(jiǎn)單明了。

定高的辦法很簡(jiǎn)單，在木椅背上標(biāo)注30cm高的記號(hào)，每個(gè)小組以木椅上記號(hào)高為準(zhǔn)進(jìn)行打捆。打捆圖書時(shí)最好打成井字花，可以避免圖書在搬運(yùn)過(guò)程中出現(xiàn)散包現(xiàn)象。因此，在人員培訓(xùn)時(shí)，需要特別強(qiáng)調(diào)打捆方法。另外，包號(hào)的書寫標(biāo)準(zhǔn)要一致。每捆書都要寫上標(biāo)號(hào)，圖書館要對(duì)包號(hào)的書寫作出統(tǒng)一要求，即簡(jiǎn)單明了、好記好認(rèn)。我館按大類號(hào)加流水號(hào)的方式編號(hào)，同時(shí)在前面加上新館的樓層號(hào)，如A類第一包標(biāo)為“2A1”，表示新館2樓A大類的第一包，依此類推。書寫時(shí)要求字跡工整、清楚。我館對(duì)于寫號(hào)用紙統(tǒng)一規(guī)定為彩色宣傳紙，鄰近的小組用不同的顏色加以區(qū)分，有利于搬家公司工人按顏色來(lái)搬運(yùn)圖書。新書架架頭上貼相應(yīng)顏色的分類號(hào)紙及欲擺放圖書的相關(guān)信息內(nèi)容，以便圖書到新館后一一對(duì)應(yīng)。

每個(gè)小組圖書打捆結(jié)束后要把所在小組的圖書流水號(hào)、總計(jì)打捆圖書數(shù)在新館書架架頭上標(biāo)注出來(lái)，同時(shí)在第一面書架上標(biāo)注這一排架應(yīng)放的起始包號(hào)（如2A1-2A12），這樣每包書的具體位置就相當(dāng)?shù)那宄?，上架時(shí)直接對(duì)號(hào)放書即可。

4 圖書運(yùn)輸中——定量

圖書打捆完畢后，接下來(lái)的搬運(yùn)工作可以請(qǐng)搬家公司來(lái)完成。圖書館要提供一份清單，列出有多少圖書要搬運(yùn)，搬運(yùn)圖書在新館的位置，數(shù)據(jù)明了、任務(wù)清楚，以便搬家公司投標(biāo)報(bào)價(jià)，圖書館擇優(yōu)選擇搬家公司。以往在運(yùn)輸環(huán)節(jié)中，由搬家公司自帶運(yùn)輸工具，兩人一組把打捆圖書放在敞口的抬書用具里，用人力搬運(yùn)并堆放在運(yùn)輸?shù)目ㄜ嚿希钡娇ㄜ嚩褲M為止，而且搬家公司只負(fù)責(zé)將圖書運(yùn)到指定位置。由于打捆圖書都是按序號(hào)擺放的，這種方式容易出現(xiàn)順序混亂，以致圖書上架時(shí)需要花大量的時(shí)間找圖書的順序號(hào)，影響搬遷進(jìn)度?？偨Y(jié)以往經(jīng)驗(yàn)，我館受到集裝箱運(yùn)輸便利性的啟發(fā)，采用紙質(zhì)箱包運(yùn)輸，其優(yōu)點(diǎn)在于：①保護(hù)了圖書，使圖書因紙箱的保護(hù)很少受到野蠻裝卸的破壞，尤其對(duì)特殊圖書（如線裝書、報(bào)紙、大型畫冊(cè)等）起到很好的保護(hù)作用；②保護(hù)圖書不被弄臟；③搬運(yùn)過(guò)程中圖書不易散捆，保證了圖書的有序性；④用箱運(yùn)輸，打捆的圖書不易中途遺失；⑤運(yùn)輸順序不會(huì)混亂，大號(hào)的先上車，小號(hào)的先下車，而且便于統(tǒng)計(jì)；⑥便于搬家公司搬運(yùn)，便于規(guī)整裝車。

我館用醫(yī)用的包裝周轉(zhuǎn)箱，1箱放8包圖書，兩箱一起抬，非常方便。每箱裝好后，用封條直接封口，并寫上新館的樓層、架位號(hào)及各箱的順序號(hào)。每車書裝完立即辦理發(fā)貨單，由司機(jī)交給接收人員驗(yàn)收卸車。

5 圖書運(yùn)輸后——定位

前面的“四定”，為圖書到達(dá)新館的定位提供了必要的保障。圖書館在制訂圖書搬運(yùn)規(guī)劃時(shí)，就要確定圖書在新館中的具體位置，圖書運(yùn)送到達(dá)后要求搬運(yùn)工人把每箱圖書送到指定的位置。每個(gè)小組再把自己打捆的圖書重新按流水號(hào)上架，對(duì)號(hào)入座。剛擺好的圖書不要急忙解捆，先放在指定架位上進(jìn)行排查，如查看排架的流水號(hào)是否有缺，確定無(wú)誤后再解繩拆捆。完成圖書排架、整理工作后，要著手制作架標(biāo)，這樣整個(gè)搬遷工作才算是順利完成。

總之，圖書館的搬遷工作要精心策劃、早做準(zhǔn)備、統(tǒng)一布置、細(xì)心安排、措施得力、指揮得當(dāng)、按部就班、有條不紊，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)員工的積極性與能動(dòng)性，以最小的成本、最短的時(shí)間完成，使圖書以全新的面貌迎接讀者。